Regnskab for ledere

Hvad du lærer at gøre: Du kan illustrere brugen af regnskabsdata i et udarbejdet hovedbudget

Hovedbudgetter kan være baseret på historiske regnskabsdata for etablerede virksomheder eller prognoser for nye virksomheder. Regnskabsdataene er en afgørende komponent i et masterbudget, da de kan give historiske oplysninger med henblik på at opbygge et budget med opnåelige mål.

Lad os gennemgå sekvensen i udarbejdelsen af et budget og se, hvordan regnskabsdata kan hjælpe os i processen.c

Salgsprognose og hovedbudget

Det er december igen, og du ved, at din chef vil begynde at bede dig om at arbejde på det årlige budget. Det er så irriterende at forsøge at samle alle de tal, han beder om, og du forstår ikke, hvorfor han er så kræsen med hele processen. Modvilligt begynder du at samle de tilsyneladende uendelige regneark og regnskabsdokumenter, som han beder om, men hvorfor? Hvordan kan det, der føles som spild af tid, være så vigtigt for virksomheden?

Masterbudgettet vil give vejledning til alle afdelinger i virksomheden, idet det ved, startende med salgsprognosen, hvor produktet skal prissættes, hvordan gulvarealet skal forvaltes, og hvordan personalet skal bemandes i hvert trin af processen. Det kan være svært at se fordelen ved denne store proces, hvis man kun arbejder i én afdeling i en virksomhed, så lad os tage et kig, fra det første skridt fremad.

Masterbudgettet indeholder flere komponenter, så lad os først tage et kig på hver enkelt af dem individuelt, og derefter vil vi begynde at sætte brikkerne sammen.

Hvad vil du som leder mene er det vigtigste tal at kende, før du starter en budgetteringsproces?

Hvis du svarer salg, har du ret! Vi kan ikke gøre noget som helst ud fra et budgetteringssynspunkt, før vi har salgsprognosen som et begyndelsestal. Vi vil kalde denne prognose for salgsbudgettet, og det er den første brik i et noget stort puslespil.

Det er nøglen til hele budgetteringsprocessen at have nøjagtige salgstal. Hvis dette budget er unøjagtigt, ruller det ligesom ned ad bakke, og resten af budgetterne vil også være forkerte. I store virksomheder kan der være matematiske modeller og statistikker involveret i udregningen af disse tal. Det skal du ikke bekymre dig om. Det gør vi ikke i dette kursus, men det er vigtigt at kende vigtigheden af disse oplysninger.

Dette budget vil påvirke de variable dele af salgs- og administrationsbudgetterne og vil også indgå i produktionsbudgettet. Produktionsbudgettet er nødvendigt for at udregne budgetterne for direkte materialer, direkte arbejdskraft og produktionsomkostninger. Når disse er klaret, kommer budgettet for lagerbeholdningen af færdigvarer.

Når alle disse budgetter er klaret, kan vi lave et likviditetsbudget, en resultatopgørelse og en balance for at afslutte processen. Oplysninger fra alle de tidligere budgetter indgår i udarbejdelsen af likviditetsbudgettet, så du kan se vigtigheden af et effektivt og præcist salgsbudget!

Så lad os komme i gang med vores salgsbudget! Vores virksomhed, Hupana Running Company, laver den bedste løbesko nogensinde. De har givet dig til opgave at udarbejde et salgsbudget for skoen. Lad os starte med nogle grundlæggende forudsætninger, så vi kan begynde at opbygge et budget.

Hupana planlægger at sælge 2.000 par sko i år. Salgsprisen på skoene er 100 $ pr. par. For enkelhedens skyld antager vi, at alt salg er kontant salg, og at salget er lige stort hvert kvartal.

Så bevæbnet med disse oplysninger er her salgsbudgettet for Hupana Running Company!

Hvad er det næste? Videre til produktionsbudgettet!

Komponenter i hovedbudgettet

Så, salgsbudgettet er udgangspunktet, som vi diskuterede i det foregående afsnit. Vi diskuterede også nogle af de andre komponenter i hovedbudgettet, som kan ske, når vi har solide salgstal at arbejde ud fra.

Komponenterne i hovedbudgettet hænger sammen, og det er vigtigt at udarbejde dem i rækkefølge, da oplysninger fra den ene komponent er nødvendige for at færdiggøre den næste! Tag et kig på dette vanvittige flowdiagram for en produktionsvirksomhed!

Så dette giver dig et overblik over, hvordan de enkelte komponenter i det samlede budget arbejder sammen. Som en påmindelse om, at dette er et hovedbudget for en produktionsvirksomhed. Bemærk også, at vi ville opstille budgetterne i en Excel-arbejdsbog med et ark til hvert budget.

Nu skal vi se på produktionsbudgettet!

Produktionsbudget

Når vi har fået udarbejdet salgsbudgettet, kan du se på flowdiagrammet, at det næste budget, vi skal arbejde med, er produktionsbudgettet. Dette budget er nødvendigt for at tilvejebringe alle de detaljer, vi har brug for til at udarbejde budgetter for direkte materialer, direkte arbejdskraft og produktionsomkostninger, som kommer som det næste.

Produktionsbudgettet skitserer det antal enheder, vi skal producere for at opfylde de krav, vi har opstillet i salgsbudgettet. Disse oplysninger skal være udfyldt, før vi går videre. Uden at vide, hvor mange af vores produkter vi skal fremstille, vil det være umuligt at komme videre med de resterende budgetter!

Så husk vores salgstal for Hupana Running Company fra vores salgsbudget. Vi planlægger at sælge 2.000 par sko, jævnt fordelt på de fire kvartaler af året. Bevæbnet med disse oplysninger kan vi udarbejde vores produktionsbudget.

Vi havde 100 par sko på vores lager af færdige varer ved udgangen af det foregående år, så vi kan bruge dette tal, når vi starter vores produktionsbudget. Vi ønsker også altid at have mindst 50 par på vores lager af færdige varer ved udgangen af hvert kvartal, men vi vil gerne slutte året med 150 par på lager til at starte det næste år.

Så tager vi et kig på vores produktionsbudget, hvad bemærker du?

Selv om vi har til hensigt at sælge 2000 par sko i år, så producerer vi 2050! Hvorfor? Fordi vi gerne vil have et større slutlager ved udgangen af dette år. Det kan der være flere grunde til. Måske forventer vi et højere salg i første kvartal, eller måske ønsker vi at lukke en fabrik ned i begyndelsen af året. Dette højere slutlager af færdige varer ville give os mulighed for at dække disse to situationer.

Og bemærk også, at vi i første og fjerde kvartal faktisk producerer enten færre eller flere par sko, end vi har til hensigt at sælge. Dette er for at korrigere for lagerbeholdningen af færdige varer.

Nu skal vi øve os!

Budget for direkte materialer

Hupana Running Company er kommet godt i gang med budgetteringen!!! Vi har opstillet et salgsbudget, så vi ved, hvor mange par af vores fantastiske løbesko vi har til hensigt at sælge, og derefter har vi oprettet et produktionsbudget, så vi nu ved, hvor mange vi skal producere hvert kvartal for at opfylde salgs- og færdigvarebehovet!

Okay, så det næste er, at vi skal finde ud af, baseret på oplysningerne i vores produktionsbudget, hvad vi har brug for til direkte materialer! Husk, at antallet af par sko, som vi sælger hvert kvartal, ikke nødvendigvis svarer til det antal par, som vi skal producere hvert kvartal. Lad os med disse oplysninger i baghovedet gå videre til vores budget for direkte materialer.

For at færdiggøre dette budget skal vi se på et par vigtige oplysninger.

1. Hvor mange enheder af råmaterialer er nødvendige for hvert par sko?
2. Hvor mange enheder har vi brug for for at opfylde vores produktionsbudget?
3. Hvor mange enheder af råvarer vil vi gerne have i vores slutlager?
4. Hvad har vi i øjeblikket i vores råvarelager?
5. Hvor mange enheder af råvarer skal vi købe?
6. Hvor meget koster hver enhed af råvarer?

Lad os antage, at vi viser 250 enheder af råvarer i vores slutlager, når vi går ind i det nye år. Hvert par sko, som vi fremstiller, kræver 5 enheder af råvarer. Lad os også bemærke, at vores indkøber har sikret sig en pris for vores råmateriale på 2 $ pr. enhed for hele året! Ja til vores indkøber for at gøre et godt stykke arbejde på en årskontrakt! Dette vil helt sikkert hjælpe os i vores budgetteringsproces, ikke sandt?

Denne information vil hjælpe vores indkøbere med at købe råmaterialer, især hvis der er lang leveringstid, eller hvis vi gerne vil modtage det tæt på at have brug for det (dette kan kaldes JIT eller just-in-time inventory!).

Hvilke oplysninger er nyttige? Vi ved nu, hvor mange penge vi skal have hvert kvartal for at dække udgifterne til vores råvarer. Vores indkøber er glad, og det er vores produktionschef også, fordi vi ved, at vi vil have råvarer på lager til produktionen!

Vi kan bruge disse oplysninger til at begynde at arbejde på den næste del af vores budget! Hvad kommer som det næste? Nå arbejdskraft selvfølgelig!

Direkte arbejdskraftbudget

Ok, så Hupana Running Company er ved at være klar til det nye år. Vi har vores salgsbudget og ved, hvor mange par sko vi har planer om at sælge. Ud fra disse oplysninger har vi udarbejdet vores produktionsbudget, så vi ved, hvor mange par vi skal producere hvert kvartal, og hvor mange par vi ønsker at have på lageret af færdige varer ved udgangen af hvert kvartal. Vi har også regnet ud, hvor mange råmaterialer vi skal have ind hvert kvartal for at holde vores produktionsanlæg i gang.

Så nu skal vi bestemme vores behov for direkte arbejdskraft. Direkte arbejdskraft omfatter alle de medarbejdere, der er nødvendige for rent faktisk at fremstille skoene. Det er de mennesker, der arbejder på produktionsgulvet. Disse oplysninger er vigtige, så de ikke løber ind i en mangel på arbejdskraft og kan planlægge eventuelle justeringer i deres behov for arbejdskraft. Et andet formål med dette budget er at planlægge nedlukninger af fabrikken i forbindelse med rengøring og vedligeholdelse. Uden færdiggørelsen af de andre budgetter, vi har lavet, kunne vi ikke udfylde alle de tomme felter i budgettet for direkte arbejdskraft!

Så hvilke nye oplysninger kan vi have brug for for at færdiggøre dette budget? Nå, den største er, hvor meget tid det tager at færdiggøre et par sko? Derefter skal vi kende vores omkostninger pr. time for vores direkte arbejdskraft. Disse omkostninger pr. time omfatter lønninger, lønsumsafgifter og frynsegoder for hver af vores produktionsmedarbejdere. Glem ikke disse ting, da de kan have en stor indflydelse på omkostningerne pr. time for en medarbejder!

Så lad os finde ud af vores oplysninger om arbejdskraft.

Et par sko kræver 0,5 arbejdstimer @ 20 $/time i gennemsnit

Vi ved allerede, hvor mange par vi skal producere hvert kvartal, så lad os gå i gang med vores budget for direkte arbejdskraft!

Så vi brugte den nødvendige produktion i par fra vores tidligere budgetter. Vi noterede ovenfor den nødvendige tid og prisen pr. time for vores produktionsmedarbejdere. Med disse oplysninger i hånden kan vi beregne vores direkte lønomkostninger. Vi ved nu, hvor meget vi vil bruge hvert kvartal på arbejdskraft, og kan bemande korrekt!

Er al denne budgetteringssjov begyndt at give mening? Lad os gennemgå, hvad vi ved indtil videre.

Vi kender vores salg, produktionsplan, råvareomkostninger, direkte lønomkostninger, og hvad vi vil have på lageret af færdigvarer og råvarer ved årets udgang! Har vi det sjovt endnu?

Op til produktionsomkostningerne!

Produktionsomkostningerne i budgettet

Nu arbejder vi os igennem disse budgetter, men nu er vi kommet til et interessant budget. Der er mere, der indgår i produktionen af vores sko, end blot råmaterialerne og de mennesker, der arbejder. Vi har udstyr og små forsyninger samt reparationer og forsyninger. Disse ting kan blive dyre, så vi skal sikre os, at vi har styr på dem, mens vi arbejder os igennem dette budget!

Produktionsomkostningerne omfatter alle andre produktionsomkostninger end arbejdskraft og råmaterialer. Dette kan omfatte nogle variable og nogle faste komponenter.

Variable produktionsomkostningsomkostninger er baseret på direkte arbejdstimer. Det kan omfatte ting som elektricitet, produktionsmaterialer (måske nåle til de maskiner, der syr skokomponenterne sammen) og andre diverse ting, der er nødvendige for at producere skoene.

Faste produktionsomkostninger omfatter afskrivning på udstyret, husleje eller pant i lokalerne og omkostninger til behandling af købsordrer, kundeopkald og lignende. Der kan komme et tidspunkt, hvor det nuværende anlæg, udstyr eller kunderådgivere ikke kan håndtere mængden. Hvis dette sker, kan de faste omkostninger ændres. Lad os i vores tilfælde antage, at det nuværende anlæg og udstyr kan klare den budgetterede produktion!

Så lad os antage, at vores variable produktionsomkostninger er 3 USD pr. arbejdstime. Lad os endvidere antage, at vores faste månedlige produktionsomkostninger er på 2050 USD pr. måned. Så i vores faste generalomkostninger er der inkluderet 500 USD i afskrivninger. Husk, at afskrivninger ikke er en kontant udgift, så vi kan trække dem fra vores samlede produktionsomkostninger med henblik på kontante formål!!! Vi vil tale mere om det, når vi kommer til vores kontantbudget om lidt.

Så ved at sætte ovenstående oplysninger ind i vores produktionsoverheadbudget kan vi komme frem til en forudbestemt overheadrate for året. Vi har også regnet kontantudgiften ud, samt det samlede produktionsoverhead.

Så hvis man ser på vores tidligere budget for direkte arbejdskraft, kommer de timer, der vises her på vores budget for produktionsoverhead, direkte fra dette budget! De variable produktionsomkostninger i alt er simpelthen timerne ganget med satsen. Vi har nu de oplysninger, der er nødvendige for at fortsætte fremad i vores budgetteringsproces! Vi har også beregnet vores forudbestemte overhead-sats for året. Da produktionsomkostningerne er en indirekte omkostning, kan vi ikke tildele den til et bestemt produkt eller job. Da vi bruger vores direkte arbejdstimer som vores allokeringsgrundlag, får vi ved at dividere hele produktionsoverheadet med de direkte timer et dollarbeløb, som vi kan bruge som tillæg til de direkte arbejdsomkostninger for hver arbejdstime.

Så, som eksempel, er vores direkte arbejdsomkostninger pr. time 20 dollars (som du husker fra vores budget for direkte arbejdskraft). Vi kan nu tilføje de 11 $ pr. time til produktionsomkostningerne for hver arbejdstime, når vi prissætter vores produkter. Dette er en nyttig beregning til at sprede de omkostninger, som vi ikke kan knytte direkte til et bestemt produkt. Det er meget praktisk, når der fremstilles mere end én produktserie. Så hvis Hupana Running Company havde 12 linjer af sko med varierende arbejds- og materialeomkostninger, kunne vi bruge dette standardbeløb pr. arbejdstime til at fordele alle produktionsomkostningerne!

Okay, så nu kan vi komme videre! Vi har nu alle mulige oplysninger til at gennemføre vores budgetteringsopgaver!

Afsluttende lagerbudget

Som ledende revisor hos Hupana er det din opgave at føre tilsyn med udarbejdelsen af hovedbudgettet. Du har ventet på budgettet for produktionsomkostningerne, så du kan færdiggøre budgettet for færdigvarebeholdningen. Det er nødvendigt at have balancen for færdigvarelageret, før du kan gå videre til de budgetterede regnskaber, som er en del af dit job! Heldigvis har du nu alle de oplysninger, der er nødvendige for at komme videre. Dine ledere har givet dig detaljerne til at udfylde alle de tomme felter i dette færdigvarebeholdningsbudget!

Okay, så vi har gennemført de første fem budgetter, der er nødvendige for at hjælpe os med at finde ud af værdien af vores slutbeholdning blandt andet!

Beregning af omkostningerne pr. enhed for vores færdigvarebeholdning er et vigtigt tal. Vi skal bruge det til at beregne omkostningerne ved de solgte varer. Hvor meget der blev brugt til at fremstille de resterende varer på lageret, vil også give os værdien af det, vi stadig har på lageret. Dette er et aktiv på vores balance, så det er vigtigt at få beregnet det rigtigt.

Budgettet for færdigvarebeholdningen, henviser til flere andre budgetter, som vi har udarbejdet. Uden disse budgetter ville vi ikke have haft et godt tal at bruge til vores balance, som omfattede alle de omkostninger, der er forbundet med fremstillingen af de sko, der er tilbage i vores slutlager.

Så vi har nu et væld af oplysninger om vores produktionsplan, vores omkostninger til fremstilling og et rigtig godt styr på vores lagerbeholdning. Dette er en god start, men der er meget mere i den samlede forretning end det, der sker i produktionen. Der er omkostninger i forbindelse med administration og salgsudgifter, som er nødvendige for at få ordrerne til at fremstille de produkter, som vi sælger.

Lad os komme i gang!

Salg og administrationsbudget

Så Hupana Running Company ved alt om produktion, og vi har et godt styr på, hvor mange par sko vi skal lave, og hvor mange råvarer og overheadomkostninger der går til hvert par. Men hvordan får vi disse ordrer? Der er salgsprovisioner, markedsføringsplaner, dataindtastningspersonale, forsikringer, ejendomsskatter og alt det andet, der hører til driften af en virksomhed.

Nogle af disse udgifter er variable, som f.eks. salgsprovisioner og dataindtastningspersonale, mens andre udgifter, som f.eks. forsikringer og ejendomsskatter, opstår, uanset hvor mange par sko vi fremstiller eller sælger. Disse er vores faste udgifter. Vi vil derfor foretage nogle antagelser, så vi kan begynde at arbejde med dette budget.

1. Lad os på baggrund af tidligere års faktiske udgifter antage, at de variable salgs- og administrationsudgifter er 5 $ pr. par sko.
2. Lad os antage, at direktørlønninger, forsikringer,markedsføring, ejendomsskatter og afskrivninger er vores faste udgifter.
3. Alle udgifter er ligeligt fordelt over årets fire kvartaler.

500

$5

$5

$9,750

Hvad bemærker du ved vores budget for salg og administration? For det første bruger vi det budgetterede enhedssalg ud fra det salgsbudget, vi lavede først! Så du kan begynde at se, hvordan det hele hænger sammen.

Kassebudget

Kassebudgettet vil ligne meget et budget, som du ville lave til dit personlige budget. Det omfatter indtægter og udgifter samt eventuelle kontante over- eller underskud. Hvis du låner penge til at købe udstyr, kan du også have et finansieringsafsnit. I dit personlige budget ville det være ting som realkreditlån og billån.

Hupana Running Company har ingen udestående lån, så vi behøver ikke at bekymre os om dette afsnit, men du skal bare være opmærksom på, at det kan eksistere. Der kan også være tilfælde, hvor en virksomhed har et kortsigtet likviditetsproblem. Dette kan forekomme, når der kan være behov for en stor produktion forud for en stor salgssæson. Så hvis Hupana skulle fremstille 1.000 par sko i oktober med henblik på salg i december, kan de komme til at mangle driftskassebeholdning, fordi de skal skaffe råmaterialer, arbejdskraft og andre produktionsomkostninger, før de modtager indtægterne for skoene.

Når dette sker, er det muligt at optage en såkaldt driftskapitalkreditlinje for at dække disse kortvarige mangler på kontanter. Der er typisk tale om meget kortfristede gældsbreve, hvor pengene bruges til at betale udgifter, indtil indtægterne kommer fra salget, og derefter straks tilbagebetales. I modsætning til et realkreditlån eller et udstyrslån med faste månedlige afdrag kan disse kortfristede gældsbreve afdrages hurtigt med store afdrag. De er nyttige til at udjævne pengestrømmen.

Så tilbage til vores likviditetsbudget. Vi får brug for en masse oplysninger fra vores tidligere arbejde for at færdiggøre dette! Hvis du ikke allerede har gjort det, vil du måske enten udskrive disse tidligere budgetter eller have dem trukket op i flere faner. Det vil gøre det meget nemmere at finde de oplysninger, du har brug for!

Budgetterede indtægter

“Hvor mange penge vil vi tjene i år, hvis vi overholder alle vores budgetter?” spurgte din vejleder. Tja, det tal har vi stadig ikke, selv med alt det arbejde, vi hidtil har gjort for at udarbejde budgetter for hvert enkelt område af vores virksomhed. Vi ved dog, at cashflowet ser godt ud, og det føles som om, at vi har vores prisfastsættelse og produktion på et godt sted. Så du siger til din chef: “Lad mig lige gøre et par ting færdige her, så skal jeg nok skaffe dig de oplysninger. Det ser dog ud til, at vi er på vej ind i et godt år!” Mens din vejleder går ud af dit kontor, begynder du at samle alle de oplysninger, der er nødvendige for at udfylde en budgetteret resultatopgørelse.

Ok, wow, vi har alle de oplysninger, vi har brug for for at se, hvordan vores resultatopgørelse vil se ud, hvis det sker, som vi har budgetteret vores indtægter og udgifter. Dette er lidt som glasuren på kagen! At se det hele sat sammen og finde ud af, om vi har gjort et godt stykke arbejde med at kalkulere vores produkter.

Så hvilke tal skal vi bruge fra vores andre budgetter?

200.000$

52$,000

148.000$

41.000$

107.000$

$ –

$107,000

*Opgørelse af solgte varer = 2000 par til #26 pr. par (under forudsætning af samme omkostninger på 100 begyndelsesbalancen på lageret som dette års produktionsomkostninger

Har du udskrevet budgetterne endnu? Hvis du har gjort det, så lad os gå tilbage og se, hvor alle vores tal kommer fra!

• Salg: Salg: Salgsbudget
• Omkostninger ved solgte varer: Begyndelseslageret på 100 par (under antagelse af en omkostning pr. par på 26 $ pr. par) plus 1900 produceret i år til en omkostning på 26 $ pr. par fra vores budget for færdigvarelageret enhedsproduktionsomkostninger. Så 2000 × 26 $ = 52.000 $

Bruttomarginen er simpelthen forskellen mellem vores salg og vores omkostninger til solgte varer.

Salgsomkostningerne og administrationsomkostningerne kommer fra budgettet af samme navn. Vi trækker dem fra vores bruttomargin for at komme frem til en nettodriftsindtægt.

Hvis vi havde haft brug for at låne penge, havde vi måske haft renteudgifter! Vi havde et fantastisk år i Hupana Running Company, så der var ikke brug for lån!

Tænk på, hvordan denne resultatopgørelse kunne se anderledes ud, hvis konkurrencen kom ind, og vi var nødt til at sænke prisen på vores sko til 60 dollars pr. par?

Budgetteret balance

Okay, endnu en brik i vores puslespil, der skal færdiggøres! Balancen giver os et øjebliksbillede i tiden. I dette tilfælde et øjebliksbillede i vores budgetterede tid. Der er masser af brikker i puslespillet, så lad os tage et par minutter til at gennemgå det:

En påmindelse mere: \text{aktiver}=\text{forpligtelser}+\text{egenkapital}

Denne regnskabsmæssige ligning kan være nyttig, mens vi arbejder os igennem denne proces.

Hvis salg, omkostninger og udgifter alle følger budgettet, vil vores balance ved årets udgang se sådan her ud!

Så alt i alt er Hupana Running Company i god form, hvis budgettet går som planlagt. Men budgetter går ikke altid som planlagt, så det er en god ting at have en kassepude! De kunne have reduceret salget, eller prisnedsættelser og stadig være ok. De har gjort et godt stykke arbejde med at skabe en stødpude, hvor de stadig har det fint, hvis der sker ting.

De fleste virksomheder foretager nogle ændringer i løbet af året i budgettet. Budgettet er en vejledning og skal betragtes som et flydende dokument, der kan ændres, efterhånden som nye oplysninger eller situationer opstår.