8 moyens rapides d’augmenter la productivité des employés sur le lieu de travail

L’élément le plus important d’une entreprise sont ses employés – après tout, les employés productifs sont ce qui rend une entreprise prospère en premier lieu. Mais, selon un récent rapport du Bureau américain du travail, la productivité des employés a diminué au cours des dernières années.

Voici ce qu’est réellement la productivité des employés, pourquoi elle est importante, comment vous pouvez la mesurer, la calculer et, surtout, comment vous pouvez l’augmenter.

Comment augmenter la productivité des employés sur le lieu de travail

1. Améliorer les conditions de travail
2. Optimiser l’envoi de courriels
3. Optimiser les réunions
4. Agrémenter. horaires flexibles
5. Fournir une meilleure formation aux employés
6. Arrêter la microgestion dans la délégation des tâches
7. Améliorer la communication au bureau
8. Encourager l’autosoins

Qu’est-ce que la productivité des employés ?

La productivité des employés, également appelée productivité sur le lieu de travail ou productivité sur le lieu de travail, est la mesure de la production d’un employé individuel.

Par exemple, une entreprise qui produit des bouteilles artistiques voudra savoir combien de bouteilles artistiques un employé peut fabriquer dans une période de temps spécifique – ce nombre est la production de l’employé individuel.

En tant que telle, la productivité des employés ne doit pas être confondue avec la productivité du travail (productivité de la main-d’œuvre), qui est la production économique globale d’un pays ou d’une entreprise par heure de travail.

L’importance de la productivité des employés

Le but de toute entreprise est de réussir – et nous avons déjà établi que la productivité des employés peut faire ou défaire le succès d’une entreprise. Deux facteurs déterminent si les employés réussissent dans leur travail :

1. Productivité – la quantité de travail achevé
2. Efficacité – la quantité d’efforts fournis dans ce travail

Certaines personnes peuvent passer beaucoup de temps à terminer une petite quantité de travail – ces personnes sont plus efficaces que productives.

D’autres personnes peuvent terminer beaucoup de travail en peu de temps – ces personnes sont plus productives qu’efficaces.

Vous devriez toujours tirer le maximum de votre productivité et de votre efficacité – cherchez à mettre le maximum d’efforts dans votre travail et à terminer le plus de travail possible en un temps aussi court que possible.

La productivité élevée des employés présente plusieurs avantages qui prouvent son importance dans votre entreprise – si les employés sont productifs, l’entreprise :

• devient plus rentable
• se développe
• répond à la demande des consommateurs
• reste compétitive

En gros, la productivité élevée des employés permet à une entreprise de rester pertinente sur le marché.

Comment mesurer la productivité des employés

Pour mesurer la productivité des employés, vous devrez d’abord parler avec vos employés et définir une norme par rapport à laquelle vous comparerez les résultats individuels des employés. Vous pouvez mesurer la productivité des employés en :

Mesurant le nombre de ventes

Preuve que vous avez une productivité élevée : Un nombre élevé de ventes.

Comment le mesurez-vous ? Vous déterminez le nombre de ventes par mois que votre employé doit réaliser, puis vous comparez ses résultats mensuels à ce nombre.

Par exemple, vous décidez que chaque employé doit faire 100 appels par mois, réaliser 20 contacts et 10 ventes. Si un employé fait 120 appels, mais seulement 5 ventes, il n’atteint pas la norme. Si un employé fait 80 appels, mais 15 ventes, il dépasse la norme fixée.

Mesurer les objectifs atteints

Preuve que vous avez une productivité élevée : Un nombre élevé d’objectifs atteints.

Comment le mesurez-vous ? Vous déterminez le nombre d’objectifs par mois que vos employés doivent atteindre, puis vous comparez leurs résultats mensuels à ce nombre.

Mesurer le profit

Preuve que vous avez une productivité élevée : Un profit élevé.

Comment le mesurez-vous ? Vous définissez le bénéfice annuel idéal pour votre entreprise. Si vous l’atteignez ou le dépassez, vous avez prouvé la productivité de vos employés. Si vous n’y parvenez pas, vos employés n’atteignent pas le pourcentage de productivité attendu.

Mesure de la quantité de travail accompli

Preuve que vous avez une productivité élevée : Un nombre élevé de tâches réalisées.

Comment le mesurez-vous ? Vous déterminez le nombre de tâches par semaine que vos employés doivent accomplir, puis vous comparez leurs résultats mensuels à ce nombre.

Mesure de la qualité du travail accompli

Preuve que vous avez une productivité élevée : Tous les projets, quel que soit leur nombre, sont achevés de manière qualitative.

Comment le mesurez-vous ? Vous déterminez les paramètres qui définissent un projet terminé comme étant de qualité et réussi, puis vous déterminez combien de vos projets terminés sont à la hauteur de ces paramètres. Par exemple, lorsque vous développez une application, le projet est considéré comme réussi et de qualité si l’application est fonctionnelle, si elle répond à toutes les exigences du client et si le client est satisfait.

Mesurer le temps passé

Preuve que vous avez une productivité élevée : Moins de temps passé à travailler sur un projet.

Comment le mesurer ? Fixez des estimations du temps nécessaire aux employés pour terminer toutes les tâches liées à votre projet, et fournissez au client une date limite de projet basée sur ces estimations. Demandez à vos employés de suivre le temps qu’ils consacrent à ces tâches. Si vous terminez avant la date limite, votre équipe a été productive avec son temps (et son calendrier).

Comment calculer la productivité des employés ?

Pour comprendre comment vous pouvez augmenter la productivité des employés, vous devez d’abord calculer l’état actuel de la productivité des employés.

Il existe différentes façons de le faire, mais la méthode la plus courante consiste généralement à comparer la performance de l’employé avec le coût relatif qu’il apporte à l’entreprise – le but ultime est de recevoir plus de valeur de l’employé que ce qu’il est payé, mais, comme nous l’avons vu dans la section précédente de ce post, il existe plus d’indicateurs d’une productivité élevée des employés.

Vous pouvez également calculer le pourcentage de productivité possible des employés au sein de votre entreprise si vous suivez ces 4 étapes :

• Etape 1 : Définir une norme

Vous mesurerez tous vos niveaux de production par rapport à cette norme.

• Etape 2 : Déterminer le temps dont vous disposez dans une semaine de travail

Si vous avez une semaine de travail de cinq jours, avec une norme quotidienne de 8 heures, vous disposez de 40 heures, soit 2400 minutes de temps chaque semaine.

• Étape 3 : Soustrayez tout le temps « improductif » de votre semaine de travail

Cela inclut toutes vos pauses déjeuner, vos courtes pauses, vos réunions et autres activités similaires. Par exemple, si vous consacrez environ 30 minutes à votre pause déjeuner, 30 minutes à des pauses courtes et 1 heure à des réunions chaque jour, cela fait 10 heures ou 500 minutes que vous devez soustraire du temps total de votre semaine de travail. Il reste donc 1 900 minutes propres de temps où vous êtes productif.

• Étape 4 : Calculer le pourcentage

Lorsque vous calculez votre pourcentage de productivité, rappelez-vous 2 choses importantes :

• Vous ne pouvez jamais être 100% productif
• Votre pourcentage de productivité n’est que le chiffre idéal – les employés devront se concentrer et éviter les distractions afin d’atteindre le pourcentage de productivité maximum de l’entreprise, soit 79%

Comment augmenter la productivité des employés sur le lieu de travail

Pour augmenter la productivité des employés sur le lieu de travail, vous devez mettre en œuvre les 8 étapes suivantes :

Améliorer les conditions de travail

Si vous voulez que vos employés soient productifs, vous devrez vous assurer qu’ils travaillent dans des conditions optimales.

• Vérifiez qu’il y a beaucoup de lumière naturelle dans le bureau. Les employés qui travaillent dans un bureau avec des fenêtres et suffisamment de lumière naturelle dorment 46 minutes de plus la nuit – ils sont plus reposés et plus susceptibles de se concentrer lorsqu’ils viennent travailler.

• Incluez des plantes dans le bureau. Les bureaux verts rendent les employés plus confortables, et donc plus productifs dans leur travail.

• Ne laissez pas les couleurs de vos murs blanches. Les employés font plus d’erreurs lorsqu’ils travaillent dans des bureaux aux murs blancs – optez plutôt pour le rouge (il aide aux tâches orientées vers les détails), le vert (il aide à motiver), le bleu (il stimule la créativité).

Optimiser l’envoi de courriels

Les études affirment que nous passons 13 heures par semaine sur les courriels – multipliez cela par le nombre d’employés de votre entreprise, et vous obtiendrez les heures exactes de votre temps pourrait être dépensé de manière plus productive.

• Bloquez du temps juste pour les courriels. Demandez à vos employés de choisir une plage horaire chaque jour pendant laquelle vous traiterez les courriels, et de s’y tenir – effectuez toutes les communications par courriel pendant l’heure qui suit le déjeuner, ou l’heure qui précède le départ du travail.

• Gardez les courriels courts et précis. Dites à vos employés d’être polis, ainsi que précis dans leurs questions, et directs dans leurs réponses lorsqu’ils écrivent un courriel.

• Abstenez-vous d’envoyer des courriels à vos employés au milieu de la nuit. De tels courriels tard dans la nuit peuvent stresser vos employés, augmenter leur niveau d’anxiété et diminuer leurs chances d’être performants au travail demain matin.

Optimiser les réunions

Les employés passent près de 87 heures par mois à diverses réunions – ce qui représente 37 milliards de dollars perdus par an, car de nombreuses réunions se transforment en discussions improductives.

• Envoyez plutôt des courriels. L’email est un moyen de communication plus rapide et plus précis, alors au lieu d’organiser d’innombrables réunions, faites sauter un email de groupe pendant votre heure bloquée dédiée aux emails.

• Réduisez le nombre de réunions par jour/semaine/mois. Ne tenez que les réunions essentielles.

• Réduisez le nombre de plateformes de réunion. Certains employés peuvent être essentiels pour vos réunions, mais les autres qui ne le sont pas ne devraient pas être obligés d’y assister à chaque fois. Au lieu de cela, la solution la plus productive est de leur faire poursuivre leur ligne de travail habituelle.

• Réduisez le temps passé dans chaque réunion. 15 à 20 minutes par réunion suffisent pour couvrir les points les plus importants.

Autoriser des horaires flexibles

Les personnes différentes ont des moments de productivité privilégiés différents au cours de la journée – ainsi, s’en tenir à un horaire strict de 9 à 5, ou travailler dur dès les premières heures du matin peut ne pas convenir à tout le monde.

• Rendre les heures de travail flexibles – Au lieu de travailler 8 heures continues par jour, laissez vos employés travailler en deux blocs de temps plus petits qui ensemble équivalent à 8 heures. Par exemple, laissez-les pointer leur temps de travail de 7 heures à 13 heures, aller à la salle de sport/un long déjeuner, puis terminer leur journée de travail de 15 heures à 17 heures. Ils se sentiront plus productifs et plus efficaces – ils auront une nouvelle poussée d’énergie après la longue pause de 2 heures enrichissante, et éviteront le marasme redouté de l’après-midi que les employés ont tendance à ressentir avant l’heure de « fermeture ».

• Autorisez le travail à distance – Malgré certains défis liés au travail à distance, 65% des employés pensent qu’ils sont plus productifs lorsqu’ils travaillent en dehors du bureau, et 47% souhaitent que leur entreprise offre cet avantage. Sélectionnez les postes éligibles au travail à distance, définissez les heures de disponibilité pour les travailleurs à distance, définissez un temps de réponse spécifique et demandez aux employés de consigner leur temps pour les rapports de productivité.

Proviser une meilleure formation des employés

La formation et le développement permettent d’améliorer les connaissances des employés, puis leur performance au travail, par extension.

• Utiliser des logiciels spécialisés. Les logiciels de gestion de l’apprentissage, tels que Lynda ou TalentLMS, proposent divers cours utiles qui aident les employés à approfondir leurs anciennes compétences et à en acquérir de nouvelles. Ils offrent également des analyses et des statistiques, afin que vous puissiez suivre les progrès de vos employés.

• Offrez une formation pratique. Ce type de formation permet aux employés de tester l’efficacité de certaines tâches de formation, en leur donnant l’occasion de les essayer au fur et à mesure qu’ils en prennent connaissance.

• Permettez aux employés d’apprendre à leur propre rythme. Se précipiter sur des sujets compliqués ne permettra pas aux nouvelles connaissances de se fixer, ni aux employés de tester leurs nouvelles compétences. Il est préférable de laisser aux employés le temps de traiter leur formation ou d’apprendre à leur propre rythme.

Arrêter la microgestion dans la délégation des tâches

La délégation des tâches est productive en soi, mais les managers ne peuvent souvent pas lâcher les tâches qu’ils ont confiées à d’autres – alors ils microgèrent chaque détail, rendant la délégation des tâches inutile. De plus, pas moins de 85 % des employés se sentent démoralisés par la microgestion – la supervision constante leur fait perdre confiance en leurs capacités, et ils fournissent des performances inférieures.

• Gérez plutôt les attentes et les exigences. Si vous recherchez un résultat spécifique, vous devrez fournir des directives à vos employés. Vous devrez également faire savoir à vos employés ce que vous attendez d’eux – et toutes les exigences de tâches bien intentionnées ne mèneront pas aux bonnes attentes de tâches, donc si vos employés sont plus concentrés sur leur objectif que sur les moyens d’y arriver, vous aurez moins à vous inquiéter et à faire de la microgestion.

• Une fois que vous avez délégué, quittez la pièce. Les employés se sentiront plus indépendants, plus détendus), et plus confiants dans leurs compétences s’il n’y a pas un superviseur qui plane constamment au-dessus de leurs têtes.

Améliorer la communication au bureau

Dans le travail d’équipe, une bonne collaboration conduit à une productivité et une efficacité optimales, et une bonne collaboration découle d’une bonne communication et d’un bon feedback.

• Construisez le travail d’équipe de manière ciblée. Un travail d’équipe riche en productivité n’arrive pas par hasard – vous et votre équipe devrez faire un effort pour devenir une équipe efficace. Vous pouvez commencer par organiser des réunions occasionnelles de temps en temps – organisez une fête au bureau, lancez une sortie pour les employés, organisez un match de paintball pour renforcer l’esprit d’équipe. Lorsque les nouveaux employés arrivent, assurez-vous qu’ils se sentent bienvenus sur le lieu de travail, et égaux avec leurs nouveaux collègues.

• Trouvez le moyen de communication idéal. Votre entreprise peut utiliser un outil de communication, des e-mails et des téléphones pour communiquer, mais vous devrez apprendre comment chaque employé répond le mieux. Certains peuvent répondre le plus rapidement aux messages Slack, d’autres aux messages électroniques, et d’autres encore sont prompts à répondre à leur téléphone.

Encourager les soins personnels

Encourager les employés à prendre soin d’eux-mêmes contribue grandement à encourager les employés à se soucier de leurs tâches et de leurs projets.

• Encourager l’utilisation des avantages de l’assurance maladie. Assurez-vous que les employés sont au courant de tous les avantages de santé que l’entreprise offre, puis assurez-vous de les encourager à prendre les examens physiques complets disponibles, les vaccins et d’autres avantages.

• Offrez des cours bénéfiques sur les soins personnels. Vous pouvez inscrire vos employés à des cours de soulagement du stress ou de gestion du temps, pour les aider à apprendre à atténuer le stress quotidien, à mieux gérer leur temps ou à apprendre toute autre technique d’autogestion utile.

• Reconnaissez les réalisations des employés. Il semble pratique de ne s’adresser à vos employés que lorsque vous devez souligner des erreurs dans leur travail, mais ce n’est pas une pratique productive. Les employés aiment savoir que leur travail est apprécié – 79 % des professionnels quittent leur emploi en raison d’un manque d’appréciation sur le lieu de travail. Un tel geste permet d’augmenter leur confiance – alors, prenez le temps de souligner les réalisations et les points forts des gens quand vous le pouvez.

Conclusion

Une fois que vous avez compris l’importance de la productivité des employés pour le succès de votre entreprise, vous devrez mettre en œuvre les bonnes étapes pour mesurer, calculer et, surtout, augmenter cette précieuse ressource commerciale.

Pour ce faire, vous devrez accorder autant d’attention à ce qui est bénéfique pour votre entreprise qu’à ce qui l’est pour vos employés – assurez-vous d’améliorer les conditions de travail, d’optimiser l’envoi de courriels et les réunions, de permettre des horaires flexibles pour les employés, d’offrir une formation optimale aux employés, de vous abstenir de tout micromanipuler, d’améliorer la communication au bureau, ainsi que d’encourager les employés à prendre soin d’eux-mêmes.