Contabilidade para Gestores

O que você vai aprender a fazer: Ilustrar o uso de dados contábeis em um orçamento mestre preparado

Orçamentos mestre podem ser baseados em dados contábeis históricos para empresas estabelecidas ou previsões para novas empresas. Os dados contábeis são um componente crucial de um orçamento mestre, pois podem fornecer informações históricas a fim de construir um orçamento com objetivos atingíveis.

Vejamos como os dados contábeis podem nos ajudar no processo.c

Previsão de vendas e o orçamento geral

É dezembro novamente, e você sabe que o seu supervisor vai começar a pedir-lhe para trabalhar no orçamento anual. É uma pena tentar acumular todos os números que ele pede, e você não entende porque ele é tão exigente com todo o processo. Comece a juntar as folhas de cálculo aparentemente intermináveis e os documentos contabilísticos que ele está a pedir, mas porquê? Como pode o que parece uma perda de tempo ser tão importante para a empresa?

O orçamento mestre oferecerá orientação a todos os departamentos da empresa, sabendo, a partir da previsão de vendas, onde o produto precisa de ser cotado, como gerir o espaço e o pessoal em cada etapa do processo. Pode ser difícil ver o benefício deste grande processo, se você trabalha apenas em um departamento de uma empresa, então vamos dar uma olhada, desde o primeiro passo em frente.

O orçamento mestre contém vários componentes, então vamos dar uma olhada em cada um deles individualmente primeiro, então vamos começar a colocar as peças juntas.

Qual seria, como gerente, o número mais importante a saber, antes de iniciar qualquer processo de orçamento?

Se você respondeu às vendas, você está certo! Não podemos fazer nada do ponto de vista do orçamento até termos a previsão de vendas como número inicial. Vamos chamar esta previsão, o orçamento de vendas, e é a primeira peça de um puzzle um pouco grande.

Apontar números precisos de vendas é a chave para todo o processo de orçamentação. Se este orçamento for impreciso, ele meio que desce e o resto dos orçamentos também não estará disponível. Em grandes empresas, pode haver modelos matemáticos e estatísticas envolvidas na elaboração destes números. Não se preocupe. Não vamos fazer isso neste curso, mas saber a importância dessa informação é a chave.

Este orçamento vai afetar as porções variáveis dos orçamentos de vendas e administrativos e também vai alimentar o orçamento de produção. O orçamento de produção é necessário para calcular materiais diretos, mão-de-obra direta e orçamentos de custos indiretos de fabricação. Uma vez que todos estes orçamentos estejam prontos, então vem o orçamento de estoque de produtos acabados.

Após todos estes orçamentos estarem prontos, podemos fazer um orçamento de caixa, demonstração de resultados e balanço patrimonial para terminar o processo. As informações de todos os orçamentos anteriores vão para a criação do orçamento de caixa, para que você possa ver a importância de um orçamento de vendas eficaz e preciso!

Então vamos começar com o nosso Orçamento de Vendas! A nossa empresa, Hupana Running Company faz o melhor sapato de sempre. Eles encarregaram-no de criar um orçamento de vendas para o sapato. Vamos começar com alguns pressupostos básicos, para que possamos começar a construir um orçamento.

Hupana planeia vender 2.000 pares de sapatos este ano. O preço de venda dos sapatos é de 100 dólares por par. Para simplificar, vamos assumir que todas as vendas são a dinheiro, e que as vendas são mesmo a cada trimestre.

Então armados com essa informação, aqui está o orçamento de vendas para a Hupana Running Company!

O que se segue? Sobre o orçamento de produção!

Componentes do orçamento mestre

Então, o orçamento de vendas é o ponto de partida, como discutimos na seção anterior. Também discutimos alguns dos outros componentes do orçamento mestre que podem acontecer quando temos números sólidos de vendas para trabalhar de.

Os componentes do orçamento mestre se inter-relacionam, e é importante prepará-los em ordem, já que informações de um componente são necessárias para completar o próximo! Dê uma olhada neste fluxograma louco para um negócio de manufatura!

Então isto lhe dá uma visão geral de como cada um dos componentes de todo o orçamento funciona em conjunto. Como um lembrete, este é um orçamento mestre para uma empresa de manufatura. Note também, que nós estaríamos montando os orçamentos em uma pasta de trabalho Excel com uma planilha para cada orçamento.

Agora vamos olhar o orçamento de produção!

Orçamento de produção

Após prepararmos o orçamento de vendas, você pode ver no fluxograma que o próximo orçamento que precisamos trabalhar é o orçamento de produção. Este orçamento é necessário para fornecer todos os detalhes que precisamos para preparar materiais diretos, mão-de-obra direta e orçamentos de custos indiretos de fabricação que vêm em seguida.

O orçamento de produção delineia o número de unidades que precisamos produzir para atender às necessidades que reunimos no orçamento de vendas. Esta informação precisa ser completada antes de seguir em frente. Sem saber quantos dos nossos produtos precisamos fazer, seria impossível avançar com os orçamentos restantes!

Por isso lembre-se dos nossos números de vendas para a Hupana Running Company a partir do nosso orçamento de vendas. Planejamos vender 2.000 pares de sapatos, distribuídos uniformemente entre os quatro trimestres do ano. Munidos desta informação, podemos criar nosso orçamento de produção.

Tínhamos 100 pares de sapatos em nosso estoque de produtos acabados no final do ano anterior, para que possamos usar esse número ao iniciar nosso orçamento de produção. Também queremos ter sempre pelo menos 50 pares no nosso inventário de produtos acabados no final de cada trimestre, mas gostaríamos de terminar o ano com 150 pares no inventário para começar o ano seguinte.

Então dê uma olhada no nosso orçamento de produção, no que é que reparas?

Pesar de pretendermos vender 2000 pares de sapatos este ano, estamos a produzir 2050! Porquê? Porque gostaríamos de ter um inventário final maior no final deste ano. Isto pode ser por algumas razões. Talvez antecipemos maiores vendas no primeiro trimestre, ou talvez queiramos ter uma fábrica fechada no início do ano. Esse maior estoque final de produtos acabados nos permitiria cobrir essas duas situações.

Notem também, que no primeiro e quarto trimestres, nós estamos realmente produzindo menos ou mais pares de sapatos do que pretendemos vender. Isto é para ajustar o inventário de produtos acabados.

Agora vamos praticar!

Orçamento directo de materiais

Hupana Running Company está com um óptimo começo de orçamento!! Elaborámos um orçamento de vendas, por isso sabemos quantos pares dos nossos fantásticos sapatos de corrida pretendemos vender, depois criámos um orçamento de produção, por isso agora sabemos quantos precisamos de produzir em cada trimestre para satisfazer as vendas e as necessidades de inventário!

Ok, por isso a seguir, vamos precisar de descobrir, com base nas informações do nosso orçamento de produção, o que precisamos para os materiais directos! Lembre-se, o número de pares de sapatos que vendemos a cada trimestre, não corresponde necessariamente ao número de pares que precisamos para produzir cada trimestre. Tendo essa informação em mente, vamos passar ao nosso orçamento de materiais diretos.

Para completar este orçamento, vamos olhar para algumas informações importantes.

1. Quantas unidades de matérias-primas são necessárias para cada par de sapatos?
2. Quantas unidades são necessárias para satisfazer o nosso orçamento de produção?
3. Quantas unidades de matérias-primas gostaríamos de ter no nosso inventário final?
4. O que temos actualmente no nosso inventário de matérias-primas?
5. Quantas unidades de matérias-primas precisamos de comprar?
6. Quanto custa cada unidade de matéria-prima?

Vamos assumir que estamos a mostrar 250 unidades de matéria-prima no nosso inventário final a entrar no novo ano. Cada par de sapatos que fazemos requer 5 unidades de matéria-prima. Vamos também notar que o nosso comprador garantiu um preço para a nossa matéria-prima de $2 por unidade para o ano inteiro! Sim ao nosso comprador por fazer um ótimo trabalho em um contrato anual! Isto certamente nos ajudará em nosso processo de orçamento certo?

Esta informação ajudará nossos compradores a comprar matérias-primas, especialmente se tiver um longo tempo de espera para receber, ou se gostarmos de recebê-la perto de precisar dela (isto pode ser chamado de JIT ou inventário just-in-time!).

Que informação é útil? Agora sabemos quanto dinheiro precisamos ter a cada trimestre para cobrir o custo de nossas matérias-primas. Nosso comprador está feliz e nosso gerente de produção também, sabendo que teremos matéria-prima em estoque para produção!

Podemos usar esta informação para começar a trabalhar na próxima parte do nosso orçamento! O que vem a seguir? Bom trabalho, claro!

Orçamento Directo do Trabalho

Ok, por isso a Hupana Running Company está a ficar pronta para o novo ano. Temos o nosso orçamento de vendas, e sabemos quantos pares de sapatos planeamos vender. A partir dessa informação criámos o nosso orçamento de produção, por isso sabemos quantos pares precisamos para produzir em cada trimestre, e quantos queremos no inventário de produtos acabados no final de cada trimestre. Também descobrimos a quantidade de matéria-prima que precisamos trazer em cada trimestre para manter nossas instalações de produção zumbindo ao longo.

Então agora precisamos determinar nossas necessidades de mão-de-obra direta. O trabalho direto inclui todos os funcionários que são necessários para realmente fabricar os sapatos. Estas são as pessoas que trabalham no chão de produção. Esta informação é importante, para que eles não se deparem com uma escassez de mão-de-obra e possam planejar possíveis ajustes em suas necessidades de mão-de-obra. Outro uso para este orçamento é programar paradas de fábrica para limpeza e manutenção. Sem a conclusão dos outros orçamentos que fizemos, não poderíamos preencher todos os espaços em branco no orçamento de mão-de-obra direta!

Então que novas informações poderíamos precisar para completar este orçamento? Bem, a maior delas é quanto tempo leva para completar um par de sapatos? Então precisamos saber o nosso custo por hora para o nosso trabalho directo. Este custo por hora inclui salários, impostos e benefícios marginais para cada um dos nossos empregados de produção. Não se esqueça dessas coisas, pois elas podem causar um enorme impacto no custo de um funcionário por hora!

Então vamos descobrir as nossas informações sobre o nosso trabalho.

Um par de sapatos leva .5 horas de trabalho @ $20/ hora média

Já sabemos quantos pares precisamos fazer a cada trimestre, então vamos começar com o nosso orçamento de trabalho direto!

Então usamos a produção necessária em pares dos nossos orçamentos anteriores. Notamos acima o tempo necessário e o custo por hora para nossos funcionários de fabricação. Com essa informação em mãos, podemos calcular nossos custos diretos de mão-de-obra. Sabemos agora, quanto vamos gastar cada trimestre em mão de obra, e podemos fazer um staff adequado!

Este orçamento é divertido e começa a fazer sentido? Vamos rever o que sabemos até agora.

Conhecemos as nossas vendas, calendário de produção, custo das matérias-primas, custo do trabalho directo e o que teremos em produtos acabados e inventário de matérias-primas no final do ano! Estamos nos divertindo ainda?

Em relação às despesas gerais de fabricação!

Orçamento das despesas gerais de fabricação

Bem, estamos trabalhando através destes orçamentos, mas agora chegamos a um interessante. Há mais que vai para a produção dos nossos sapatos do que apenas as matérias-primas e as pessoas que trabalham. Temos equipamentos, e pequenos suprimentos, assim como reparos e utilidades. Estas coisas podem ficar caras, então precisamos ter certeza de que estamos em cima delas enquanto trabalhamos através deste orçamento!

O custo de fabricação inclui todos os custos de produção, além de mão-de-obra e matérias-primas. Isto pode incluir alguns componentes variáveis e alguns fixos.

Os custos gerais de fabricação variáveis são baseados em horas de mão-de-obra direta. Isto pode incluir coisas como eletricidade, suprimentos de produção (talvez agulhas para as máquinas que costuram os componentes do calçado) e outros itens diversos necessários para produzir os sapatos.

Os custos indiretos de fabricação fixos incluem depreciação do equipamento, aluguel ou hipoteca das instalações e custos para processar pedidos de compra, chamadas de clientes e outros. Pode chegar um ponto em que as instalações, equipamentos ou representantes de clientes atuais não consigam lidar com o volume. Se isso ocorrer, os custos fixos podem mudar. Para nossos propósitos, vamos assumir que as instalações e equipamentos atuais podem lidar com a produção orçamentada!

Então vamos assumir que nossos custos gerais de fabricação variáveis sejam de $3 por hora de trabalho. Vamos ainda assumir que nosso overhead de fabricação fixo mensal é de $2050 por mês. Então, incluído em nossos custos indiretos fixos está $500 de depreciação. Lembre-se que a depreciação não é uma despesa em dinheiro, então podemos deduzi-la do nosso total de despesas gerais de fabricação para fins de dinheiro!! Falaremos mais sobre isso quando chegarmos ao nosso orçamento de caixa em um pouco.

Então, ligando as informações acima em nosso orçamento de custos indiretos de fabricação, podemos chegar a uma taxa de custos indiretos pré-determinada para o ano. Nós também descobrimos a despesa de caixa, bem como o total de despesas gerais de produção.

Então, se você olhar para o nosso orçamento anterior de mão-de-obra direta, as horas mostradas aqui no nosso orçamento de custos gerais de fabricação vêm diretamente desse orçamento! O total variável de custos indiretos de fabricação é simplesmente as horas multiplicadas pela taxa. Temos agora as informações necessárias para continuar a avançar no nosso processo de orçamentação! Também calculamos a nossa taxa de custos indiretos predeterminada para o ano. Como os custos indiretos de fabricação são um custo indireto, não podemos atribuí-los a um produto ou trabalho em particular. Porque estamos usando nossas horas de trabalho direto como nossa base de alocação, dividindo todo o custo indireto de fabricação pelas horas diretas, nos dá uma quantia em dólares que podemos usar, como um acréscimo ao custo de trabalho direto, para cada hora trabalhada.

Então, como exemplo, nosso custo de trabalho direto por hora é de $20 (como você se lembra do nosso orçamento de trabalho direto). Nós agora adicionamos os $11 por hora de fabricação a cada hora trabalhada, à medida que precificamos nossos produtos. Este é um cálculo útil para repartir aqueles custos que não podemos vincular diretamente a um determinado produto. Isto vem muito a calhar quando se fabrica mais de uma linha de produtos. Assim, se a Hupana Running Company tivesse 12 linhas de sapatos com custos variáveis de mão-de-obra e material, poderíamos usar este valor padrão por hora de trabalho para alocar todos os custos indiretos de fabricação!

Okay, então agora podemos seguir em frente!! Temos agora todo o tipo de informação para completar as nossas tarefas orçamentais!

Ending Inventory Budget

Como contabilista sénior da Hupana, é o seu trabalho supervisionar a preparação do orçamento principal. Você tem estado à espera do orçamento de custos indiretos de produção, para poder completar o orçamento do inventário de produtos acabados. Ter o saldo do inventário de produtos acabados é necessário antes que você possa passar para as demonstrações financeiras orçamentadas que fazem parte do seu trabalho! Felizmente, agora você tem todas as informações necessárias para seguir em frente. Os seus gestores forneceram-lhe os detalhes para preencher todos os espaços em branco neste orçamento de inventário de produtos acabados!

Ok, por isso concluímos os primeiros cinco orçamentos necessários para nos ajudar a calcular o valor do nosso inventário final, entre outras coisas!

Calcular o custo por unidade do nosso inventário de produtos acabados é um valor importante. Vamos precisar dele para calcular o custo dos produtos vendidos. O quanto foi gasto para fabricar os itens restantes no estoque também nos dará o valor do que ainda temos em nosso estoque. Este é um activo no nosso balanço, por isso é importante fazer o cálculo correcto.

O orçamento do inventário de produtos acabados, referencia vários outros orçamentos que preparamos. Sem esses orçamentos, não teríamos um bom número para usar em nosso balanço que incluísse todos os custos envolvidos na fabricação dos sapatos deixados em nosso estoque final.

Então agora temos uma tonelada de informações sobre nosso cronograma de produção, nossos custos de fabricação e um bom controle em nosso estoque. Este é um ótimo começo, mas há muito mais no negócio em geral do que o que acontece na fabricação. Há custos relacionados com a administração e despesas de venda que são necessários para obter as encomendas para fazer os produtos que vendemos.

Vamos começar!

Orçamento Administrativo e de Vendas

Então a Hupana Running Company sabe tudo sobre produção, e nós temos um bom controle sobre quantos pares de sapatos vamos fazer, e quantas matérias primas e despesas gerais vão para cada par. Mas como é que recebemos essas encomendas? Bem, há comissões de vendas, planos de marketing, pessoal de entrada de dados, seguros, impostos de propriedade e todas as outras coisas que entram na operação de um negócio.

Algumas dessas despesas são variáveis, como comissões de vendas e pessoal de entrada de dados, enquanto outras despesas, como seguros e impostos de propriedade acontecem não importa quantos pares de sapatos fazemos ou vendemos. Estas são as nossas despesas fixas. Então vamos fazer algumas suposições para que possamos começar a trabalhar neste orçamento.

1. Baseadas nas despesas reais do ano anterior, vamos assumir que as despesas variáveis de venda e administrativas são $5 por par de sapatos.
2. Vamos assumir que os salários de executivos, seguros, marketing, impostos de propriedade e depreciação são nossas despesas fixas.
3. Todas as despesas são distribuídas igualmente ao longo dos quatro trimestres do ano.

O que você observa no nosso orçamento administrativo e de vendas? Primeiro, usamos a unidade de vendas orçamentada do orçamento de vendas que criamos primeiro! Então você pode começar a ver como tudo está ligado.

Cash Budget

O orçamento de caixa vai se parecer muito com um orçamento que você faria para o seu orçamento pessoal. Ele inclui receitas e despesas, assim como qualquer excesso ou deficiência de dinheiro. Se você pedir dinheiro emprestado para comprar equipamento, você também pode ter uma seção de financiamento. Em seu orçamento pessoal, isso seria coisas como hipotecas e empréstimos para carros.

Hupana Running Company não tem nenhum empréstimo pendente, então não precisamos nos preocupar com essa seção, mas apenas estar ciente de que ela pode existir. Também pode haver casos em que uma empresa tem um problema de fluxo de caixa de curto prazo. Isso pode ocorrer quando uma grande produção pode ser necessária antes de uma grande época de vendas. Assim, se a Hupana precisou fazer 1000 pares de sapatos em outubro para as vendas de dezembro, eles podem ficar sem dinheiro operacional devido à necessidade de trazer matéria-prima, mão-de-obra e outros custos de fabricação antes de receber a receita para os sapatos.

Quando isso acontece, é possível tirar o que é chamado de linha de crédito de capital de giro para cobrir essas faltas de dinheiro de curto prazo. Normalmente são notas de muito curto prazo, onde o dinheiro é usado para pagar despesas até que a receita venha das vendas e depois imediatamente reembolsada. Ao contrário de um empréstimo hipotecário ou de equipamento com pagamentos mensais definidos, estas notas de curto prazo podem ser pagas rapidamente com grandes pagamentos. Elas são úteis para equilibrar o fluxo de caixa.

Então de volta ao nosso orçamento de caixa. Nós vamos precisar de um monte de informações do nosso trabalho anterior para completar este! Se ainda não o fez, pode querer imprimir esses orçamentos anteriores ou tê-los puxados em várias abas. Será muito mais fácil encontrar a informação que você precisa!

Budgeted Income

“How much money will we make this year, if we meet all of our budgets?” perguntou o seu supervisor. Bem, nós ainda não temos esse número, mesmo com todo o trabalho que fizemos até agora para criar orçamentos para cada área da nossa empresa. Sabemos que o fluxo de caixa parece bom, e parece que temos o nosso preço e produção num bom lugar. Então você diz ao seu supervisor: “Deixe-me terminar algumas coisas aqui, e eu lhe darei essa informação”. Mas parece que vamos ter um bom ano!” Enquanto o seu supervisor sai do seu escritório, você começa a compilar todos os detalhes necessários para completar uma declaração de rendimentos orçamentada.

Ok, uau, nós temos todas as informações que precisamos para ver como será a nossa declaração de rendimentos se a forma como orçamentamos os nossos rendimentos e despesas acontecer. Isto é como a geada no bolo! Vendo tudo junto e descobrindo se fizemos um bom trabalho de orçamentação dos nossos produtos.

Então que números vamos precisar dos nossos outros orçamentos?

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$200.000

$52,000

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$148.000

>

$41.000

>

$107,000

>

>$ –

>

>$107.000>

>

*Custo dos bens vendidos = 2000 pares a #26 por par (assumindo os mesmos custos no saldo inicial de 100 em inventário que os custos de produção deste ano

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Imprime já os orçamentos? Se sim, vamos voltar atrás e ver de onde vêm todos os nossos números!

• Vendas: Orçamento de Vendas
• Custo das Mercadorias Vendidas: O inventário inicial de 100 pares (assumindo um custo por par de $26 cada), mais 1900 produzidos este ano a um custo de $26 por par do nosso orçamento de estoque de produtos acabados custo de produção unitário. Então 2000 × $26 = $52.000

A margem bruta é simplesmente a diferença entre nossas vendas e nosso custo de produtos vendidos.

As despesas de venda e administrativas saem do orçamento do mesmo nome. Nós subtraímos aqueles da nossa margem bruta para chegar a um lucro operacional líquido.

Se tivéssemos precisado de dinheiro emprestado, poderíamos ter tido despesas com juros! Tivemos um ano fantástico na Hupana Running Company, por isso não precisamos de empréstimos!

Pense em como esta demonstração de resultados poderia parecer diferente, se a concorrência entrasse e tivéssemos de baixar o custo dos nossos sapatos para $60 por par?

Balanço Orçamentado

Ok, mais uma peça do nosso puzzle para terminar! O Balanço dá-nos uma visão geral no tempo. Neste caso, um instantâneo no nosso tempo orçamentado. Há muitas peças do puzzle, por isso vamos tirar alguns minutos para rever:

Mais um lembrete: \\text{assets}=\text{liabilities}+\text{stockholder’s equity}

Esta equação contabilística pode vir a ser útil à medida que trabalhamos neste processo.

Se as vendas, custos e despesas seguem o orçamento, aqui está o nosso balanço de fim de ano!

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Então, no geral, a Hupana Running Company está em grande forma se o orçamento correr como planejado. Mas, os orçamentos nem sempre correm como planeado, por isso, ter uma almofada de dinheiro é uma coisa óptima! Eles poderiam ter reduzido as vendas, ou reduções de preços e ainda estar bem. Eles fizeram um ótimo trabalho de criar uma almofada, onde se as coisas acontecerem, eles ainda estarão bem.

A maioria das empresas faz algumas mudanças durante o ano no orçamento. O orçamento é um guia, e deve ser considerado um documento fluido, que pode ser alterado conforme novas informações ou situações ocorram.