8 rychlých způsobů, jak zvýšit produktivitu zaměstnanců na pracovišti

Nejdůležitějším prvkem společnosti jsou její zaměstnanci – vždyť právě produktivní zaměstnanci jsou tím, co dělá společnost úspěšnou. Podle nedávné zprávy amerického úřadu práce však produktivita zaměstnanců v posledních letech klesá.

Podívejte se, co to vlastně produktivita zaměstnanců je, proč je důležitá, jak ji můžete měřit, vypočítat a hlavně jak ji můžete zvýšit.

Jak zvýšit produktivitu zaměstnanců na pracovišti

1. Zlepšit podmínky na pracovišti
2. Optimalizovat práci s e-maily
3. Optimalizovat porady
4. Povolit. flexibilní rozvrhy
5. Zajistit lepší školení zaměstnanců
6. Ukončit mikromanagement při delegování úkolů
7. Zlepšit komunikaci v kanceláři
8. Podporovat sebeřízenípéče

Co je to produktivita zaměstnanců?

Produktivita zaměstnanců, známá také jako produktivita na pracovišti nebo produktivita práce, je měřítkem výkonu jednotlivého zaměstnance.

Například společnost, která vyrábí umělecké lahve, bude chtít vědět, kolik uměleckých lahví dokáže jeden zaměstnanec vyrobit za určitou dobu – toto číslo je výkonem jednotlivého zaměstnance.

Produktivita zaměstnanců by se proto neměla zaměňovat s produktivitou práce (produktivitou pracovní síly), což je celkový ekonomický výkon země nebo společnosti za hodinu práce.

Důležitost produktivity zaměstnanců

Účelem každé společnosti je být úspěšná – a již jsme zjistili, že produktivita zaměstnanců může úspěch společnosti ovlivnit nebo zničit. O tom, zda jsou zaměstnanci ve své práci úspěšní, rozhodují dva faktory:

1. Produktivita – množství vykonané práce
2. Efektivita – množství úsilí vloženého do této práce

Někteří lidé mohou strávit mnoho času dokončením malého množství práce – tito lidé jsou spíše efektivní než produktivní.

Jiní lidé mohou dokončit hodně práce v malém množství času – tito lidé jsou více produktivní než efektivní.

Vždy byste měli maximálně využít jak své produktivity, tak své efektivity – snažte se do své práce vložit maximální úsilí a dokončit co nejvíce práce v co nejkratším čase.

Vysoká produktivita zaměstnanců má několik výhod, které dokazují její důležitost ve vaší společnosti – pokud jsou zaměstnanci produktivní, podnik:

• se stává ziskovějším
• rozvíjí se
• uspokojuje poptávku spotřebitelů
• zůstává konkurenceschopný

V podstatě vysoká produktivita zaměstnanců zajišťuje, že společnost zůstává na trhu relevantní.

Jak měřit produktivitu zaměstnanců

Chcete-li měřit produktivitu zaměstnanců, musíte si nejprve promluvit se zaměstnanci a definovat standard, podle kterého budete porovnávat výsledky jednotlivých zaměstnanců. Produktivitu zaměstnanců můžete měřit:

Měřením počtu prodejů

Důkazem toho, že máte vysokou produktivitu: Vysoký počet prodejů.

Jak ji měříte? Stanovíte počet prodejů za měsíc, které musí váš zaměstnanec uskutečnit, a pak porovnáte jeho měsíční výsledky s tímto číslem.

Například se rozhodnete, že každý zaměstnanec by měl měsíčně uskutečnit 100 hovorů, 20 kontaktů a 10 prodejů. Pokud zaměstnanec uskuteční 120 hovorů, ale pouze 5 prodejů, nedosahuje normy. Pokud zaměstnanec uskuteční 80 hovorů, ale 15 prodejů, překonává stanovenou normu.

Měření splnění cílů

Důkaz, že máte vysokou produktivitu: Vysoký počet splněných cílů.

Jak to měříte? Určíte počet cílů za měsíc, kterých musí vaši zaměstnanci dosáhnout, a pak s tímto počtem porovnáte jejich měsíční výsledky.

Měření zisku

Důkaz, že máte vysokou produktivitu: Vysoký zisk.

Jak ho měříte? Definujete ideální roční zisk pro vaši společnost. Pokud ho dosáhnete nebo překročíte, prokázali jste produktivitu svých zaměstnanců. Pokud ho nedosahujete, vaši zaměstnanci nedosahují očekávaného procenta produktivity.

Měření množství odvedené práce

Důkaz, že máte vysokou produktivitu: Vysoký počet splněných úkolů.

Jak ji měříte? Určíte počet úkolů, které musí vaši zaměstnanci za týden splnit, a pak s tímto počtem porovnáte jejich měsíční výsledky.

Měření kvality vykonané práce

Důkaz, že máte vysokou produktivitu: Všechny projekty, bez ohledu na jejich počet, jsou dokončeny kvalitně.

Jak to měříte? Určíte si parametry, které definují dokončený projekt jako kvalitní a úspěšný, a pak zjistíte, kolik vašich dokončených projektů těmto parametrům odpovídá. Například při vývoji aplikace je projekt považován za úspěšný a kvalitní, pokud je aplikace funkční, pokud splňuje všechny požadavky klienta a pokud je klient spokojen.

Měření stráveného času

Důkaz, že máte vysokou produktivitu: Méně času stráveného prací na projektu.

Jak to měříte? Stanovte odhady času, který budou zaměstnanci potřebovat k dokončení všech úkolů souvisejících s vaším projektem, a na základě těchto odhadů poskytněte klientovi termín dokončení projektu. Dejte zaměstnancům pokyn, aby sledovali čas, který na těchto úkolech stráví. Pokud skončíte před termínem, váš tým nakládal se svým časem (a harmonogramem) produktivně.

Jak vypočítat produktivitu zaměstnanců?

Abyste pochopili, jak můžete zvýšit produktivitu zaměstnanců, měli byste nejprve vypočítat současný stav produktivity zaměstnanců.

Existují různé způsoby, jak to udělat, ale nejběžnější metoda obvykle zahrnuje porovnání výkonu zaměstnance s relativními náklady, které firmě přináší – konečným cílem je získat od zaměstnance větší hodnotu, než je jeho plat, ale jak jsme viděli v předchozí části tohoto příspěvku, existuje více ukazatelů vysoké produktivity zaměstnanců.

Procento možné produktivity zaměstnanců ve vaší společnosti můžete vypočítat i vy, pokud budete postupovat podle těchto 4 kroků:

• Krok 1: Definujte standard

Podle tohoto standardu budete měřit všechny úrovně produkce.

• Krok 2: Určete, kolik času máte v pracovním týdnu

Pokud máte pětidenní pracovní týden s denní normou 8 hodin, máte každý týden 40 hodin nebo 2400 minut času.

• Krok 3: Odečtěte od pracovního týdne veškerý „neproduktivní“ čas

To zahrnuje všechny přestávky na oběd, krátké přestávky, porady a podobné činnosti. Pokud například každý den strávíte přibližně 30 minut přestávkou na oběd, 30 minut krátkými přestávkami a 1 hodinu schůzkami, je to 10 hodin nebo 500 minut, které byste měli odečíst od celkové doby pracovního týdne. Zůstane vám tak čistých 1 900 minut času, kdy jste produktivní.

• Krok 4: Vypočítejte procenta

Při výpočtu procenta produktivity nezapomeňte na 2 důležité věci:

• Nikdy nemůžete být 100% produktivní
• Vaše procento produktivity je pouze ideální údaj – zaměstnanci se budou muset soustředit a vyvarovat se rozptýlení, aby dosáhli maximálního procenta produktivity společnosti, které činí 79 %

Jak zvýšit produktivitu zaměstnanců na pracovišti

Pro zvýšení produktivity zaměstnanců na pracovišti byste měli realizovat následujících 8 kroků:

Zlepšit podmínky na pracovišti

Pokud chcete, aby vaši zaměstnanci byli produktivní, musíte zajistit, aby pracovali v optimálních podmínkách.

• Zajistěte, aby byl v kanceláři dostatek přirozeného světla. Zaměstnanci, kteří pracují v kanceláři s okny a dostatkem přirozeného světla, spí v noci o 46 minut déle – jsou odpočatější a při příchodu do práce se lépe soustředí.

• Zařaďte do kanceláře rostliny. V zelených kancelářích se zaměstnanci cítí příjemněji, a proto jsou při práci produktivnější.

• Nenechávejte barvy stěn bílé. Zaměstnanci dělají více chyb, když pracují v kancelářích s bílými stěnami – místo toho zvolte červenou (pomáhá při úkolech zaměřených na detail), zelenou (pomáhá motivovat), modrou (zvyšuje kreativitu).

Optimalizujte práci s e-maily

Studie tvrdí, že e-mailům věnujeme 13 hodin týdně – vynásobte to počtem zaměstnanců ve vaší firmě a získáte přesný počet hodin, které byste mohli trávit produktivněji.

• Zablokujte si čas jen pro e-maily. Nařiďte svým zaměstnancům, aby si každý den vybrali časové okno, kdy se budete zabývat e-maily, a tento čas dodržujte – veškerou e-mailovou komunikaci provádějte během 1 hodiny po obědě nebo 1 hodiny před odchodem z práce.

• E-maily musí být krátké a věcné. Poučte své zaměstnance, aby byli při psaní e-mailu zdvořilí a také přesní v otázkách a přímí v odpovědích.

• Zdržte se zasílání e-mailů svým zaměstnancům uprostřed noci. Takové noční e-maily mohou vaše zaměstnance stresovat, zvyšovat jejich hladinu úzkosti a snižovat jejich šance na dobrý výkon v práci zítra ráno.

Optimalizujte porady

Zaměstnanci stráví na různých poradách téměř 87 hodin měsíčně – což představuje ztrátu 37 miliard dolarů ročně, protože mnoho porad přeroste v neproduktivní diskuse.

• Místo toho pošlete e-mail. E-mail je rychlejší a přesnější způsob komunikace, takže místo pořádání nesčetných schůzek rozesílejte skupinové e-maily během časově blokované hodiny vyhrazené e-mailům.

• Snižte počet schůzek za den/týden/měsíc. Pořádejte pouze nezbytné schůzky.

• Snižte počet platforem pro pořádání schůzek. Někteří zaměstnanci mohou být pro vaše schůzky životně důležití, ale ostatní, kteří takoví nejsou, by neměli mít povinnost se jich pokaždé účastnit. Místo toho je nejproduktivnějším řešením, aby pokračovali ve své obvyklé práci.

• Zkraťte dobu strávenou na každé schůzce. Stačí 15-20 minut na jednu schůzku, abyste stihli probrat nejdůležitější body.

Povolte flexibilní rozvrh

Různí lidé mají během dne různou dobu nejvyšší produktivity – takže držet se striktního rozvrhu od 9 do 5 nebo tvrdě pracovat od brzkých ranních hodin nemusí vyhovovat každému.

• Udělejte pracovní dobu flexibilní – místo 8 hodin nepřetržité práce denně nechte své zaměstnance pracovat ve dvou menších časových blocích, které dohromady činí 8 hodin. Nechte je například odpracovat pracovní dobu od 7 do 13 hodin, jít do posilovny/dlouhý oběd a poté ukončit pracovní den od 15 do 17 hodin. Budou se cítit produktivnější a výkonnější – po dlouhé, naplňující dvouhodinové přestávce získají nový příliv energie a vyhnou se obávanému odpolednímu propadu, který zaměstnanci obvykle pociťují před „zavírací“ dobou.

• Umožněte práci na dálku – Navzdory některým problémům s prací na dálku se 65 % zaměstnanců domnívá, že jsou produktivnější, když pracují mimo kancelář, a 47 % si přeje, aby jejich společnost tento benefit poskytovala. Vyberte pozice způsobilé pro práci na dálku, definujte hodiny dostupnosti pro vzdálené pracovníky, vymezte konkrétní dobu odezvy a instruujte zaměstnance, aby zaznamenávali svůj čas pro výkazy produktivity.

Zajistěte lepší školení zaměstnanců

Školení a rozvoj pomáhají zlepšit znalosti zaměstnanců a následně i jejich pracovní výkon.

• Používejte specializovaný software. Software pro správu vzdělávání, jako je Lynda nebo TalentLMS, poskytuje různé užitečné kurzy, které zaměstnancům pomohou rozšířit jejich staré dovednosti a naučit se některé nové. Nabízejí také analýzu a statistiky, takže můžete sledovat pokroky svých zaměstnanců.

• Zajistěte praktické školení. Tento typ školení umožňuje zaměstnancům vyzkoušet si účinnost určitých školících úkolů, protože jim dává příležitost vyzkoušet si je v průběhu učení.

• Umožněte zaměstnancům učit se vlastním tempem. Spěch při probírání složitých témat neumožní, aby se nové znalosti uchytily, nebo aby si zaměstnanci vyzkoušeli své nově nabyté dovednosti. Nejlepší je nechat zaměstnancům čas na zpracování školení nebo se učit vlastním tempem.

Zastavte mikromanagement při delegování úkolů

Delegovat úkoly je samo o sobě produktivní, ale manažeři často nedokážou pustit úkoly, které zadali jiným – a tak mikromanagementem řídí každý detail, čímž delegování úkolů ztrácí smysl. Navíc až 85 % zaměstnanců se cítí mikromanagementem demoralizováno – kvůli neustálému dohledu ztrácejí víru ve své schopnosti a podávají podprůměrné výkony.

• Místo toho řídí očekávání a požadavky. Pokud usilujete o konkrétní výsledek, budete muset svým zaměstnancům poskytnout pokyny. Budete také muset svým zaměstnancům sdělit, co od nich očekáváte – a ne všechny dobře míněné požadavky na úkoly povedou ke správným očekáváním, takže pokud se vaši zaměstnanci zaměří spíše na svůj cíl než na prostředky, jak se k němu dostat, budete mít méně starostí a mikromanagementu.

• Jakmile delegujete, opusťte místnost. Zaměstnanci se budou cítit nezávislejší, uvolněnější) a jistější ve svých schopnostech, pokud jim nad hlavou nebude neustále čnít nadřízený.

Zlepšete komunikaci v kanceláři

V týmové práci vede dobrá spolupráce k optimální produktivitě a efektivitě a dobrá spolupráce vychází z dobré komunikace a zpětné vazby.

• Budujte týmovou práci cíleně. Týmová práce s vysokou produktivitou nevzniká náhodou – vy i váš tým budete muset vynaložit úsilí, abyste se stali efektivním týmem. Můžete začít tím, že čas od času uspořádáte neformální setkání – uspořádejte kancelářský večírek, iniciujte výlet pro zaměstnance, zorganizujte teambuildingový paintballový zápas. Po příchodu nových zaměstnanců se ujistěte, že se na pracovišti cítí vítáni a že jsou si se svými novými kolegy rovni.

• Najděte ideální způsob komunikace. Vaše společnost může pro komunikaci používat komunikační nástroj, e-mail a telefony, ale budete muset zjistit, jak každý zaměstnanec odpovídá nejlépe. Někteří mohou nejrychleji odpovídat na zprávy ve službě Slack, jiní na e-mailové zprávy a někteří pohotově zvedají telefony.

Podporovat péči o sebe

Podporovat zaměstnance, aby o sebe pečovali, je velkým přínosem pro to, aby se starali o své úkoly a projekty.

• Podporovat využívání výhod zdravotního pojištění. Ujistěte se, že jsou zaměstnanci informováni o všech zdravotních výhodách, které společnost nabízí, a pak je nezapomeňte povzbudit k využití dostupných celoplošných lékařských prohlídek, očkování a dalších výhod.

• Nabídněte prospěšné kurzy péče o sebe. Můžete své zaměstnance přihlásit na kurzy odbourávání stresu nebo time managementu, které jim pomohou naučit se, jak zmírnit každodenní stres, lépe hospodařit s časem nebo se naučit jiné užitečné techniky péče o sebe.

• Oceňujte úspěchy zaměstnanců. Zdá se praktické oslovovat zaměstnance pouze tehdy, když potřebujete poukázat na chyby v jejich práci, ale není to produktivní postup. Zaměstnanci rádi vědí, že jejich tvrdá práce je oceňována – 79 % odborníků odchází ze zaměstnání kvůli nedostatečnému ocenění na pracovišti. Takové gesto pomáhá zvednout jejich sebevědomí – věnujte tedy čas tomu, abyste vyzdvihli úspěchy a silné stránky lidí, kdykoli můžete.

Závěr

Pokud jste pochopili význam produktivity zaměstnanců pro úspěch vaší společnosti, budete muset zavést správné kroky k měření, výpočtu a hlavně zvýšení tohoto cenného podnikového zdroje.

Abyste toho dosáhli, budete muset věnovat stejnou pozornost tomu, co je výhodné pro vaši společnost a co je výhodné pro vaše zaměstnance – ujistěte se, že jste zlepšili podmínky na pracovišti, optimalizovali e-mailing a schůzky, umožnili flexibilní rozvrh zaměstnanců, zajistili optimální školení zaměstnanců, upustili od mikromanagementu všeho, zlepšili komunikaci v kanceláři a také podpořili péči o sebe sama zaměstnanců.

Vyplývá z toho, že jste se rozhodli zlepšit podmínky na pracovišti.