Miért fontosak a függőségek a projektmenedzsmentben az agilis csapatok számára?

Ez a cikk a következő kérdésekkel foglalkozik részletesen:

1. A függőségek kiválasztásának kritériumai.
2. Rövid áttekintés arról, hogy mik a függőségek a projektmenedzsmentben
3. A projektmenedzsment függőségek 6 típusa
4. Milyen szerepe van a feladatfüggőségeknek a projektmenedzsmentben?
5. Mi a teendő a függőségekkel?
6. Kérdések

A függőségek kiválasztásának kritériumai

A különböző projektmenedzsment szakértők eltérő véleményen vannak arról, hogy mely függőségeket “érdemes ismerni”.

Mi magunk is végeztünk némi kutatást, és ezt a 6-ot választottuk ki, mert:

1. Majdnem minden más függőséget lefednek
2. Ezek a leggyakoribb függőségek a projektekben
3. A szakértők többsége ezeket veszi fel a kötelezően megismerendő függőségek listájára

Rövid áttekintés arról, hogy mik a függőségek a projektmenedzsmentben

Egyszerűen fogalmazva, ha két vagy több feladatot nem lehet elindítani vagy befejezni bármely más feladat elindítása vagy befejezése nélkül, akkor azt mondjuk, hogy függőségi viszonyban állnak más feladatokkal.

Meglehetősen egyszerű, nem?

Íme egy példa a fogalom további megértéséhez:

Egy könyv bekötése nem lehetséges anélkül, hogy előbb befejeznénk és szerkesztenénk a könyvet. Így azt mondhatjuk, hogy a B feladat (kötés) függ az A feladattól (befejezés).

A projektmenedzsment függőségek 6 típusa

Most rögtön rátérünk a lényegre, hiszen valójában ezért jött ide:

Finish to start dependency

Nagy az esélye, hogy találkozott már ezzel a függőséggel a projektekben. A következőképpen működik:

Ha az A feladat befejeződött, csak ezután lehet elindítani a B feladatot. A B feladatnak az A feladat kimenetét kell felhasználnia az indításhoz.

Egy autó festése például csak akkor végezhető el, ha az autó karosszériája készen van

Az indítástól a befejezésig tartó függőség

Ez a függőség egy kicsit trükkös. Lehet, hogy többször is el kell olvasnod róla.

Az elejétől a végéig tehát a B feladat csak akkor fejeződhet be, ha az A feladat már elkezdődött. Ha az elődfeladat elindult, a B feladat bármikor befejeződhet.

Például, ha az egyik őr műszakja csak akkor fejeződhet be, ha a második őr megjelenik.

Az indítástól az indításig függőség

Szerencsére ezt a függőséget nem nehéz átlátni.

Ez egyszerűen azt mondja ki, hogy a B feladat csak akkor indulhat el, ha az A feladat elindult. Ezt követően egyszerre folytatódhatnak.

Egy írást például csak akkor kezdhetünk el szerkeszteni, ha már elkezdtük az írást.

Finish to finish függőség

A Finish to finish vagy FF függőség még könnyebben érthető, mint a start to start.

Ez azt jelenti, hogy egy feladatot nem tudsz befejezni, amíg egy másik feladatot be nem fejeztél.

A készpénzes utánvét, egy online vásárlási fizetés jó példa erre. Nem tudod lezárni az eladást a termék leszállítása és a pénz ügyfél általi átadása előtt.

Kauzális függőség

Azokat “logikai függőségeknek” is nevezik.

Ez eléggé magától értetődő. Ezek azok a függőségek, amelyeket nem lehet elkerülni. Hogy miért? Mert ez a függőség a feladatok természetéből fakad.

Egy tevékenység elvégzése nélkül például nem lehet azt nyomon követni vagy visszajelzést kapni. Ez lehetetlen.

A kauzális függőségek elég nyilvánvalóak, és ritka, hogy a projektvezetők ne tudnának róluk.

A külső – belső függőségek

Mindannyian ismerjük a munkahely mikro- és makrokörnyezetét.

Ez összesen 4 ilyen függőség van, amelyek a belső (mikro) és a külső (makro) tényezőkhöz kapcsolódnak.

Cégen belüli – projekten belüli függőségek

Ezek a szekvenciális feladatokra vonatkoznak. Előre meg kell tervezni őket. Az ad hoc módszerek nem működnek.

Company In – Project Out Dependencies

Ezek a függőségek, amikor a vállalat egy másik részlegét kötik be egy bizonyos feladat(ok) elvégzésébe. Ez lehet egyetlen feladat vagy több olyan feladat, amelyet az Ön részlege nem tud elvégezni.

Company Out – Project In Dependencies

Ezek a harmadik félnek kiszervezett feladatokra vonatkoznak. A projekt eredménye még mindig hatással van az Ön vállalatára, de a tevékenységek nem az Ön ellenőrzése alatt állnak.

Company Out – Project Out Dependencies

Vannak olyan tényezők, amelyek kívül esnek a vállalat ellenőrzésén, és nem részei a projektnek, de befolyásolják a projekt eredményét. Például a dolgozói szakszervezetek stb.

A függőségek néhány más típusa, amelyeket agilis szakemberként ismernie kell:

Lead

Ha egy függőséget nem korlátoznak korlátok és logika, inkább a legjobb gyakorlatot veszi figyelembe, vagy kényelmesen elvégezhető – a függő feladatot idő előtt el lehet kezdeni. Például a rajzolás/festés egy részének színezése már az egész rajzolása előtt elkezdődhet.

Most, továbblépve, lássuk, mi is az a Lag.

Lag

Ez egyszerűen a tevékenységek között hozzáadott várakozási idő. Például egy prototípus tesztelése, mielőtt piacra kerülne.

Resforrás-alapú függőségek

Ez egyszerűen egy olyan függőség, ahol a feladat(ok) elvégzéséhez egy bizonyos erőforrás rendelkezésre állása szükséges. Például egy olyan feladat sikeres elvégzése, ahol sok kézre van szükség, csak akkor végezhető el, ha elegendő emberi erő áll rendelkezésre.

Preferenciális függőségek

Ez a szakértő véleménye által vezérelt késleltetés vagy követelmény, amelyet a munkavállalók adnak hozzá. Például egy szerelő megkérheti, hogy ne padlózzon, miután csak néhány módosítást végeztek a motoron vagy bármely más alkatrészen.

Mi a szerepe a feladatfüggőségeknek a projektmenedzsmentben?

A függőségek óriási segítséget nyújtanak a projektek ütemezése során.

A technikai korban élés előnye, hogy a szoftverek segítségével mindent egyszerűvé lehet tenni. A mai projektmenedzserek Gantt-diagramokat használnak a függőségek bemutatására.

A Gantt-diagramokról ezután még többet fogunk beszélni.

Projektmenedzserként képzelje el, hogy minden függőséget ismer a projektjében. Az első dolog, amit megtehetne, hogy a megfelelő erőforrásokat, a megfelelő feladatokhoz, a megfelelő időben rendelné hozzá.

Emellett könnyebben tudná tervezni és betartani a határidőket.

Erre érdemes elgondolkodni.

Mit kezdjünk a függőségekkel bármely PM-mel kapcsolatos forgatókönyvben?

Az előnyeiket természetesen kihasználjuk!

De hogyan tegyük ezt?

Kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:

Menjen fel egy keresőmotorra – írja be, hogy “csodálatos projektmenedzsment szoftver” – válassza ki a megfelelőt – kezdje el használni.

Ez ilyen egyszerű.

A modern projektmenedzsment eszközök a feladatfüggőségeket a műszerfal szerves részeként tartalmazzák.

Még inkább Gantt-diagramokkal ábrázolják az ilyen programok a feladatfüggőségeket. Ez rendkívül megkönnyíti a projekt előrehaladásának menet közbeni nyomon követését.

De ezek a szoftverek nem állnak meg itt; a kritikus útvonal módszerét használják, hogy további betekintést nyújtsanak Önnek.

Egy olyan praktikus szoftver, mint az nTask, minden munkát elvégez Ön helyett. Próbálja ki INGYENESEN, és nézze meg, mit hagyott ki!

Kérdések

Mi a kritikus útvonal a projektmenedzsmentben?

A kritikus útvonal az összes olyan tevékenység teljes ideje, amelyet nem lehet kihagyni egy projektben. Összesítve ez adja a projekt befejezésének teljes időtartamát.

Mi a különbség a feltételezések és a függőségek között?

A feltételezések olyan dolgok, amelyeket a projektekben meg kell tenni bizonyos dolgok, például az eredmény vagy a költségvetés becsléséhez. A feltételezéseknek nincs gyakorlati háttere, mert a jövőről szólnak. A feltételezések azonban múltbeli adatokon, trendeken stb. alapulnak.

Függőségekről egy projektben akkor beszélünk, ha két vagy több feladatot nem lehet egymástól függetlenül elkezdeni/befejezni.

Hogyan azonosítja a függőségeket?

Kérjük, hogy a projektben minden egyes feladatot nézzen át. Kezdje a legelső feladatokkal, és haladjon előre. Ha bármelyik egymást követő feladat függ az aktuális feladattól, az azt jelenti, hogy a feladatok között függőség áll fenn.

Ha bármelyik két vagy több feladat egymástól függetlenül megkezdhető/befejezhető, akkor a feladatok között nem áll fenn függőség.

Mi a projektmenedzsmentben az indítástól-kezdésig kifejezés?

E szerint a függőség szerint az utódfeladat csak akkor kezdődhet el, ha az elődfeladat megkezdődött. Ezt követően mindkét feladat párhuzamosan folytatódhat.