Priority Matrix Template

A Priority Matrix sablonról

Mi az a prioritási mátrix?

A prioritási mátrix egy eszköz, amelyet a munka kategorikus rangsorolására és a döntéshozatali & időgazdálkodásra használnak. Hasznos eszköz, mert az egyszerű keretrendszer minden típusú munkára alkalmazható, legyen az üzleti folyamat, projektalapú vagy operatív. A prioritási mátrixok egyszerű formátumban indulnak, de az igényektől függően testre szabhatók. A legtöbb szervezet a hatás (alacsony, közepes, magas), az erőfeszítés mértéke és a sürgősség szerint rangsorol.”

Mikor használjunk prioritási mátrixot

A prioritási mátrix olyan vezetési eszköz, amely olyan emberek számára készült, akiknek egy kicsit többre van szükségük egy egyszerű tennivalólistánál, és értékes lehet a projektmenedzsment és a projektek rangsorolása szempontjából. A 2×2-es mátrixot úgy tervezték, hogy segítsen meghatározni, melyek a kritikus fontosságú feladatok, így először a legsürgősebb szükségletekre összpontosíthat.

A listán szereplő feladatok sürgősségét vagy fontosságát számos tényező befolyásolhatja. Ha például olyan feladatot kell elvégeznie, amely közvetlenül befolyásolja az ügyfelek elégedettségét, akkor ez a feladat valószínűleg nagyon sürgős és kiemelt fontosságú. Ha azonban olyan feladatot kell elvégeznie, amely a jövőben boldogabbá teheti az ügyfeleit, akkor az a feladat valószínűleg alacsony sürgősségű, de magas prioritású.

Hogyan készítsen prioritási mátrixot

Menjen végig a feladatok listáján, és sorolja be mindegyiket egy-egy kvadránsba. Így gondolkodjon az egyes kvadránsokról:

• Az I. kvadráns a legsürgősebb, legfontosabb határidőké.

• A II. kvadráns a hosszú távú stratégiaalkotás és fejlesztés, a nem sürgős, de mégis fontos feladatoké.

• A III. kvadráns a sürgős, de nem fontos feladatoké, az idő szorította figyelemeltereléseké, amelyeket mégis azonnal el kell végezni.

• A IV. kvadráns az olyan feladatokra való, amelyek kevés értéket hoznak, ha egyáltalán hoznak.

Elemezze napi vagy heti tevékenységeit, és rendelje a kérdéseket a kritériummátrix megfelelő kvadránsához, mielőtt értékelné, hogy hol kell változtatnia.

Készítse el saját prioritási mátrixát

Airo whiteboard eszköze tökéletes vászon a prioritási mátrix létrehozásához és megosztásához. Kezdje el a prioritási mátrix sablon kiválasztásával.

1. A Miro sablon használata

Az induláshoz nyissa meg ezt a Miro-sablont! A táblában sorolja fel azokat a feladatokat, amelyeket a csapatának el kell végeznie.

2. Gondolja át az egyes feladatokat

Tegye fel magának a következő kérdést minden egyes feladathoz: Milyen következményei lennének annak, ha ezt a feladatot nem teljesítené?

3. Rangsorolja a feladatokat

Ezek az információk alapján sorolja be a lista minden egyes elemét “magas prioritású” vagy “alacsony prioritású” kategóriába.

4. Rendeljen sürgősséget a feladatokhoz

Majd ossza tovább az egyes kategóriákba tartozó feladatokat két alkategóriára: “magas sürgősségű” és “alacsony sürgősségű”. Most már négy listának kell lennie.

5. Adjon értékeket

Adjon 1 és 4 közötti értékeket az egyes lehetőségekhez, ahol az alacsonyabb számok azt jelentik, hogy a feladat magasabb prioritású.

6. Helyezze el a mátrixban

Rendezze a lehetőségeket a mátrixba. Ha elkészült, ossza meg prioritásait a szükséges érdekeltekkel.