Accounting for Managers

Wat je leert te doen: Het gebruik van boekhoudkundige gegevens in een voorbereide masterbegroting illustreren

Masterbegrotingen kunnen worden gebaseerd op historische boekhoudkundige gegevens voor gevestigde bedrijven of op prognoses voor nieuwe bedrijven. De boekhoudkundige gegevens zijn een cruciaal onderdeel van een masterbudget, omdat ze historische informatie kunnen verschaffen om een budget op te stellen met haalbare doelen.

Laten we de volgorde van het opstellen van een budget doorlopen en zien hoe boekhoudkundige gegevens ons bij het proces kunnen helpen.c

Verkoopprognose en de hoofdbegroting

Het is weer december, en je weet dat je leidinggevende je gaat vragen om aan de jaarlijkse begroting te werken. Het is zo vervelend om alle cijfers te verzamelen die hij vraagt, en je begrijpt niet waarom hij zo kieskeurig is over het hele proces. Met tegenzin begin je de eindeloos lijkende spreadsheets en boekhoudkundige documenten samen te stellen waar hij om vraagt, maar waarom? Hoe kan iets wat aanvoelt als tijdverspilling zo belangrijk zijn voor het bedrijf?

Het masterbudget zal elke afdeling in het bedrijf van advies dienen, omdat het vanaf de verkoopprognose weet waar de producten moeten worden geprijsd, hoe het vloeroppervlak moet worden beheerd en hoe het personeel bij elke stap van het proces moet worden ingezet. Het kan moeilijk zijn om het voordeel van dit grote proces in te zien, als je maar op één afdeling van een bedrijf werkt, dus laten we eens kijken, vanaf de eerste stap.

De masterbegroting bevat meerdere componenten, dus laten we eerst eens kijken naar elk van hen afzonderlijk, dan zullen we beginnen met het samenvoegen van de stukken.

Wat is volgens u, als manager, het belangrijkste getal om te weten, voordat u aan een budgetteringsproces begint?

Als u omzet hebt geantwoord, hebt u gelijk! We kunnen niets doen vanuit een budgetterings standpunt totdat we de verkoop prognose hebben als een begin getal. We gaan deze prognose het verkoopbudget noemen, en het is het eerste stukje van een ietwat grote puzzel.

Het hebben van nauwkeurige verkoopcijfers is de sleutel tot het hele budgetteringsproces. Als dit budget onnauwkeurig is, gaat het bergafwaarts en zal de rest van de budgetten er ook naast zitten. In grote bedrijven kunnen er wiskundige modellen en statistieken aan te pas komen om deze cijfers te berekenen. Maakt u zich geen zorgen. We zullen dat in deze cursus niet doen, maar het belang van deze informatie kennen is de sleutel.

Dit budget zal van invloed zijn op de variabele gedeelten van de verkoop- en administratieve budgetten en zal ook doorwerken in het productiebudget. Het productiebudget is nodig om de directe materialen, directe arbeid en productie-overhead budgetten te berekenen. Als deze allemaal zijn gedaan, komt het voorraadbudget voor eindproducten.

Als al deze budgetten zijn gedaan, kunnen we een kasbudget, een resultatenrekening en een balans maken om het proces af te ronden. De informatie uit alle voorgaande begrotingen wordt gebruikt om de kasbegroting op te stellen, dus u kunt het belang van een effectieve en nauwkeurige verkoopbegroting zien!

Dus laten we beginnen met onze verkoopbegroting! Ons bedrijf, Hupana Running Company maakt de beste hardloopschoen ooit. Ze hebben jou de opdracht gegeven een verkoopbudget voor de schoen te maken. Laten we beginnen met een aantal basisaannames, zodat we kunnen beginnen met het opstellen van een budget.

Hupana is van plan om dit jaar 2.000 paar schoenen te verkopen. De verkoopprijs van de schoenen is $100 per paar. Voor het gemak gaan we ervan uit dat alle verkopen contant zijn, en dat de verkoop elk kwartaal gelijk is.

Dus gewapend met deze informatie, hier is het verkoopbudget voor Hupana Running Company!

Wat is het volgende? Op naar het productiebudget!

Componenten van het Master Budget

Het verkoopbudget is dus het uitgangspunt, zoals we in het vorige hoofdstuk hebben besproken. We hebben ook enkele van de andere componenten van de masterbegroting besproken, die kunnen plaatsvinden zodra we solide verkoopcijfers hebben om mee te werken.

De componenten van de masterbegroting hangen met elkaar samen, en het is belangrijk om ze in volgorde voor te bereiden, omdat informatie van de ene component nodig is om de volgende te voltooien! Kijk maar eens naar dit waanzinnige stroomschema voor een productiebedrijf.

Dit geeft u dus een overzicht van hoe elk van de onderdelen van het totale budget samenwerkt. Ter herinnering, dit is een master budget voor een productiebedrijf. Merk ook op dat we de budgetten zouden opstellen in een Excel-werkmap met een blad voor elk budget.

Nu gaan we kijken naar het productiebudget!

Productiebudget

Nadat we het verkoopbudget hebben opgesteld, kunt u in het stroomdiagram zien dat het volgende budget waar we aan moeten werken het productiebudget is. Dit budget is nodig om alle details te verstrekken die we nodig hebben om de volgende begrotingen voor directe materialen, directe arbeid en productieoverhead voor te bereiden.

Het productiebudget schetst het aantal eenheden dat we moeten produceren om te voldoen aan de eisen die we in het verkoopbudget hebben gesteld. Deze informatie moet worden ingevuld voordat we verder gaan. Zonder te weten hoeveel van onze producten we moeten maken, zou het onmogelijk zijn om verder te gaan met de resterende budgetten!

Denk dus aan onze verkoopcijfers voor Hupana Running Company uit ons verkoopbudget. We zijn van plan 2.000 paar schoenen te verkopen, gelijkelijk verdeeld over de vier kwartalen van het jaar. Gewapend met deze informatie kunnen we ons productiebudget opstellen.

We hadden aan het eind van het vorige jaar 100 paar schoenen in onze voorraad eindproducten, dus dat aantal kunnen we gebruiken als we beginnen met ons productiebudget. We willen ook altijd ten minste 50 paar in onze voorraad eindproducten hebben aan het eind van elk kwartaal, maar we willen het jaar afsluiten met 150 paar in voorraad om het volgende jaar te beginnen.

Dus kijkend naar ons productiebudget, wat valt je dan op?

Zelfs al willen we dit jaar 2000 paar schoenen verkopen, we produceren er 2050! Waarom? Omdat we aan het eind van dit jaar een grotere eindvoorraad willen hebben. Daar kunnen een paar redenen voor zijn. Misschien verwachten we een hogere verkoop in het eerste kwartaal, of misschien willen we een fabriek laten sluiten in het begin van het jaar. Deze hogere eindvoorraad zou ons in staat stellen die twee situaties te dekken.

Ook valt op, dat we in het eerste en vierde kwartaal in feite ofwel minder ofwel meer paar schoenen produceren dan we van plan zijn te verkopen. Dit is om de voorraad gereed product aan te passen.

Nu gaan we oefenen!

Directe Materialen Begroting

Hupana Running Company is goed van start gegaan met begroten!!! We hebben een verkoopbudget opgesteld, zodat we weten hoeveel paar van onze geweldige hardloopschoenen we van plan zijn te verkopen. Vervolgens hebben we een productiebudget opgesteld, zodat we nu weten hoeveel we er elk kwartaal moeten produceren om aan de verkoop- en voorraadbehoeften te voldoen!

Ok, dus nu moeten we op basis van de informatie in ons productiebudget uitzoeken wat we nodig hebben voor directe materialen! Onthoud dat het aantal paar schoenen dat we per kwartaal verkopen, niet noodzakelijk overeenkomt met het aantal paren dat we per kwartaal moeten produceren. Met die informatie in het achterhoofd, gaan we verder met ons budget voor directe materialen.

Om dit budget te voltooien, kijken we naar een paar belangrijke gegevens.

1. Hoeveel eenheden grondstoffen zijn er nodig voor elk paar schoenen?
2. Hoeveel eenheden hebben we nodig om ons productiebudget te halen?
3. Hoeveel eenheden grondstoffen willen we in onze eindvoorraad hebben?
4. Wat hebben we op dit moment in onze grondstoffenvoorraad?
5. Hoeveel eenheden grondstoffen moeten we inkopen?
6. Hoeveel kost elke eenheid grondstof?

Laten we aannemen dat we 250 eenheden grondstoffen in onze eindvoorraad hebben om het nieuwe jaar in te gaan. Voor elk paar schoenen dat we maken, hebben we 5 eenheden grondstoffen nodig. Laten we ook bedenken dat onze inkoper een prijs voor onze grondstof heeft bedongen van $2 per eenheid voor het hele jaar! Ja aan onze inkoper voor het geweldige werk op een jaarcontract! Dit zal ons zeker helpen in ons budgetteringsproces, toch?

Deze informatie zal onze inkopers helpen om grondstoffen in te kopen, vooral als het een lange doorlooptijd heeft om te ontvangen, of als we het graag willen ontvangen dicht bij het nodig hebben ervan (dit zou JIT of just-in-time inventaris genoemd kunnen worden!).

Welke informatie is nuttig? We weten nu hoeveel geld we elk kwartaal moeten hebben om de kosten van onze grondstoffen te dekken. Onze inkoper is blij en onze productiemanager ook, nu hij weet dat we grondstoffen op voorraad zullen hebben voor de productie!

We kunnen deze informatie gebruiken om aan het volgende deel van onze begroting te gaan werken! Wat komt hierna? Arbeid natuurlijk!

Directe arbeid begroting

Ok, dus Hupana Running Company is helemaal klaar voor het nieuwe jaar. We hebben ons verkoopbudget, en weten hoeveel paar schoenen we van plan zijn te verkopen. Op basis van die informatie hebben we ons productiebudget gemaakt, zodat we weten hoeveel paar we elk kwartaal moeten produceren, en hoeveel we aan het eind van elk kwartaal in de voorraad eindproducten willen hebben. We hebben ook berekend hoeveel grondstoffen we elk kwartaal nodig hebben om onze productiefaciliteiten draaiende te houden.

Nu moeten we dus bepalen hoeveel directe arbeidskrachten we nodig hebben. Directe arbeidskrachten zijn alle werknemers die nodig zijn om de schoenen te maken. Dit zijn de mensen die op de productievloer werken. Deze informatie is belangrijk, zodat ze niet in een tekort aan arbeidskrachten komen en kunnen plannen voor mogelijke aanpassingen in hun arbeidsbehoeften. Een ander gebruik van dit budget is het plannen van sluitingen van de fabriek voor schoonmaak en onderhoud. Zonder de voltooiing van de andere budgetten die we hebben gedaan, zouden we niet alle lege plekken in het budget voor directe arbeid kunnen opvullen!

Dus welke nieuwe informatie zouden we nodig kunnen hebben om dit budget te voltooien? De belangrijkste is, hoeveel tijd kost het om een paar schoenen te maken? Dan moeten we de kosten per uur weten voor onze directe arbeid. Deze kosten per uur omvatten lonen, loonbelasting en secundaire arbeidsvoorwaarden voor elk van onze productiemedewerkers. Vergeet deze dingen niet, want ze kunnen een enorme invloed hebben op de kosten van een werknemer per uur!

Dus laten we onze arbeidsgegevens berekenen.

Een paar schoenen kost 0,5 arbeidsuur @ $20/uur gemiddeld

We weten al hoeveel paar we elk kwartaal moeten maken, dus laten we beginnen aan ons budget voor directe arbeid!

Dus hebben wij de vereiste productie in paren gebruikt van onze vorige begrotingen. Wij hebben hierboven de benodigde tijd en de kosten per uur voor onze productiemedewerkers genoteerd. Met die informatie in de hand, kunnen wij onze directe arbeidskosten berekenen. We weten nu hoeveel we elk kwartaal aan arbeid zullen uitgeven, en kunnen het juiste personeel aanstellen!

Begint al dit budgetteringsplezier zin te krijgen? Laten we eens kijken wat we tot nu toe weten.

We kennen onze omzet, productieschema, grondstofkosten, directe arbeidskosten en wat we aan het eind van het jaar aan voorraad gereed product en grondstoffen zullen hebben! Hebben we al plezier?

Op naar de productieoverhead!

Begroting van de productieoverhead

Wel, we zijn deze begrotingen aan het doorwerken, maar nu zijn we bij een interessante gekomen. Er komt meer kijken bij de productie van onze schoenen dan alleen de grondstoffen en de mensen die werken. We hebben apparatuur, kleine voorraden, en ook reparaties en nutsvoorzieningen. Deze dingen kunnen duur worden, dus we moeten ervoor zorgen dat we er bovenop zitten als we met dit budget werken!

De overheadkosten van de fabricage omvatten alle productiekosten behalve arbeid en grondstoffen. Dit kan variabele en vaste componenten omvatten.

Variabele overheadkosten zijn gebaseerd op directe arbeidsuren. Hieronder kunnen zaken vallen als elektriciteit, productiebenodigdheden (misschien naalden voor de machines die de schoenonderdelen aan elkaar naaien) en andere diverse zaken die nodig zijn om de schoenen te produceren.

De vaste productieoverhead omvat de afschrijving op de apparatuur, de huur of hypotheek op de faciliteit en de kosten voor het verwerken van inkooporders, telefoontjes van klanten en dergelijke. Er kan een punt komen waarop de huidige faciliteit, apparatuur of klantenvertegenwoordigers het volume niet aankunnen. Als dit gebeurt, kunnen de vaste kosten veranderen. Laten we voor onze doeleinden aannemen dat de huidige faciliteit en apparatuur de gebudgetteerde output aankunnen! Laten we dus aannemen dat onze variabele productieoverhead 3 dollar per arbeidsuur bedraagt. Laten we verder aannemen dat onze maandelijkse vaste productiekosten $2050 per maand bedragen. In onze vaste overheadkosten zit dus $500 aan afschrijvingen. Vergeet niet dat afschrijvingen geen kasuitgaven zijn, dus we kunnen ze aftrekken van onze totale productieoverhead voor kasdoeleinden! We zullen het daar zo meteen over hebben als we bij onze kasbegroting komen.

Dus als we de bovenstaande informatie in onze begroting voor productie-overhead stoppen, kunnen we een vooraf bepaald overheadpercentage voor het jaar bepalen. We hebben ook de kasuitgaven berekend, evenals de totale productieoverhead.

,800

Als u dus kijkt naar ons vorige budget voor directe arbeid, dan komen de uren die hier op ons budget voor productieoverhead staan, rechtstreeks uit dat budget! Het variabele totaal van de productieoverhead is eenvoudigweg het aantal uren vermenigvuldigd met het tarief. We hebben nu de informatie die we nodig hebben om verder te gaan in ons budgetteringsproces! We hebben ook ons vooraf bepaalde overheadpercentage voor het jaar berekend. Aangezien productie-overhead een indirecte kost is, kunnen we ze niet toewijzen aan een bepaald product of een bepaalde job. Omdat we onze directe arbeidsuren als toewijzingsbasis gebruiken, geeft het delen van de volledige productieoverhead door de directe uren ons een dollarbedrag dat we kunnen gebruiken, als toevoeging aan de directe arbeidskosten, voor elk gewerkt uur.

Dus, als voorbeeld, onze directe arbeidskosten per uur zijn $20 (zoals u zich herinnert van ons budget voor directe arbeidskosten). We voegen nu de $11 per uur productieoverhead toe aan elk gewerkt uur wanneer we onze producten prijzen. Dit is een handige berekening om de kosten te spreiden die we niet direct aan een bepaald product kunnen koppelen. Dit komt zeer goed van pas wanneer meer dan één productlijn wordt vervaardigd. Dus als Hupana Running Company 12 lijnen van schoenen had met variërende arbeids- en materiaalkosten, konden we dit standaardbedrag per arbeidsuur gebruiken om alle productieoverheadkosten toe te wijzen!

Okee, dus nu kunnen we verder gaan!!! We hebben nu allerlei informatie om onze budgetteringstaken te voltooien!

Ending Inventory Budget

Als senior accountant bij Hupana is het uw taak om toezicht te houden op het opstellen van het masterbudget. U hebt gewacht op het budget voor de productieoverhead, zodat u het budget voor de voorraad gereed product kunt afronden. U hebt het saldo van de voorraad afgewerkte producten nodig voordat u verder kunt gaan met de gebudgetteerde jaarrekening die deel uitmaakt van uw taak! Gelukkig heeft u nu alle informatie die u nodig heeft om verder te gaan. Uw managers hebben u de details verstrekt om alle lege plekken in dit budget voor de voorraad eindproducten in te vullen!

Ok, dus we hebben de eerste vijf budgetten voltooid die nodig zijn om ons te helpen de waarde van onder andere onze eindvoorraad te berekenen!

Berekening van de kosten per eenheid van onze voorraad eindproducten is een belangrijk cijfer. We zullen het nodig hebben om de kosten van de verkochte goederen te berekenen. Hoeveel er is uitgegeven om de resterende artikelen in de voorraad te vervaardigen, geeft ons ook de waarde van wat we nog in voorraad hebben. Dit is een actief op onze balans, dus de juiste berekening is belangrijk.

De voorraadbegroting voor eindproducten, verwijst naar verschillende andere begrotingen die wij hebben opgesteld. Zonder deze begrotingen zouden we geen goed getal hebben gehad om te gebruiken voor onze balans waarin alle kosten zijn opgenomen die zijn gemoeid met de fabricage van de schoenen die overblijven in onze eindvoorraad.

Dus we hebben nu een ton aan informatie over ons productieschema, onze fabricagekosten en een echt goede greep op onze voorraad. Dit is een goed begin, maar er komt nog veel meer bij kijken dan wat er in de productie gebeurt. Er zijn kosten in verband met administratie en verkoopkosten die nodig zijn om de orders te krijgen om de producten te maken die we verkopen.

Let’s get started!

Verkoop- en administratiekostenbegroting

Dus Hupana Running Company weet alles van productie, en we hebben een goed idee van hoeveel paar schoenen we gaan maken, en hoeveel grondstoffen en overheadkosten er in elk paar gaan zitten. Maar hoe komen we aan die orders? Nou, er zijn verkoopcommissies, marketingplannen, data-entry personeel, verzekeringen, onroerend goed belastingen en alle andere dingen die gaan over het runnen van een bedrijf.

Sommige van deze kosten zijn variabel, zoals verkoopcommissies en data-entry personeel, terwijl andere kosten, zoals verzekeringen en onroerend goed belastingen gebeuren ongeacht het aantal paar schoenen dat we maken of verkopen. Dit zijn onze vaste uitgaven. We gaan er dus van uit dat de variabele verkoop- en administratiekosten $5 per paar schoenen bedragen.

Wat valt u op aan ons budget voor verkoop en administratie? Ten eerste gebruiken we de gebudgetteerde verkoop per eenheid van het verkoopbudget dat we eerst hebben gemaakt! Zo kunt u zien hoe alles met elkaar samenhangt.

Kasbegroting

De kasbegroting lijkt veel op een begroting die u voor uw persoonlijke budget zou maken. Het bevat inkomsten en uitgaven, evenals eventuele kasoverschotten of -tekorten. Als u geld leent om apparatuur te kopen, kunt u ook een financieringsgedeelte hebben. In je persoonlijke budget zouden dit dingen zijn als hypotheken en autoleningen.

Hupana Running Company heeft geen uitstaande leningen, dus we hoeven ons geen zorgen te maken over dat gedeelte, maar wees je er wel van bewust dat het kan bestaan. Er kunnen ook gevallen zijn waarin een bedrijf op korte termijn een cash flow probleem heeft. Dit kan voorkomen wanneer een grote productierun nodig is voorafgaand aan een groot verkoopseizoen. Dus, als Hupana in oktober 1000 paar schoenen moet maken voor de verkoop in december, kunnen ze een tekort aan operationele cash krijgen doordat ze grondstoffen, arbeid en andere productiekosten moeten inbrengen voordat ze de inkomsten voor de schoenen ontvangen.

Wanneer dit gebeurt, is het mogelijk om een zogeheten werkkapitaalkredietlijn af te sluiten om die tekorten aan cash op korte termijn te dekken. Dit zijn meestal zeer korte termijn nota’s, waar het geld wordt gebruikt om kosten te betalen tot de inkomsten uit de verkoop komt en dan onmiddellijk terugbetaald. In tegenstelling tot een hypotheek of een lening voor apparatuur met vaste maandelijkse betalingen, kunnen deze kortetermijnleningen snel worden afbetaald met grote betalingen. Ze zijn nuttig om de cash flow te egaliseren.

Dus terug naar onze cash begroting. We hebben een hoop informatie nodig van ons vorige werk om deze te voltooien! Als u dat nog niet hebt gedaan, kunt u die vorige begrotingen afdrukken of in meerdere tabbladen opslaan. Dat maakt het veel gemakkelijker om de informatie te vinden die u nodig hebt!

Begrote inkomsten

“Hoeveel geld zullen we dit jaar verdienen, als we al onze begrotingen halen?” vroeg uw leidinggevende. Nou, dat getal hebben we nog steeds niet, zelfs niet met al het werk dat we tot nu toe hebben gedaan om budgetten te maken voor elk gebied van ons bedrijf. We weten wel dat de cashflow er goed uitziet, en het lijkt erop dat we onze prijzen en productie op een goede plaats hebben. Dus zeg je tegen je supervisor: “Laat me hier nog een paar dingen afhandelen, dan zal ik je die informatie bezorgen. Het ziet er naar uit dat we een goed jaar tegemoet gaan!” Terwijl je supervisor je kantoor uitloopt, begin je alle details te verzamelen die nodig zijn om een gebudgetteerde resultatenrekening in te vullen.

Ok, wow, we hebben alle informatie die we nodig hebben om te zien hoe onze resultatenrekening eruit zal zien als gebeurt hoe we onze inkomsten en uitgaven hebben gebudgetteerd. Dit is als het ware het glazuur op de taart! We zien alles bij elkaar en komen erachter of we onze producten goed hebben begroot.

Welke cijfers hebben we nodig voor onze andere begrotingen?

$200.000

$52,000

$148.000

$41.000

$107,000

$ –

$107.000

*Kosten van verkochte goederen = 2000 paar tegen #26 per paar (uitgaande van dezelfde kosten op de 100 beginbalans in voorraad als de productiekosten van dit jaar

Heb je de begrotingen al afgedrukt? Zo ja, dan gaan we nog eens kijken waar al onze cijfers vandaan komen!

• Verkoop: Verkoopbudget
• Kostprijs van verkochte goederen: De beginvoorraad van 100 paar (uitgaande van een kostprijs per paar van $26 per stuk), plus 1900 stuks die dit jaar zijn geproduceerd tegen een kostprijs van $26 per paar uit onze begroting van de productiekosten per stuk van de voorraad eindproducten. Dus 2000 × $26 = $52.000

De brutomarge is eenvoudigweg het verschil tussen onze omzet en onze kosten van verkochte goederen.

De verkoop- en administratiekosten komen uit het gelijknamige budget. Die trekken we af van onze brutomarge om tot een netto bedrijfsresultaat te komen.

Als we geld hadden moeten lenen, hadden we misschien rentelasten gehad! We hebben een geweldig jaar gehad bij Hupana Running Company, dus we hebben geen leningen nodig gehad!

Bedenk eens hoe deze resultatenrekening er anders uit zou zien, als de concurrentie zou ingrijpen en we de kosten van onze schoenen tot $60 per paar zouden moeten verlagen?

Begrote balans

Ok, nog een stukje van onze puzzel om af te ronden! De balans geeft ons een momentopname in de tijd. In dit geval, een momentopname in onze gebudgetteerde tijd. Er zijn veel stukjes van de puzzel, dus laten we even de tijd nemen om ze door te nemen:

Nog een geheugensteuntje:

Deze boekhoudkundige vergelijking kan van pas komen als we dit proces doorlopen.

Als de verkopen, kosten en uitgaven allemaal het budget volgen, dan ziet onze balans er als volgt uit!

Over het geheel genomen staat Hupana Running Company er dus goed voor, als de begroting volgens plan verloopt. Maar begrotingen gaan niet altijd zoals gepland, dus het hebben van een kasreserve is een groot goed! Ze konden de verkoop verminderen, of de prijzen verlagen en nog steeds ok zijn. Ze hebben er goed aan gedaan een buffer te creëren, zodat als er dingen gebeuren, ze nog steeds in orde zijn.

De meeste bedrijven brengen in de loop van het jaar enkele wijzigingen aan in het budget. Het budget is een leidraad, en moet worden beschouwd als een vloeibaar document, dat kan worden gewijzigd als zich nieuwe informatie of situaties voordoen.