Varför är beroenden inom projektledning viktiga för agila team?

Denna artikel behandlar följande frågor i detalj:

1. Kriterier för val av beroenden.
2. En kort titt på vad beroenden är i projektledning
3. 6 typer av beroenden i projektledning
4. Vilken roll spelar uppgiftsberoenden i projektledning?
5. Vad ska man göra med beroenden?
6. FAQs

Kriterier för val av beroenden

Olika projektledningsexperter har olika åsikter om vilka beroenden som är ”värda att känna till”.

Vi har gjort en del egna undersökningar och valt ut dessa 6 eftersom:

1. De täcker nästan alla andra beroenden
2. De är de vanligaste beroendena i projekt
3. Majoriteten av experterna inkluderar dessa i sin lista över beroenden som man måste känna till

En kort titt på vad som är beroenden i projektledning

Simpelt uttryckt, Om två eller flera uppgifter inte kan startas eller avslutas utan att någon annan uppgift startas eller avslutas, sägs de vara beroende av andra uppgifter.

Ganska enkelt, eller hur?

Här är ett exempel som hjälper dig att förstå begreppet ytterligare:

Inbindning av en bok är inte möjlig utan att först färdigställa och redigera boken. Vi kan alltså säga att uppgift B (bindning) är beroende av uppgift A (färdigställande).

6 typer av beroenden inom projektledning

Vi kommer att gå rakt på sak nu eftersom det är det här du egentligen kom hit för:

Beroende mellan slutförande och start

Det finns en hög sannolikhet att du har stött på det här beroendet i projekt. Så här fungerar det.

Om uppgift A är avslutad kan endast uppgift B startas. Uppgift B måste använda resultatet från uppgift A för att kunna starta.

Till exempel kan målningen av en bil endast utföras om bilens kaross är klar

Start-till-avslut-beroende

Det här beroendet är lite knepigt. Du kan behöva läsa om det mer än en gång.

Så, från början till slut kan inte uppgift B slutföras om inte uppgift A har börjat. När den föregående uppgiften har påbörjats kan uppgift B avslutas när som helst.

Till exempel om skiftet för en vakt bara kan avslutas om den andra vakten dyker upp.

Start-till-start-beroende

Tacksamt nog är det här beroendet inte svårt att få grepp om.

Det säger helt enkelt att uppgift B bara kan påbörjas när uppgift A har påbörjats. Därefter kan de fortsätta samtidigt.

Till exempel kan du bara börja redigera en skrivuppgift när du har börjat skriva den.

Finish to finish-beroende

Finish to finish eller FF-beroende är ännu lättare att förstå än start till start.

Det innebär att du inte kan avsluta en uppgift förrän en annan uppgift har slutförts.

Påfyllning vid leverans, en betalning vid online shopping, är ett bra exempel. Du kan inte avsluta försäljningen innan produkten har levererats och kunden har överlämnat pengarna.

Kausala beroenden

De kallas också ”logiska beroenden”.

Det är ganska självförklarande. Det här är de beroenden som inte kan undvikas. Varför? Därför att detta beroende härrör från uppgifternas natur.

Till exempel, utan att slutföra en aktivitet kan du inte övervaka den eller få feedback. Det är omöjligt.

Kausala beroenden är ganska uppenbara och det är ovanligt att projektledare inte känner till dem.

De yttre – inre beroendena

Vi känner alla till arbetsplatsens mikro- och makromiljö.

Det finns totalt 4 sådana beroenden som är relaterade till de interna (mikro) och externa (makro) faktorerna.

Company In – Project In Dependencies

Dessa tillämpas på sekventiella uppgifter. Du måste planera dem i förväg. Ad hoc-metoder fungerar inte.

Company In – Project Out Dependencies

Dessa beroenden innebär att en annan avdelning i företaget kopplas in för att slutföra en viss uppgift. Det kan vara en enskild uppgift eller ett antal uppgifter som inte kan utföras av din avdelning.

Company Out – Project In Dependencies

Detta gäller de uppgifter som läggs ut på tredje part. Projektets resultat påverkar fortfarande ditt företag, men aktiviteterna är inte under din kontroll.

Company Out – Project Out Dependencies

Det finns vissa faktorer som ligger utanför företagets kontroll och som inte är en del av projektet, men de påverkar projektets resultat. Till exempel arbetstagarfackföreningar etc.

Några andra typer av beroenden som du behöver känna till som Agile-proffs:

Lead

Om ett beroende inte begränsas av begränsningar och logik, utan snarare tar hänsyn till bästa praxis eller är bekvämt att göra – kan den beroende uppgiften starta före sin tid. Till exempel kan färgläggningen av en del av ritning/målning påbörjas innan allt är ritat.

Nu ska vi gå vidare och se vad Lag innebär.

Lag

Det är helt enkelt den extra väntetid som läggs till mellan aktiviteterna. Som att testa en prototyp innan den släpps ut på marknaden.

Resursbaserade beroenden

Det är helt enkelt ett beroende där en uppgift kräver tillgång till en viss resurs för att kunna slutföras. Till exempel kan en uppgift som kräver många händer endast slutföras framgångsrikt om det finns tillräckligt med arbetskraft.

Preferentiella beroenden

Det är en fördröjning eller ett krav som drivs av expertisen och som läggs till av arbetstagarna. En mekaniker kan till exempel be dig att inte lägga golvet i bilen efter att ha gjort några ändringar i motorn eller någon annan del.

Vilken roll spelar uppgiftsberoenden i projektledning?

Beroenden är till stor hjälp vid schemaläggning av dina projekt.

Fördelarna med att leva i den tekniska tidsåldern är att allting kan göras enkelt med hjälp av programvaran. Dagens projektledare använder Gantt-diagram för att visa beroenden.

Vi kommer att prata mer om Gantt-diagram efter detta.

Föreställ dig att du som projektledare känner till alla beroenden i ditt projekt. Det första du skulle kunna göra är att fördela rätt resurser till rätt uppgifter vid rätt tidpunkt.

Det skulle också bli lättare för dig att planera och hålla deadlines.

Något att tänka på.

Vad ska man göra med beroenden i alla PM-relaterade scenarier?

Du ska naturligtvis dra nytta av dem!

Men hur gör man det?

Följ dessa enkla steg:

Gå in på en sökmotor – skriv ”amazing project management software” – välj det som passar – börja använda det.

Så enkelt är det.

Moderna projekthanteringsverktyg har uppgiftsberoenden som en integrerad del av instrumentbrädan.

För övrigt använder sådana program Gantt-grafikkort för att beskriva uppgiftsberoenden. Detta gör det extremt enkelt att spåra projektets framskridande i farten.

Men dessa programvaror slutar inte där; de använder Critical path-metoden för att ge dig ytterligare insikter.

En praktisk programvara som nTask gör allt arbete åt dig. Prova det GRATIS och se vad du har missat!

FAQs

Vad är den kritiska vägen i projektledning?

Den kritiska vägen är den totala tiden för alla aktiviteter som inte kan hoppas över i ett projekt. Tillsammans utgör den den totala varaktigheten för projektets slutförande.

Vad är skillnaden mellan antaganden och beroenden?

Antaganden är något som måste göras i projekt för att uppskatta vissa saker som resultatet eller budgeten. Antaganden har ingen praktisk baksida eftersom det handlar om framtiden. Antaganden är dock baserade på historiska data, trender etc.

Avhängigheter i ett projekt är när två eller flera uppgifter inte kan startas/avslutas oberoende av varandra.

Hur identifierar du beroenden?

Säkerställ att du går igenom varje enskild uppgift i projektet. Börja från de allra första uppgifterna och gå framåt. Om någon efterföljande uppgift är beroende av den aktuella uppgiften innebär det att det finns ett beroende mellan uppgifterna.

Om två eller flera uppgifter kan startas/avslutas oberoende av varandra finns det inget beroende mellan uppgifterna.

Vad är start-till-start i projektledning?

Enligt detta beroende kan den efterföljande uppgiften påbörjas först när den föregående uppgiften har påbörjats. Därefter kan båda uppgifterna fortsätta parallellt.