8 snabba sätt att öka de anställdas produktivitet på arbetsplatsen

Det viktigaste elementet i ett företag är de anställda – det är trots allt produktiva anställda som gör ett företag framgångsrikt i första hand. Men enligt en ny rapport från US Bureau Labour har de anställdas produktivitet minskat de senaste åren.

Här får du veta vad anställdas produktivitet egentligen är, varför den är viktig, hur du kan mäta den, beräkna den och, viktigast av allt, hur du kan öka den.

Hur man ökar de anställdas produktivitet på arbetsplatsen

1. Förbättra förhållandena på arbetsplatsen
2. Optimera e-postutskick
3. Optimera möten
4. Möjliggör. flexibla scheman
5. Gör bättre utbildning för de anställda
6. Stoppa mikromanagement vid delegering av arbetsuppgifter
7. Förbättra kommunikationen på kontoret
8. Uppmuntra till egenföretagandeomsorg

Vad är produktivitet?

Medarbetarproduktivitet, även kallad produktivitet på arbetsplatsen eller arbetsplatsproduktivitet, är ett mått på en enskild anställds produktion.

Ett företag som tillverkar konstnärliga flaskor vill till exempel veta hur många konstnärliga flaskor en anställd kan tillverka under en viss tidsperiod – denna siffra är den enskilda anställdes produktion.

Som sådan bör anställdas produktivitet inte förväxlas med arbetsproduktivitet (arbetskraftsproduktivitet), som är ett lands eller företags totala ekonomiska produktion per arbetstimme.

Vikten av anställdas produktivitet

Syftet med alla företag är att vara framgångsrika – och vi har redan konstaterat att anställdas produktivitet kan avgöra om ett företag lyckas eller inte. Två faktorer avgör om anställda är framgångsrika i sitt arbete:

1. Produktivitet – mängden arbete som slutförs
2. Effektivitet – mängden ansträngning som läggs ner på arbetet

Vissa personer kan ägna mycket tid åt att slutföra en liten mängd arbete – dessa personer är mer effektiva än produktiva.

Andra personer kan slutföra mycket arbete på kort tid – dessa personer är mer produktiva än effektiva.

Du bör alltid göra det mesta av både din produktivitet och din effektivitet – sträva efter att anstränga dig maximalt i ditt arbete och slutföra så mycket arbete som möjligt på så kort tid som möjligt.

Det finns flera fördelar med hög medarbetarproduktivitet som bevisar dess betydelse för ditt företag – om medarbetarna är produktiva blir företaget:

• mer lönsamt
• tillväxt
• tillgodoser konsumenternas efterfrågan
• förblir konkurrenskraftigt

I stort sett säkerställer hög medarbetarproduktivitet att ett företag förblir relevant på marknaden.

Hur man mäter medarbetarnas produktivitet

För att mäta medarbetarnas produktivitet måste du först prata med dina anställda och definiera en standard mot vilken du ska jämföra enskilda anställdas resultat. Du kan mäta medarbetarnas produktivitet genom att:

Mäta antalet försäljningar

Bevis på att du har hög produktivitet: Hur mäter du det? Du bestämmer antalet försäljningar per månad som din anställde måste göra, och sedan jämför du deras månatliga resultat med detta antal.

Till exempel bestämmer du att varje anställd ska ringa 100 samtal per månad, ta 20 kontakter och göra 10 försäljningar. Om en anställd gör 120 samtal men bara 5 försäljningar når han eller hon inte upp till standarden. Om en anställd gör 80 samtal, men 15 försäljningar, slår han eller hon den fastställda standarden.

Mätning av att målen uppfylls

Bevis på att du har hög produktivitet: Hög grad av måluppfyllelse.

Hur mäter du det? Du bestämmer antalet mål per månad som dina anställda måste nå, och sedan jämför du deras månatliga resultat med detta antal.

Mätning av vinst

Bevis på att du har hög produktivitet: Hög vinst.

Hur mäter du den? Du definierar den ideala årliga vinsten för ditt företag. Om du uppnår eller överträffar den har du bevisat din anställdas produktivitet. Om du ligger under når dina anställda inte upp till sin förväntade produktivitetsprocent.

Mätning av mängden utfört arbete

Bevis på att du har hög produktivitet: Hur mäter du det? Du fastställer antalet uppgifter per vecka som dina anställda måste utföra och jämför sedan deras månatliga resultat med detta antal.

Mätning av kvaliteten på utfört arbete

Bevis på hög produktivitet: Hög produktivitet: Alla projekt, oavsett antal, avslutas på ett kvalitativt sätt.

Hur mäter du det? Du fastställer de parametrar som definierar ett avslutat projekt som kvalitativt och framgångsrikt, och sedan fastställer du hur många av dina avslutade projekt som lever upp till dessa parametrar. När du till exempel utvecklar en app anses projektet vara framgångsrikt och av hög kvalitet om appen är funktionell, om den uppfyller alla kundens krav och om kunden är nöjd.

Mätning av tidsåtgång

Bevis på att du har hög produktivitet: Mindre tid som går åt till att arbeta med ett projekt.

Hur mäter du det? Gör uppskattningar av hur lång tid det tar för de anställda att slutföra alla dina projektrelaterade uppgifter, och ge kunden en tidsfrist för projektet som baseras på dessa uppskattningar. Instruera dina anställda att spåra den tid de spenderar på dessa uppgifter. Om ni blir klara före tidsfristen har ditt team varit produktivt med sin tid (och sitt schema).

Hur beräknar du de anställdas produktivitet?

För att förstå hur du kan öka de anställdas produktivitet bör du först beräkna det nuvarande läget för de anställdas produktivitet.

Det finns olika sätt att göra detta på, men den vanligaste metoden innebär vanligtvis att man jämför den anställdes prestationer med den relativa kostnaden som han eller hon tillför företaget – det slutgiltiga målet är att få mer värde från den anställde än vad han eller hon får betalt, men som vi har sett i det föregående avsnittet av det här inlägget finns det fler indikatorer på hög anställdas produktivitet.

Du kan också beräkna andelen möjlig medarbetarproduktivitet inom ditt företag om du följer dessa 4 steg:

• Steg 1: Definiera en standard

Du kommer att mäta alla dina produktionsnivåer mot denna standard.

• Steg 2: Bestäm hur mycket tid du har på en arbetsvecka

Om du har en femdagars arbetsvecka, med en daglig norm på 8 timmar, har du 40 timmar, eller 2400 minuter tid varje vecka.

• Steg 3: Dra av all ”improduktiv” tid från din arbetsvecka

Detta inkluderar alla dina lunchraster, korta pauser, möten och liknande aktiviteter. Om du till exempel spenderar cirka 30 minuter på din lunchrast, 30 minuter på korta pauser och 1 timme på möten varje dag, är det 10 timmar eller 500 minuter som du bör subtrahera från din totala arbetsvecka. Då återstår rena 1 900 minuter av den tid du är produktiv.

• Steg 4: Beräkna procentsatsen

När du beräknar din produktivitetsprocent ska du komma ihåg två viktiga saker:

• Du kan aldrig vara 100 % produktiv
• Din produktivitetsprocent är bara den ideala siffran – medarbetarna måste fokusera och undvika distraktioner för att nå företagets maximala produktivitetsprocent på 79 %

Hur du kan öka medarbetarnas produktivitet på arbetsplatsen

För att öka medarbetarnas produktivitet på arbetsplatsen bör du genomföra följande 8 steg:

Förbättra förhållandena på arbetsplatsen

Om du vill göra dina anställda produktiva måste du se till att de arbetar under optimala förhållanden.

• Se till att det finns gott om naturligt ljus på kontoret. Anställda som arbetar på ett kontor med fönster och tillräckligt med naturligt ljus sover 46 minuter längre på natten – de är mer utvilade och mer benägna att fokusera när de kommer till jobbet.

• Inkludera växtliv på kontoret. Gröna kontor gör de anställda mer bekväma och därmed mer produktiva med sitt arbete.

• Lämna inte väggfärgerna vita. Anställda gör fler fel när de arbetar på kontor med vita väggar – välj i stället rött (det hjälper till med detaljorienterade uppgifter), grönt (det hjälper till att motivera), blått (det ökar kreativiteten).

Optimera e-postutskick

Studier hävdar att vi spenderar 13 timmar i veckan på e-post – multiplicera det med antalet anställda i ditt företag, så får du exakt hur många timmar av din tid du skulle kunna spendera mer produktivt.

• Blocka tid bara för e-post. Be dina anställda att välja ett tidsfönster varje dag då du ska ta hand om e-post, och håll dig till denna tid – utför all e-postkommunikation under en timme efter lunch eller en timme innan du lämnar jobbet.

• Håll e-postmeddelanden kort och koncist. Instruera dina anställda att vara artiga samt exakta med sina frågor och raka med sina svar när de skriver ett e-postmeddelande.

• Avstå från att skicka e-post till dina anställda mitt i natten. Sådana sena e-postmeddelanden kan stressa dina anställda, öka deras ångestnivåer och minska deras chanser att prestera bra på jobbet i morgon bitti.

Optimera möten

Anställda spenderar nästan 87 timmar per månad på olika möten – vilket motsvarar 37 miljarder dollar som går förlorade per år, eftersom många möten utvecklas till improduktiva diskussioner.

• Skicka e-post i stället. E-post är ett snabbare och mer exakt sätt att kommunicera, så i stället för att hålla otaliga möten kan du skicka ett gruppmejl under den timme som är avsatt för e-post.

• Minska antalet möten per dag/vecka/månad. Håll bara de viktigaste mötena.

• Minska antalet mötesplattformar. Vissa anställda kan vara viktiga för dina möten, men andra som inte är det bör inte vara tvungna att delta varje gång. I stället är den mest produktiva lösningen att låta dem fortsätta med sin vanliga arbetslinje.

• Minska den tid som läggs ner på varje möte. 15-20 minuter per möte räcker för att du ska kunna ta upp de viktigaste punkterna.

Att tillåta flexibla scheman

Olika människor har olika produktivitetsprioriteringar under dagen – så att hålla sig till ett strikt schema från 9 till 5 eller att jobba hårt från de tidigaste timmarna på morgonen kanske inte fungerar för alla.

• Gör arbetstiderna flexibla – Istället för att jobba 8 timmar i sträck om dagen kan du låta dina anställda jobba i två mindre tidsblock som tillsammans motsvarar 8 timmar. Låt dem till exempel stämpla in arbetstid från 07:00 till 13:00, gå på gym/lång lunch och avsluta sedan arbetsdagen från 15:00 till 17:00. De kommer att känna sig mer produktiva och effektiva – de får ett nytt uppsving av energi efter den långa, givande tvåtimmarspausen och undviker den fruktade eftermiddagssvacka som anställda tenderar att känna innan de stänger.

• Tillåt distansarbete – Trots vissa utmaningar med distansarbete anser 65 % av de anställda att de är mer produktiva när de jobbar utanför kontoret, och 47 % önskar att deras företag erbjöd den förmånen. Välj ut befattningar som är berättigade till distansarbete, definiera tillgänglighetstider för distansarbetare, definiera specifik svarstid och instruera de anställda att logga sin tid för produktivitetsrapporter.

Gör bättre utbildning för de anställda

Utbildning och utveckling bidrar till att förbättra de anställdas kunskaper och i förlängningen deras arbetsprestationer.

• Använd specialiserad programvara. Programvara för inlärningshantering, till exempel Lynda eller TalentLMS, tillhandahåller olika användbara kurser som hjälper anställda att utöka sina gamla kunskaper och lära sig några nya. De erbjuder också analyser och statistik så att du kan följa dina anställdas framsteg.

• Ge praktisk utbildning. Den här typen av utbildning låter de anställda testa effektiviteten av vissa utbildningsuppgifter genom att ge dem möjlighet att prova dem medan de lär sig om dem.

• Låt de anställda lära sig i sin egen takt. Att skynda sig igenom komplicerade ämnen gör att ny kunskap inte fastnar, eller att de anställda kan testa sina nyvunna färdigheter. Det är bäst att ge medarbetarna tid att bearbeta utbildningen eller lära sig i sin egen takt.

Stoppa mikromanagement vid delegering av uppgifter

Delegering av uppgifter är produktivt i sig självt, men cheferna kan ofta inte släppa taget om uppgifter som de har gett till andra – så de mikromanagerar varje detalj, vilket gör delegering av uppgifter meningslöst. Dessutom känner sig så mycket som 85 % av de anställda demoraliserade av mikromanagement – den ständiga övervakningen får dem att tappa tron på sin förmåga och de presterar undermåligt.

• Hantera förväntningar och krav i stället. Om du är ute efter ett specifikt resultat måste du ge dina anställda riktlinjer. Du måste också låta dina anställda veta vad du förväntar dig av dem – och inte alla välmenande uppgiftskrav leder till rätt uppgiftsförväntningar, så om dina anställda är mer fokuserade på sitt mål än på medlen för att nå dit har du mindre att oroa dig för och mikromanagera om.

• När du väl har delegerat, lämna rummet. De anställda kommer att känna sig mer självständiga, mer avslappnade) och mer säkra på sina färdigheter om det inte finns en handledare som ständigt hänger över deras huvuden.

Förbättra kommunikationen på kontoret

I teamarbete leder ett bra samarbete till optimal produktivitet och effektivitet, och ett bra samarbete kommer från en bra kommunikation och återkoppling.

• Bygg upp teamarbetet målmedvetet. Produktivitetsrikt lagarbete uppstår inte av en slump – du och ditt lag måste anstränga er för att bli ett effektivt lag. Du kan börja med att anordna tillfälliga sammankomster då och då – ordna en kontorsfest, ta initiativ till en utflykt för de anställda, organisera en paintballmatch för att bygga upp teamet. När nya medarbetare anländer, se till att de känner sig välkomna på arbetsplatsen och lika med sina nya kollegor.

• Hitta det idealiska sättet att kommunicera. Ditt företag kanske använder ett kommunikationsverktyg, e-post och telefoner för kommunikation, men du måste lära dig hur varje anställd svarar bäst. Vissa svarar kanske snabbast på Slack-meddelanden, andra på e-postmeddelanden och vissa är snabba på att svara i telefon.

Uppmuntra till egenvård

Att uppmuntra de anställda att ta hand om sig själva bidrar i hög grad till att uppmuntra de anställda att bry sig om sina arbetsuppgifter och projekt.

• Uppmuntra användningen av sjukförsäkringsförmåner. Se till att de anställda är medvetna om alla hälsoförmåner som företaget erbjuder, och se sedan till att uppmuntra dem att ta del av de tillgängliga fullständiga fysikaliska undersökningar, vaccinationer och andra förmåner.

• Erbjud fördelaktiga kurser om egenvård. Du kan anmäla dina anställda till kurser i stresshantering eller tidshantering för att hjälpa dem att lära sig att lindra vardagsstressen, hantera sin tid bättre eller lära sig andra användbara tekniker för egenvård.

• Erkänn de anställdas prestationer. Det verkar praktiskt att bara vända sig till dina anställda när du behöver påpeka fel i deras arbete, men detta är ingen produktiv praxis. Anställda vill veta att deras hårda arbete uppskattas – 79 % av yrkesverksamma slutar sina jobb på grund av bristande uppskattning på arbetsplatsen. En sådan gest bidrar till att lyfta deras självförtroende – så ta dig tid att lyfta fram människors prestationer och starka sidor när du kan.

Slutsats

När du väl har förstått hur viktig de anställdas produktivitet är för ditt företags framgång måste du genomföra de rätta stegen för att mäta, beräkna och framför allt öka denna värdefulla affärsresurs.

För att göra detta måste du ägna lika stor uppmärksamhet åt vad som är fördelaktigt för ditt företag och vad som är fördelaktigt för dina anställda – se till att du förbättrar förhållandena på arbetsplatsen, optimerar e-post och möten, tillåter flexibla scheman för de anställda, tillhandahåller optimal utbildning för de anställda, avstår från att mikromanagera allting, förbättrar kommunikationen på kontoret samt uppmuntrar de anställdas egenvård.