Contabilità per manager

Cosa imparerai a fare: Illustrare l’uso dei dati contabili in un master budget preparato

I master budget possono essere basati su dati contabili storici per aziende stabilite o previsioni per nuove aziende. I dati contabili sono una componente cruciale di un master budget in quanto possono fornire informazioni storiche per costruire un budget con obiettivi raggiungibili.

Passiamo attraverso la sequenza di preparazione del budget e vediamo come i dati contabili possono aiutarci nel processo.c

Previsione delle vendite e il Master Budget

È di nuovo dicembre, e sai che il tuo supervisore sta per iniziare a chiederti di lavorare sul bilancio annuale. È una tale sofferenza cercare di accumulare tutti i numeri che chiede, e non capisci perché è così pignolo sull’intero processo. A malincuore cominci a mettere insieme i fogli di calcolo apparentemente infiniti e i documenti contabili che ti chiede, ma perché? Come può quello che sembra una perdita di tempo essere così importante per l’azienda?

Il budget principale offrirà una guida ad ogni dipartimento dell’azienda, sapendo, a partire dalle previsioni di vendita, dove il prodotto deve essere prezzato, come gestire lo spazio e il personale in ogni fase del processo. Può essere difficile vedere il beneficio di questo grande processo, se si lavora solo in un reparto di un’azienda, quindi diamo un’occhiata, dal primo passo in avanti.

Il master budget contiene più componenti, quindi diamo un’occhiata a ciascuno di loro individualmente prima, poi inizieremo a mettere insieme i pezzi.

Che cosa pensi, come manager, sia il numero più importante da conoscere, prima di iniziare qualsiasi processo di budgeting?

Se hai risposto vendite, hai ragione! Non possiamo fare nulla dal punto di vista del budget finché non abbiamo la previsione delle vendite come numero iniziale. Chiameremo questa previsione, il budget delle vendite, ed è il primo pezzo di un puzzle piuttosto grande.

Avere cifre di vendita accurate è la chiave dell’intero processo di budgeting. Se questo budget è impreciso, è un po’ in discesa e anche il resto dei budget sarà sbagliato. Nelle grandi aziende, ci potrebbero essere modelli matematici e statistiche coinvolti nel calcolo di questi numeri. Non preoccupatevi. Non lo faremo in questo corso, ma conoscere l’importanza di queste informazioni è la chiave.

Questo budget influenzerà le porzioni variabili dei budget di vendita e amministrativo e alimenterà anche il budget di produzione. Il budget di produzione è necessario per capire i materiali diretti, la manodopera diretta e i budget delle spese generali di produzione. Una volta che tutti questi sono fatti, viene il budget dell’inventario dei prodotti finiti.

Una volta che tutti questi budget sono fatti, possiamo fare un budget di cassa, un conto economico e uno stato patrimoniale per finire il processo. Le informazioni di tutti i bilanci precedenti entrano nella creazione del bilancio di cassa, quindi puoi vedere l’importanza di un bilancio delle vendite efficace e accurato!

Allora iniziamo con il nostro bilancio delle vendite! La nostra azienda, Hupana Running Company, produce le migliori scarpe da corsa di sempre. Ti hanno incaricato di creare un budget delle vendite per la scarpa. Iniziamo con alcuni presupposti di base, così possiamo iniziare a costruire un budget.

Hupana prevede di vendere 2.000 paia di scarpe quest’anno. Il prezzo di vendita delle scarpe è di 100 dollari al paio. Per semplicità, assumiamo che tutte le vendite siano in contanti e che le vendite siano pari ogni trimestre.

Quindi, con queste informazioni, ecco il budget delle vendite per la Hupana Running Company!

Cosa c’è dopo? Al budget di produzione!

Componenti del Master Budget

Il budget delle vendite è il punto di partenza, come abbiamo discusso nella sezione precedente. Abbiamo anche discusso alcuni degli altri componenti del master budget che possono avvenire una volta che abbiamo solidi numeri di vendita da cui lavorare.

I componenti del master budget sono correlati, ed è importante prepararli in ordine, poiché le informazioni di un componente sono necessarie per completare il successivo! Date un’occhiata a questo folle diagramma di flusso per un’azienda manifatturiera!

Quindi questo vi dà una panoramica di come ogni componente dell’intero budget lavora insieme. Come promemoria, questo è un budget principale per un’azienda manifatturiera. Notate anche che imposteremo i bilanci in una cartella di lavoro Excel con un foglio per ogni bilancio.

Ora guardiamo il bilancio di produzione!

Bilancio di produzione

Una volta preparato il bilancio delle vendite, potete vedere sul diagramma di flusso che il prossimo bilancio su cui dobbiamo lavorare è quello di produzione. Questo budget è necessario per fornire tutti i dettagli di cui abbiamo bisogno per preparare i materiali diretti, la manodopera diretta e i budget delle spese generali di produzione che vengono dopo.

Il budget di produzione delinea il numero di unità che dobbiamo produrre per soddisfare i requisiti che abbiamo messo insieme nel budget delle vendite. Queste informazioni devono essere completate prima di andare avanti. Senza sapere quanti dei nostri prodotti dobbiamo produrre, sarebbe impossibile andare avanti con i budget rimanenti!

Perciò ricordate i nostri numeri di vendita per la Hupana Running Company dal nostro budget di vendita. Prevediamo di vendere 2.000 paia di scarpe, distribuite uniformemente tra i quattro trimestri dell’anno. Armati di queste informazioni, possiamo creare il nostro budget di produzione.

Abbiamo 100 paia di scarpe nel nostro inventario di prodotti finiti alla fine dell’anno precedente, quindi possiamo usare quel numero per iniziare il nostro budget di produzione. Vogliamo anche avere sempre almeno 50 paia nel nostro inventario di prodotti finiti alla fine di ogni trimestre, ma vorremmo finire l’anno con 150 paia in inventario per iniziare l’anno successivo.

Dando un’occhiata al nostro budget di produzione, cosa notate?

Anche se abbiamo intenzione di vendere 2000 paia di scarpe quest’anno, ne stiamo producendo 2050! Perché? Perché vorremmo avere un inventario finale più grande alla fine di quest’anno. Questo potrebbe essere per diverse ragioni. Forse prevediamo un aumento delle vendite nel primo trimestre, o forse vogliamo chiudere uno stabilimento nella prima parte dell’anno. Questo inventario finale di prodotti finiti più alto ci permetterebbe di coprire queste due situazioni.

Si noti anche che nel primo e nel quarto trimestre, produciamo effettivamente meno o più paia di scarpe di quelle che intendiamo vendere. Questo è per aggiustare le scorte di prodotti finiti.

Ora facciamo pratica!

Bilancio dei materiali diretti

L’azienda Hupana Running è partita con un ottimo budget! Abbiamo messo insieme un budget di vendita, così sappiamo quante paia delle nostre fantastiche scarpe da corsa intendiamo vendere, poi abbiamo creato un budget di produzione, così ora sappiamo quante ne dobbiamo produrre ogni trimestre per soddisfare le vendite e le esigenze di inventario finito!

Ok, quindi ora, avremo bisogno di capire, sulla base delle informazioni del nostro budget di produzione, di cosa abbiamo bisogno per i materiali diretti! Ricordate, il numero di paia di scarpe che vendiamo ogni trimestre, non corrisponde necessariamente al numero di paia che dobbiamo produrre ogni trimestre. Tenendo questa informazione in mente, passiamo al nostro budget di materiali diretti.

Per completare questo budget, guardiamo alcune informazioni importanti.

1. Quante unità di materie prime sono necessarie per ogni paio di scarpe?
2. Quante unità abbiamo bisogno per soddisfare il nostro budget di produzione?
3. Quante unità di materie prime vorremmo avere nel nostro inventario finale?
4. Cosa abbiamo attualmente nel nostro inventario di materie prime?
5. Quante unità di materie prime dobbiamo acquistare?
6. Quanto costa ogni unità di materie prime?

Immaginiamo di avere 250 unità di materie prime nel nostro inventario finale per il nuovo anno. Ogni paio di scarpe che facciamo richiede 5 unità di materie prime. Notiamo anche che il nostro acquirente si è assicurato un prezzo per la nostra materia prima di $2 per unità per tutto l’anno! Sì al nostro acquirente per aver fatto un ottimo lavoro su un contratto annuale! Questo ci aiuterà sicuramente nel nostro processo di budgeting, giusto?

Questa informazione aiuterà i nostri acquirenti ad acquistare le materie prime, specialmente se hanno un lungo tempo di consegna, o se ci piace riceverle vicino a quando ne abbiamo bisogno (questo potrebbe essere chiamato inventario JIT o just-in-time!)

Quale informazione è utile? Ora sappiamo quanti soldi dobbiamo avere ogni trimestre per coprire il costo delle nostre materie prime. Il nostro acquirente è felice e lo è anche il nostro direttore di produzione, sapendo che avremo materie prime in magazzino per la produzione!

Possiamo usare queste informazioni per iniziare a lavorare sulla prossima parte del nostro budget! Cosa viene dopo? Beh, la manodopera, naturalmente!

Bilancio del lavoro diretto

Ok, così la Hupana Running Company si sta preparando per il nuovo anno. Abbiamo il nostro budget di vendita e sappiamo quante paia di scarpe abbiamo intenzione di vendere. Da queste informazioni abbiamo creato il nostro budget di produzione, in modo da sapere quante paia dobbiamo produrre ogni trimestre e quante ne vogliamo nell’inventario dei prodotti finiti alla fine di ogni trimestre. Abbiamo anche capito quante materie prime dobbiamo portare ogni trimestre per mantenere i nostri impianti di produzione in funzione.

Ora dobbiamo determinare il nostro fabbisogno di lavoro diretto. La manodopera diretta include tutti i dipendenti che sono necessari per produrre effettivamente le scarpe. Queste sono le persone che lavorano al piano di produzione. Questa informazione è importante, in modo da non incorrere in una carenza di manodopera e da poter pianificare eventuali aggiustamenti del fabbisogno di manodopera. Un altro uso di questo budget è quello di programmare le chiusure dell’impianto per la pulizia e la manutenzione. Senza il completamento degli altri budget che abbiamo fatto, non potremmo riempire tutti gli spazi vuoti nel budget della manodopera diretta!

Quindi di quali nuove informazioni potremmo aver bisogno per completare questo budget? Beh, la più grande è quanto tempo ci vuole per completare un paio di scarpe? Poi abbiamo bisogno di conoscere il nostro costo orario per la nostra manodopera diretta. Questo costo orario include i salari, le tasse sui salari e le indennità accessorie per ognuno dei nostri impiegati di produzione. Non dimenticare queste cose, perché possono avere un impatto enorme sul costo orario di un dipendente!

Quindi cerchiamo di capire le nostre informazioni sulla manodopera.

Un paio di scarpe richiede 0,5 ore di lavoro @ $20/ora di media

Sappiamo già quante paia dobbiamo produrre ogni trimestre, quindi iniziamo il nostro budget di lavoro diretto!

Quindi abbiamo usato la produzione richiesta a coppie dai nostri bilanci precedenti. Abbiamo annotato sopra il tempo necessario e il costo orario per i nostri impiegati di produzione. Con queste informazioni in mano, possiamo calcolare il nostro costo del lavoro diretto. Ora sappiamo quanto spenderemo ogni trimestre per la manodopera, e possiamo assumere il personale in modo appropriato!

Tutto questo divertimento del budget comincia ad avere senso?

Sappiamo le nostre vendite, il programma di produzione, il costo delle materie prime, il costo della manodopera diretta e quello che avremo in prodotti finiti e materie prime in magazzino alla fine dell’anno! Ci stiamo già divertendo?

Passiamo alle spese generali di produzione!

Bilancio delle spese generali di produzione

Bene, stiamo lavorando attraverso questi bilanci, ma ora ne abbiamo uno interessante. C’è molto di più nella produzione delle nostre scarpe che solo le materie prime e le persone che lavorano. Abbiamo attrezzature e piccole forniture, così come riparazioni e servizi. Queste cose possono diventare costose, quindi dobbiamo assicurarci di averle sotto controllo mentre lavoriamo su questo bilancio!

Le spese generali di produzione includono tutti i costi di produzione diversi dal lavoro e dalle materie prime. Questo può includere alcune componenti variabili e alcune fisse.

Le spese generali di produzione variabili si basano sulle ore di lavoro diretto. Questo può includere cose come l’elettricità, forniture per la produzione (forse aghi per le macchine che cuciono insieme i componenti delle scarpe) e altre voci varie necessarie per produrre le scarpe.

Le spese generali fisse di produzione includono il deprezzamento delle attrezzature, l’affitto o il mutuo sulla struttura e i costi per elaborare gli ordini di acquisto, le chiamate dei clienti e simili. Può arrivare un momento in cui la struttura attuale, le attrezzature o i rappresentanti dei clienti non possono gestire il volume. Se questo accade, i costi fissi possono cambiare. Per i nostri scopi, supponiamo che la struttura e le attrezzature attuali possano gestire l’output preventivato!

Allora supponiamo che le nostre spese generali variabili di produzione siano $3 per ora di lavoro. Supponiamo inoltre che le nostre spese generali di produzione fisse mensili siano di $2050 al mese. Quindi, incluso nelle nostre spese generali fisse ci sono 500 dollari di ammortamento. Ricordate che il deprezzamento non è un esborso di denaro, quindi possiamo dedurlo dalle nostre spese generali di produzione totali per scopi di cassa! Ne parleremo meglio quando arriveremo al nostro budget di cassa tra un po’.

Quindi, inserendo le informazioni di cui sopra nel nostro budget delle spese generali di produzione, possiamo arrivare a un tasso predeterminato di spese generali per l’anno. Abbiamo anche calcolato l’esborso di cassa, così come il totale delle spese generali di produzione.

Quindi, se si guarda al nostro precedente budget per il lavoro diretto, le ore mostrate qui sul nostro budget delle spese generali di produzione vengono direttamente da quel budget! Il totale delle spese generali di produzione variabili è semplicemente le ore moltiplicate per il tasso. Ora abbiamo le informazioni necessarie per continuare ad andare avanti nel nostro processo di budgeting! Abbiamo anche calcolato il nostro tasso di spese generali predeterminato per l’anno. Poiché le spese generali di produzione sono un costo indiretto, non possiamo assegnarle ad un particolare prodotto o lavoro. Poiché stiamo usando le nostre ore di lavoro diretto come base di allocazione, dividendo l’intero costo generale di produzione per le ore dirette, ci dà un importo in dollari che possiamo usare, come aggiunta al costo del lavoro diretto, per ogni ora lavorata.

Così, come esempio, il nostro costo del lavoro diretto per ora è $20 (come si ricorda dal nostro budget del lavoro diretto). Ora aggiungiamo gli 11 dollari all’ora di spese generali di produzione per ogni ora lavorata quando fissiamo il prezzo dei nostri prodotti. Questo è un calcolo utile per distribuire quei costi che non possiamo legare direttamente a un dato prodotto. Questo è molto utile quando si produce più di una linea di prodotti. Così, se Hupana Running Company avesse 12 linee di scarpe con diversi costi di manodopera e materiali, potremmo usare questo importo standard per ora di lavoro per allocare tutti i costi generali di produzione! Ora abbiamo tutti i tipi di informazioni per completare i nostri compiti di budgeting!

Bilancio finale dell’inventario

Come contabile senior di Hupana, il tuo compito è di supervisionare la preparazione del budget principale. Stai aspettando il budget delle spese generali di produzione, così puoi completare il budget dell’inventario dei prodotti finiti. Avere il bilancio dell’inventario dei prodotti finiti è necessario prima di poter passare al bilancio preventivo che fa parte del tuo lavoro! Fortunatamente, ora avete tutte le informazioni necessarie per andare avanti. I tuoi manager ti hanno fornito i dettagli per riempire tutti gli spazi vuoti in questo bilancio dell’inventario dei prodotti finiti!

Ok, così abbiamo completato i primi cinque bilanci necessari per aiutarci a capire il valore del nostro inventario finale tra le altre cose!

Calcolare il costo per unità del nostro inventario dei prodotti finiti è una cifra importante. Ne avremo bisogno per calcolare il costo delle merci vendute. Quanto è stato speso per produrre gli articoli rimanenti in inventario ci darà anche il valore di ciò che abbiamo ancora in magazzino. Questo è un attivo del nostro bilancio, quindi è importante fare bene il calcolo.

Il bilancio dell’inventario dei prodotti finiti, fa riferimento a diversi altri bilanci che abbiamo preparato. Senza quei bilanci, non avremmo avuto un buon numero da usare per il nostro bilancio che includesse tutti i costi coinvolti nella produzione delle scarpe rimaste nel nostro inventario finale.

Così ora abbiamo una tonnellata di informazioni sul nostro programma di produzione, i nostri costi di produzione e una buona gestione del nostro inventario. Questo è un ottimo inizio, ma c’è molto di più nel business complessivo di quello che succede nella produzione. Ci sono costi relativi all’amministrazione e alle spese di vendita che sono necessarie per ottenere gli ordini per fare i prodotti che vendiamo.

Iniziamo!

Bilancio di vendita e amministrativo

La Hupana Running Company sa tutto sulla produzione, e sappiamo bene quante paia di scarpe produrre e quante materie prime e spese generali servono per ogni paio. Ma come facciamo ad ottenere quegli ordini? Beh, ci sono le commissioni di vendita, i piani di marketing, il personale addetto all’inserimento dei dati, l’assicurazione, le tasse di proprietà e tutte le altre cose che servono per gestire un’impresa.

Alcune di queste spese sono variabili, come le commissioni di vendita e il personale addetto all’inserimento dei dati, mentre altre spese, come l’assicurazione e le tasse di proprietà, non importa quante paia di scarpe facciamo o vendiamo. Queste sono le nostre spese fisse. Quindi faremo alcune ipotesi per iniziare a lavorare su questo budget.

1. Sulla base delle spese effettive dell’anno precedente, assumiamo che le spese variabili di vendita e amministrazione siano di 5 dollari per paio di scarpe.
2. Assumiamo che gli stipendi dei dirigenti, l’assicurazione, il marketing, le tasse di proprietà e gli ammortamenti siano le nostre spese fisse.
3. Tutte le spese sono equamente distribuite nei quattro trimestri dell’anno.

Cosa notate del nostro budget per le vendite e l’amministrazione? Per prima cosa, usiamo le vendite unitarie preventivate dal budget delle vendite che abbiamo creato per primo! Così puoi cominciare a vedere come tutto è legato insieme.

Bilancio di cassa

Il bilancio di cassa assomiglia molto a un bilancio che faresti per il tuo bilancio personale. Include entrate e spese, così come qualsiasi eccedenza o carenza di denaro. Se prendete in prestito denaro per acquistare attrezzature, potreste anche avere una sezione dedicata al finanziamento. Nel vostro bilancio personale, questo sarebbe cose come mutui e prestiti auto.

Hupana Running Company non ha prestiti in sospeso, quindi non abbiamo bisogno di preoccuparci di quella sezione, ma basta essere consapevoli che potrebbe esistere. Ci possono anche essere casi in cui una società ha un problema di flusso di cassa a breve termine. Questo può accadere quando un’enorme produzione può essere necessaria prima di una grande stagione di vendita. Così, se Hupana avesse bisogno di fare 1000 paia di scarpe in ottobre per le vendite di dicembre, potrebbe trovarsi a corto di liquidità operativa a causa della necessità di portare le materie prime, la manodopera e gli altri costi di produzione prima di ricevere le entrate per le scarpe.

Quando questo accade, è possibile prendere quella che viene chiamata una linea di credito di capitale circolante per coprire queste carenze di cassa a breve termine. Queste sono tipicamente note a brevissimo termine, dove il denaro viene utilizzato per pagare le spese fino a quando non arrivano le entrate dalle vendite e poi immediatamente rimborsate. A differenza di un mutuo o di un prestito per attrezzature con pagamenti mensili fissi, queste note a breve termine possono essere pagate rapidamente con grandi pagamenti. Sono utili per livellare il flusso di cassa.

Perciò torniamo al nostro budget di cassa. Avremo bisogno di un mucchio di informazioni dal nostro lavoro precedente per completare questo! Se non l’avete già fatto, potreste voler stampare quei bilanci precedenti o averli tirati su in più schede. Sarà molto più facile trovare le informazioni di cui hai bisogno!

Proventi preventivati

“Quanti soldi faremo quest’anno, se rispettiamo tutti i nostri budget? Beh, non abbiamo ancora quel numero, anche con tutto il lavoro che abbiamo fatto finora per creare i budget per ogni area della nostra azienda. Sappiamo che il flusso di cassa sembra buono, e sembra che i nostri prezzi e la produzione siano a buon punto. Quindi dite al vostro supervisore: “Lasciatemi finire un paio di cose e vi darò queste informazioni. Sembra comunque che ci aspetta un buon anno!”. Mentre il tuo supervisore esce dal tuo ufficio, tu cominci a compilare tutti i dettagli necessari per completare un conto economico preventivo.

Ok, wow, abbiamo tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno per vedere come sarà il nostro conto economico se si verifica quanto abbiamo preventivato le nostre entrate e uscite. Questa è una specie di ciliegina sulla torta! Vedere tutto messo insieme, e scoprire se abbiamo fatto un buon lavoro di calcolo dei costi dei nostri prodotti.

Quindi quali numeri ci serviranno per gli altri bilanci?

$200.000

$52,000

$148,000

$41,000

$107,000

$ –

$107,000

*Costo della merce venduta = 2000 paia a #26 al paio (assumendo gli stessi costi sul saldo iniziale di 100 in magazzino come i costi di produzione di quest’anno

Hai già stampato i bilanci? Se l’hai fatto, torniamo indietro e vediamo da dove vengono tutti i nostri numeri!

• Vendite: Budget delle vendite
• Costo del venduto: L’inventario iniziale di 100 paia (assumendo un costo per paio di 26 dollari ciascuno), più 1900 prodotti quest’anno ad un costo di 26 dollari per paio dal nostro inventario di prodotti finiti costo di produzione unitario di bilancio. Quindi 2000 × $26 = $52,000

Il margine lordo è semplicemente la differenza tra le nostre vendite e il nostro costo delle merci vendute.

Le spese di vendita e amministrative vengono dal budget dello stesso nome. Le sottraiamo dal nostro margine lordo per ottenere un reddito operativo netto.

Se avessimo avuto bisogno di un prestito, avremmo avuto degli interessi passivi! Abbiamo avuto un anno fantastico alla Hupana Running Company, quindi non abbiamo avuto bisogno di prestiti!

Pensate a come questo conto economico potrebbe apparire diverso, se la concorrenza intervenisse e noi dovessimo abbassare il costo delle nostre scarpe a 60 dollari al paio?

Statuo bilancio preventivo

Ok, un altro pezzo del nostro puzzle da finire! Il bilancio ci dà un’istantanea nel tempo. In questo caso, un’istantanea nel nostro tempo preventivato. Ci sono molti pezzi del puzzle, quindi prendiamoci qualche minuto per rivedere:

Un altro promemoria:

Questa equazione contabile può essere utile mentre lavoriamo attraverso questo processo.

Se le vendite, i costi e le spese seguono il budget, ecco come sarà il nostro bilancio di fine anno!

Quindi, nel complesso, la Hupana Running Company è in ottima forma se il bilancio va come previsto. Ma i bilanci non vanno sempre come previsto, quindi avere un cuscinetto di cassa è una grande cosa! Avrebbero potuto ridurre le vendite o abbassare i prezzi ed essere ancora a posto. Hanno fatto un ottimo lavoro nel creare un cuscino, dove se le cose accadono, staranno ancora bene.

La maggior parte delle aziende fanno alcuni cambiamenti durante l’anno al bilancio. Il budget è una guida, e deve essere considerato un documento fluido, che può essere cambiato quando si presentano nuove informazioni o situazioni.