Contabilidad para directivos

Lo que aprenderá a hacer: Ilustrar el uso de datos contables en un presupuesto maestro preparado

Los presupuestos maestros pueden basarse en datos contables históricos para empresas establecidas o en previsiones para empresas nuevas. Los datos contables son un componente crucial de un presupuesto maestro ya que pueden proporcionar información histórica con el fin de construir un presupuesto con objetivos alcanzables.

Vayamos a través de la secuencia de preparación del presupuesto y veamos cómo los datos contables pueden ayudarnos en el proceso.c

Previsión de ventas y el presupuesto maestro

Es diciembre otra vez, y sabes que tu supervisor va a empezar a pedirte que trabajes en el presupuesto anual. Es un dolor de cabeza tratar de acumular todos los números que te pide, y no entiendes por qué es tan quisquilloso con todo el proceso. A regañadientes, empiezas a elaborar las interminables hojas de cálculo y los documentos contables que te pide, pero ¿por qué? ¿Cómo puede ser tan importante para la empresa lo que parece una pérdida de tiempo?

El presupuesto maestro ofrecerá orientación a todos los departamentos de la empresa, sabiendo, a partir de la previsión de ventas, dónde hay que fijar el precio del producto, cómo gestionar el espacio y el personal en cada paso del proceso. Puede ser difícil ver el beneficio de este gran proceso, si sólo se trabaja en un departamento de una empresa, así que vamos a echar un vistazo, desde el primer paso hacia adelante.

El presupuesto maestro contiene múltiples componentes, así que vamos a echar un vistazo a cada uno de ellos individualmente primero, entonces vamos a empezar a poner las piezas juntas.

¿Cuál cree usted, como gestor, que es la cifra más importante que hay que conocer, antes de iniciar cualquier proceso presupuestario?

Si ha contestado ventas, ¡tiene razón! No podemos hacer nada desde el punto de vista presupuestario hasta que tengamos la previsión de ventas como número inicial. Vamos a llamar a esta previsión, el presupuesto de ventas, y es la primera pieza de un rompecabezas algo grande.

Tener cifras de ventas exactas es la clave de todo el proceso de presupuestación. Si este presupuesto es inexacto, se va a caer en picado y el resto de los presupuestos también lo serán. En las grandes empresas, puede haber modelos matemáticos y estadísticas para calcular estas cifras. No te preocupes. No lo haremos en este curso, pero conocer la importancia de esta información es la clave.

Este presupuesto afectará a las partes variables de los presupuestos de ventas y administrativos y también alimentará el presupuesto de producción. El presupuesto de producción es necesario para calcular los presupuestos de materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de fabricación. Una vez hecho todo esto, viene el presupuesto de inventario de productos terminados.

Una vez que todos estos presupuestos están hechos, podemos hacer un presupuesto de efectivo, un estado de resultados y un balance general para terminar el proceso. La información de todos los presupuestos anteriores entra en la creación del presupuesto de caja, por lo que puede ver la importancia de un presupuesto de ventas eficaz y preciso.

¡Así que vamos a empezar con nuestro presupuesto de ventas! Nuestra empresa, Hupana Running Company fabrica las mejores zapatillas para correr. Te han encargado que crees un presupuesto de ventas para la zapatilla. Comencemos con algunas suposiciones básicas, para poder empezar a construir un presupuesto.

Hupana planea vender 2.000 pares de zapatos este año. El precio de venta de los zapatos es de 100 dólares por par. Para simplificar, vamos a suponer que todas las ventas son al contado, y que las ventas son iguales cada trimestre.

Así que armados con esa información, ¡aquí está el presupuesto de ventas de la empresa Hupana Running!

¿Qué sigue? El presupuesto de producción

Componentes del presupuesto maestro

Pues bien, el presupuesto de ventas es el punto de partida, como hemos comentado en la sección anterior. ¡También discutimos algunos de los otros componentes del presupuesto maestro que pueden ocurrir una vez que tenemos números de ventas sólidos para trabajar.

Los componentes del presupuesto maestro se interrelacionan, y es importante prepararlos en orden, ya que la información de un componente es necesaria para completar el siguiente! Echa un vistazo a este diagrama de flujo loco para una empresa de fabricación!

Así que esto le da una visión general de cómo cada uno de los componentes de todo el presupuesto trabajan juntos. Como recordatorio, que este es un presupuesto maestro para un negocio de fabricación. También hay que tener en cuenta que los presupuestos se configuran en un libro de Excel con una hoja para cada presupuesto.

¡Ahora veamos el presupuesto de producción!

Presupuesto de producción

Una vez que tengamos preparado el presupuesto de ventas, puede ver en el diagrama de flujo que el siguiente presupuesto en el que tenemos que trabajar es el de producción. Este presupuesto es necesario para proporcionar todos los detalles que necesitamos para preparar los presupuestos de materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de fabricación que vienen a continuación.

El presupuesto de producción esboza el número de unidades que necesitamos producir para cumplir con los requisitos que reunimos en el presupuesto de ventas. Esta información debe completarse antes de seguir adelante. Sin saber cuántos de nuestros productos necesitamos fabricar, sería imposible avanzar con los presupuestos restantes!

Así que recuerde nuestros números de ventas para Hupana Running Company de nuestro presupuesto de ventas. Tenemos previsto vender 2.000 pares de zapatos, distribuidos uniformemente entre los cuatro trimestres del año. Armados con esta información, podemos crear nuestro presupuesto de producción.

Teníamos 100 pares de zapatos en nuestro inventario de productos terminados al final del año anterior, así que podemos usar ese número al comenzar nuestro presupuesto de producción. También queremos tener siempre al menos 50 pares en nuestro inventario de productos terminados al final de cada trimestre, pero nos gustaría terminar el año con 150 pares en el inventario para comenzar el próximo año.

Así que echando un vistazo a nuestro presupuesto de producción, ¿qué se nota?

Aunque pretendemos vender 2000 pares de zapatos este año, ¡estamos produciendo 2050! ¿Por qué? Porque nos gustaría tener un mayor inventario final a finales de este año. Esto puede deberse a varias razones. Tal vez preveamos mayores ventas en el primer trimestre, o tal vez queramos tener una planta cerrada a principios de año. Este mayor inventario final de productos terminados nos permitiría cubrir esas dos situaciones.

Nótese también, que en el primer y cuarto trimestre, en realidad estamos produciendo ya sea menos o más pares de zapatos de los que pretendemos vender. Esto es para ajustar el inventario de productos terminados.

¡Ahora vamos a practicar!

Presupuesto de materiales directos

¡La empresa Hupana Running Company tiene un gran comienzo de presupuesto! Hemos elaborado un presupuesto de ventas, de modo que sabemos cuántos pares de nuestras increíbles zapatillas de correr queremos vender, y luego hemos creado un presupuesto de producción, de modo que ahora sabemos cuántas necesitamos producir cada trimestre para satisfacer las necesidades de ventas y de inventario terminado. Recordemos que el número de pares de zapatos que vendemos cada trimestre, no necesariamente coincide con el número de pares que necesitamos producir cada trimestre. Teniendo esa información en mente, pasemos a nuestro presupuesto de materiales directos.

Para completar este presupuesto, veamos algunos datos importantes.

1. ¿Cuántas unidades de materias primas se necesitan para cada par de zapatos?
2. ¿Cuántas unidades necesitamos para cumplir con nuestro presupuesto de producción?
3. ¿Cuántas unidades de materia prima nos gustaría tener en nuestro inventario final?
4. ¿Qué tenemos actualmente en nuestro inventario de materia prima?
5. ¿Cuántas unidades de materia prima necesitamos comprar?
6. ¿Cuánto cuesta cada unidad de materia prima?

Supongamos que tenemos 250 unidades de materia prima en nuestro inventario final al entrar en el nuevo año. Cada par de zapatos que fabricamos requiere 5 unidades de materia prima. ¡Observemos también que nuestro comprador ha conseguido un precio para nuestra materia prima de 2 dólares por unidad para todo el año! ¡Sí a nuestro comprador por hacer un gran trabajo en un contrato anual! Esto sin duda nos ayudará en nuestro proceso de presupuestación ¿verdad?

Esta información ayudará a nuestros compradores a comprar materias primas, especialmente si tiene un largo plazo de entrega para recibir, o si nos gusta recibirlo cerca de necesitarlo (esto podría llamarse JIT o inventario justo a tiempo!).

¿Qué información es útil? Ahora sabemos cuánto dinero necesitamos tener cada trimestre para cubrir el coste de nuestras materias primas. ¡Nuestro comprador está contento y nuestro jefe de producción también, sabiendo que tendremos materia prima en stock para la producción!

¡Podemos utilizar esta información para empezar a trabajar en la siguiente parte de nuestro presupuesto! ¿Qué es lo siguiente? Bueno, la mano de obra, por supuesto.

Presupuesto de mano de obra directa

Ok, así que la empresa Hupana Running se está preparando para el nuevo año. Tenemos nuestro presupuesto de ventas y sabemos cuántos pares de zapatos pensamos vender. A partir de esa información creamos nuestro presupuesto de producción, para saber cuántos pares necesitamos producir cada trimestre, y cuántos queremos en el inventario de productos terminados al final de cada trimestre. También hemos calculado la cantidad de materias primas que necesitamos traer cada trimestre para mantener nuestras instalaciones de producción en funcionamiento.

Ahora tenemos que determinar nuestras necesidades de mano de obra directa. La mano de obra directa incluye a todos los empleados que se necesitan para fabricar los zapatos. Son las personas que trabajan en la planta de producción. Esta información es importante, para no encontrarse con una escasez de mano de obra y poder planificar posibles ajustes en sus necesidades laborales. Otro uso de este presupuesto es programar las paradas de la planta para la limpieza y el mantenimiento. Sin la realización de los otros presupuestos que hemos hecho, no podríamos rellenar todos los espacios en blanco del presupuesto de mano de obra directa.

Entonces, ¿qué nueva información podríamos necesitar para completar este presupuesto? Bueno, la más importante es ¿cuánto tiempo se necesita para completar un par de zapatos? Luego necesitamos saber el coste por hora de nuestra mano de obra directa. Este coste por hora incluye los salarios, los impuestos sobre la nómina y los beneficios adicionales de cada uno de nuestros empleados de producción. No se olvide de estas cosas, ya que pueden tener un gran impacto en el costo de un empleado por hora!

Así que vamos a calcular nuestra información de mano de obra.

Un par de zapatos requiere 0,5 horas de mano de obra @ $20/hora promedio

Ya sabemos cuántos pares necesitamos fabricar cada trimestre, así que ¡comencemos con nuestro presupuesto de mano de obra directa!

Así que utilizamos la producción requerida por pares de nuestros presupuestos anteriores. Antes anotamos el tiempo necesario y el coste por hora de nuestros empleados de fabricación. Con esa información en la mano, podemos calcular nuestros costes de mano de obra directa. Ahora sabemos cuánto vamos a gastar cada trimestre en mano de obra y podemos asignar el personal adecuado. Repasemos lo que sabemos hasta ahora.

¡Conocemos nuestras ventas, el programa de producción, el coste de las materias primas, el coste de la mano de obra directa y lo que tendremos en el inventario de productos acabados y materias primas al final del año! ¿Ya nos estamos divirtiendo?

¡Por los gastos generales de fabricación!

Presupuesto de gastos generales de fabricación

Bueno, estamos trabajando en estos presupuestos, pero ahora llegamos a uno interesante. Hay más cosas que entran en la producción de nuestros zapatos que sólo la materia prima y la gente que trabaja. Tenemos equipos y pequeños suministros, así como reparaciones y servicios públicos. Estas cosas pueden ser costosas, por lo que tenemos que asegurarnos de que estamos en la parte superior de ellos a medida que trabajamos a través de este presupuesto.

Los gastos generales de fabricación incluyen todos los costos de producción distintos de la mano de obra y las materias primas. Esto puede incluir algunos componentes variables y otros fijos.

Los gastos generales de fabricación variables se basan en las horas de trabajo directo. Esto puede incluir cosas como la electricidad, los suministros de producción (tal vez las agujas para las máquinas que cosen los componentes del zapato) y otros artículos diversos necesarios para producir los zapatos.

Los gastos generales de fabricación fijos incluyen la depreciación del equipo, el alquiler o la hipoteca de las instalaciones y los costos para procesar las órdenes de compra, las llamadas de los clientes y demás. Puede llegar un momento en que las instalaciones actuales, el equipo o los representantes de los clientes no puedan manejar el volumen. Si esto ocurre, los costes fijos pueden cambiar. Para nuestros propósitos, vamos a suponer que las instalaciones y los equipos actuales pueden manejar la producción presupuestada

Así que vamos a suponer que nuestros gastos generales de fabricación variables son de 3 dólares por hora de trabajo. Supongamos además que nuestros gastos generales de fabricación fijos mensuales son de 2050 dólares al mes. Por lo tanto, incluidos en nuestros gastos generales fijos hay 500 dólares de depreciación. Recuerde que la depreciación no es un desembolso de efectivo, por lo que podemos deducirla de nuestros gastos generales de fabricación totales a efectos de efectivo. Hablaremos más sobre esto cuando lleguemos a nuestro presupuesto de efectivo dentro de un rato.

Así que, introduciendo la información anterior en nuestro presupuesto de gastos generales de fabricación, podemos llegar a una tasa de gastos generales predeterminada para el año. También hemos calculado el desembolso de efectivo, así como el total de los gastos generales de fabricación.

¡Así que si mira nuestro presupuesto anterior para la mano de obra directa, las horas que se muestran aquí en nuestro presupuesto de gastos generales de fabricación vienen directamente de ese presupuesto! El total de gastos generales de fabricación variable es simplemente las horas multiplicadas por la tasa. Ahora tenemos la información necesaria para seguir avanzando en nuestro proceso de presupuestación. También hemos calculado nuestra tasa de gastos generales predeterminada para el año. Como los gastos generales de fabricación son un coste indirecto, no podemos asignarlos a un producto o trabajo concreto. Debido a que estamos utilizando nuestras horas de mano de obra directa como nuestra base de asignación, dividiendo la totalidad de los gastos generales de fabricación por las horas directas, nos da una cantidad de dólares que podemos utilizar, como una adición al costo de mano de obra directa, por cada hora trabajada.

Así que, como ejemplo, nuestro costo de mano de obra directa por hora es de $ 20 (como usted recuerda de nuestro presupuesto de mano de obra directa). Ahora podemos añadir los 11 dólares por hora de gastos generales de fabricación a cada hora trabajada cuando fijemos el precio de nuestros productos. Este es un cálculo útil para repartir los costes que no podemos vincular directamente a un producto determinado. Esto es muy útil cuando se fabrica más de una línea de productos. Así que si Hupana Running Company tiene 12 líneas de zapatos con diferentes costos de mano de obra y materiales, podríamos utilizar esta cantidad estándar por hora de trabajo para asignar todos los costos generales de fabricación!

¡Bien, ahora podemos seguir! Ahora tenemos todo tipo de información para completar nuestras tareas de presupuestación!

Presupuesto de inventario final

Como contable principal de Hupana, su trabajo es supervisar la preparación del presupuesto maestro. Has estado esperando el presupuesto de gastos generales de fabricación, para poder completar el presupuesto de inventario de productos terminados. Es necesario tener el balance del inventario de productos terminados antes de poder pasar a los estados financieros presupuestados que forman parte de su trabajo. Por suerte, ahora tiene toda la información necesaria para seguir adelante. Sus gerentes le han proporcionado los detalles para llenar todos los espacios en blanco en este presupuesto de inventario de productos terminados!

Ok, así que hemos completado los primeros cinco presupuestos necesarios para ayudarnos a calcular el valor de nuestro inventario final entre otras cosas!

Calcular el costo por unidad de nuestro inventario de productos terminados es una cifra importante. Lo necesitaremos para calcular el costo de los bienes vendidos. Cuánto se gastó para fabricar los artículos restantes en el inventario también nos dará el valor de lo que todavía tenemos en nuestro stock. Se trata de un activo en nuestro balance, por lo que es importante hacer el cálculo correctamente.

El presupuesto del inventario de productos acabados, hace referencia a otros presupuestos que hemos preparado. Sin esos presupuestos, no habríamos tenido un buen número para utilizar en nuestro balance que incluyera todos los costes implicados en la fabricación de los zapatos que quedan en nuestro inventario final.

Así que ahora tenemos una tonelada de información sobre nuestro programa de producción, nuestros costes de fabricación y un manejo realmente bueno de nuestro inventario. Este es un gran comienzo, pero hay mucho más en el negocio en general que lo que sucede en la fabricación. Hay costes relacionados con la administración y los gastos de venta que son necesarios para conseguir los pedidos para fabricar los productos que vendemos.

¡Comencemos!

Presupuesto de ventas y administración

Así que la empresa Hupana Running lo sabe todo acerca de la producción, y tenemos una buena idea de cuántos pares de zapatos vamos a fabricar, y cuántas materias primas y gastos generales van en cada par. ¿Pero cómo conseguimos esos pedidos? Bueno, hay comisiones de ventas, planes de marketing, personal de entrada de datos, seguros, impuestos sobre la propiedad y todas las demás cosas que conlleva el funcionamiento de un negocio.

Algunos de estos gastos son variables, como las comisiones de ventas y el personal de entrada de datos, mientras que otros gastos, como los seguros y los impuestos sobre la propiedad se producen independientemente de cuántos pares de zapatos hagamos o vendamos. Estos son nuestros gastos fijos. Así que vamos a hacer algunas suposiciones para poder empezar a trabajar en este presupuesto.

1. A partir de los gastos reales del año anterior, vamos a suponer que los gastos variables de venta y administración son de 5 dólares por par de zapatos.
2. Asumamos que los salarios de los ejecutivos, los seguros, el marketing, los impuestos sobre la propiedad y la depreciación son nuestros gastos fijos.
3. Todos los gastos se distribuyen por igual en los cuatro trimestres del año.

¿Qué nota en nuestro presupuesto de ventas y administración? En primer lugar, utilizamos las ventas unitarias presupuestadas a partir del presupuesto de ventas que creamos primero. Así puede empezar a ver cómo todo está unido.

Presupuesto de caja

El presupuesto de caja se parecerá mucho a un presupuesto que usted haría para su presupuesto personal. Incluye los ingresos y los gastos, así como los excesos o déficits de tesorería. Si pide dinero prestado para comprar equipos, también puede tener una sección de financiación. En su presupuesto personal, se trataría de cosas como hipotecas y préstamos para coches.

Hupana Running Company no tiene ningún préstamo pendiente, así que no hay que preocuparse por esa sección, pero hay que saber que puede existir. También puede haber casos en los que una empresa tenga un problema de liquidez a corto plazo. Esto puede ocurrir cuando se necesita una gran producción antes de una gran temporada de ventas. Por lo tanto, si Hupana necesita fabricar 1000 pares de zapatos en octubre para venderlos en diciembre, es posible que se quede sin efectivo de explotación debido a la necesidad de traer las materias primas, la mano de obra y los demás costes de fabricación antes de recibir los ingresos por los zapatos.

Cuando esto sucede, es posible sacar lo que se llama una línea de crédito de capital de trabajo para cubrir esos déficits de efectivo a corto plazo. Suelen ser pagarés a muy corto plazo, en los que el dinero se utiliza para pagar los gastos hasta que llegan los ingresos de las ventas y luego se devuelve inmediatamente. A diferencia de una hipoteca o un préstamo para equipos con pagos mensuales fijos, estos pagarés a corto plazo se pueden liquidar rápidamente con grandes pagos. Son útiles para equilibrar el flujo de caja.

Así que volvamos a nuestro presupuesto de caja. Vamos a necesitar un montón de información de nuestro trabajo anterior para completar este. Si aún no lo ha hecho, es posible que desee imprimir esos presupuestos anteriores o tenerlos en varias pestañas. Será mucho más fácil encontrar la información que necesita!

Ingresos presupuestados

«¿Cuánto dinero ganaremos este año, si cumplimos con todos nuestros presupuestos?» preguntó su supervisor. Bueno, todavía no tenemos esa cifra, incluso con todo el trabajo que hemos hecho hasta ahora para crear presupuestos para cada área de nuestra empresa. Sabemos que el flujo de caja es bueno, y parece que tenemos los precios y la producción en un buen lugar. Así que le dices a tu supervisor: «Déjame terminar un par de cosas aquí y te daré esa información. Parece que nos espera un buen año». Mientras su supervisor sale de su oficina, usted comienza a recopilar todos los detalles necesarios para completar una cuenta de resultados presupuestada.

Ok, wow, tenemos toda la información que necesitamos para ver cómo será nuestra cuenta de resultados si se produce lo que hemos presupuestado para nuestros ingresos y gastos. Esto es como la guinda del pastel. Verlo todo junto, y descubrir si hemos hecho un buen trabajo al calcular el coste de nuestros productos.

Entonces, ¿qué números vamos a necesitar de nuestros otros presupuestos?

200.000$

52$,000

148.000$

41.000$

107,000

$ –

$107,000

*Coste de los bienes vendidos = 2000 pares a #26 por par (asumiendo los mismos costos en el saldo inicial de 100 en el inventario como los costos de producción de este año

¿Ya imprimiste los presupuestos? Si lo hiciste, vamos a volver a ver de dónde vienen todos nuestros números!

• Ventas: Presupuesto de ventas
• Coste de los bienes vendidos: El inventario inicial de 100 pares (asumiendo un costo por par de $26 cada uno), más 1900 producidos este año a un costo de $26 por par de nuestro presupuesto de productos terminados costo unitario de producción. Así que 2000 × $26 = $52,000

El margen bruto es simplemente la diferencia entre nuestras ventas y nuestro costo de bienes vendidos.

Los gastos de venta y administración salen del presupuesto del mismo nombre. Los restamos de nuestro margen bruto para llegar a un ingreso operativo neto.

Si hubiéramos necesitado pedir dinero prestado, ¡podríamos haber tenido gastos de intereses! Tuvimos un año increíble en Hupana Running Company, por lo que no necesitamos préstamos!

Piensa en cómo esta cuenta de resultados podría ser diferente, si la competencia interviniera y tuviéramos que bajar el costo de nuestros zapatos a 60 dólares por par?

Balance presupuestado

¡Ok, una pieza más de nuestro rompecabezas para terminar! El balance nos da una instantánea en el tiempo. En este caso, una instantánea en nuestro tiempo presupuestado. Hay un montón de piezas del rompecabezas, así que vamos a tomar unos minutos para revisar:

Un recordatorio más:

Esta ecuación contable puede ser útil mientras trabajamos en este proceso.

Si las ventas, los costes y los gastos se ajustan al presupuesto, este es el aspecto que tendrá nuestro balance de fin de año.

Así que, en general, la Hupana Running Company está en buena forma si el presupuesto va según lo previsto. ¡Pero, los presupuestos no siempre van según lo planeado, por lo que tener un colchón de efectivo es una gran cosa! Podrían reducir las ventas o los precios y seguirían estando bien. Hicieron un gran trabajo para crear un colchón, donde si las cosas suceden, todavía estarán bien.

La mayoría de las empresas hacen algunos cambios durante el año en el presupuesto. El presupuesto es una guía, y debe considerarse un documento fluido, que puede modificarse a medida que se produzcan nuevas informaciones o situaciones.