Comptabilité pour les gestionnaires

Ce que vous apprendrez à faire : Illustrer l’utilisation des données comptables dans un budget directeur préparé

Les budgets directeurs peuvent être basés sur des données comptables historiques pour les entreprises établies ou sur des prévisions pour les nouvelles entreprises. Les données comptables sont un élément crucial d’un budget directeur car elles peuvent fournir des informations historiques afin de construire un budget avec des objectifs réalisables.

Passons en revue la séquence de préparation du budget et voyons comment les données comptables peuvent nous aider dans le processus.c

Prévision des ventes et le budget principal

C’est de nouveau le mois de décembre, et vous savez que votre superviseur va commencer à vous demander de travailler sur le budget annuel. C’est une telle douleur d’essayer d’accumuler tous les chiffres qu’il demande, et vous ne comprenez pas pourquoi il est si pointilleux sur tout le processus. À contrecœur, vous commencez à rassembler les interminables feuilles de calcul et documents comptables qu’il vous demande, mais pourquoi ? Comment ce qui semble être une perte de temps peut-il être si important pour l’entreprise ?

Le budget directeur offrira des conseils à chaque département de l’entreprise, en sachant, à partir des prévisions de ventes, où le produit doit être tarifé, comment gérer l’espace au sol et le personnel à chaque étape du processus. Il peut être difficile de voir l’avantage de ce grand processus, si vous ne travaillez que dans un seul département de l’entreprise, alors jetons un coup d’œil, à partir de la première étape vers l’avant.

Le budget directeur contient de multiples composants, alors jetons d’abord un coup d’œil à chacun d’eux individuellement, puis nous commencerons à rassembler les pièces.

Quel est, selon vous, en tant que gestionnaire, le chiffre le plus important à connaître, avant de commencer tout processus budgétaire ?

Si vous avez répondu les ventes, vous avez raison ! Nous ne pouvons rien faire du point de vue de la budgétisation tant que nous n’avons pas les prévisions de ventes comme chiffre de départ. Nous allons appeler cette prévision, le budget des ventes, et c’est la première pièce d’un puzzle un peu grand.

Avoir des chiffres de ventes précis est la clé de tout le processus de budgétisation. Si ce budget est inexact, il dégringole en quelque sorte et le reste des budgets le sera aussi. Dans les grandes entreprises, des modèles mathématiques et des statistiques peuvent être utilisés pour calculer ces chiffres. Ne vous inquiétez pas. Nous ne ferons pas cela dans ce cours, mais connaître l’importance de cette information est la clé.

Ce budget affectera les parties variables des budgets de vente et d’administration et alimentera également le budget de production. Le budget de production est nécessaire pour déterminer les budgets des matériaux directs, de la main-d’œuvre directe et des frais généraux de fabrication. Une fois que tout cela est fait, vient ensuite le budget des stocks de produits finis.

Une fois que tous ces budgets sont faits, nous pouvons faire un budget de trésorerie, un compte de résultat et un bilan pour terminer le processus. Les informations de tous les budgets précédents entrent dans la création du budget de trésorerie, vous pouvez donc voir l’importance d’un budget des ventes efficace et précis !

Débutons donc avec notre budget des ventes ! Notre entreprise, Hupana Running Company, fabrique la meilleure chaussure de course qui soit. Ils vous ont chargé de créer un budget de vente pour la chaussure. Commençons par quelques hypothèses de base, afin que nous puissions commencer à construire un budget.

Hupana prévoit de vendre 2 000 paires de chaussures cette année. Le prix de vente des chaussures est de 100 $ par paire. Pour simplifier, nous allons supposer que toutes les ventes sont des ventes au comptant, et que les ventes sont égales chaque trimestre.

Donc, armés de ces informations, voici le budget des ventes de la société de course Hupana !

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Quoi de neuf ? Au budget de production!

Composantes du budget principal

Donc, le budget des ventes est le point de départ, comme nous l’avons discuté dans la section précédente. Nous avons également discuté de certaines des autres composantes du budget principal qui peuvent se produire une fois que nous avons des chiffres de vente solides à partir desquels travailler.

Les composantes du budget principal sont liées entre elles, et il est important de les préparer dans l’ordre, car les informations d’une composante sont nécessaires pour compléter la suivante ! Jetez un coup d’œil à cet organigramme fou pour une entreprise de fabrication!

Voici donc un aperçu de la façon dont chacune des composantes du budget global fonctionne ensemble. Pour rappel, qu’il s’agit d’un budget principal pour une entreprise de fabrication. Notez également que nous établirions les budgets dans un classeur Excel avec une feuille pour chaque budget.

Maintenant, examinons le budget de production!

Budget de production

Une fois le budget des ventes préparé, vous pouvez voir sur l’organigramme que le prochain budget sur lequel nous devons travailler est le budget de production. Ce budget est nécessaire pour fournir tous les détails dont nous avons besoin pour préparer les budgets des matériaux directs, de la main-d’œuvre directe et des frais généraux de fabrication qui viennent ensuite.

Le budget de production décrit le nombre d’unités que nous devons produire pour répondre aux exigences que nous avons mises ensemble dans le budget des ventes. Cette information doit être complétée avant d’aller de l’avant. Sans savoir combien de nos produits nous devons fabriquer, il serait impossible d’aller de l’avant avec les budgets restants!

Souvenez-vous donc de nos chiffres de vente pour Hupana Running Company à partir de notre budget de vente. Nous prévoyons de vendre 2 000 paires de chaussures, réparties uniformément entre les quatre trimestres de l’année. Armés de ces informations, nous pouvons créer notre budget de production.

Nous avions 100 paires de chaussures dans notre inventaire de produits finis à la fin de l’année précédente, nous pouvons donc utiliser ce nombre en commençant notre budget de production. Nous voulons également toujours avoir au moins 50 paires dans notre stock de produits finis à la fin de chaque trimestre, mais nous aimerions terminer l’année avec 150 paires en stock pour commencer l’année suivante.

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Alors, en regardant notre budget de production, que remarquez-vous ?

Même si nous avons l’intention de vendre 2000 paires de chaussures cette année, nous en produisons 2050 ! Pourquoi ? Parce que nous aimerions avoir un stock final plus important à la fin de cette année. Cela peut être dû à plusieurs raisons. Peut-être prévoyons-nous des ventes plus élevées au premier trimestre, ou peut-être voulons-nous fermer une usine au début de l’année. Ce stock de produits finis de fin d’année plus élevé nous permettrait de couvrir ces deux situations.

Notez également, qu’aux premier et quatrième trimestres, nous produisons en fait soit moins, soit plus de paires de chaussures que nous avons l’intention de vendre. Il s’agit d’ajuster les stocks de produits finis.

Maintenant, pratiquons !

Budget des matériaux directs

La société de course Hupana a pris un excellent départ en matière de budgétisation ! !! Nous avons établi un budget des ventes, afin de savoir combien de paires de nos incroyables chaussures de course nous avons l’intention de vendre, puis nous avons créé un budget de production, afin de savoir maintenant combien nous devons produire chaque trimestre pour répondre aux besoins des ventes et des stocks finis !

Ok, donc ensuite, nous devrons déterminer, sur la base des informations de notre budget de production, ce dont nous avons besoin pour les matériaux directs ! Rappelez-vous, le nombre de paires de chaussures que nous vendons chaque trimestre, ne correspond pas nécessairement au nombre de paires que nous devons produire chaque trimestre. En gardant cette information à l’esprit, passons à notre budget de matières directes.

Pour compléter ce budget, examinons quelques informations importantes.

1. Combien d’unités de matières premières sont nécessaires pour chaque paire de chaussures?
2. Combien d’unités avons-nous besoin pour respecter notre budget de production ?
3. Combien d’unités de matières premières aimerions-nous avoir dans notre inventaire de fin d’exercice ?
4. Qu’avons-nous actuellement dans notre inventaire de matières premières ?
5. Combien d’unités de matières premières devons-nous acheter ?
6. Combien coûte chaque unité de matières premières ?

Supposons que nous affichons 250 unités de matières premières dans notre inventaire de fin d’exercice en arrivant dans la nouvelle année. Chaque paire de chaussures que nous fabriquons nécessite 5 unités de matières premières. Notons également que notre acheteur a obtenu un prix pour notre matière première de 2 $ par unité pour toute l’année ! Bravo à notre acheteur pour son excellent travail sur un contrat annuel ! Cela va certainement nous aider dans notre processus de budgétisation n’est-ce pas ?

Cette information aidera nos acheteurs à acheter des matières premières, surtout si elle a un long délai de réception, ou si nous aimons la recevoir près d’en avoir besoin (cela pourrait être appelé JIT ou inventaire juste à temps !).

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Quelles informations sont utiles ? Nous savons maintenant combien d’argent nous devons avoir chaque trimestre pour couvrir le coût de nos matières premières. Notre acheteur est heureux et notre directeur de production aussi, sachant que nous aurons des matières premières en stock pour la production !

Nous pouvons utiliser ces informations pour commencer à travailler sur la prochaine partie de notre budget ! Qu’est-ce qui vient ensuite ? Eh bien, la main-d’œuvre, bien sûr!

Budget de la main-d’œuvre directe

Ok, donc la société Hupana Running Company se prépare pour la nouvelle année. Nous avons notre budget de ventes, et nous savons combien de paires de chaussures nous prévoyons de vendre. A partir de cette information, nous avons créé notre budget de production, afin de savoir combien de paires nous devons produire chaque trimestre, et combien nous voulons avoir en stock de produits finis à la fin de chaque trimestre. Nous avons aussi ensuite calculé la quantité de matières premières que nous devons apporter chaque trimestre pour faire fonctionner nos installations de production.

Donc, nous devons maintenant déterminer nos besoins en main-d’œuvre directe. La main-d’œuvre directe comprend tous les employés qui sont nécessaires pour fabriquer réellement les chaussures. Ce sont les personnes qui travaillent dans l’atelier de production. Cette information est importante, car elle permet d’éviter une pénurie de main-d’œuvre et de planifier les ajustements potentiels des besoins en main-d’œuvre. Une autre utilisation de ce budget est de planifier les arrêts de l’usine pour le nettoyage et la maintenance. Sans l’achèvement des autres budgets que nous avons fait, nous ne pourrions pas remplir tous les blancs dans le budget de la main-d’œuvre directe!

Alors quelles nouvelles informations pourrions-nous avoir besoin pour compléter ce budget ? Eh bien la plus importante est de savoir combien de temps il faut pour compléter une paire de chaussures. Ensuite, nous devons connaître le coût horaire de notre main-d’œuvre directe. Ce coût horaire comprend les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux de chacun de nos employés de production. N’oubliez pas ces choses, car elles peuvent avoir un impact énorme sur le coût d’un employé par heure !

Donc, calculons nos informations sur la main-d’œuvre.

Une paire de chaussures prend 0,5 heure de main-d’œuvre @ 20 $/heure en moyenne

Nous savons déjà combien de paires nous devons fabriquer chaque trimestre, alors commençons à établir notre budget de main-d’œuvre directe !

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Nous avons donc utilisé la production requise par paire de nos budgets précédents. Nous avons noté plus haut le temps nécessaire et le coût horaire de nos employés de fabrication. Avec ces informations en main, nous pouvons calculer nos coûts de main-d’œuvre directe. Nous savons maintenant, combien nous dépenserons chaque trimestre en main d’œuvre, et nous pouvons doter le personnel correctement !

Tout cet amusement de budgétisation commence-t-il à avoir un sens ? Passons en revue ce que nous savons jusqu’à présent.

Nous connaissons nos ventes, le calendrier de production, le coût des matières premières, le coût de la main-d’œuvre directe et ce que nous aurons en stock de produits finis et de matières premières à la fin de l’année ! Est-ce qu’on s’amuse déjà ?

Au sujet des frais généraux de fabrication!

Budget des frais généraux de fabrication

Bien, nous travaillons à travers ces budgets, mais maintenant nous sommes arrivés à un budget intéressant. Il y a plus qui entre dans la production de nos chaussures que juste les matières premières et les personnes qui travaillent. Nous avons des équipements, des petites fournitures, ainsi que des réparations et des services publics. Ces choses peuvent devenir coûteuses, alors nous devons nous assurer que nous les maîtrisons alors que nous travaillons sur ce budget !

Les frais généraux de fabrication comprennent tous les coûts de production autres que la main-d’œuvre et les matières premières. Cela peut inclure certains composants variables et certains composants fixes.

Les frais généraux de fabrication variables sont basés sur les heures de travail direct. Cela peut inclure des choses comme l’électricité, les fournitures de production (peut-être des aiguilles pour les machines qui cousent ensemble les composants de la chaussure) et d’autres articles divers nécessaires pour produire les chaussures.

Les frais généraux fixes de fabrication comprennent l’amortissement de l’équipement, le loyer ou l’hypothèque sur les installations et les coûts de traitement des bons de commande, des appels des clients et autres. Il peut arriver un moment où l’installation, l’équipement ou les représentants des clients actuels ne peuvent pas gérer le volume. Si cela se produit, les coûts fixes peuvent changer. Pour nos besoins, supposons que l’installation et l’équipement actuels peuvent gérer la production budgétée !

Supposons donc que nos frais généraux de fabrication variables sont de 3 $ par heure de travail. Supposons également que nos frais généraux de fabrication fixes mensuels sont de 2050 $ par mois. Les frais généraux fixes comprennent donc 500 $ de dépréciation. N’oubliez pas que l’amortissement n’est pas une dépense en espèces, nous pouvons donc le déduire de nos frais généraux de fabrication totaux à des fins de trésorerie ! Nous en parlerons davantage lorsque nous aborderons notre budget de trésorerie dans un instant.

En branchant les informations ci-dessus dans notre budget de frais généraux de fabrication, nous pouvons arriver à un taux de frais généraux prédéterminé pour l’année. Nous avons également calculé le décaissement, ainsi que le total des frais généraux de fabrication.

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Donc, si vous regardez notre budget précédent pour la main-d’œuvre directe, les heures indiquées ici sur notre budget de frais généraux de fabrication proviennent directement de ce budget ! Le total des frais généraux de fabrication variables est simplement les heures multipliées par le taux. Nous avons maintenant les informations nécessaires pour continuer à avancer dans notre processus de budgétisation ! Nous avons également calculé notre taux de frais généraux prédéterminé pour l’année. Comme les frais généraux de fabrication sont des coûts indirects, nous ne pouvons pas les attribuer à un produit ou à un travail particulier. Parce que nous utilisons nos heures de main-d’œuvre directe comme base d’allocation, la division de l’ensemble des frais généraux de fabrication par les heures directes, nous donne un montant en dollars que nous pouvons utiliser, comme un ajout au coût de la main-d’œuvre directe, pour chaque heure travaillée.

Donc, à titre d’exemple, notre coût de la main-d’œuvre directe par heure est de 20 $ (comme vous vous en souvenez de notre budget de la main-d’œuvre directe). Nous pouvons maintenant ajouter les frais généraux de fabrication de 11 $ par heure à chaque heure travaillée lorsque nous établissons le prix de nos produits. Il s’agit d’un calcul utile pour répartir les coûts que nous ne pouvons pas relier directement à un produit donné. Cela s’avère très utile lorsque plus d’une ligne de produits est fabriquée. Ainsi, si Hupana Running Company avait 12 lignes de chaussures avec des coûts de main-d’œuvre et de matériaux variables, nous pourrions utiliser ce montant standard par heure de travail pour répartir tous les frais généraux de fabrication !

Ok, donc maintenant nous pouvons passer à autre chose ! !! Nous avons maintenant toutes sortes d’informations pour compléter nos tâches de budgétisation!

Budget de fin d’inventaire

En tant que comptable principal chez Hupana, c’est votre travail de superviser la préparation du budget principal. Vous attendez le budget des frais généraux de fabrication, afin de pouvoir terminer le budget des stocks de produits finis. Vous devez avoir le solde du stock de produits finis avant de pouvoir passer aux états financiers budgétisés qui font partie de votre travail ! Heureusement, vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour aller de l’avant. Vos gestionnaires vous ont fourni les détails pour remplir tous les blancs dans ce budget de l’inventaire des produits finis!

Ok, nous avons donc complété les cinq premiers budgets nécessaires pour nous aider à déterminer la valeur de notre inventaire final, entre autres choses!

Le calcul du coût unitaire de notre inventaire de produits finis est un chiffre important. Nous en aurons besoin pour calculer le coût des marchandises vendues. Le montant dépensé pour fabriquer les articles restants en stock nous donnera également la valeur de ce que nous avons encore dans notre stock. Il s’agit d’un actif sur notre bilan, il est donc important de faire le bon calcul.

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Le budget des stocks de produits finis, fait référence à plusieurs autres budgets que nous avons préparés. Sans ces budgets, nous n’aurions pas eu un bon chiffre à utiliser pour notre bilan qui comprenait tous les coûts impliqués dans la fabrication des chaussures restant dans notre inventaire de fin.

Donc, nous avons maintenant une tonne d’informations sur notre calendrier de production, nos coûts de fabrication et une très bonne gestion de notre inventaire. C’est un excellent début, mais il y a beaucoup plus dans l’entreprise globale que ce qui se passe dans la fabrication. Il y a des coûts liés à l’administration et aux frais de vente qui sont nécessaires pour obtenir les commandes pour fabriquer les produits que nous vendons.

Démarrons !

Budget de vente et d’administration

So Hupana Running Company sait tout de la production, et nous avons une bonne idée du nombre de paires de chaussures que nous allons fabriquer, et de la quantité de matières premières et de frais généraux qui entrent dans chaque paire. Mais comment obtenir ces commandes ? Eh bien, il y a les commissions de vente, les plans de marketing, le personnel de saisie de données, l’assurance, les impôts fonciers et toutes les autres choses qui entrent dans l’exploitation d’une entreprise.

Certaines de ces dépenses sont variables, comme les commissions de vente et le personnel de saisie de données, tandis que d’autres dépenses, comme l’assurance et les impôts fonciers se produisent quel que soit le nombre de paires de chaussures que nous fabriquons ou vendons. Ce sont nos dépenses fixes. Nous allons donc faire quelques hypothèses pour pouvoir commencer à travailler sur ce budget.

1. Sur la base des dépenses réelles de l’année précédente, supposons que les dépenses variables de vente et d’administration sont de 5 $ par paire de chaussures.
2. Supposons que les salaires des dirigeants, l’assurance, le marketing, les impôts fonciers et l’amortissement sont nos dépenses fixes.
3. Toutes les dépenses sont également réparties sur les quatre trimestres de l’année.

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Que remarquez-vous à propos de notre budget de vente et d’administration ? Premièrement, nous utilisons les ventes unitaires budgétées à partir du budget des ventes que nous avons créé en premier ! Vous pouvez donc commencer à voir comment tout est lié.

Budget de caisse

Le budget de caisse ressemblera beaucoup à un budget que vous feriez pour votre budget personnel. Il comprend les revenus et les dépenses, ainsi que les excédents ou les déficits de trésorerie. Si vous empruntez de l’argent pour acheter des équipements, vous pouvez également avoir une section de financement. Dans votre budget personnel, il s’agirait de choses comme les hypothèques et les prêts automobiles.

Hupana Running Company n’a pas de prêts en cours, donc nous n’avons pas besoin de nous inquiéter de cette section, mais sachez simplement qu’elle pourrait exister. Il peut également arriver qu’une entreprise ait un problème de trésorerie à court terme. Cela peut se produire lorsqu’une énorme production est nécessaire avant une grosse saison de vente. Ainsi, si Hupana a besoin de fabriquer 1000 paires de chaussures en octobre pour les vendre en décembre, elle peut se retrouver à court de liquidités d’exploitation en raison de la nécessité d’apporter les matières premières, la main-d’œuvre et les autres coûts de fabrication avant de recevoir le revenu des chaussures.

Lorsque cela se produit, il est possible de prendre ce qu’on appelle une ligne de crédit de fonds de roulement pour couvrir ces manques de liquidités à court terme. Il s’agit généralement de billets à très court terme, où l’argent est utilisé pour payer les dépenses jusqu’à ce que les recettes proviennent des ventes, puis est immédiatement remboursé. À la différence d’un prêt hypothécaire ou d’un prêt d’équipement avec des paiements mensuels fixes, ces billets à court terme peuvent être remboursés rapidement avec des paiements importants. Ils sont utiles pour égaliser les flux de trésorerie.

De retour à notre budget de trésorerie. Nous allons avoir besoin d’un tas d’informations de notre travail précédent pour compléter celui-ci ! Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pourriez vouloir imprimer ces budgets précédents ou les faire apparaître dans plusieurs onglets. Il sera beaucoup plus facile de trouver l’information dont vous avez besoin!

Revenu budgété

« Combien d’argent ferons-nous cette année, si nous respectons tous nos budgets ? » demande votre superviseur. Eh bien, nous n’avons toujours pas ce chiffre, même avec tout le travail que nous avons fait jusqu’à présent pour créer des budgets pour chaque secteur de notre entreprise. Nous savons cependant que la trésorerie est bonne et que nos prix et notre production semblent être en bonne position. Vous dites donc à votre superviseur : « Laissez-moi terminer quelques trucs ici, et je vous donnerai ces informations. Mais il semble que nous soyons dans une bonne année ! » Alors que votre superviseur sort de votre bureau, vous commencez à compiler tous les détails nécessaires pour compléter un état des résultats budgétés.

Ok, wow, nous avons toutes les informations dont nous avons besoin pour voir à quoi ressemblera notre état des résultats si la façon dont nous avons budgété nos revenus et nos dépenses se produit. C’est un peu comme la cerise sur le gâteau ! Voir tout cela mis ensemble, et découvrir si nous avons fait un bon travail d’évaluation des coûts de nos produits.

Alors, quels chiffres allons-nous avoir besoin de nos autres budgets ?

200 000$

52,000

148 000$

41 000$

107,000

$ –

107,000

*Coût des marchandises vendues = 2000 paires à #26 la paire (en supposant que les mêmes coûts sur le solde de départ de 100 en stock que les coûts de production de cette année

Avez-vous déjà imprimé les budgets ? Si vous l’avez fait, revenons en arrière et voyons d’où viennent tous nos chiffres!

• Ventes : Budget des ventes
• Coût des marchandises vendues : Le stock initial de 100 paires (en supposant un coût par paire de 26 $ chacune), plus 1900 produites cette année à un coût de 26 $ par paire de notre budget de produits finis coût de production unitaire. Donc 2000 × 26 $ = 52 000 $

La marge brute est simplement la différence entre nos ventes et notre coût des marchandises vendues.

Les frais de vente et d’administration proviennent du budget du même nom. Nous les soustrayons de notre marge brute pour arriver à un revenu net d’exploitation.

Si nous avions eu besoin d’emprunter de l’argent, nous aurions pu avoir des frais d’intérêts ! Nous avons eu une année géniale à Hupana Running Company, donc aucun emprunt n’a été nécessaire !

Réfléchissez à la façon dont ce compte de résultat pourrait être différent, si la concurrence intervenait et que nous devions baisser le coût de nos chaussures à 60 $ la paire ?

Budget du bilan

Ok, une dernière pièce de notre puzzle à terminer ! Le bilan nous donne un instantané dans le temps. Dans ce cas, un instantané dans notre temps budgétisé. Il y a beaucoup de pièces du puzzle, alors prenons quelques minutes pour passer en revue :

Un dernier rappel : \text{actifs}=\text{passifs}+\text{capitaux propres}

Cette équation comptable pourra nous être utile tout au long de ce processus.

Si les ventes, les coûts et les dépenses respectent tous le budget, voici à quoi ressemblera notre bilan de fin d’année !

Donc, dans l’ensemble, la société de course Hupana est en grande forme si le budget se déroule comme prévu. Mais, les budgets ne vont pas toujours comme prévu, alors avoir un coussin de trésorerie est une bonne chose ! Ils pourraient avoir des ventes réduites, ou des réductions de prix et être encore ok. Ils ont fait un excellent travail en créant un coussin, où si des choses se produisent, ils seront toujours bien.

La plupart des entreprises font quelques changements au cours de l’année au budget. Le budget est un guide, et doit être considéré comme un document fluide, qui peut être modifié au fur et à mesure que de nouvelles informations ou situations se produisent.

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