Mall för prioriteringsmatris

Om mallen för prioriteringsmatris

Vad är en prioriteringsmatris?

En prioriteringsmatris är ett verktyg som används för att prioritera arbete kategoriskt och informera om beslutsfattande & tidshantering. Det är ett användbart verktyg eftersom det enkla ramverket kan tillämpas på alla typer av arbete, oavsett om det är affärsprocesser, projektbaserat eller operativt. Prioritetsmatriser börjar i ett enkelt format men kan anpassas beroende på dina behov. De flesta organisationer prioriterar efter påverkan (låg, medel, hög), ansträngningsnivå och brådska.

När man ska använda en prioriteringsmatris

En prioriteringsmatris är ett ledningsverktyg för personer som behöver lite mer än en grundläggande att-göra-lista, och den kan vara värdefull för projektledning och projektprioritering. 2×2-matrisen är utformad för att hjälpa dig att avgöra vilka uppgifter som är kritiska så att du först kan fokusera på de mest brådskande behoven.

En mängd olika faktorer kan påverka hur brådskande eller viktig en uppgift på din lista är. Om du till exempel måste slutföra en uppgift som direkt påverkar kundernas tillfredsställelse är den uppgiften förmodligen mycket brådskande och högprioriterad. Om du däremot måste slutföra en uppgift som kan göra dina kunder nöjdare i framtiden är den uppgiften förmodligen låg brådska men hög prioritet.

Hur man gör en prioriteringsmatris

Gå igenom din lista med uppgifter och sortera varje uppgift i en kvadrant. Så här kan du tänka kring varje kvadrant:

• Kvadrant I är för de mest brådskande och viktiga tidsfristerna.

• Kvadrant II är för långsiktig strategi och utveckling, uppgifter som inte är brådskande men ändå viktiga.

• Kvadrant III är för brådskande men inte viktiga uppgifter, är för tidspressade distraktioner som ändå måste göras omedelbart.

• Kvadrant IV är för uppgifter som ger litet värde, om ens något.

Analysera dina dagliga eller veckovisa aktiviteter och tilldela frågor till rätt kvadrant i kriteriematrisen innan du utvärderar var du behöver göra förändringar.

Skapa din egen prioriteringsmatris

Miros whiteboard-verktyg är den perfekta duken för att skapa och dela med dig av din prioriteringsmatris. Kom igång genom att välja den här mallen för prioriteringsmatris.

1. Använd Miromallen

Öppna den här Miromallen för att komma igång! I tavlan listar du de uppgifter som du vill att ditt team ska utföra.

2. Tänk på varje uppgift

Ta dig själv följande fråga för varje uppgift: Vilka är konsekvenserna av att inte utföra den här uppgiften?

3. Prioritera uppgifterna

Baserat på den informationen kategoriserar du varje punkt på listan som ”högprioriterad” eller ”lågprioriterad”.

4. Tilldela uppgifterna en brådska

Du kan nu dela in uppgifterna i varje kategori ytterligare i två underkategorier: ”hög brådska” och ”låg brådska”. Du bör nu ha fyra listor.

5. Tilldela värden

Tilldela värden mellan 1 och 4 till varje alternativ, där lägre siffror innebär att uppgiften har högre prioritet.

6. Placera på matrisen

Sortera alternativen i din matris. När du är klar, dela dina prioriteringar med nödvändiga intressenter.