Skabelon til prioriteringsmatrix

Om skabelonen til prioriteringsmatrix

Hvad er en prioriteringsmatrix?

En prioriteringsmatrix er et værktøj, der bruges til at prioritere arbejde kategorisk og informere beslutningstagning & tidsstyring. Det er et nyttigt værktøj, fordi den enkle ramme kan anvendes på alle typer arbejde, uanset om det er forretningsprocesser, projektbaseret eller operationelt arbejde. Prioritetsmatricer starter i et simpelt format, men kan tilpasses alt efter dine behov. De fleste organisationer prioriterer efter indvirkning (lav, middel, høj), indsatsniveau og hastende karakter.

Hvornår skal man bruge en prioriteringsmatrix

En prioriteringsmatrix er et ledelsesværktøj for folk, der har brug for lidt mere end en grundlæggende to-do-liste, og den kan være værdifuld til projektledelse og prioritering af projekter. 2×2-matrixen er designet til at hjælpe dig med at bestemme, hvilke opgaver der er kritiske, så du først kan fokusere på de mest presserende behov.

En række faktorer kan have indflydelse på, hvor hastende eller vigtig en opgave på din liste er eller hvor vigtig den er. Hvis du f.eks. skal gennemføre en opgave, der har direkte indflydelse på kundetilfredsheden, er denne opgave sandsynligvis meget hastende og højt prioriteret. Hvis du derimod skal gennemføre en opgave, der kan gøre dine kunder mere tilfredse i fremtiden, er denne opgave sandsynligvis af lav hastende karakter, men af høj prioritet.

Sådan laver du en prioriteringsmatrix

Gå din liste over opgaver igennem, og sorter hver enkelt opgave i en kvadrant. Her er, hvordan du kan tænke over hver kvadrant:

• Kvadrant I er for de mest presserende og vigtige deadlines.

• Kvadrant II er til langsigtet strategi og udvikling, opgaver, der ikke haster, men som stadig er vigtige.

• Kvadrant III er til presserende, men ikke vigtige opgaver, er til tidspressede distraktioner, der stadig skal gøres med det samme.

• Kvadrant IV er for den slags opgaver, der kun giver ringe værdi, hvis nogen.

Analysér dine daglige eller ugentlige aktiviteter, og tildel spørgsmål til den relevante kvadrant i kriteriematrixen, før du vurderer, hvor du skal foretage ændringer.

Skab din egen prioriteringsmatrix

Miros whiteboard-værktøj er det perfekte lærred til at skabe og dele din prioriteringsmatrix. Kom i gang ved at vælge denne skabelon til prioriteringsmatrix.

1. Brug Miro-skabelonen

Åbn denne Miro-skabelon for at komme i gang! I tavlen skal du liste de opgaver, som du ønsker, at dit team skal udføre.

2. Tænk over hver enkelt opgave

Spørg dig selv om følgende spørgsmål for hver enkelt opgave: Hvad er konsekvenserne af ikke at udføre denne opgave?

3. Prioriter opgaver

Prioriter opgaverne

På baggrund af disse oplysninger kategoriserer du hvert punkt på listen som “høj prioritet” eller “lav prioritet”.

4. Tildel opgaverne en hastende karakter

Opgaverne i hver kategori skal nu yderligere opdeles i to underkategorier: “høj hastende” og “lav hastende”. Du bør nu have fire lister.

5. Tildel værdier

Tildel værdier mellem 1 og 4 til hver mulighed, hvor lavere tal betyder, at opgaven har højere prioritet.

6. Placer på matrixen

Sorter mulighederne i din matrix. Når du er færdig, skal du dele dine prioriteter med de nødvendige interessenter.