Redovisning för chefer

Vad du kommer att lära dig att göra: Du lär dig: Illustrera användningen av redovisningsdata i en utarbetad huvudbudget

Huvudbudgetar kan baseras på historiska redovisningsdata för etablerade företag eller på prognoser för nya företag. Bokföringsdata är en viktig komponent i en huvudbudget eftersom den kan ge historisk information för att bygga upp en budget med uppnåeliga mål.

Låt oss gå igenom sekvensen för budgetberedning och se hur bokföringsdata kan hjälpa oss i processen.c

Säljprognos och huvudbudget

Det är december igen, och du vet att din chef kommer att börja be dig arbeta med årsbudgeten. Det är så jobbigt att försöka samla ihop alla siffror som han begär, och du förstår inte varför han är så petig med hela processen. Motvilligt börjar du sammanställa de till synes oändliga kalkylblad och redovisningsdokument som han ber om, men varför? Hur kan det som känns som slöseri med tid vara så viktigt för företaget?

Den övergripande budgeten kommer att ge vägledning till alla avdelningar i företaget, där man, med utgångspunkt i försäljningsprognosen, vet var produkten måste prissättas, hur man ska förvalta golvytan och hur man ska bemanna varje steg i processen. Det kan vara svårt att se fördelarna med denna stora process om man bara arbetar på en avdelning i företaget, så låt oss ta en titt, från det första steget framåt.

Stambudgeten innehåller flera komponenter, så låt oss först ta en titt på var och en av dem individuellt, sedan börjar vi sätta ihop bitarna.

Vad skulle du som chef tycka är den viktigaste siffran att känna till innan du påbörjar en budgetprocess?

Om du svarar försäljning har du rätt! Vi kan inte göra någonting ur budgetsynpunkt förrän vi har försäljningsprognosen som ett startnummer. Vi kommer att kalla denna prognos för försäljningsbudgeten och den är den första pusselbiten i ett ganska stort pussel.

Att ha exakta försäljningssiffror är nyckeln till hela budgeteringsprocessen. Om denna budget är felaktig rullar det liksom neråt och resten av budgetarna kommer också att vara felaktiga. I stora företag kan det finnas matematiska modeller och statistik inblandade för att räkna ut dessa siffror. Oroa dig inte. Vi kommer inte att göra det i den här kursen, men att känna till betydelsen av denna information är nyckeln.

Denna budget kommer att påverka de variabla delarna av försäljnings- och administrationsbudgeten och kommer också att påverka produktionsbudgeten. Produktionsbudgeten behövs för att räkna ut budgeten för direkt material, direkt arbetskraft och tillverkningsomkostnader. När alla dessa är klara kommer sedan budgeten för lagret av färdiga varor.

När alla dessa budgetar är klara kan vi göra en kassabudget, resultaträkning och balansräkning för att avsluta processen. Information från alla tidigare budgetar går in i skapandet av kassabudgeten, så du kan se hur viktigt det är med en effektiv och korrekt försäljningsbudget!

Så låt oss börja med vår försäljningsbudget! Vårt företag, Hupana Running Company, tillverkar den bästa löparskon någonsin. De har gett dig i uppdrag att skapa en försäljningsbudget för skon. Låt oss börja med några grundläggande antaganden, så att vi kan börja bygga upp en budget.

Hupana planerar att sälja 2 000 par skor i år. Försäljningspriset för skorna är 100 dollar per par. För enkelhetens skull kommer vi att anta att all försäljning är kontantförsäljning och att försäljningen är jämn varje kvartal.

Så beväpnad med denna information, här är försäljningsbudgeten för Hupana Running Company!

Vad är nästa? På väg till produktionsbudgeten!

Komponenter i huvudbudgeten

Så, försäljningsbudgeten är utgångspunkten, vilket vi diskuterade i det föregående avsnittet. Vi diskuterade också några av de andra komponenterna i huvudbudgeten som kan ske när vi har solida försäljningssiffror att arbeta utifrån.

Komponenterna i huvudbudgeten hänger ihop och det är viktigt att förbereda dem i tur och ordning, eftersom information från en komponent behövs för att slutföra nästa! Ta en titt på detta galna flödesschema för ett tillverkningsföretag!

Detta ger dig alltså en översikt över hur varje komponent i hela budgeten fungerar tillsammans. Som en påminnelse om att detta är en huvudbudget för ett tillverkningsföretag. Observera också att vi skulle ställa in budgetarna i en Excel-arbetsbok med ett ark för varje budget.

Nu tittar vi på produktionsbudgeten!

Produktionsbudgeten

När vi väl har fått försäljningsbudgeten förberedd ser du på flödesdiagrammet att nästa budget som vi behöver arbeta med är produktionsbudgeten. Denna budget är nödvändig för att tillhandahålla alla detaljer som vi behöver för att förbereda budgetar för direkt material, direkt arbetskraft och tillverkningsomkostnader som kommer härnäst.

Produktionsbudgeten beskriver det antal enheter som vi behöver producera för att uppfylla de krav som vi sammanställt i försäljningsbudgeten. Denna information måste kompletteras innan vi går vidare. Utan att veta hur många av våra produkter vi behöver tillverka skulle det vara omöjligt att gå vidare med de återstående budgetarna!

Så kom ihåg våra försäljningssiffror för Hupana Running Company från vår försäljningsbudget. Vi planerar att sälja 2 000 par skor, jämnt fördelade mellan årets fyra kvartal. Beväpnade med denna information kan vi skapa vår produktionsbudget.

Vi hade 100 par skor i vårt lager av färdiga varor i slutet av föregående år, så vi kan använda den siffran när vi börjar vår produktionsbudget. Vi vill också alltid ha minst 50 par i vårt lager av färdiga varor i slutet av varje kvartal, men vi vill avsluta året med 150 par i lagret för att börja nästa år.

Så att ta en titt på vår produktionsbudget, vad märker du?

Trots att vi har för avsikt att sälja 2000 par skor i år producerar vi 2050! Varför? Därför att vi vill ha ett större utgående lager i slutet av året. Det kan ha flera orsaker. Kanske förväntar vi oss en högre försäljning under det första kvartalet, eller så vill vi ha en fabriksnedläggning i början av året. Detta högre slutlager av färdiga varor skulle göra det möjligt för oss att täcka dessa två situationer.

Märk också att vi under första och fjärde kvartalet faktiskt producerar antingen färre eller fler par skor än vad vi har för avsikt att sälja. Detta är för att justera för lagret av färdiga varor.

Nu ska vi öva!

Budget för direkta material

Hupana Running Company har fått en bra start på sin budgetering!!! Vi har satt ihop en försäljningsbudget, så att vi vet hur många par av våra fantastiska löparskor vi tänker sälja, sedan har vi skapat en produktionsbudget, så att vi nu vet hur många vi behöver producera varje kvartal för att möta behoven av försäljning och färdigt lager!

Okej, så härnäst måste vi räkna ut, baserat på informationen i vår produktionsbudget, vad vi behöver för direkta material! Kom ihåg att antalet par skor som vi säljer varje kvartal inte nödvändigtvis stämmer överens med antalet par som vi behöver producera varje kvartal. Med den informationen i åtanke går vi vidare till vår budget för direkta material.

För att komplettera denna budget ska vi titta på några viktiga uppgifter.

1. Hur många enheter råmaterial behövs för varje par skor?
2. Hur många enheter behöver vi för att uppfylla vår produktionsbudget?
3. Hur många råvaruenheter vill vi ha i vårt utgående lager?
4. Vad har vi för närvarande i vårt råvarulager?
5. Hur många råvaruenheter behöver vi köpa?
6. Hur mycket kostar varje råvaruenhet?

Vi antar att vi har 250 råvaruenheter i vårt utgående lager när vi kommer in i det nya året. Varje par skor som vi tillverkar kräver 5 enheter råmaterial. Låt oss också notera att vår köpare har säkrat ett pris för vårt råmaterial på 2 dollar per enhet för hela året! Ja till vår inköpare för att han har gjort ett bra arbete på ett årskontrakt! Detta kommer säkert att hjälpa oss i vår budgetprocess, eller hur?

Denna information kommer att hjälpa våra inköpare att köpa råmaterial, särskilt om det har en lång ledtid att ta emot, eller om vi vill ta emot det när vi behöver det (detta kan kallas JIT eller just-in-time inventory!).

Vilken information är användbar? Vi vet nu hur mycket pengar vi behöver ha varje kvartal för att täcka kostnaden för våra råvaror. Vår inköpare är glad och det är vår produktionschef också, eftersom vi vet att vi kommer att ha råvaror i lager för produktionen!

Vi kan använda denna information för att börja arbeta med nästa del av vår budget! Vad kommer härnäst? Arbetskraft förstås!

Budget för direkt arbetskraft

Okej, så Hupana Running Company är redo för det nya året. Vi har vår försäljningsbudget och vet hur många par skor vi planerar att sälja. Utifrån den informationen har vi skapat vår produktionsbudget, så att vi vet hur många par vi behöver producera varje kvartal och hur många vi vill ha i färdigvarulagret i slutet av varje kvartal. Vi har också räknat ut hur mycket råvaror vi behöver ta in varje kvartal för att hålla våra produktionsanläggningar igång.

Så nu måste vi bestämma vårt behov av direkt arbetskraft. Den direkta arbetskraften omfattar alla anställda som krävs för att faktiskt tillverka skorna. Detta är de personer som arbetar på produktionsgolvet. Denna information är viktig för att de inte ska råka ut för arbetskraftsbrist och för att de ska kunna planera för eventuella justeringar av sina arbetskraftsbehov. Ett annat användningsområde för denna budget är att planera nedläggningar av fabriken för rengöring och underhåll. Utan att komplettera de andra budgetar som vi har gjort skulle vi inte kunna fylla i alla luckor i budgeten för direkt arbetskraft!

Så vilken ny information kan vi behöva för att komplettera den här budgeten? Tja, den största är hur mycket tid det tar att färdigställa ett par skor? Sedan behöver vi veta vår kostnad per timme för vår direkta arbetskraft. Denna kostnad per timme innefattar löner, löneskatter och extraförmåner för var och en av våra produktionsanställda. Glöm inte dessa saker, eftersom de kan ha en stor inverkan på kostnaden per timme för en anställd!

Så låt oss räkna ut vår information om arbetskraft.

Ett par skor kräver 0,5 arbetstimmar @ 20 dollar/timme i genomsnitt

Vi vet redan hur många par vi behöver tillverka varje kvartal, så låt oss börja med vår budget för direkt arbetskraft!

Så vi använde oss av den nödvändiga produktionen i par från våra tidigare budgetar. Vi noterade ovan den tid som behövs och kostnaden per timme för våra anställda i tillverkningen. Med den informationen i handen kan vi beräkna våra direkta arbetskostnader. Vi vet nu hur mycket vi kommer att spendera varje kvartal på arbetskraft och kan bemanna på rätt sätt!

Är allt detta budgeteringsnöje börjar bli meningsfullt? Låt oss gå igenom vad vi vet hittills.

Vi känner till vår försäljning, vår produktionsplan, vår råvarukostnad, vår direkta arbetskostnad och vad vi kommer att ha i lager av färdiga varor och råvaror i slutet av året! Har vi roligt än?

Om till tillverkningsomkostnader!

Budget för tillverkningsomkostnader

Nja, vi jobbar oss igenom de här budgeterna, men nu har vi kommit fram till en intressant sådan. Det är mer som ingår i tillverkningen av våra skor än bara råvarorna och människorna som arbetar. Vi har utrustning och små förnödenheter samt reparationer och allmännyttiga tjänster. Dessa saker kan bli kostsamma, så vi måste se till att vi har koll på dem när vi arbetar igenom den här budgeten!

Förtillverkningens omkostnader omfattar alla andra kostnader för produktionen än arbetskraft och råmaterial. Detta kan inkludera vissa variabla och vissa fasta komponenter.

Variabla tillverkningsomkostnader baseras på direkta arbetstimmar. Detta kan inkludera saker som elektricitet, produktionsmaterial (kanske nålar till maskinerna som syr ihop skokomponenterna) och andra diverse saker som behövs för att producera skorna.

Fasta tillverkningsomkostnader inkluderar avskrivning av utrustningen, hyra eller inteckning för anläggningen och kostnader för att behandla inköpsorder, kundsamtal och liknande. Det kan komma en tidpunkt då den nuvarande anläggningen, utrustningen eller kundrepresentanterna inte kan hantera volymen. Om detta inträffar kan de fasta kostnaderna förändras. För vårt syfte antar vi att den nuvarande anläggningen och utrustningen kan hantera den budgeterade produktionen!

Så låt oss anta att vår rörliga tillverkningsomkostnad är 3 dollar per arbetstimme. Låt oss vidare anta att våra fasta tillverkningsomkostnader per månad är 2050 dollar per månad. I våra fasta omkostnader ingår alltså 500 dollar i avskrivningar. Kom ihåg att avskrivning inte är en kontantutgift, så vi kan dra av den från vår totala tillverkningsomkostnad för kontantändamål!!! Vi kommer att tala mer om det när vi kommer till vår kontantbudget om en stund.

Så genom att sätta in informationen ovan i vår budget för tillverkningsomkostnader kan vi komma fram till en förutbestämd omkostnadssats för året. Vi har också räknat ut kontantutgiften samt den totala tillverkningsomkostnaden.

Så om du tittar på vår tidigare budget för direkt arbetskraft, så kommer timmarna som visas här på vår budget för tillverkningsrelaterade omkostnader direkt från den budgeten! Den variabla totalsumman för tillverkningsomkostnader är helt enkelt timmarna multiplicerat med satsen. Vi har nu den information som behövs för att fortsätta framåt i vår budgeteringsprocess! Vi har också beräknat vår förutbestämda omkostnadssats för året. Eftersom tillverkningsomkostnader är en indirekt kostnad kan vi inte tilldela den till en viss produkt eller ett visst arbete. Eftersom vi använder våra direkta arbetstimmar som tilldelningsbas, ger divideringen av hela tillverkningsomkostnaden med de direkta timmarna oss ett dollarbelopp som vi kan använda, som ett tillägg till den direkta arbetskostnaden, för varje arbetad timme.

Så, som exempel, är vår direkta arbetskostnad per timme 20 dollar (som du minns från vår budget för den direkta arbetskostnaden). Vi kan nu lägga till 11 dollar per timme i tillverkningsomkostnader för varje arbetad timme när vi prissätter våra produkter. Detta är en användbar beräkning för att sprida ut de kostnader som vi inte direkt kan knyta till en viss produkt. Detta är mycket praktiskt när mer än en produktlinje tillverkas. Så om Hupana Running Company har 12 olika skosortiment med varierande arbets- och materialkostnader kan vi använda detta standardbelopp per arbetstimme för att fördela alla allmänna tillverkningskostnader!

Okej, nu kan vi gå vidare!!! Vi har nu all slags information för att slutföra våra budgetuppgifter!

Slutbudgeten för inventarier

Som ledande revisor på Hupana är det din uppgift att övervaka utarbetandet av huvudbudgeten. Du har väntat på budgeten för tillverkningens omkostnader, så att du kan slutföra budgeten för lagret av färdiga varor. Att ha saldot för färdigvarulagret behövs innan du kan gå vidare till de budgeterade boksluten som är en del av ditt jobb! Som tur är har du nu all information som behövs för att gå vidare. Dina chefer har gett dig detaljerna för att fylla i alla luckor i denna budget för färdigvarulagret!

Okej, så vi har slutfört de fem första budgetarna som behövs för att hjälpa oss att räkna ut värdet på vårt utgående lager bland annat!

Beräkning av kostnaden per enhet för vårt färdigvarulager är en viktig siffra. Vi kommer att behöva den för att beräkna kostnaden för sålda varor. Hur mycket som spenderades för att tillverka de återstående artiklarna i lagret kommer också att ge oss värdet på det vi fortfarande har i vårt lager. Detta är en tillgång i vår balansräkning, så det är viktigt att göra rätt beräkning.

Budgeten för lagret av färdiga varor hänvisar till flera andra budgetar som vi har utarbetat. Utan dessa budgetar skulle vi inte ha haft en bra siffra att använda i vår balansräkning som inkluderade alla kostnader för tillverkningen av de skor som fanns kvar i vårt utgående lager.

Så vi har nu massor av information om vårt produktionsschema, våra tillverkningskostnader och ett riktigt bra grepp om vårt lager. Detta är en bra början, men det finns mycket mer i den övergripande verksamheten än vad som händer i tillverkningen. Det finns kostnader som rör administration och försäljningskostnader som är nödvändiga för att få beställningar för att tillverka de produkter som vi säljer.

Vi sätter igång!

Sälj- och administrationsbudget

Så Hupana Running Company vet allt om produktion, och vi har ett bra grepp om hur många par skor vi ska tillverka, och hur mycket råvaror och omkostnader som går åt till varje par. Men hur får vi dessa beställningar? Det finns försäljningsprovisioner, marknadsföringsplaner, datainmatningspersonal, försäkringar, fastighetsskatter och allt annat som hör till driften av ett företag.

Vissa av dessa kostnader är rörliga, som försäljningsprovisioner och datainmatningspersonal, medan andra kostnader, som försäkringar och fastighetsskatter, uppstår oberoende av hur många par skor vi tillverkar eller säljer. Dessa är våra fasta kostnader. Så vi kommer att göra några antaganden så att vi kan börja arbeta med denna budget.

1. Baserat på föregående års faktiska utgifter antar vi att de rörliga försäljnings- och administrationskostnaderna är 5 dollar per par skor.
2. Låt oss anta att chefslöner, försäkringar,marknadsföring, fastighetsskatter och avskrivningar är våra fasta utgifter.
3. Alla utgifter är jämnt fördelade över årets fyra kvartal.

7 750

Vad märker du av i vår budget för försäljning och administration? För det första använder vi den budgeterade enhetsförsäljningen från den försäljningsbudget vi skapade först! Så du kan börja se hur allt hänger ihop.

Kassabudget

Kassabudgeten kommer att se ut ungefär som en budget som du skulle göra för din personliga budget. Den innehåller inkomster och utgifter samt eventuella över- eller underskott i kassan. Om du lånar pengar för att köpa utrustning kan du också ha ett finansieringsavsnitt. I din personliga budget skulle detta vara saker som hypotekslån och billån.

Hupana Running Company har inga utestående lån, så vi behöver inte oroa oss för det avsnittet, men var bara medveten om att det kan finnas. Det kan också finnas fall där ett företag har ett kortsiktigt problem med kassaflödet. Detta kan inträffa när en stor produktion kan behövas före en stor försäljningssäsong. Om Hupana behöver tillverka 1 000 par skor i oktober för försäljning i december kan de få brist på rörelsekassa på grund av att de måste ta in råmaterial, arbetskraft och andra tillverkningskostnader innan de får intäkterna för skorna.

När detta inträffar är det möjligt att ta ut en så kallad rörelsekapitalkredit för att täcka dessa kortsiktiga brister i kassan. Dessa är vanligtvis mycket kortfristiga växlar, där pengarna används för att betala kostnader tills intäkterna kommer från försäljningen och sedan omedelbart återbetalas. Till skillnad från ett hypotekslån eller ett utrustningslån med fasta månadsbetalningar kan dessa kortfristiga lån betalas av snabbt med stora betalningar. De är användbara för att jämna ut kassaflödet.

Så tillbaka till vår kassabudget. Vi kommer att behöva en massa information från vårt tidigare arbete för att slutföra den här! Om du inte redan har gjort det kanske du vill antingen skriva ut dessa tidigare budgetar eller ha dem framdragna i flera flikar. Det kommer att göra det mycket lättare att hitta den information du behöver!

Budgeterad inkomst

”Hur mycket pengar kommer vi att tjäna i år, om vi klarar alla våra budgetar?”, frågade din handledare. Tja, vi har fortfarande inte den siffran, trots allt arbete vi har gjort hittills för att skapa budgetar för varje område i vårt företag. Vi vet dock att kassaflödet ser bra ut, och det känns som om vi har en bra prissättning och produktion. Så du säger till din chef: ”Låt mig avsluta några saker här, så ska jag ge dig den informationen. Det ser dock ut som om vi har ett bra år framför oss!” När din handledare går ut från ditt kontor börjar du sammanställa alla uppgifter som behövs för att färdigställa en budgeterad resultaträkning.

Ok, wow, vi har all information vi behöver för att se hur vår resultaträkning kommer att se ut om det som vi har budgeterat våra intäkter och kostnader inträffar. Detta är lite som glasyren på kakan! Att se allt sammanställt och få reda på om vi har gjort ett bra jobb med att kostnadsberäkna våra produkter.

Så vilka siffror kommer vi att behöva från våra andra budgetar?

200 000 dollar

52 dollar,000

148 000$

41 000$

107,000

$ –

$107 000

*Kostnad för sålda varor = 2000 par till #26 per par (antar samma kostnader på 100 startbalansen i lagret som årets produktionskostnader

Har du skrivit ut budgetarna än? Om du har gjort det, låt oss gå tillbaka och se varifrån alla våra siffror kommer!

• Försäljning: Försäljningsbudget
• Kostnad för sålda varor: Det ursprungliga lagret på 100 par (med en kostnad per par på 26 dollar per par) plus 1900 som producerats i år till en kostnad på 26 dollar per par från vår budget för färdigvarulagret produktionskostnad per enhet. Så 2000 × 26 dollar = 52 000 dollar

Bruttomarginalen är helt enkelt skillnaden mellan vår försäljning och vår kostnad för sålda varor.

Sälj- och administrationskostnader kommer från budgeten med samma namn. Vi subtraherar dem från vår bruttomarginal för att få fram ett driftsnetto.

Om vi hade behövt låna pengar kan vi ha haft räntekostnader! Vi hade ett fantastiskt år på Hupana Running Company, så vi behövde inga lån!

Tänk på hur denna resultaträkning skulle kunna se annorlunda ut, om konkurrensen hade trätt in och vi hade varit tvungna att sänka priset på våra skor till 60 dollar per par?

Budgeterad balansräkning

Okej, ytterligare en pusselbit att avsluta! Balansräkningen ger oss en ögonblicksbild i tiden. I det här fallet en ögonblicksbild i vår budgeterade tid. Det finns många pusselbitar, så låt oss ta några minuter för att gå igenom:

En till påminnelse:

Denna bokföringsekvation kan komma till nytta när vi arbetar oss igenom den här processen.

Om försäljningen, kostnaderna och utgifterna alla följer budgeten, ser vår balansräkning vid årets slut ut så här!

Så totalt sett är Hupana Running Company i god form om budgeten går som planerat. Men budgetar går inte alltid som planerat, så det är bra att ha en buffert i kassan! De skulle kunna ha minskad försäljning eller prissänkningar och ändå klara sig bra. De gjorde ett bra jobb med att skapa en buffert, så att om saker och ting händer kommer de ändå att klara sig.

De flesta företag gör vissa ändringar i budgeten under året. Budgeten är en vägledning och måste betraktas som ett flytande dokument, som kan ändras när ny information eller nya situationer uppstår.