Miksi riippuvuudet projektinhallinnassa ovat tärkeitä ketterille tiimeille?

Tässä artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti seuraavia asioita:

1. Riippuvuuksien valintakriteerit.
2. Lyhyt katsaus siihen, mitä riippuvuudet ovat projektinhallinnassa
3. 6 tyyppiä projektinhallinnan riippuvuuksia
4. Mikä on tehtävien riippuvuuksien rooli projektinhallinnassa?
5. Mitä tehdä riippuvuuksille?
6. Kysymyksiä

Riippuvuuksien valintakriteerit

Erilaisilla projektinhallinta-asiantuntijoilla on erilaisia mielipiteitä siitä, mitkä riippuvuudet ovat ”tietämisen arvoisia”.

Olemme tehneet hieman omaa tutkimustyötä ja valinneet nämä 6, koska:

1. Ne kattavat lähes kaikki muut riippuvuudet
2. Ne ovat yleisimpiä riippuvuuksia projekteissa
3. Enemmistö asiantuntijoista sisällyttää nämä listalleen niistä riippuvuuksista, jotka on pakko tietää

Lyhyt katsaus siihen, mitä ovat riippuvuudet projektinhallinnassa

Lyhyesti sanottuna, jos kahta tai useampaa tehtävää ei voida aloittaa tai saattaa loppuun ilman, että jokin muu tehtävä aloitetaan tai saatetaan loppuun, sanotaan, että niillä on riippuvuus muista tehtävistä.

Aika suoraviivaista, eikö?

Tässä on esimerkki, joka auttaa sinua ymmärtämään käsitettä paremmin:

Kirjan sitominen ei ole mahdollista ilman, että kirjaa ensin viimeistellään ja muokataan. Voimme siis sanoa, että tehtävä B (sitominen) on riippuvainen tehtävästä A (valmistuminen).

6 erilaista projektinhallinnan riippuvuutta

Mennään nyt suoraan asiaan, sillä tämän takia oikeastaan tulit tänne:

Viimeistelystä alkuun -riippuvuus

On hyvin todennäköistä, että olet törmännyt tähän riippuvuuteen projekteissa. Näin se toimii.

Jos tehtävä A on suoritettu loppuun, vasta sitten tehtävä B voidaan aloittaa. Tehtävän B on käytettävä tehtävän A tulosta aloittaakseen.

Esimerkiksi auton maalaustyöt voidaan tehdä vain, jos auton runko on valmis

Start to finish -riippuvuus

Tämä riippuvuus on hiukan hankala. Saatat joutua lukemaan siitä useammin kuin kerran.

Aloituksesta maaliin -riippuvuus: Tehtävä B ei voi valmistua, ellei tehtävä A ole alkanut. Kun edeltävä tehtävä on käynnistynyt, tehtävä B voi päättyä milloin tahansa.

Jos esimerkiksi yhden vartijan työvuoro voi päättyä vasta, kun toinen vartija ilmestyy paikalle.

Aloituksesta aloitukseen -riippuvuus

Tämästä riippuvuudesta ei onneksi ole vaikea saada otetta.

Se kertoo yksinkertaisesti sen, että tehtävä B voi käynnistyä vasta, kun tehtävä A on aloittanut. Tämän jälkeen ne voivat jatkua samanaikaisesti.

Voit esimerkiksi aloittaa kirjoitustyön muokkaamisen vasta, kun olet aloittanut sen kirjoittamisen.

Finish to finish -riippuvuus

Finish to finish- eli FF-riippuvuus on vielä helpommin ymmärrettävissä kuin start to start.

Se tarkoittaa, että et voi suorittaa tehtävää loppuun ennen kuin toinen tehtävä on suoritettu loppuun.

Toimituskorvaus, verkkokaupan maksu on hyvä esimerkki. Et voi päättää myyntiä ennen kuin tuote on toimitettu ja asiakas on luovuttanut rahat.

Kausaalinen riippuvuus

Sitä kutsutaan myös ”loogiseksi riippuvuudeksi”.

Se on melko itsestään selvä. Nämä ovat riippuvuuksia, joita ei voi välttää. Miksi? Koska nämä riippuvuudet johtuvat tehtävien luonteesta.

Esimerkiksi, jos et saa tehtävää valmiiksi, et voi seurata sitä tai saada palautetta. Se on mahdotonta.

Kausaaliset riippuvuudet ovat melko ilmeisiä, ja on harvinaista, etteivät projektipäälliköt tiedä niistä.

Ulkoiset – sisäiset riippuvuudet

Me kaikki tiedämme työpaikan mikro- ja makroympäristöstä.

Tällaisia riippuvuuksia on yhteensä neljä, jotka liittyvät sisäisiin (mikro) ja ulkoisiin (makro) tekijöihin.

Yhtiön sisällä – projektin sisällä -riippuvuudet

Näitä sovelletaan peräkkäisiin tehtäviin. Ne on suunniteltava etukäteen. Ad hoc -menetelmät eivät toimi.

Company In – Project Out Dependencies

Näissä riippuvuussuhteissa yrityksen toinen osasto otetaan mukaan tietyn tehtävän (tehtävien) suorittamiseen. Kyse voi olla yksittäisestä tehtävästä tai useista tehtävistä, joita ei voida tehdä omalla osastolla.

Company Out – Project In Dependencies

Nämä koskevat tehtäviä, jotka ulkoistetaan kolmansille osapuolille. Projektin lopputulos vaikuttaa silti yritykseesi, mutta toiminnot eivät ole hallinnassasi.

Company Out – Project Out Dependencies

On joitakin tekijöitä, jotka eivät ole yrityksen hallinnassa eivätkä kuulu projektiin, mutta ne vaikuttavat projektin lopputulokseen. Esimerkiksi työntekijäliitot jne.

Joitakin muita riippuvuustyyppejä, jotka sinun tulee tuntea ketteränä ammattilaisena:

Lead

Jos riippuvuutta eivät rajoita rajoitteet ja logiikka, vaan se huomioi parhaat käytännöt tai se on kätevä tehdä – riippuvainen tehtävä voi alkaa etuajassa. Esimerkiksi piirtämisen/maalaamisen osan väritys voidaan aloittaa ennen kuin koko asia on piirretty.

Katsotaanpa nyt eteenpäin, mistä Lagissa on kyse.

Lag

Se on yksinkertaisesti toimintojen väliin lisätty odotusaika. Kuten prototyypin testaaminen ennen kuin se saadaan markkinoille.

Resurssipohjaiset riippuvuudet

Se on yksinkertaisesti riippuvuus, jossa tehtävä(t) edellyttää tietyn resurssin saatavuutta, jotta se voidaan suorittaa. Esimerkiksi sellaisen tehtävän onnistunut suorittaminen, jossa tarvitaan paljon käsiä, voidaan tehdä vain, jos työvoimaa on riittävästi.

Preferenssiriippuvuudet

Se on asiantuntijan mielipiteeseen perustuva viive tai vaatimus, jonka työntekijät lisäävät. Kuten mekaanikko voi pyytää sinua olemaan lattiaa lattialle sen jälkeen, kun olet juuri saanut joitain muutoksia tehtyä moottoriin tai johonkin muuhun osaan.

Mikä on tehtävien riippuvuuksien rooli projektinhallinnassa?

Riippuvuudet auttavat suunnattomasti projektien aikataulutuksessa.

Tekniikan aikakaudella elämisen etuina on se, että ohjelmistojen avulla kaikesta voidaan tehdä helppoa. Tämän päivän projektipäälliköt käyttävät Gantt-kaavioita osoittamaan riippuvuudet.

Keskustelemme tämän jälkeen lisää Gantt-kaavioista.

Projektipäällikkönä kuvittele tietäväsi jokaisen riippuvuuden projektissasi. Pystyisit ensinnäkin kohdentamaan oikeat resurssit oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan.

Myös sinun olisi helpompi suunnitella ja noudattaa määräaikoja.

Jotain ajateltavaa.

Mitä tehdä riippuvuuksille missä tahansa PM:ään liittyvässä skenaariossa?

Hyödynnä niitä tietysti!

Mutta miten se tehdään?

Seuraa näitä yksinkertaisia vaiheita:

Mene hakukoneeseen – kirjoita ”hämmästyttävä projektinhallintaohjelmisto” – valitse sopiva – aloita sen käyttäminen.

Se on niin yksinkertaista.

Nykyaikaisissa projektinhallintatyökaluissa tehtävien riippuvuudet ovat kiinteä osa kojelautaa.

Lisäksi tällaiset ohjelmat hyödyntävät Gantt-kaavioita tehtävien riippuvuuksien kuvaamiseen. Tämä tekee projektin etenemisen seuraamisesta erittäin helppoa tien päällä.

Mutta nämä ohjelmistot eivät pysähdy tähän, vaan ne käyttävät kriittisen polun menetelmää antaakseen sinulle lisää tietoa.

Näppärä ohjelmisto, kuten nTask, tekee kaiken työn puolestasi. Kokeile sitä ILMAISEKSI ja katso, mitä olet menettänyt!

FAQs

Mikä on kriittinen polku projektinhallinnassa?

Kriittinen polku on kaikkien niiden aktiviteettien yhteenlaskettu aika, joita ei voi ohittaa projektissa. Yhteenlaskettuna se muodostaa projektin loppuunsaattamisen kokonaiskeston.

Mitä eroa on oletuksilla ja riippuvuuksilla?

Osettamukset ovat asioita, joita projekteissa on tehtävä tiettyjen asioiden, kuten lopputuloksen tai budjetin, arvioimiseksi. Oletuksilla ei ole mitään käytännön selkoa, koska kyse on tulevaisuudesta. Oletukset perustuvat kuitenkin historiatietoihin, trendeihin jne.

Riippuvuuksista projektissa on kyse silloin, kun kahta tai useampaa tehtävää ei voida aloittaa/päättää itsenäisesti.

Miten tunnistat riippuvuudet?

Varmista, että käyt läpi kaikki projektin tehtävät. Aloita aivan ensimmäisistä tehtävistä ja etene eteenpäin. Jos jokin peräkkäinen tehtävä on riippuvainen nykyisestä tehtävästä, se tarkoittaa, että tehtävien välillä on olemassa riippuvuus.

Jos kaksi tai useampi tehtävä voidaan aloittaa/toteuttaa itsenäisesti, tehtävien välillä ei ole riippuvuutta.

Mitä on aloituksesta aloitukseen -käytäntö projektinhallinnassa?

Tämän riippuvuussuhteen mukaan seuraaja-tehtävä voi alkaa vasta, kun edeltäjä-tehtävä on aloitettu. Sen jälkeen molemmat tehtävät voivat jatkaa rinnakkain.