8 szybkich sposobów na zwiększenie wydajności pracowników w miejscu pracy

Najważniejszym elementem firmy są jej pracownicy – w końcu produktywni pracownicy są tym, co przede wszystkim sprawia, że firma odnosi sukcesy. Jednak według ostatniego raportu Biura Pracy USA, produktywność pracowników w ostatnich latach maleje.

Oto czym naprawdę jest produktywność pracowników, dlaczego jest ważna, jak można ją zmierzyć, obliczyć i, co najważniejsze, jak można ją zwiększyć.

Jak zwiększyć wydajność pracowników w miejscu pracy

1. Popraw warunki w miejscu pracy
2. Optymalizacja wysyłania wiadomości e-mail
3. Optymalizacja spotkań
4. Zezwalaj na elastyczne harmonogramy
5. Zapewnij lepsze szkolenie pracowników
6. Zatrzymaj mikrozarządzanie w delegowaniu zadań
7. Popraw komunikację w biurze
8. Zachęcaj do dbania o siebieopieki

Co to jest produktywność pracowników?

Produktywność pracownika, znana również jako produktywność w miejscu pracy lub produktywność miejsca pracy, jest miarą wydajności indywidualnego pracownika.

Na przykład firma produkująca artystyczne butelki będzie chciała wiedzieć, ile artystycznych butelek może wyprodukować jeden pracownik w określonym czasie – ta liczba to wydajność indywidualnego pracownika.

Jako taka, produktywność pracowników nie powinna być mylona z produktywnością pracy (produktywnością siły roboczej), która jest ogólną produkcją ekonomiczną kraju lub firmy na godzinę pracy.

Ważność produktywności pracowników

Celem każdej firmy jest odnoszenie sukcesów – i już ustaliliśmy, że produktywność pracowników może uczynić lub złamać sukces firmy. Dwa czynniki decydują o tym, czy pracownicy odnoszą sukcesy w swojej pracy:

1. Produktywność – ilość wykonanej pracy
2. Efektywność – ilość wysiłku włożonego w tę pracę

Niektórzy ludzie mogą spędzać dużo czasu na dokończeniu niewielkiej ilości pracy – tacy ludzie są bardziej efektywni niż produktywni.

Inni ludzie mogą skończyć dużo pracy w małym czasie – ci ludzie są bardziej produktywni niż efektywni.

Powinieneś zawsze maksymalnie wykorzystać zarówno swoją produktywność jak i efektywność – staraj się włożyć maksimum wysiłku w swoją pracę i skończyć jak najwięcej pracy w jak najkrótszym czasie.

Istnieje kilka korzyści z wysokiej produktywności pracowników, które dowodzą jej znaczenia w firmie – jeśli pracownicy są produktywni, firma:

• zarabia więcej
• rośnie
• zaspokaja popyt konsumentów
• pozostaje konkurencyjna

W skrócie, wysoka produktywność pracowników zapewnia, że firma pozostaje istotna na rynku.

Jak zmierzyć produktywność pracowników

Aby zmierzyć produktywność pracowników, należy najpierw porozmawiać z pracownikami i określić standard, z którym porównamy wyniki poszczególnych pracowników. Możesz mierzyć produktywność pracowników poprzez:

Mierzenie liczby sprzedaży

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Wysoka liczba sprzedaży.

Jak to zmierzyć? Określasz liczbę sprzedaży w miesiącu, jaką musi wykonać Twój pracownik, a następnie porównujesz jego miesięczne wyniki z tą liczbą.

Na przykład, decydujesz, że każdy pracownik powinien wykonać 100 telefonów w miesiącu, nawiązać 20 kontaktów i 10 sprzedaży. Jeśli pracownik wykonuje 120 połączeń, ale tylko 5 sprzedaży, nie osiąga normy. Jeśli pracownik wykonuje 80 telefonów, ale 15 sprzedaży, bije ustalony standard.

Mierzenie osiągniętych celów

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Wysoka liczba zrealizowanych celów.

Jak to zmierzyć? Określasz liczbę celów w miesiącu, które Twoi pracownicy muszą osiągnąć, a następnie porównujesz ich miesięczne wyniki z tą liczbą.

Mierzenie zysku

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Wysoki zysk.

Jak go zmierzyć? Określasz idealny roczny zysk dla swojej firmy. Jeśli go osiągniesz lub przekroczysz, udowodniłeś swoją produktywność pracowników. Jeśli go nie osiągniesz, Twoi pracownicy nie osiągają oczekiwanego procentu produktywności.

Mierzenie ilości wykonanej pracy

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Wysoka liczba zrealizowanych zadań.

Jak to zmierzyć? Określasz liczbę zadań w tygodniu, które muszą wykonać Twoi pracownicy, a następnie porównujesz ich miesięczne wyniki z tą liczbą.

Mierzenie jakości wykonanej pracy

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Wszystkie projekty, bez względu na ich liczbę, są ukończone w sposób jakościowy.

Jak to zmierzyć? Określasz parametry, które definiują ukończony projekt jako jakościowy i udany, a następnie określasz, jak wiele z Twoich ukończonych projektów spełnia te parametry. Na przykład, kiedy tworzysz aplikację, projekt jest uważany za udany i wysokiej jakości, jeśli aplikacja jest funkcjonalna, jeśli spełnia wszystkie wymagania klienta i jeśli klient jest zadowolony.

Mierzenie czasu spędzonego

Dowód na to, że masz wysoką produktywność: Mniej czasu spędzonego na pracy nad projektem.

Jak to zmierzyć? Ustal szacunkowy czas, jaki zajmie pracownikom ukończenie wszystkich zadań związanych z projektem, i podaj klientowi termin realizacji projektu oparty na tych szacunkach. Poinstruuj swoich pracowników, aby śledzili czas, jaki spędzają nad tymi zadaniami. Jeśli skończysz przed terminem, Twój zespół był produktywny w swoim czasie (i harmonogramie).

Jak obliczyć produktywność pracowników?

Aby zrozumieć, jak możesz zwiększyć produktywność pracowników, powinieneś najpierw obliczyć obecny stan produktywności pracowników.

Istnieją różne sposoby, aby to zrobić, ale najbardziej powszechną metodą jest zazwyczaj porównanie wydajności pracownika z relatywnym kosztem, jaki wnosi do firmy – ostatecznym celem jest uzyskanie większej wartości od pracownika niż jest on opłacany, ale jak widzieliśmy w poprzedniej części tego postu, istnieje więcej wskaźników wysokiej produktywności pracowników.

Możesz również obliczyć procent możliwej produktywności pracowników w Twojej firmie, jeśli zastosujesz się do tych 4 kroków:

• Krok 1: Zdefiniuj standard

Będziesz mierzył wszystkie poziomy produkcji w stosunku do tego standardu.

• Krok 2: Określ, ile masz czasu w tygodniu roboczym

Jeśli masz pięciodniowy tydzień roboczy, z dzienną normą 8 godzin, masz 40 godzin, czyli 2400 minut czasu w każdym tygodniu.

• Krok 3: Odejmij cały „bezproduktywny” czas od swojego tygodnia pracy

To obejmuje wszystkie przerwy na lunch, krótkie przerwy, spotkania i podobne czynności. Na przykład, jeśli spędzasz około 30 minut na przerwie na lunch, 30 minut na krótkich przerwach i 1 godzinę na spotkaniach każdego dnia, to jest to 10 godzin lub 500 minut, które powinieneś odjąć od całkowitego czasu tygodnia pracy. To pozostawia czysty 1,900 minut czasu, w którym jesteś produktywny.

• Krok 4: Oblicz procent

Obliczając swój procent produktywności, pamiętaj o 2 ważnych rzeczach:

• Nigdy nie możesz być w 100% produktywny
• Twój procent produktywności jest tylko idealną liczbą – pracownicy będą musieli się skupić i unikać rozproszenia uwagi, aby osiągnąć maksymalny procent produktywności firmy wynoszący 79%

Jak zwiększyć produktywność pracowników w miejscu pracy

Aby zwiększyć produktywność pracowników w miejscu pracy, powinieneś wdrożyć 8 następujących kroków:

Poprawa warunków w miejscu pracy

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy byli produktywni, musisz zadbać o to, aby pracowali w optymalnych warunkach.

• Upewnij się, że w biurze jest dużo naturalnego światła. Pracownicy, którzy pracują w biurze z oknami i wystarczającą ilością naturalnego światła, śpią o 46 minut dłużej w nocy – są bardziej wypoczęci i bardziej skłonni do koncentracji, kiedy przychodzą do pracy.

• Włącz roślinność do biura. Zielone biura sprawiają, że pracownicy czują się bardziej komfortowo, a tym samym są bardziej produktywni w swojej pracy.

• Nie pozostawiaj białych kolorów ścian. Pracownicy popełniają więcej błędów, gdy pracują w biurach z białymi ścianami – zamiast tego postaw na kolor czerwony (pomaga w zadaniach zorientowanych na szczegóły), zielony (pomaga motywować), niebieski (pobudza kreatywność).

Optymalizacja wysyłania wiadomości e-mail

Badania twierdzą, że spędzamy 13 godzin tygodniowo na wiadomościach e-mail – pomnóż to przez liczbę pracowników w Twojej firmie, a otrzymasz dokładną liczbę godzin, które mógłbyś spędzić bardziej produktywnie.

• Zablokuj czas przeznaczony tylko na wiadomości e-mail. Poinstruuj swoich pracowników, aby każdego dnia wybrali okno czasowe, w którym będą zajmować się e-mailami i trzymali się tego czasu – wykonuj całą komunikację e-mailową w ciągu 1 godziny po lunchu lub 1 godziny przed wyjściem z pracy.

• Utrzymuj e-maile krótkie i na temat. Poinstruuj swoich pracowników, aby byli uprzejmi, precyzyjni w swoich pytaniach i bezpośredni w odpowiedziach podczas pisania wiadomości e-mail.

• Powstrzymaj się od wysyłania wiadomości e-mail do swoich pracowników w środku nocy. Takie e-maile wysyłane późno w nocy mogą stresować pracowników, zwiększać ich poziom niepokoju i zmniejszać szanse na dobre wyniki w pracy jutro rano.

Optymalizacja spotkań

Pracownicy spędzają prawie 87 godzin miesięcznie na różnych spotkaniach – co oznacza stratę 37 miliardów dolarów rocznie, ponieważ wiele spotkań przeradza się w bezproduktywne dyskusje.

• Zamiast tego wysyłaj e-maile. Poczta elektroniczna jest szybszym i bardziej precyzyjnym środkiem komunikacji, więc zamiast organizować niezliczone spotkania, wysyłaj grupowe wiadomości e-mail podczas godziny przeznaczonej na wysyłanie wiadomości e-mail.

• Zmniejsz liczbę spotkań w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca. Organizuj tylko niezbędne spotkania.

• Zmniejsz liczbę platform spotkań. Niektórzy pracownicy mogą być niezbędni dla Twoich spotkań, ale inni, którzy nie są, nie powinni być zobowiązani do uczestniczenia w nich za każdym razem. Zamiast tego, najbardziej produktywnym rozwiązaniem jest umożliwienie im kontynuowania ich zwykłej pracy.

• Zmniejsz czas spędzany na każdym spotkaniu. 15-20 minut na spotkanie wystarczy, aby omówić najważniejsze kwestie.

Zezwalaj na elastyczne harmonogramy

Różni ludzie mają różne okresy szczytowej wydajności w ciągu dnia – dlatego trzymanie się ścisłego harmonogramu od 9 do 5 lub ciężka praca od najwcześniejszych godzin porannych może nie działać na korzyść każdego.

• Uelastycznij godziny pracy – Zamiast pracować nieprzerwanie 8 godzin dziennie, pozwól swoim pracownikom pracować w dwóch mniejszych blokach czasowych, które razem wynoszą 8 godzin. Na przykład, niech pracują od 7 rano do 1 po południu, idą na siłownię/długi lunch, a następnie kończą dzień pracy od 3 po południu do 5 po południu. Będą czuli się bardziej produktywni i wydajni – dostaną świeży przypływ energii po długiej, satysfakcjonującej dwugodzinnej przerwie i unikną przerażającej popołudniowej zapaści, którą pracownicy mają w zwyczaju odczuwać przed „zamknięciem”.

• Zezwalaj na pracę zdalną – Pomimo pewnych wyzwań związanych z pracą zdalną, 65% pracowników uważa, że są bardziej produktywni, gdy pracują poza biurem, a 47% chciałoby, aby ich firma zapewniała takie korzyści. Wybierz stanowiska kwalifikujące się do pracy zdalnej, zdefiniuj godziny dostępności dla pracowników zdalnych, określ konkretny czas odpowiedzi i poinstruuj pracowników, aby rejestrowali swój czas w raportach produktywności.

Zapewnij lepsze szkolenia dla pracowników

Szkolenia i rozwój pomagają zwiększyć wiedzę pracowników, a tym samym ich wydajność pracy.

• Wykorzystaj specjalistyczne oprogramowanie. Oprogramowanie do zarządzania nauczaniem, takie jak Lynda czy TalentLMS, zapewnia różne przydatne kursy, które pomagają pracownikom rozwinąć stare umiejętności i nauczyć się nowych. Oferują one również analitykę i statystyki, dzięki czemu można śledzić postępy pracowników.

• Zapewnij szkolenia praktyczne. Ten rodzaj szkolenia pozwala pracownikom sprawdzić skuteczność określonych zadań szkoleniowych, dając im możliwość wypróbowania ich w trakcie nauki.

• Pozwól pracownikom uczyć się we własnym tempie. Pośpieszne przechodzenie przez skomplikowane tematy nie pozwoli na utrwalenie nowej wiedzy ani na przetestowanie przez pracowników nowo nabytych umiejętności. Najlepiej jest pozostawić pracownikom czas na przetworzenie szkolenia lub naukę we własnym tempie.

Zatrzymaj mikrozarządzanie w delegowaniu zadań

Delegowanie zadań jest samo w sobie produktywne, ale menedżerowie często nie potrafią porzucić zadań, które przekazali innym – więc mikrozarządzają każdym szczegółem, przez co delegowanie zadań staje się bezcelowe. Co więcej, aż 85% pracowników czuje się zdemoralizowanych przez mikrozarządzanie – ciągły nadzór sprawia, że tracą wiarę w swoje możliwości i osiągają gorsze wyniki.

• Zamiast tego zarządzaj oczekiwaniami i wymaganiami. Jeśli oczekujesz konkretnych rezultatów, musisz przekazać swoim pracownikom wytyczne. Będziesz również musiał dać pracownikom znać, czego od nich oczekujesz – a nie wszystkie dobrze pomyślane wymagania dotyczące zadań doprowadzą do właściwych oczekiwań dotyczących zadań, więc jeśli Twoi pracownicy są bardziej skupieni na celu niż na środkach dotarcia do niego, będziesz miał mniej powodów do zmartwień i mikromanagementu.

• Po oddelegowaniu zadań wyjdź z pokoju. Pracownicy będą czuli się bardziej niezależni, bardziej zrelaksowani i bardziej pewni swoich umiejętności, jeśli nie będzie nad nimi stale czuwał przełożony.

Poprawa komunikacji biurowej

W pracy zespołowej, dobra współpraca prowadzi do optymalnej produktywności i skuteczności, a dobra współpraca wynika z dobrej komunikacji i informacji zwrotnej.

• Buduj pracę zespołową w sposób celowy. Bogata w produktywność praca zespołowa nie jest dziełem przypadku – Ty i Twój zespół musicie podjąć wysiłek, aby stać się efektywnym zespołem. Możesz zacząć od organizowania niezobowiązujących spotkań od czasu do czasu – zrób imprezę biurową, zorganizuj wyjście dla pracowników, zorganizuj integracyjny mecz paintballowy. Kiedy przyjdą nowi pracownicy, upewnij się, że czują się mile widziani w miejscu pracy i zrównaj ich z nowymi kolegami.

• Znajdź idealne środki komunikacji. Twoja firma może korzystać z narzędzi komunikacyjnych, poczty elektronicznej i telefonów do komunikacji, ale będziesz musiał dowiedzieć się, jak każdy pracownik odpowiada najlepiej. Niektórzy mogą odpowiadać najszybciej na wiadomości na Slacku, inni na wiadomości e-mail, a jeszcze inni są szybcy w odbieraniu telefonów.

Zachęcaj do dbania o siebie

Zachęcanie pracowników do dbania o siebie przechodzi długą drogę w zachęcaniu pracowników do dbania o swoje zadania i projekty.

• Zachęcaj do korzystania ze świadczeń ubezpieczenia zdrowotnego. Upewnij się, że pracownicy są świadomi wszystkich świadczeń zdrowotnych, jakie oferuje firma, a następnie upewnij się, że zachęcają ich do korzystania z dostępnych pełnych badań lekarskich, szczepień i innych świadczeń.

• Oferuj korzystne kursy samoopieki. Możesz zapisać swoich pracowników na kursy odstresowujące lub kursy zarządzania czasem, aby pomóc im nauczyć się, jak łagodzić codzienny stres, lepiej zarządzać swoim czasem lub poznać inne przydatne techniki samoopieki.

• Uznaj osiągnięcia pracowników. Praktyczne wydaje się zwracanie się do pracowników tylko wtedy, gdy trzeba wskazać błędy w ich pracy, ale nie jest to produktywna praktyka. Pracownicy lubią wiedzieć, że ich ciężka praca jest doceniana – 79% profesjonalistów odchodzi z pracy z powodu braku uznania w miejscu pracy. Taki gest pomaga podnieść ich pewność siebie – poświęć więc czas na podkreślanie osiągnięć i mocnych stron pracowników, kiedy tylko możesz.

Zakończenie

Gdy już zrozumiesz znaczenie wydajności pracowników dla sukcesu Twojej firmy, będziesz musiał wdrożyć odpowiednie kroki, aby zmierzyć, obliczyć, a co najważniejsze, zwiększyć ten cenny zasób biznesowy.

Aby to zrobić, będziesz musiał zwracać równą uwagę na to, co jest korzystne dla Twojej firmy i co jest korzystne dla Twoich pracowników – upewnij się, że poprawisz warunki w miejscu pracy, zoptymalizujesz wysyłanie wiadomości e-mail i spotkania, umożliwisz elastyczne harmonogramy pracowników, zapewnisz optymalne szkolenie pracowników, powstrzymasz się od mikromanagementu, poprawisz komunikację w biurze, a także zachęcisz pracowników do samoopieki.