Účetnictví pro manažery

Co se naučíte: Ilustrovat použití účetních údajů v připravovaném hlavním rozpočtu

Hlavní rozpočty mohou vycházet z historických účetních údajů pro zavedené společnosti nebo z prognóz pro nové společnosti. Účetní údaje jsou důležitou součástí hlavního rozpočtu, protože mohou poskytnout historické informace, aby bylo možné sestavit rozpočet s dosažitelnými cíli.

Projdeme si posloupnost přípravy rozpočtu a podíváme se, jak nám v tomto procesu mohou pomoci účetní údaje.c

Předpověď prodeje a hlavní rozpočet

Je opět prosinec, a vy víte, že váš nadřízený po vás začne chtít, abyste pracovali na ročním rozpočtu. Je to taková otrava, snažit se nashromáždit všechna čísla, která požaduje, a nechápete, proč je na celý proces tak náročný. Neochotně začnete sestavovat zdánlivě nekonečné tabulky a účetní doklady, které po vás požaduje, ale proč? Jak může být něco, co vám připadá jako ztráta času, pro firmu tak důležité?“

Kmenový rozpočet nabídne vodítko každému oddělení ve firmě, které bude vědět, počínaje prognózou prodeje, kde je třeba stanovit cenu výrobku, jak hospodařit s plochou a personálem v každém kroku procesu. Může být těžké vidět přínos tohoto rozsáhlého procesu, pokud pracujete pouze v jednom oddělení společnosti, proto se na něj pojďme podívat, a to od prvního kroku vpřed.

Kmenový rozpočet obsahuje více složek, proto se nejprve podíváme na každou z nich jednotlivě a poté začneme skládat jednotlivé části dohromady.

Co si jako manažer myslíte, že je nejdůležitější číslo, které je třeba znát, než začnete jakýkoli proces sestavování rozpočtu?“

Pokud jste odpověděli, že tržby, máte pravdu! Z hlediska rozpočtování nemůžeme dělat nic, dokud nemáme prognózu prodeje jako počáteční číslo. Této prognóze budeme říkat rozpočet prodeje a je to první díl poněkud rozsáhlé skládačky.

Mít přesná čísla o prodeji je klíčem k celému procesu rozpočtování. Pokud je tento rozpočet nepřesný, valí se to tak trochu z kopce a ostatní rozpočty budou také mimo. Ve velkých společnostech mohou být do zjišťování těchto čísel zapojeny matematické modely a statistiky. Nemějte obavy. V tomto kurzu se tím zabývat nebudeme, ale klíčové je znát důležitost těchto informací.

Tento rozpočet ovlivní variabilní části prodejního a administrativního rozpočtu a promítne se i do výrobního rozpočtu. Rozpočet výroby je potřebný pro stanovení rozpočtů přímého materiálu, přímé práce a výrobní režie. Jakmile jsou všechny tyto rozpočty hotové, přichází na řadu rozpočet zásob hotových výrobků.

Jakmile jsou všechny tyto rozpočty hotové, můžeme na závěr provést rozpočet peněžních prostředků, výsledovku a rozvahu. Informace ze všech předchozích rozpočtů vstupují do tvorby peněžního rozpočtu, takže vidíte, jak důležitý je efektivní a přesný rozpočet prodeje!

Začněme tedy s naším rozpočtem prodeje! Naše společnost Hupana Running Company vyrábí nejlepší běžecké boty všech dob. Zadala vám úkol vytvořit rozpočet prodeje této boty. Začněme s několika základními předpoklady, abychom mohli začít sestavovat rozpočet.

Hupana plánuje letos prodat 2000 párů bot. Prodejní cena bot je 100 USD za pár. Pro zjednodušení budeme předpokládat, že všechny prodeje jsou hotovostní a že prodej je každé čtvrtletí rovnoměrný.

Takže vyzbrojeni těmito informacemi, zde je rozpočet prodeje pro běžeckou společnost Hupana!

.

Co bude dál? K výrobnímu rozpočtu!

Složky hlavního rozpočtu

Takže výchozím bodem je rozpočet prodeje, jak jsme si řekli v předchozí části. Probrali jsme také některé další složky hlavního rozpočtu, ke kterým může dojít, jakmile máme k dispozici solidní čísla o prodeji, s nimiž můžeme pracovat.

Složky hlavního rozpočtu na sebe navazují a je důležité je připravovat v pořadí, protože informace z jedné složky jsou potřebné pro dokončení další! Podívejte se na tento bláznivý vývojový diagram pro výrobní podnik!

Takto získáte přehled o tom, jak spolu jednotlivé složky celého rozpočtu spolupracují. Připomínám, že se jedná o hlavní rozpočet pro výrobní podnik. Všimněte si také, že bychom rozpočty sestavovali v sešitě Excelu, kde by pro každý rozpočet byl jeden list.

Nyní se podíváme na rozpočet výroby!“

Rozpočet výroby

Pokud máme připravený rozpočet prodeje, můžete na vývojovém diagramu vidět, že další rozpočet, na kterém musíme pracovat, je rozpočet výroby. Tento rozpočet je nezbytný pro poskytnutí všech podrobností, které potřebujeme k přípravě rozpočtů přímého materiálu, přímé práce a výrobní režie, které následují.

Výrobní rozpočet nastiňuje počet jednotek, které musíme vyrobit, abychom splnili požadavky, které jsme sestavili v rozpočtu prodeje. Tyto informace je třeba doplnit před dalším postupem. Bez znalosti počtu našich výrobků, které musíme vyrobit, by nebylo možné pokročit se zbývajícími rozpočty!“

Zapamatujte si tedy počty našich prodejů pro běžeckou společnost Hupana z našeho prodejního rozpočtu. Plánujeme prodat 2 000 párů bot, rovnoměrně rozložených do čtyř čtvrtletí roku. Vyzbrojeni těmito informacemi můžeme sestavit náš výrobní rozpočet.

Na konci minulého roku jsme měli na skladě hotových výrobků 100 párů bot, takže toto číslo můžeme použít na začátku našeho výrobního rozpočtu. Také chceme mít na konci každého čtvrtletí na skladě hotových výrobků vždy alespoň 50 párů, ale na začátku příštího roku bychom chtěli skončit rok se 150 páry na skladě.

.

.

Takže při pohledu na náš výrobní rozpočet, čeho si všimnete?

Přestože letos hodláme prodat 2000 párů bot, vyrobíme jich 2050! Proč? Protože bychom chtěli mít na konci letošního roku větší konečné zásoby. To může mít několik důvodů. Možná očekáváme vyšší prodeje v prvním čtvrtletí, nebo možná chceme mít na začátku roku uzavřený závod. Tato vyšší konečná zásoba hotových výrobků by nám umožnila pokrýt tyto dvě situace.

Všimněte si také, že v prvním a čtvrtém čtvrtletí ve skutečnosti vyrábíme buď méně, nebo více párů bot, než máme v úmyslu prodat. Jedná se o úpravu zásob hotových výrobků.

Nyní si to procvičíme!

Rozpočet přímých nákladů na materiál

Běžecká společnost Hupana začíná skvěle sestavovat rozpočet!!! Sestavili jsme rozpočet prodeje, takže víme, kolik párů našich úžasných běžeckých bot hodláme prodat, pak jsme vytvořili rozpočet výroby, takže nyní víme, kolik jich musíme každé čtvrtletí vyrobit, abychom uspokojili potřeby prodeje a hotových zásob!

Ok, takže dále budeme muset na základě informací v našem rozpočtu výroby zjistit, kolik potřebujeme na přímý materiál! Nezapomeňte, že počet párů bot, které prodáme každé čtvrtletí, nemusí nutně odpovídat počtu párů, které potřebujeme každé čtvrtletí vyrobit. S ohledem na tuto informaci přejděme k našemu rozpočtu na přímý materiál.

Abychom mohli tento rozpočet dokončit, podívejme se na několik důležitých informací.

1. Kolik jednotek surovin potřebujeme na každý pár bot?
2. Kolik jednotek potřebujeme, abychom splnili náš výrobní rozpočet?
3. Kolik jednotek surovin bychom chtěli mít v konečné zásobě?
4. Co máme v současné době v zásobě surovin?
5. Kolik jednotek surovin potřebujeme nakoupit?
6. Kolik stojí každá jednotka surovin?

Předpokládejme, že v konečné zásobě vykazujeme 250 jednotek surovin, které vstupují do nového roku. Každý pár bot, který vyrobíme, vyžaduje 5 jednotek surovin. Všimněme si také, že náš odběratel zajistil cenu za naše suroviny ve výši 2 USD za jednotku na celý rok! Ano, našemu nákupčímu za skvělou práci na roční smlouvě! To nám jistě pomůže při sestavování rozpočtu, že?“

Tato informace pomůže našim nákupčím při nákupu surovin, zejména pokud mají dlouhou dobu dodání nebo pokud bychom je rádi obdrželi blízko okamžiku, kdy je potřebujeme (mohlo by se tomu říkat JIT neboli zásoby přesně na čas!).

.

.

Jaké informace jsou užitečné? Nyní víme, kolik peněz musíme mít každé čtvrtletí k dispozici, abychom pokryli náklady na naše suroviny. Náš nákupčí je spokojený a náš vedoucí výroby také, protože ví, že budeme mít suroviny pro výrobu na skladě!“

Tuto informaci můžeme využít a začít pracovat na další části našeho rozpočtu! Co bude následovat? No samozřejmě práce!

Přímá práce rozpočtu

Ok, takže společnost Hupana Running Company se připravuje na nový rok. Máme rozpočet na prodej a víme, kolik párů bot plánujeme prodat. Z těchto informací jsme vytvořili náš výrobní rozpočet, takže víme, kolik párů musíme vyrobit každé čtvrtletí a kolik jich chceme mít na konci každého čtvrtletí na skladě hotových výrobků. Poté jsme také zjistili, kolik surovin musíme každé čtvrtletí dovézt, abychom udrželi naše výrobní zařízení v chodu.

Nyní tedy musíme určit naši potřebu přímé práce. Přímá pracovní síla zahrnuje všechny zaměstnance, kteří jsou potřební ke skutečné výrobě obuvi. Jsou to lidé pracující ve výrobní hale. Tato informace je důležitá, aby se nedostali do nedostatku pracovních sil a mohli plánovat případné úpravy potřeby pracovních sil. Dalším využitím tohoto rozpočtu je plánování odstávek závodu kvůli čištění a údržbě. Bez doplnění ostatních rozpočtů, které jsme provedli, bychom nemohli vyplnit všechna prázdná místa v rozpočtu přímé práce!“

Jaké nové informace bychom tedy mohli potřebovat k doplnění tohoto rozpočtu? No, tou největší je, kolik času zabere dokončení jednoho páru bot? Pak potřebujeme znát naše náklady na hodinu přímé práce. Tyto náklady na hodinu zahrnují mzdy, daně ze mzdy a vedlejší požitky pro každého z našich výrobních zaměstnanců. Na tyto věci nezapomínejte, protože mohou mít obrovský vliv na náklady na zaměstnance za hodinu!“

Zjistíme tedy naše informace o pracovní síle.

Jeden pár bot zabere 0,5 hodiny práce při průměrné ceně 20 USD za hodinu

Již víme, kolik párů potřebujeme vyrobit každé čtvrtletí, takže začněme s rozpočtem přímé práce!

Takže jsme použili požadovanou výrobu v párech z našich předchozích rozpočtů. Výše jsme zaznamenali potřebný čas a náklady na hodinu pro naše výrobní zaměstnance. S těmito informacemi v ruce můžeme vypočítat naše přímé mzdové náklady. Nyní víme, kolik utratíme každé čtvrtletí za pracovní sílu, a můžeme správně obsadit personál!“

Začíná celá tahle rozpočtářská legrace dávat smysl? Projděme si, co zatím víme.

Známe naše tržby, plán výroby, náklady na suroviny, přímé mzdové náklady a víme, kolik budeme mít na konci roku v zásobách hotových výrobků a surovin! Už se bavíme?“

Přejděme k výrobní režii!“

Rozpočet výrobní režie

No, tyto rozpočty zpracováváme, ale nyní jsme se dostali k jednomu zajímavému. Do výroby našich bot se promítá víc než jen suroviny a pracující lidé. Máme vybavení a drobné zásoby, stejně jako opravy a komunální služby. Tyto věci se mohou prodražit, a proto se musíme ujistit, že je máme při práci s tímto rozpočtem na očích!“

Výrobní režie zahrnuje všechny náklady na výrobu kromě mzdy a surovin. Může zahrnovat některé variabilní a některé fixní složky.

Variabilní výrobní režie vychází z počtu hodin přímé práce. Může sem patřit např. elektřina, výrobní materiál (třeba jehly pro stroje, které sešívají součásti obuvi) a další různé položky potřebné k výrobě obuvi.

Fixní výrobní režie zahrnuje odpisy zařízení, nájemné nebo hypotéku na zařízení a náklady na zpracování objednávek, telefonáty zákazníků apod. Může nastat okamžik, kdy stávající zařízení, vybavení nebo zástupci zákazníků nebudou schopni zvládnout objem výroby. Pokud k tomu dojde, mohou se fixní náklady změnit. Pro naše účely předpokládejme, že současné zařízení a vybavení zvládne rozpočtovanou produkci!“

Předpokládejme tedy, že naše variabilní výrobní režie činí 3 USD na hodinu práce. Dále předpokládejme, že naše měsíční fixní výrobní režie činí 2050 USD měsíčně. V naší fixní výrobní režii je tedy zahrnuto 500 USD odpisů. Pamatujte, že odpisy nejsou peněžním výdajem, takže je můžeme odečíst od naší celkové výrobní režie pro peněžní účely!!! O tom si povíme více, až se za chvíli dostaneme k našemu peněžnímu rozpočtu.

Zapojením výše uvedených informací do našeho rozpočtu výrobní režie můžeme přijít na předem stanovenou sazbu režie pro daný rok. Zjistili jsme také peněžní výdaje a také celkovou výrobní režii.

.

Podíváte-li se tedy na náš předchozí rozpočet přímé práce, hodiny uvedené zde v rozpočtu výrobní režie pocházejí přímo z tohoto rozpočtu! Proměnná výrobní režie celkem je prostě počet hodin vynásobený sazbou. Nyní máme informace potřebné k dalšímu postupu v našem rozpočtování! Vypočítali jsme také naši předem stanovenou sazbu režijních nákladů pro daný rok. Protože výrobní režie je nepřímý náklad, nemůžeme ji přiřadit ke konkrétnímu výrobku nebo zakázce. Protože jako alokační základnu používáme naše hodiny přímé práce, vydělíme-li celou výrobní režii přímými hodinami, získáme částku v dolarech, kterou můžeme použít jako příplatek k přímým mzdovým nákladům za každou odpracovanou hodinu.

Příklad tedy naše přímé mzdové náklady na hodinu činí 20 USD (jak si pamatujete z našeho rozpočtu přímých mzdových nákladů). Nyní ana každou odpracovanou hodinu připočteme výrobní režii ve výši 11 USD, když budeme oceňovat naše výrobky. Tento výpočet je užitečný pro rozložení těch nákladů, které nemůžeme přímo vztáhnout k danému výrobku. To se velmi hodí, když se vyrábí více než jedna řada výrobků. Pokud by tedy společnost Hupana Running Company měla 12 řad bot s různými mzdovými a materiálovými náklady, mohli bychom použít tuto standardní částku za hodinu práce k rozdělení všech výrobních režijních nákladů!

Dobře, takže teď můžeme pokračovat!!! Nyní máme k dispozici všechny druhy informací, abychom mohli dokončit úkoly spojené s tvorbou rozpočtu!

Koncový rozpočet zásob

Jako vedoucí účetní ve společnosti Hupana máte za úkol dohlížet na přípravu hlavního rozpočtu. Čekali jste na rozpočet výrobní režie, abyste mohli dokončit rozpočet zásob hotových výrobků. Než budete moci přejít k sestavení rozpočtované účetní závěrky, která je součástí vaší práce, je třeba mít k dispozici zůstatek zásob hotových výrobků! Naštěstí nyní máte všechny informace potřebné k dalšímu postupu. Vaši manažeři vám poskytli údaje, které vám pomohou vyplnit všechna prázdná místa v tomto rozpočtu zásob hotových výrobků!“

Ok, takže jsme dokončili prvních pět rozpočtů, které nám mimo jiné pomohou zjistit hodnotu našich konečných zásob!“

Důležitým údajem je výpočet jednotkových nákladů na zásoby hotových výrobků. Budeme ho potřebovat k výpočtu nákladů na prodané zboží. Kolik bylo vynaloženo na výrobu zbývajících položek zásob, nám také poskytne hodnotu toho, co máme ještě na skladě. To je aktivum v naší rozvaze, takže správný výpočet je důležitý.

.

.

Rozpočet zásob hotových výrobků, odkazuje na několik dalších rozpočtů, které jsme připravili. Bez těchto rozpočtů bychom neměli dobré číslo, které bychom mohli použít pro naši rozvahu a které by zahrnovalo všechny náklady spojené s výrobou obuvi, která nám zůstala v konečné zásobě.

Takže nyní máme spoustu informací o našem výrobním plánu, o našich výrobních nákladech a opravdu dobrý přehled o našich zásobách. To je skvělý začátek, ale v celém podnikání je toho mnohem víc než to, co se děje ve výrobě. Existují náklady týkající se administrativy a prodejních nákladů, které jsou nezbytné k získání objednávek na výrobu výrobků, které prodáváme.

Pustíme se do toho!

Prodejní a správní rozpočet

Takže běžecká společnost Hupana ví vše o výrobě a máme přehled o tom, kolik párů bot vyrobíme a kolik surovin a režie připadá na každý pár. Ale jak tyto objednávky získáme? No, jsou tu provize z prodeje, marketingové plány, pracovníci pro zadávání údajů, pojištění, daň z nemovitosti a všechny další věci, které patří k provozu podniku.

Některé z těchto výdajů jsou proměnlivé, jako provize z prodeje a pracovníci pro zadávání údajů, zatímco jiné výdaje, jako pojištění a daň z nemovitosti, vznikají bez ohledu na to, kolik párů bot vyrobíme nebo prodáme. To jsou naše fixní výdaje. Uděláme tedy několik předpokladů, abychom mohli začít pracovat na tomto rozpočtu.

1. Na základě skutečných nákladů z předchozího roku předpokládejme, že variabilní prodejní a administrativní náklady činí 5 USD na pár bot.
2. Předpokládejme, že mzdy vedoucích pracovníků, pojištění,marketing, daň z nemovitosti a odpisy jsou naše fixní náklady.
3. Všechny náklady jsou rovnoměrně rozloženy do čtyř čtvrtletí roku.

.

.

Čeho si všímáte v našem rozpočtu na prodej a správu? Za prvé, používáme rozpočtované jednotkové tržby z prodejního rozpočtu, který jsme vytvořili jako první! Takže můžete začít vidět, jak je vše provázáno dohromady.

Peněžní rozpočet

Peněžní rozpočet bude vypadat podobně jako rozpočet, který byste si udělali pro svůj osobní rozpočet. Zahrnuje příjmy a výdaje a také případné přebytky nebo nedostatky hotovosti. Pokud si na nákup zařízení půjčujete peníze, můžete mít také část věnovanou financování. Ve vašem osobním rozpočtu by to byly věci jako hypotéky a půjčky na auto.

Běžecká společnost Hupana nemá žádné nesplacené půjčky, takže se o tuto část nemusíme starat, ale jen si uvědomte, že může existovat. Mohou také nastat případy, kdy má společnost krátkodobý problém s peněžními toky. To může nastat, když může být potřeba velká výrobní série před velkou prodejní sezónou. Pokud by tedy společnost Hupana potřebovala v říjnu vyrobit 1000 párů bot pro prosincový prodej, může jí chybět provozní hotovost, protože potřebuje dodat suroviny, pracovní sílu a další výrobní náklady před obdržením příjmů za boty.

Když se to stane, je možné si vzít tzv. provozní úvěrovou linku na pokrytí těchto krátkodobých nedostatků hotovosti. Obvykle se jedná o velmi krátkodobé směnky, kdy se peníze použijí na úhradu nákladů do doby, než přijdou příjmy z prodeje, a poté se okamžitě splatí. Na rozdíl od hypotéky nebo úvěru na vybavení se stanovenými měsíčními splátkami lze tyto krátkodobé směnky rychle splatit velkými splátkami. Jsou užitečné pro vyrovnání cash flow.

Takže zpět k našemu peněžnímu rozpočtu. K jeho dokončení budeme potřebovat řadu informací z naší předchozí práce! Pokud jste tak ještě neučinili, možná byste si měli tyto předchozí rozpočty vytisknout nebo je mít vytažené na více kartách. Bude pak mnohem snazší najít potřebné informace!“

Příjmy rozpočtu

„Kolik peněz letos vyděláme, pokud splníme všechny naše rozpočty?“ zeptal se váš nadřízený. No, toto číslo stále nemáme, a to i přes veškerou práci, kterou jsme dosud odvedli při tvorbě rozpočtů pro jednotlivé oblasti naší společnosti. Víme však, že cash flow vypadá dobře, a máme pocit, že naše ceny a výroba jsou na dobrém místě. Řeknete tedy svému nadřízenému: „Nech mě tady dodělat pár věcí a já ti ty informace dodám. Vypadá to však, že nás čeká dobrý rok!“ Když váš nadřízený odchází z vaší kanceláře, začnete shromažďovat všechny údaje potřebné k dokončení rozpočtového výkazu zisku a ztráty.

Ok, wow, máme všechny informace, které potřebujeme, abychom viděli, jak bude náš výkaz zisku a ztráty vypadat, pokud se stane to, jak jsme si naplánovali příjmy a výdaje. To je taková třešnička na dortu! Vidět to všechno pohromadě a zjistit, jestli jsme odvedli dobrou práci při kalkulaci nákladů na naše výrobky.

Takže jaká čísla budeme potřebovat z našich dalších rozpočtů?

200 000 USD

52 USD,000

$148 000

$41 000

$107,000

$ –

$107,000

*Náklady na prodané zboží = 2000 párů po 26 Kč za pár (za předpokladu stejných nákladů na 100 počátečních zůstatků v zásobách jako letošní výrobní náklady

Vytiskli jste už rozpočty? Pokud ano, projděme si je znovu a podívejme se, odkud všechna naše čísla pocházejí!

• Prodej: Rozpočet tržeb
• Náklady na prodané zboží: Počáteční zásoby 100 párů (předpokládáme náklady na jeden pár 26 USD za kus) plus 1900 vyrobených v tomto roce s náklady 26 USD za pár z našeho rozpočtu zásob hotových výrobků jednotkové výrobní náklady. Takže 2000 × 26 dolarů = 52 000 dolarů

Hrubá marže je jednoduše rozdíl mezi našimi tržbami a náklady na prodané zboží.

Prodejní a správní náklady vycházejí ze stejnojmenného rozpočtu. Ty odečteme od naší hrubé marže a dostaneme čistý provozní zisk.

Pokud bychom si potřebovali půjčit peníze, mohli bychom mít náklady na úroky! V běžecké společnosti Hupana jsme měli skvělý rok, takže žádné půjčky jsme nepotřebovali!“

Přemýšlejte o tom, jak by tento výkaz zisku a ztráty mohl vypadat jinak, kdyby do hry vstoupila konkurence a my museli snížit cenu našich bot na 60 dolarů za pár?“

Rozvaha podle rozpočtu

Ok, ještě jeden dílek naší skládačky k dokončení! Rozvaha nám dává přehled v čase. V tomto případě snímek v našem rozpočtovaném čase. Těchto dílků skládačky je hodně, takže si je pojďme na pár minut prohlédnout:

Ještě jedna připomínka: \text{aktiva}=\text{pasiva}+\text{vlastní kapitál}

Tato účetní rovnice se nám může při práci hodit.

Pokud se tržby, náklady a výdaje budou řídit rozpočtem, bude naše rozvaha na konci roku vypadat takto!

Celkově je tedy běžecká společnost Hupana ve skvělé kondici, pokud rozpočet půjde podle plánu. Ale rozpočty nejdou vždy podle plánu, takže mít peněžní polštář je skvělá věc! Mohli by omezit prodej nebo snížit ceny a stále by byli v pořádku. Skvěle si vytvořili polštář, ve kterém, pokud se něco stane, budou stále v pořádku.

Většina podniků provádí v průběhu roku určité změny v rozpočtu. Rozpočet je vodítkem a je třeba ho považovat za proměnlivý dokument, který se může měnit podle toho, jak se objeví nové informace nebo situace.

.