Szablon macierzy priorytetów

O szablonie macierzy priorytetów

Co to jest macierz priorytetów?

Macierz priorytetów jest narzędziem używanym do nadawania kategorycznych priorytetów pracy i informowania o podejmowaniu decyzji &zarządzaniu czasem. Jest to przydatne narzędzie, ponieważ proste ramy mogą być stosowane do wszystkich rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy są to procesy biznesowe, oparte na projektach czy operacyjne. Matryce priorytetów zaczynają się od prostego formatu, ale mogą być dostosowywane w zależności od potrzeb. Większość organizacji ustala priorytety według wpływu (niski, średni, wysoki), poziomu wysiłku i pilności.

Kiedy używać matrycy priorytetów

Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania dla ludzi, którzy potrzebują nieco więcej niż podstawowej listy rzeczy do zrobienia, i może być cenna w zarządzaniu projektami i ustalaniu priorytetów projektów. Macierz 2×2 jest zaprojektowana, aby pomóc ci określić, które zadania są krytyczne, abyś mógł najpierw skupić się na najpilniejszych potrzebach.

Różne czynniki mogą wpłynąć na pilność lub ważność zadania na twojej liście. Na przykład, jeśli musisz wykonać zadanie, które bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, to prawdopodobnie jest ono bardzo pilne i ma wysoki priorytet. Jednakże, jeśli musisz wykonać zadanie, które może sprawić, że klienci będą szczęśliwsi w przyszłości, to zadanie jest prawdopodobnie mało pilne, ale o wysokim priorytecie.

Jak stworzyć macierz priorytetów

Przejrzyj swoją listę zadań i posortuj każde z nich w kwadrancie. Oto jak należy myśleć o każdym kwadrancie:

• Kwadrant I jest dla najpilniejszych, najważniejszych terminów.

• Kwadrant II jest przeznaczony na długoterminowe strategie i rozwój, zadania, które nie są pilne, ale nadal są ważne.

• Kwadrant III jest przeznaczony dla zadań pilnych, ale nie ważnych, jest przeznaczony dla zadań rozpraszających pod presją czasu, które nadal muszą być wykonane natychmiast.

• Kwadrant IV jest dla zadań, które przynoszą niewielką wartość, jeśli w ogóle.

Przeanalizuj swoje codzienne lub tygodniowe działania i przypisz sprawy do odpowiedniego kwadrantu w macierzy kryteriów, zanim ocenisz, gdzie musisz wprowadzić zmiany.

Stwórz własną macierz priorytetów

Narzędzie tablicy Miro jest idealnym płótnem do tworzenia i udostępniania macierzy priorytetów. Zacznij od wybrania tego szablonu macierzy priorytetów.

1. Użyj szablonu Miro

Otwórz ten szablon Miro, aby zacząć! Na tablicy wypisz zadania, które chcesz, aby Twój zespół zrealizował.

2. Zastanów się nad każdym zadaniem

Zadaj sobie następujące pytanie w odniesieniu do każdego zadania: Jakie są konsekwencje niewykonania tego zadania?

3. Ustal priorytety zadań

W oparciu o te informacje, skategoryzuj każdą pozycję listy jako „wysoki priorytet” lub „niski priorytet”.

4. Przypisz pilność do zadań

Teraz dalej podziel zadania w każdej kategorii na dwie podkategorie: „wysoka pilność” i „niska pilność”. Powinieneś teraz mieć cztery listy.

5. Przypisz wartości

Przypisz wartości od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższe liczby oznaczają, że zadanie ma wyższy priorytet.

6. Umieść na matrycy

Sortuj opcje w swojej matrycy. Po zakończeniu podziel się swoimi priorytetami z niezbędnymi interesariuszami.