Den vigtigste del af en virksomhed er dens medarbejdere – når alt kommer til alt, er det produktive medarbejdere, der gør en virksomhed succesfuld i første omgang. Men ifølge en ny rapport fra det amerikanske arbejdsbureau har medarbejdernes produktivitet været faldende i de seneste år.
Her er, hvad medarbejderproduktivitet egentlig er, hvorfor det er vigtigt, hvordan du kan måle det, beregne det, og vigtigst af alt, hvordan du kan øge det.
Sådan øger du medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen
- Forbedre forholdene på arbejdspladsen
- Optimer e-mailing
- Optimer møderne
- Giv mulighed for at fleksible skemaer
- Giv bedre uddannelse til medarbejderne
- Stop mikromanagement i forbindelse med uddelegering af opgaver
- Forbedre kommunikationen på kontoret
- Opmuntre til selvcare
- Hvad er medarbejderproduktivitet?
- Vigtigheden af medarbejderproduktivitet
- Sådan måler du medarbejdernes produktivitet
- Måle antallet af salg
- Måling af målopfyldelse
- Måling af overskud
- Måling af mængden af udført arbejde
- Måling af kvaliteten af det udførte arbejde
- Måling af tidsforbrug
- Hvordan beregner du medarbejderproduktiviteten?
- Sådan øger du medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen
- Forbedre forholdene på arbejdspladsen
- Optimer e-mailing
- Optimer møder
- Tillad fleksible skemaer
- Sørg for bedre uddannelse af medarbejderne
- Stop mikromanagement i opgavedelegering
- Forbedre kommunikationen på kontoret
- Opmuntre til selvomsorg
- Slutning
Hvad er medarbejderproduktivitet?
Medarbejderproduktivitet, også kendt som produktivitet på arbejdspladsen eller arbejdspladsens produktivitet, er et mål for den enkelte medarbejders produktion.
En virksomhed, der producerer kunstflasker, vil f.eks. gerne vide, hvor mange kunstflasker en medarbejder kan fremstille på et bestemt tidsrum – dette tal er den enkelte medarbejders produktion.
Medarbejderproduktivitet bør som sådan ikke forveksles med arbejdsproduktivitet (arbejdsstyrkens produktivitet), som er et lands eller en virksomheds samlede økonomiske produktion pr. arbejdstime.
Vigtigheden af medarbejderproduktivitet
Det er formålet med enhver virksomhed at få succes – og vi har allerede fastslået, at medarbejderproduktivitet kan være med til at skabe eller ødelægge en virksomheds succes. To faktorer afgør, om medarbejderne har succes med deres arbejde:
- Produktivitet – mængden af udført arbejde
- Effektivitet – den indsats, der lægges i dette arbejde
Nogle mennesker bruger måske meget tid på at færdiggøre en lille mængde arbejde – disse mennesker er mere effektive end produktive.
Andre mennesker kan gøre meget arbejde færdigt på kort tid – disse mennesker er mere produktive end effektive.
Du bør altid få mest muligt ud af både din produktivitet og din effektivitet – tilstræb at lægge maksimal indsats i dit arbejde og gøre så meget arbejde som muligt færdigt på så kort tid som muligt.
Der er flere fordele ved en høj medarbejderproduktivitet, som beviser dens betydning for din virksomhed – hvis medarbejderne er produktive, vil virksomheden:
- blive mere rentabel
- vokse
- opfylde forbrugernes efterspørgsel
- blive konkurrencedygtig
Sammenfattende sikrer en høj medarbejderproduktivitet, at en virksomhed forbliver relevant på markedet.
Sådan måler du medarbejdernes produktivitet
For at kunne måle medarbejdernes produktivitet skal du først tale med dine medarbejdere og definere en standard, som du vil sammenligne de enkelte medarbejderes resultater med. Du kan måle medarbejdernes produktivitet ved at:
Måle antallet af salg
Beviser, at du har en høj produktivitet: Højt antal salg.
Hvordan måler du det? Du bestemmer det antal salg pr. måned, som din medarbejder skal lave, og derefter sammenligner du deres månedlige resultater med dette tal.
For eksempel beslutter du, at hver medarbejder skal foretage 100 opkald pr. måned, tage 20 kontakter og lave 10 salg. Hvis en medarbejder foretager 120 opkald, men kun 5 salg, når han eller hun ikke standarden. Hvis en medarbejder foretager 80 opkald, men 15 salg, overgår han eller hun den fastsatte standard.
Måling af målopfyldelse
Beviser, at du har en høj produktivitet: Højt antal opfyldte mål.
Hvordan måler du det? Du bestemmer det antal mål pr. måned, som dine medarbejdere skal nå, og derefter sammenligner du deres månedlige resultater med dette tal.
Måling af overskud
Bevis for, at du har høj produktivitet: Høj indtjening.
Hvordan måler du det? Du definerer den ideelle årlige fortjeneste for din virksomhed. Hvis du når eller overgår den, har du bevist din medarbejderproduktivitet. Hvis du ligger under, når dine medarbejdere ikke deres forventede produktivitetsprocent.
Clockify pro tip
Vil du beregne din ideelle årlige fortjeneste? Tjek vores timeprisberegner, og få at vide, hvilke udgifter du skal tage højde for for at nå din ideelle fortjeneste.
Måling af mængden af udført arbejde
Bevis på, at du har en høj produktivitet: Højt antal udførte opgaver.
Hvordan måler du det? Du bestemmer det antal opgaver om ugen, som dine medarbejdere skal udføre, og derefter sammenligner du deres månedlige resultater med dette tal.
Måling af kvaliteten af det udførte arbejde
Bevis på, at du har høj produktivitet: Alle projekter, uanset deres antal, bliver afsluttet på en kvalitetsmæssig måde.
Hvordan måler du det? Du bestemmer de parametre, der definerer et afsluttet projekt som et kvalitets- og succesfuldt projekt, og derefter bestemmer du, hvor mange af dine afsluttede projekter der lever op til disse parametre. Når du f.eks. udvikler en app, anses projektet for at være vellykket og af høj kvalitet, hvis appen er funktionel, hvis den opfylder alle kundens krav, og hvis kunden er tilfreds.
Måling af tidsforbrug
Beviser, at du har en høj produktivitet: Mindre tid brugt på at arbejde på et projekt.
Hvordan måler du det? Opstil estimater for den tid, det vil tage medarbejderne at afslutte alle dine projektrelaterede opgaver, og giv kunden en projektfrist baseret på disse estimater. Instruer dine medarbejdere til at spore den tid, de spenderer på disse opgaver. Hvis I bliver færdige inden fristen, har dit team været produktivt med deres tid (og tidsplan).
Hvordan beregner du medarbejderproduktiviteten?
For at forstå, hvordan du kan øge medarbejderproduktiviteten, bør du først beregne den nuværende tilstand af medarbejderproduktiviteten.
Der er forskellige måder at gøre dette på, men den mest almindelige metode indebærer normalt at sammenligne medarbejderens præstation med de relative omkostninger, han eller hun bringer til virksomheden – det ultimative mål er at få mere værdi fra medarbejderen, end han eller hun bliver betalt, men som vi har set i det foregående afsnit af dette indlæg, er der flere indikatorer for høj medarbejderproduktivitet.
Du kan også beregne procentdelen af den mulige medarbejderproduktivitet i din virksomhed, hvis du følger disse 4 trin:
- Stræk 1: Definer en standard
Du vil måle alle dine produktionsniveauer i forhold til denne standard.
- Stræk 2: Bestem, hvor meget tid du har i en arbejdsuge
Hvis du har en femdages arbejdsuge med en daglig norm på 8 timer, har du 40 timer eller 2400 minutter hver uge.
- Stræk 3: Træk al “uproduktiv” tid fra din arbejdsuge
Dette omfatter alle dine frokostpauser, korte pauser, møder og lignende aktiviteter. Hvis du f.eks. bruger ca. 30 minutter på din frokostpause, 30 minutter på korte pauser og 1 time på møder hver dag, er det 10 timer eller 500 minutter, som du skal trække fra din samlede arbejdsugetid. Det efterlader en ren 1.900 minutter af den tid, du er produktiv.
- Stræk 4: Beregn procentdelen
Når du udregner din produktivitetsprocent, skal du huske 2 vigtige ting:
- Du kan aldrig være 100 % produktiv
- Din produktivitetsprocent er kun det ideelle tal – medarbejderne skal fokusere og undgå distraktioner for at nå virksomhedens maksimale produktivitetsprocent på 79 %
Sådan øger du medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen
For at øge medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen bør du gennemføre de 8 følgende trin:
- Hvordan øger du medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen
Du bør gennemføre de 8 følgende trin:
Forbedre forholdene på arbejdspladsen
- Sørg for, at der er masser af naturligt lys på kontoret. Medarbejdere, der arbejder på et kontor med vinduer og nok naturligt lys, sover 46 minutter mere om natten – de er mere udhvilede og mere tilbøjelige til at fokusere, når de kommer på arbejde.
- Inddrag planteliv på kontoret. Grønne kontorer gør medarbejderne mere komfortable og dermed mere produktive med deres arbejde.
- Lad ikke dine vægfarver være hvide. Medarbejderne laver flere fejl, når de arbejder på kontorer med hvide vægge – vælg i stedet rød (det hjælper med detaljeorienterede opgaver), grøn (det hjælper med at motivere) og blå (det øger kreativiteten).
Optimer e-mailing
- Blokér tid kun til e-mails. Instruer dine medarbejdere om at vælge et tidsvindue hver dag, hvor du skal beskæftige dig med e-mails, og hold dig til dette tidspunkt – udfør al e-mailkommunikation i løbet af 1 time efter frokost eller 1 time, før du forlader arbejdet.
- Hold e-mails kort og præcist. Instruer dine medarbejdere om at være høflige samt præcise med deres spørgsmål og ligefremme med deres svar, når de skriver en e-mail.
- Undlad at sende e-mails til dine medarbejdere midt om natten. Sådanne e-mails sent om natten kan stresse dine medarbejdere, øge deres angstniveau og mindske deres chancer for at præstere godt på arbejdet i morgen tidlig.
Optimer møder
- Send i stedet e-mails. E-mail er et hurtigere og mere præcist kommunikationsmiddel, så i stedet for at afholde utallige møder kan du sende en gruppemail i løbet af den time, du har blokeret til e-mails.
- Reducer antallet af møder pr. dag/uge/måned. Hold kun de væsentlige møder.
- Reducer antallet af mødeplatforme. Nogle medarbejdere kan være afgørende for dine møder, men andre, der ikke er det, bør ikke være tvunget til at deltage hver gang. I stedet er den mest produktive løsning at lade dem fortsætte med deres sædvanlige arbejdsområde.
- Reducer den tid, der bruges på hvert møde. 15-20 minutter pr. møde er nok til at dække de vigtigste punkter.
Tillad fleksible skemaer
- Gør arbejdstiderne fleksible – I stedet for at arbejde 8 sammenhængende timer om dagen, så lad dine medarbejdere arbejde i to mindre tidsblokke, der tilsammen svarer til 8 timer. Lad dem f.eks. stemple deres arbejdstid fra kl. 7 til 13, gå til fitness/lang frokost og afslut derefter deres arbejdsdag fra kl. 15 til 17. De vil føle sig mere produktive og effektive – de vil få en ny energiindsprøjtning efter den lange, tilfredsstillende 2-timers pause og undgå den frygtede eftermiddagsnedtur, som medarbejdere har en tendens til at føle før “lukketid”.
- Tillad fjernarbejde – På trods af visse udfordringer ved fjernarbejde mener 65 % af medarbejderne, at de er mere produktive, når de arbejder uden for kontoret, og 47 % ville ønske, at deres virksomhed tilbød denne fordel. Vælg stillinger, der er berettiget til fjernarbejde, definer tilgængelighedstider for fjernarbejdere, definer specifik svartid, og instruer medarbejderne om at logge deres tid til produktivitetsrapporter.
Sørg for bedre uddannelse af medarbejderne
- Brug specialiseret software. Learning Management Software, såsom Lynda eller TalentLMS, tilbyder forskellige nyttige kurser, der hjælper medarbejderne med at udbygge deres gamle færdigheder og lære nogle nye. De tilbyder også analyser og statistik, så du kan følge dine medarbejderes fremskridt.
- Tilvejebring praktisk træning. Denne type uddannelse giver medarbejderne mulighed for at afprøve effektiviteten af visse uddannelsesopgaver ved at give dem mulighed for at prøve dem, mens de lærer om dem.
- Giv medarbejderne mulighed for at lære i deres eget tempo. Hvis man skynder sig igennem komplicerede emner, får man ikke mulighed for, at ny viden bliver hængende, eller at medarbejderne kan afprøve deres nyerhvervede færdigheder. Det er bedst at give medarbejderne tid til at bearbejde deres uddannelse eller lære i deres eget tempo.
Stop mikromanagement i opgavedelegering
- Håndter i stedet forventninger og krav. Hvis du er ude efter et bestemt resultat, skal du give dine medarbejdere retningslinjer. Du skal også lade dine medarbejdere vide, hvad du forventer af dem – og ikke alle velmenende opgavekrav fører til de rigtige opgaveforventninger, så hvis dine medarbejdere er mere fokuseret på deres mål end på midlerne til at nå dertil, har du mindre at bekymre dig om og mikrostyre.
- Når du har uddelegeret, skal du forlade rummet. Medarbejderne vil føle sig mere uafhængige, mere afslappede) og mere sikre på deres færdigheder, hvis der ikke konstant er en supervisor, der hænger over deres hoveder.
Forbedre kommunikationen på kontoret
- Opbyg teamwork med vilje. Et produktivitetsrigt teamarbejde opstår ikke ved et uheld – du og dit team skal gøre en indsats for at blive et effektivt team. Du kan starte med at være vært for afslappede sammenkomster fra tid til anden – afhold en kontorfest, tag initiativ til en medarbejderudflugt, organiser en paintballkamp med henblik på teambuilding. Når nye medarbejdere ankommer, skal du sørge for, at de føler sig velkomne på arbejdspladsen og ligeværdige med deres nye kolleger.
- Find den ideelle måde at kommunikere på. Din virksomhed bruger måske et kommunikationsværktøj, e-mail og telefoner til kommunikation, men du skal lære at finde ud af, hvordan hver enkelt medarbejder svarer bedst. Nogle svarer måske hurtigst på Slack-beskeder, andre på e-mailbeskeder, og nogle er hurtige til at besvare deres telefoner.
Opmuntre til selvomsorg
- Opmuntre til brug af sygesikringsydelser. Sørg for, at medarbejderne er opmærksomme på alle de sundhedsydelser, som virksomheden tilbyder, og sørg derefter for at opmuntre dem til at benytte sig af de tilgængelige fuld-fysiske undersøgelser, vaccinationer og andre fordele.
- Tilbyd gavnlige kurser i egenomsorg. Du kan tilmelde dine medarbejdere til kurser i stressaflastning eller tidsstyring for at hjælpe dem med at lære, hvordan de kan lindre hverdagens stress, styre deres tid bedre eller lære andre nyttige selvplejeteknikker.
- Anerkend medarbejdernes præstationer. Det virker praktisk at henvende sig kun til dine medarbejdere, når du har brug for at påpege fejl i deres arbejde, men det er ikke en produktiv praksis. Medarbejdere vil gerne vide, at deres hårde arbejde bliver værdsat – 79 % af fagfolk siger deres job op på grund af manglende påskønnelse på arbejdspladsen. En sådan gestus er med til at løfte deres selvtillid – så tag dig tid til at fremhæve folks resultater og stærke sider, når du kan.
Clockify pro tip
Interesseret i nogle flere tips til arbejdseffektivitet, der vil hjælpe dig med at forbedre dine medarbejderes præstationer? Tjek vores 58 tidsstyringstips til arbejdet og guide til, hvordan du kan forbedre dine tidsstyringsevner.
Slutning
Når du har forstået betydningen af medarbejdernes produktivitet for din virksomheds succes, skal du implementere de rigtige trin til at måle, beregne og vigtigst af alt øge denne værdifulde forretningsressource.
For at gøre dette skal du være lige opmærksom på, hvad der er gavnligt for din virksomhed og hvad der er gavnligt for dine medarbejdere – sørg for at forbedre forholdene på arbejdspladsen, optimere e-mailing og møder, tillade fleksible medarbejderplaner, give optimal uddannelse af medarbejderne, afstå fra at mikrostyre alt, forbedre kommunikationen på kontoret samt opmuntre medarbejdernes egenomsorg.