8 nopeaa tapaa lisätä työntekijöiden tuottavuutta työpaikalla

Yrityksen tärkein elementti ovat sen työntekijät – ovathan tuottavat työntekijät se, mikä tekee yrityksestä ylipäätään menestyvän. Yhdysvaltain työvoimatoimiston tuoreen raportin mukaan työntekijöiden tuottavuus on kuitenkin laskenut viime vuosina.

Tässä kerrotaan, mitä työntekijöiden tuottavuus oikeastaan on, miksi se on tärkeää, miten sitä voi mitata ja laskea, ja mikä tärkeintä, miten sitä voi lisätä.

Miten lisätä työntekijän tuottavuutta työpaikalla

1. Työpaikan olosuhteiden parantaminen
2. Sähköpostin käytön optimointi
3. Palaverien optimointi
4. Mahdollistaa joustavat aikataulut
5. Tarjoa parempaa koulutusta työntekijöille
6. Lopeta mikromanagerointi tehtävien delegoinnissa
7. Paranna toimistoviestintää
8. Kannusta itsesicare

Mitä on työntekijöiden tuottavuus?

Työntekijän tuottavuus, joka tunnetaan myös nimellä tuottavuus työpaikalla tai työpaikan tuottavuus, on yksittäisen työntekijän tuotoksen mittaaminen.

Taiteellisia pulloja valmistava yritys haluaa esimerkiksi tietää, kuinka monta taiteellista pulloa yksi työntekijä pystyy valmistamaan tietyssä ajassa – tämä luku on yksittäisen työntekijän tuotos.

Henkilöstön tuottavuutta ei pidä sekoittaa työn tuottavuuteen (työvoiman tuottavuuteen), joka on maan tai yrityksen kokonaistaloudellinen tuotos työtuntia kohden.

Henkilöstön tuottavuuden merkitys

Minkä tahansa yrityksen tarkoitus on menestyä – ja olemme jo todenneet, että työntekijän tuottavuus voi ratkaista yrityksen menestyksen. Kaksi tekijää määrittää, menestyvätkö työntekijät työssään:

1. Tuottavuus – valmistuneen työn määrä
2. Tehokkuus – kyseiseen työhön käytetyn ponnistelun määrä

Jotkut ihmiset saattavat käyttää paljon aikaa pienen työmäärän loppuunsaattamiseen – nämä ihmiset ovat enemmän tehokkaita kuin tuottavia.

Toiset ihmiset saattavat saada paljon työtä valmiiksi pienessä ajassa – nämä ihmiset ovat enemmän tuottavia kuin tehokkaita.

Sinun tulisi aina ottaa kaikki irti sekä tuottavuudestasi että tehokkuudestasi – pyrkiä panostamaan työhösi mahdollisimman paljon ja saada mahdollisimman paljon työtä valmiiksi mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Työntekijöiden korkeasta tuottavuudesta on useita hyötyjä, jotka todistavat sen merkityksen yrityksessäsi – jos työntekijät ovat tuottavia, yritys:

• on kannattavampi
• kasvaa
• vastaavat kuluttajakysyntään
• säilyy kilpailukykyisenä

Yhteenvetona voidaan todeta, että työntekijöiden korkea tuottavuus varmistaa, että yritys säilyy merkityksellinen markkinoilla.

Miten mitata työntekijöiden tuottavuutta

Työntekijöiden tuottavuuden mittaamiseksi sinun on ensin keskusteltava työntekijöidesi kanssa ja määriteltävä standardi, johon vertaat yksittäisten työntekijöiden tuloksia. Voit mitata työntekijöiden tuottavuutta:

Mittaamalla myynnin määrää

Todisteet siitä, että tuottavuutesi on korkea: Suuri myynnin määrä.

Miten sitä mitataan? Määrität, kuinka paljon myyntiä työntekijäsi on tehtävä kuukaudessa, ja sitten vertaat heidän kuukausittaisia tuloksiaan tähän määrään.

Päätät esimerkiksi, että jokaisen työntekijän on soitettava 100 puhelua kuukaudessa, tehtävä 20 kontaktia ja 10 myyntiä. Jos työntekijä tekee 120 puhelua, mutta vain 5 myyntiä, hän ei saavuta standardia. Jos työntekijä tekee 80 puhelua, mutta 15 myyntiä, hän ylittää asetetun standardin.

Tavoitteiden täyttymisen mittaaminen

Todiste siitä, että tuottavuutesi on korkea: Suuri määrä saavutettuja tavoitteita.

Miten sitä mitataan? Määrität, kuinka monta tavoitetta työntekijöidesi on saavutettava kuukaudessa, ja sitten vertaat heidän kuukausittaisia tuloksiaan tähän määrään.

Tuloksen mittaaminen

Todiste siitä, että sinulla on korkea tuottavuus: Korkea voitto.

Miten sitä mitataan? Määrittelet yrityksesi ihanteellisen vuosivoiton. Jos saavutat sen tai ylität sen, olet todistanut työntekijätuottavuutesi. Jos alitat sen, työntekijäsi eivät saavuta odotettua tuottavuusprosenttiaan.

Tehdyn työn määrän mittaaminen

Todiste siitä, että tuottavuutesi on korkea: Suuri suoritettujen tehtävien määrä.

Miten sitä mitataan? Määrität, kuinka monta tehtävää työntekijöidesi on suoritettava viikossa, ja sitten vertaat heidän kuukausittaisia tuloksiaan tähän määrään.

Toteutetun työn laadun mittaaminen

Todiste siitä, että sinulla on korkea tuottavuus: Kaikki projektit, niiden määrästä riippumatta, saadaan laadukkaasti valmiiksi.

Miten sitä mitataan? Määrittelet parametrit, jotka määrittelevät päättyneen projektin laadukkaaksi ja onnistuneeksi, ja sitten määrittelet, kuinka moni päättyneistä projekteistasi täyttää nämä parametrit. Kun esimerkiksi kehität sovellusta, projektia pidetään onnistuneena ja laadukkaana, jos sovellus on toimiva, jos se täyttää kaikki asiakkaan vaatimukset ja jos asiakas on tyytyväinen.

Käytetyn ajan mittaaminen

Todisteet siitä, että tuottavuutesi on korkea: Vähemmän projektiin kuluvaa aikaa.

Miten sitä mitataan? Aseta arviot ajasta, joka työntekijöiltä kuluu kaikkien projektiin liittyvien tehtävien suorittamiseen, ja anna asiakkaalle näihin arvioihin perustuva projektin määräaika. Ohjeista työntekijöitäsi seuraamaan näihin tehtäviin kuluvaa aikaa. Jos saatte työn valmiiksi ennen määräaikaa, tiimisi on käyttänyt aikaansa (ja aikatauluaan) tuottavasti.

Miten lasket työntekijöiden tuottavuuden?

Voidaksesi ymmärtää, miten voit lisätä työntekijöiden tuottavuutta, sinun on ensin laskettava työntekijöiden tuottavuuden nykytila.

Tämän voi tehdä monella eri tavalla, mutta tavallisimmassa menetelmässä verrataan yleensä työntekijän suoritusta siihen suhteelliseen kustannukseen, jonka hän tuo yritykselle – perimmäisenä tavoitteena on saada työntekijältä enemmän arvoa kuin hänelle maksetaan, mutta kuten tämän viestin edellisessä osiossa nähtiin, on olemassa muitakin työntekijän korkean tuottavuuden indikaattoreita.

Voit laskea myös yrityksesi mahdollisen työntekijätuottavuuden prosentuaalisen osuuden, jos noudatat näitä neljää vaihetta:

• Vaihe 1: Määrittele standardi

Mittaat kaikki tuotantotasosi tätä standardia vastaan.

• Vaihe 2: Määritä, kuinka paljon aikaa sinulla on työviikossa

Jos sinulla on viisipäiväinen työviikko ja päivittäinen normi on 8 tuntia, sinulla on 40 tuntia eli 2400 minuuttia aikaa joka viikko.

• Vaihe 3: Vähennä työviikostasi kaikki ”tuottamaton” aika

Tämä sisältää kaikki lounastauot, lyhyet tauot, kokoukset ja muut vastaavat toimet. Jos esimerkiksi käytät päivittäin noin 30 minuuttia lounastaukoon, 30 minuuttia lyhyisiin taukoihin ja 1 tunnin kokouksiin, se on 10 tuntia eli 500 minuuttia, jotka sinun pitäisi vähentää koko työviikon ajasta. Jäljelle jää puhtaasti 1 900 minuuttia aikaa, jonka olet tuottava.

• Vaihe 4: Laske prosenttiosuus

Kun lasket tuottavuusprosenttiasi, muista kaksi tärkeää asiaa:

• Et voi koskaan olla 100 % tuottava
• Tuottavuusprosenttisi on vain ihanteellinen luku – työntekijöiden on keskityttävä ja vältettävä häiriötekijöitä saavuttaakseen yrityksen maksimituottavuusprosentin, joka on 79 %

Miten työntekijän tuottavuutta lisätään työpaikalla

Työntekijän tuottavuuden lisäämiseksi työpaikalla sinun tulisi ottaa käyttöön kahdeksan seuraavassa kuvattua askelta:

Työpaikan olosuhteiden parantaminen

Jos haluat tehdä työntekijöistäsi tuottavia, sinun on varmistettava, että he työskentelevät optimaalisissa olosuhteissa.

• Varmista, että toimistossa on runsaasti luonnonvaloa. Työntekijät, jotka työskentelevät toimistossa, jossa on ikkunoita ja riittävästi luonnonvaloa, nukkuvat yöllä 46 minuuttia pidempään – he ovat levänneempiä ja keskittyvät paremmin töihin tullessaan.

• Sisällytä toimistoon kasveja. Vihreät toimistot tekevät työntekijöistä viihtyisämpiä ja siten tuottavampia työssään.

• Älä jätä seinien värejä valkoisiksi. Työntekijät tekevät enemmän virheitä työskennellessään toimistoissa, joissa on valkoiset seinät – valitse sen sijaan punainen (se auttaa yksityiskohtiin keskittyvissä tehtävissä), vihreä (se auttaa motivoimaan) ja sininen (se lisää luovuutta).

Optimoi sähköpostien lähettäminen

Tutkimusten mukaan käytämme 13 tuntia viikossa sähköposteihin – kerro se yrityksesi työntekijöiden määrällä, niin saat tarkalleen tuntimäärän, jonka voisit käyttää tuottavammin.

• Blokkaa aikaa vain sähköposteja varten. Ohjeista työntekijöitäsi valitsemaan joka päivä aikaikkuna, jolloin käsittelet sähköposteja, ja pitäydy tässä ajassa – suorita kaikki sähköpostiviestintä 1 tunnin aikana lounaan jälkeen tai 1 tunti ennen töistä lähtöä.

• Pidä sähköpostiviestit lyhyinä ja asiallisina. Ohjeista työntekijöitäsi olemaan kohteliaita sekä tarkkoja kysymyksissään ja suoraviivaisia vastauksissaan, kun he kirjoittavat sähköpostia.

• Pidättäydy lähettämästä sähköpostia työntekijöille keskellä yötä. Tällaiset myöhäisillan sähköpostiviestit saattavat stressata työntekijöitäsi, lisätä heidän ahdistustasoaan ja heikentää heidän mahdollisuuksiaan suoriutua huomenna aamulla hyvin töissä.

Optimoi kokoukset

Työntekijät käyttävät lähes 87 tuntia kuukaudessa erilaisiin kokouksiin – mikä tarkoittaa 37 miljardin dollarin menetystä vuodessa, sillä monet kokoukset kasvavat tuottamattomiksi keskusteluiksi.

• Lähetä sen sijaan sähköpostia. Sähköposti on nopeampi ja tarkempi viestintäväline, joten lukemattomien kokousten pitämisen sijasta lähetä ryhmäsähköpostia sähköposteille varatun aikablokitunnin aikana.

• Vähennä kokousten määrää päivässä/viikossa/kuukaudessa. Pidä vain välttämättömät kokoukset.

• Vähennä kokousalustojen määrää. Jotkut työntekijät saattavat olla kokousten kannalta elintärkeitä, mutta muiden, jotka eivät ole, ei pitäisi olla pakko osallistua joka kerta. Sen sijaan tuottavin ratkaisu on, että he jatkavat tavanomaista työtään.

• Vähennä kuhunkin kokoukseen käytettyä aikaa. 15-20 minuuttia per kokous riittää tärkeimpien asioiden käsittelyyn.

Salli joustavat aikataulut

Eri-ihmisillä on erilaiset tuottavuuden prime-ajat päivän aikana – joten tiukasta 9:stä 5:een -aikataulusta kiinni pitäminen tai ahkera työskentely aamun varhaisimmista aamutunneista lähtien ei välttämättä sovi kaikille.

• Jousta työaikaa – sen sijaan, että työskentelet 8 tuntia yhtäjaksoisesti päivässä, anna työntekijöidesi työskennellä kahdessa pienemmässä aikalohkossa, jotka yhdessä vastaavat 8:a tuntia. Anna heidän esimerkiksi kellottaa työaikansa klo 7-13, käydä kuntosalilla/pitkällä lounaalla ja päättää työpäivänsä klo 15-17. He tuntevat olonsa tuottavammaksi ja tehokkaammaksi – he saavat uutta energiaa pitkän, antoisan kahden tunnin tauon jälkeen ja välttävät pelätyn iltapäivän notkahduksen, jota työntekijät yleensä tuntevat ennen ”sulkemisaikaa”.

• Salli etätyö – Joistakin etätyöhön liittyvistä haasteista huolimatta 65 prosenttia työntekijöistä uskoo olevansa tuottavampia työskennellessään toimiston ulkopuolella, ja 47 prosenttia toivoo, että heidän yrityksensä tarjoaisi tämän edun. Valitse työtehtävät, jotka soveltuvat etätyöhön, määrittele etätyöntekijöiden tavoitettavuusajat, määrittele tietty vasteaika ja ohjeista työntekijöitä kirjaamaan aikansa tuottavuusraportteja varten.

Tarjoa työntekijöille parempaa koulutusta

Koulutuksen ja kehittämisen avulla voidaan parantaa työntekijän tietämystä ja sitä kautta heidän työsuoritustaan.

• Käytä erikoistuneita ohjelmistoja. Oppimisen hallintaohjelmistot, kuten Lynda tai TalentLMS, tarjoavat erilaisia hyödyllisiä kursseja, jotka auttavat työntekijöitä laajentamaan vanhoja taitojaan ja oppimaan uusia. Ne tarjoavat myös analytiikkaa ja tilastoja, joten voit seurata työntekijöiden edistymistä.

• Tarjoa käytännönläheistä koulutusta. Tämäntyyppisessä koulutuksessa työntekijät voivat testata tiettyjen koulutustehtävien tehokkuutta antamalla heille mahdollisuuden kokeilla niitä, kun he oppivat niistä.

• Anna työntekijöiden oppia omaan tahtiinsa. Monimutkaisten aiheiden läpikäyminen kiireellä ei anna uuden tiedon tarttua eikä työntekijöiden testata uusia taitojaan. Työntekijöille kannattaa jättää aikaa käsitellä koulutusta tai oppia omaan tahtiinsa.

Lopeta mikromanagerointi tehtävien delegoinnissa

Tehtävien delegointi on sinänsä tuottavaa, mutta esimiehet eivät useinkaan pysty päästämään irti tehtävistä, jotka he ovat antaneet toisille – joten he mikromanageroivat jokaista yksityiskohtaa, jolloin tehtävien delegointi muuttuu turhaksi. Lisäksi jopa 85 % työntekijöistä kokee mikromanageroinnin demoralisoivaksi – jatkuva valvonta saa heidät menettämään uskonsa omiin kykyihinsä, ja he suoriutuvat työtehtävistään ala-arvoisesti.

• Hallitse sen sijaan odotuksia ja vaatimuksia. Jos tavoittelet tiettyä lopputulosta, sinun on annettava työntekijöille ohjeita. Sinun on myös kerrottava työntekijöillesi, mitä odotat heiltä – eivätkä kaikki hyvää tarkoittavat tehtävävaatimukset johda oikeisiin tehtäväodotuksiin, joten jos työntekijäsi keskittyvät enemmän tavoitteeseensa kuin keinoihin, joilla sinne päästään, sinulla on vähemmän huolehdittavaa ja mikromanageroitavaa.

• Kun olet delegoinut, poistu huoneesta. Työntekijät tuntevat itsensä itsenäisemmiksi, rennommiksi) ja luottavat enemmän omiin taitoihinsa, jos heidän päänsä yläpuolella ei ole jatkuvasti esimiestä.

Toimistoviestinnän parantaminen

Tiimityöskentelyssä hyvä yhteistyö johtaa optimaaliseen tuottavuuteen ja tehokkuuteen, ja hyvä yhteistyö juontaa juurensa hyvästä viestinnästä ja hyvästä palautteesta.

Rakenna tiimityöskentelyä tarkoituksellisesti. Tuottavuusrikas tiimityö ei tapahdu vahingossa – sinun ja tiimisi on ponnisteltava, jotta teistä tulisi tehokas tiimi. Voit aloittaa järjestämällä silloin tällöin rentoja kokoontumisia – järjestä toimistojuhla, aloita työntekijäretki, järjestä tiimiä kehittävä paintball-ottelu. Kun uudet työntekijät saapuvat, varmista, että he tuntevat itsensä tervetulleiksi työpaikalle ja tasavertaisiksi uusien kollegoidensa kanssa.

• Etsi ihanteelliset viestintävälineet. Yrityksesi voi käyttää viestintään viestintävälinettä, sähköpostia ja puhelinta, mutta sinun on opittava, miten kukin työntekijä vastaa parhaiten. Jotkut saattavat vastata nopeimmin Slack-viesteihin, jotkut sähköpostiviesteihin, ja jotkut vastaavat puhelimeen nopeasti.

Kannusta itsestä huolehtimiseen

Kannustamalla työntekijöitä pitämään huolta itsestään kannustetaan työntekijöitä huolehtimaan työtehtävistään ja projekteistaan.

• Kannusta käyttämään sairausvakuutusetuja. Varmista, että työntekijät ovat tietoisia kaikista yrityksen tarjoamista terveyseduista, ja kannusta heitä sitten käyttämään tarjolla olevia täysi-ikäisiä terveystarkastuksia, rokotuksia ja muita etuja.

• Tarjoa hyödyllisiä itsehoitokursseja. Voit ilmoittaa työntekijäsi stressinpoisto- tai ajanhallintakursseille, jotta he oppivat lievittämään arkista stressiä, hallitsemaan aikaansa paremmin tai oppimaan muita hyödyllisiä itsehoitotekniikoita.

• Tunnusta työntekijöiden saavutukset. Tuntuu käytännölliseltä puhutella työntekijöitäsi vain silloin, kun sinun on huomautettava virheistä heidän työssään, mutta tämä ei ole tuottava käytäntö. Työntekijät haluavat tietää, että heidän kovaa työtään arvostetaan – 79 prosenttia ammattilaisista irtisanoutuu työpaikastaan arvostuksen puutteen vuoksi työpaikalla. Tällainen ele auttaa nostamaan heidän itseluottamustaan – käytä siis aikaa ihmisten saavutusten ja vahvuuksien korostamiseen silloin, kun voit.

Johtopäätökset

Kun olet ymmärtänyt työntekijän tuottavuuden merkityksen yrityksesi menestykselle, sinun on otettava käyttöön oikeat vaiheet tämän arvokkaan liiketoimintaresurssin mittaamiseksi, laskemiseksi ja mikä tärkeintä, lisäämiseksi.

Tehdäksesi tämän sinun on kiinnitettävä yhtä paljon huomiota siihen, mikä on hyödyllistä yrityksellesi ja mikä hyödyttää työntekijöitäsi – varmista, että parannat työpaikan olosuhteita, optimoit sähköpostiviestinnän ja kokoukset, sallit työntekijöiden joustavat aikataulut, tarjoat optimaalista työntekijäkoulutusta, pidättäydyt kaiken mikromanageroinnista, parannat toimistoviestintää sekä rohkaiset työntekijöitä huolehtimaan itsestään.