8 modi veloci per aumentare la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro

L’elemento più importante di una società sono i suoi dipendenti – dopo tutto, i dipendenti produttivi sono ciò che rende una società di successo in primo luogo. Ma, secondo un recente rapporto del Bureau del lavoro degli Stati Uniti, la produttività dei dipendenti è diminuita negli ultimi anni.

Ecco cos’è veramente la produttività dei dipendenti, perché è importante, come la si può misurare, calcolare e, soprattutto, come la si può aumentare.

Come aumentare la produttività degli impiegati sul posto di lavoro

1. Migliorare le condizioni del posto di lavoro
2. Ottimizzare le e-mail
3. Ottimizzare le riunioni
4. Permettere orari flessibili
5. Fornire una migliore formazione dei dipendenti
6. Fermare la microgestione nella delega dei compiti
7. Migliorare la comunicazione in ufficio
8. Incoraggiare l’autocura di sé

Cos’è la produttività dei dipendenti?

La produttività dei dipendenti, conosciuta anche come produttività sul posto di lavoro o produttività sul posto di lavoro, è la misura del rendimento di un singolo dipendente.

Per esempio, un’azienda che produce bottiglie artistiche vorrà sapere quante bottiglie artistiche un dipendente può produrre in un determinato periodo di tempo – questo numero è il rendimento del singolo dipendente.

Come tale, la produttività dei dipendenti non dovrebbe essere confusa con la produttività del lavoro (produttività della forza lavoro), che è la produzione economica complessiva di un paese o di un’azienda per ora di lavoro.

L’importanza della produttività dei dipendenti

Lo scopo di ogni azienda è di avere successo – e abbiamo già stabilito che la produttività dei dipendenti può fare o rompere il successo di un’azienda. Due fattori determinano se gli impiegati hanno successo nel loro lavoro:

1. Produttività – la quantità di lavoro completato
2. Efficacia – la quantità di sforzo messo in quel lavoro

Alcune persone possono passare molto tempo a finire una piccola quantità di lavoro – queste persone sono più efficaci che produttive.

Altre persone possono finire molto lavoro in poco tempo – queste persone sono più produttive che efficaci.

Dovresti sempre trarre il massimo sia dalla tua produttività che dalla tua efficacia – mira a mettere il massimo sforzo nel tuo lavoro, e finire quanto più lavoro possibile in un tempo più breve possibile.

Ci sono diversi benefici nell’alta produttività dei dipendenti che dimostrano la sua importanza nella tua azienda – se i dipendenti sono produttivi, l’azienda:

• diventa più redditizia
• cresce
• soddisfa la domanda dei consumatori
• rimane competitiva

In sostanza, un’alta produttività dei dipendenti assicura che un’azienda rimanga rilevante sul mercato.

Come misurare la produttività dei dipendenti

Per misurare la produttività dei dipendenti, devi prima parlare con i tuoi dipendenti e definire uno standard con cui confrontare i risultati dei singoli dipendenti. Puoi misurare la produttività degli impiegati:

Misurando il numero di vendite

Prova che hai un’alta produttività: Alto numero di vendite.

Come si misura? Determini il numero di vendite al mese che il tuo dipendente deve fare, e poi confronti i loro risultati mensili con questo numero.

Per esempio, decidi che ogni dipendente deve fare 100 chiamate al mese, fare 20 contatti e 10 vendite. Se un dipendente fa 120 chiamate, ma solo 5 vendite, non sta raggiungendo lo standard. Se un impiegato fa 80 chiamate, ma 15 vendite, sta battendo lo standard stabilito.

Misurazione degli obiettivi raggiunti

Prova che hai un’alta produttività: Alto numero di obiettivi raggiunti.

Come si misura? Si determina il numero di obiettivi al mese che i tuoi dipendenti devono raggiungere, e poi si confrontano i loro risultati mensili con questo numero.

Misurare il profitto

Prova che hai un’alta produttività: Alto profitto.

Come si misura? Definisci il profitto annuale ideale per la tua azienda. Se lo raggiungi o lo superi, hai dimostrato la produttività dei tuoi impiegati. Se sei al di sotto, i tuoi dipendenti non stanno raggiungendo la percentuale di produttività prevista.

Misura la quantità di lavoro completato

Prova che hai un’alta produttività: Alto numero di compiti completati.

Come si misura? Si determina il numero di compiti a settimana che i tuoi dipendenti devono completare, e poi si confrontano i loro risultati mensili con questo numero.

Misurare la qualità del lavoro completato

Prova che hai un’alta produttività: Tutti i progetti, indipendentemente dal loro numero, sono completati in modo di qualità.

Come si misura? Determini i parametri che definiscono un progetto completato come di qualità e di successo, e poi determini quanti dei tuoi progetti finiti sono all’altezza di questi parametri. Per esempio, quando sviluppi un’app, il progetto è considerato di successo e di qualità se l’app è funzionale, se soddisfa tutti i requisiti del cliente e se il cliente è soddisfatto.

Misurare il tempo speso

Prova che hai un’alta produttività: Meno tempo speso a lavorare su un progetto.

Come lo misuri? Stabilisci delle stime per il tempo che i dipendenti impiegheranno per finire tutti i compiti relativi al progetto, e fornisci al cliente una scadenza di progetto basata su queste stime. Istruisci i tuoi impiegati di tracciare il tempo che impiegano su questi compiti. Se finisci prima della scadenza, la tua squadra è stata produttiva con il suo tempo (e il suo programma).

Come si calcola la produttività dei dipendenti?

Per capire come puoi aumentare la produttività dei dipendenti, dovresti prima calcolare lo stato attuale della produttività dei dipendenti.

Ci sono vari modi per farlo, ma il metodo più comune di solito consiste nel confrontare le prestazioni del dipendente con il costo relativo che porta all’azienda – l’obiettivo finale è quello di ricevere più valore dal dipendente di quanto viene pagato, ma, come abbiamo visto nella sezione precedente di questo post, ci sono più indicatori di alta produttività dei dipendenti.

Puoi anche calcolare la percentuale di possibile produttività dei dipendenti all’interno della tua azienda se segui questi 4 passi:

• Passo 1: Definisci uno standard

Misurerai tutti i tuoi livelli di produzione rispetto a questo standard.

• Passo 2: Determinare quanto tempo hai in una settimana lavorativa

Se hai una settimana lavorativa di cinque giorni, con una norma giornaliera di 8 ore, hai 40 ore, o 2400 minuti di tempo ogni settimana.

• Passo 3: Sottrai tutto il tempo “improduttivo” dalla tua settimana lavorativa

Questo include tutte le tue pause pranzo, brevi pause, riunioni e attività simili. Per esempio, se spendi circa 30 minuti nella tua pausa pranzo, 30 minuti nelle pause brevi e 1 ora nelle riunioni ogni giorno, sono 10 ore o 500 minuti che dovresti sottrarre dal tempo totale della tua settimana lavorativa. Questo lascia 1.900 minuti puliti di tempo in cui sei produttivo.

• Passo 4: Calcola la percentuale

Quando calcoli la tua percentuale di produttività, ricorda 2 cose importanti:

• Non potrai mai essere produttivo al 100%
• La tua percentuale di produttività è solo la cifra ideale – i dipendenti dovranno concentrarsi ed evitare distrazioni per raggiungere la percentuale di produttività massima dell’azienda del 79%

Come aumentare la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro

Per aumentare la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro, dovresti attuare gli 8 passi seguenti:

Migliorare le condizioni del posto di lavoro

Se vuoi rendere produttivi i tuoi impiegati, dovrai assicurarti che lavorino in condizioni ottimali.

• Assicurati che ci sia molta luce naturale in ufficio. I dipendenti che lavorano in un ufficio con finestre e abbastanza luce naturale dormono 46 minuti in più di notte – sono più riposati e più propensi a concentrarsi quando vengono al lavoro.

• Includi le piante in ufficio. Gli uffici verdi rendono i dipendenti più confortevoli, e quindi più produttivi con il loro lavoro.

• Non lasciare i colori delle pareti bianchi. I dipendenti fanno più errori quando lavorano in uffici con le pareti bianche – invece, opta per il rosso (aiuta nei compiti orientati al dettaglio), il verde (aiuta a motivare), il blu (aumenta la creatività).

Ottimizza l’invio di email

Gli studi sostengono che passiamo 13 ore a settimana sulle email – moltiplicalo per il numero di dipendenti nella tua azienda, e otterrai le ore esatte del tuo tempo che potresti spendere in modo più produttivo.

• Blocca il tempo solo per le email. Istruisci i tuoi dipendenti di selezionare una finestra di tempo ogni giorno in cui ti occuperai delle e-mail, e attieniti a questo tempo – esegui tutte le comunicazioni via e-mail durante 1 ora dopo pranzo, o 1 ora prima di lasciare il lavoro.

• Tieni le e-mail brevi e puntuali. Istruisci i tuoi dipendenti di essere educati, oltre che precisi con le loro domande, e diretti con le loro risposte quando scrivono un’e-mail.

• Evita di mandare e-mail ai tuoi dipendenti nel cuore della notte. Queste e-mail notturne possono stressare i tuoi dipendenti, aumentare i loro livelli di ansia e diminuire le loro possibilità di lavorare bene domani mattina.

Ottimizza le riunioni

I dipendenti spendono quasi 87 ore al mese in varie riunioni – il che equivale a 37 miliardi di dollari persi all’anno, poiché molte riunioni si trasformano in discussioni improduttive.

• Spedisci invece le e-mail. L’e-mail è un mezzo di comunicazione più veloce e preciso, quindi invece di tenere innumerevoli riunioni, invia un’e-mail di gruppo durante l’ora bloccata dedicata alle e-mail.

• Riduci il numero di riunioni al giorno/settimana/mese. Tieni solo le riunioni essenziali.

• Riduci il numero di piattaforme di riunione. Alcuni dipendenti possono essere vitali per le tue riunioni, ma altri che non lo sono non dovrebbero essere obbligati a partecipare ogni volta. Invece, la soluzione più produttiva è quella di farli continuare con la loro solita linea di lavoro.

• Ridurre il tempo speso in ogni riunione. 15-20 minuti per riunione sono sufficienti per coprire i punti più importanti.

Consenti orari flessibili

Persone diverse hanno tempi di produttività diversi durante il giorno – quindi, attenersi a un rigido orario 9-5, o lavorare sodo dalle prime ore del mattino potrebbe non funzionare per tutti.

• Rendi flessibile l’orario di lavoro – Invece di lavorare 8 ore continue al giorno, lascia che i tuoi dipendenti lavorino in due blocchi di tempo più piccoli che insieme equivalgono a 8 ore. Per esempio, lasciali lavorare dalle 7 del mattino alle 13, andare in palestra/pranzo lungo e poi finire la loro giornata di lavoro dalle 15 alle 17. Si sentiranno più produttivi ed efficienti – avranno una nuova ondata di energia dopo la lunga e appagante pausa di 2 ore, ed eviteranno il temuto crollo pomeridiano che i dipendenti tendono a sentire prima dell’ora di “chiusura”.

• Permettere il lavoro a distanza – Nonostante alcune sfide del lavoro a distanza, il 65% dei dipendenti crede di essere più produttivo quando lavora fuori dall’ufficio, e il 47% vorrebbe che la propria azienda fornisse questo beneficio. Seleziona le posizioni idonee a lavorare a distanza, definisci le ore di disponibilità per i lavoratori a distanza, definisci un tempo di risposta specifico, e istruisci i dipendenti a registrare il loro tempo per i rapporti di produttività.

Fornisci una migliore formazione dei dipendenti

La formazione e lo sviluppo aiutano a migliorare le conoscenze dei dipendenti, e quindi le loro prestazioni lavorative, per estensione.

• Usa software specializzati. I software di gestione dell’apprendimento, come Lynda o TalentLMS, forniscono vari corsi utili che aiutano i dipendenti ad ampliare le loro vecchie competenze e ad impararne di nuove. Offrono anche analisi e statistiche, in modo da poter monitorare i progressi dei dipendenti.

• Fornire una formazione pratica. Questo tipo di formazione permette ai dipendenti di testare l’efficacia di alcune attività di formazione, dando loro l’opportunità di provarle mentre le imparano.

• Permettere ai dipendenti di imparare al proprio ritmo. Correre attraverso argomenti complicati non permetterà alle nuove conoscenze di rimanere, o ai dipendenti di testare le loro nuove abilità. E’ meglio lasciare ai dipendenti il tempo di elaborare la loro formazione o imparare al proprio ritmo.

Ferma la microgestione nella delega dei compiti

La delega dei compiti è produttiva di per sé, ma i manager spesso non possono lasciare andare i compiti che hanno dato agli altri – così microgestiranno ogni dettaglio, rendendo la delega inutile. Inoltre, fino all’85% dei dipendenti si sentono demoralizzati dal micromanagement – la supervisione costante fa perdere loro la fiducia nelle loro capacità, e si comportano in modo sub-parziale.

• Gestisci invece le aspettative e i requisiti. Se stai cercando un risultato specifico, dovrai fornire delle linee guida ai tuoi dipendenti. Dovrai anche far sapere ai tuoi dipendenti cosa ti aspetti da loro – e non tutti i requisiti ben intenzionati porteranno alle giuste aspettative, quindi se i tuoi dipendenti sono più concentrati sul loro obiettivo che sui mezzi per arrivarci, avrai meno da preoccuparti e da gestire.

• Una volta delegato, lascia la stanza. I dipendenti si sentiranno più indipendenti, più rilassati) e più sicuri delle loro capacità se non c’è un supervisore che incombe costantemente sulle loro teste.

Migliorare la comunicazione in ufficio

Nel lavoro di squadra, una buona collaborazione porta a una produttività ed efficacia ottimali, e una buona collaborazione deriva da una buona comunicazione e un buon feedback.

• Costruisci il lavoro di squadra in modo mirato. Un lavoro di squadra ricco di produttività non avviene per caso – voi e il vostro team dovrete fare uno sforzo per diventare un team efficace. Puoi iniziare ospitando di tanto in tanto degli incontri casuali: organizza una festa in ufficio, organizza una gita per i dipendenti, una partita di paintball di team-building. Quando arrivano i nuovi dipendenti, assicurati che si sentano i benvenuti sul posto di lavoro, e alla pari con i loro nuovi colleghi.

• Trova il mezzo di comunicazione ideale. La tua azienda può utilizzare uno strumento di comunicazione, e-mail e telefoni per la comunicazione, ma avrai bisogno di imparare come ogni dipendente risponde meglio. Alcuni possono rispondere più velocemente ai messaggi di Slack, altri ai messaggi di posta elettronica, e alcuni sono pronti a rispondere al telefono.

Incoraggiare la cura di sé

Incoraggiare i dipendenti a prendersi cura di se stessi va molto lontano nell’incoraggiare i dipendenti a preoccuparsi dei loro compiti e progetti.

• Incoraggiare l’uso dei benefici dell’assicurazione sanitaria. Assicuratevi che i dipendenti siano a conoscenza di tutti i benefici sanitari che l’azienda offre, e poi fate in modo di incoraggiarli a prendere gli esami fisici completi disponibili, le vaccinazioni e altri benefici.

• Offrite corsi benefici di auto-cura. Puoi iscrivere i tuoi dipendenti a corsi di riduzione dello stress o di gestione del tempo, per aiutarli a imparare come alleviare lo stress quotidiano, gestire meglio il loro tempo, o imparare qualsiasi altra utile tecnica di auto-cura.

• Riconosci i risultati dei dipendenti. Sembra pratico rivolgersi ai dipendenti solo quando è necessario sottolineare gli errori nel loro lavoro, ma questa non è una pratica produttiva. Ai dipendenti piace sapere che il loro duro lavoro è apprezzato – il 79% dei professionisti lascia il lavoro a causa della mancanza di apprezzamento sul posto di lavoro. Un tale gesto aiuta a sollevare la loro fiducia – quindi, prenditi il tempo per evidenziare i risultati e i punti di forza delle persone quando puoi.

Conclusione

Una volta che hai capito l’importanza della produttività dei dipendenti per il successo della tua azienda, dovrai implementare i passi giusti per misurare, calcolare e, soprattutto, aumentare questa preziosa risorsa aziendale.

Per fare questo, dovrete prestare la stessa attenzione a ciò che è vantaggioso per la vostra azienda e ciò che è vantaggioso per i vostri dipendenti – assicuratevi di migliorare le condizioni del posto di lavoro, di ottimizzare le e-mail e le riunioni, di permettere orari flessibili per i dipendenti, di fornire una formazione ottimale ai dipendenti, di astenersi dal microgestire tutto, di migliorare la comunicazione in ufficio e di incoraggiare l’auto-cura dei dipendenti.