Priority Matrix Template

Over de Priority Matrix template

Wat is een prioriteitenmatrix?

Een prioriteitenmatrix is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om werk categorisch te prioritiseren en besluitvorming te & informeren over time management. Het is een nuttig hulpmiddel omdat het eenvoudige kader kan worden toegepast op alle soorten werk, of het nu gaat om bedrijfsprocessen, projectmatig of operationeel. Prioriteitenmatrices beginnen in een eenvoudig formaat, maar kunnen worden aangepast afhankelijk van uw behoeften. De meeste organisaties prioriteren op impact (laag, gemiddeld, hoog), inspanningsniveau en urgentie.

Wanneer een prioriteitenmatrix gebruiken

Een prioriteitenmatrix is een managementhulpmiddel voor mensen die iets meer nodig hebben dan een basale to-do-lijst, en het kan waardevol zijn voor projectbeheer en projectprioritering. De 2×2 matrix is ontworpen om u te helpen bepalen welke taken kritiek zijn, zodat u zich eerst kunt richten op de meest urgente behoeften.

Een verscheidenheid aan factoren kan van invloed zijn op de urgentie of het belang van een taak op uw lijst. Als u bijvoorbeeld een taak moet voltooien die rechtstreeks van invloed is op de klanttevredenheid, is die taak waarschijnlijk zeer urgent en heeft deze een hoge prioriteit. Als u echter een taak moet voltooien die uw klanten in de toekomst gelukkiger zou kunnen maken, is die taak waarschijnlijk laag urgent maar hoog geprioriteerd.

Hoe maak je een prioriteitenmatrix

Ga door uw lijst met taken en sorteer elke taak in een kwadrant. Hier is hoe je over elk kwadrant moet denken:

• Kwadrant I is voor de meest urgente, belangrijke deadlines.

• Kwadrant II is voor strategievorming en ontwikkeling op lange termijn, taken die niet dringend zijn, maar wel belangrijk.

• Kwadrant III is voor dringende maar niet belangrijke taken, is voor afleiding door tijdsdruk die toch onmiddellijk moet worden uitgevoerd.

• Kwadrant IV is voor het soort taken dat weinig of geen waarde oplevert.

Analyseer uw dagelijkse of wekelijkse activiteiten en wijs zaken toe aan het juiste kwadrant in de criteriomatrix voordat u evalueert waar u veranderingen moet aanbrengen.

Maak uw eigen prioriteitenmatrix

Miro’s whiteboard-tool is het perfecte canvas om uw prioriteitenmatrix te maken en te delen. Ga aan de slag met deze sjabloon voor een prioriteitenmatrix.

1. Gebruik de Miro-sjabloon

Open deze Miro-sjabloon om aan de slag te gaan! Maak op het bord een lijst van de taken die uw team moet volbrengen.

2. Denk na over elke taak

Stel uzelf voor elke taak de volgende vraag: Wat zijn de gevolgen van het niet volbrengen van deze taak?

3. Geef prioriteit aan taken

Gebaseerd op die informatie, categoriseert u elk item op de lijst als “hoge prioriteit” of “lage prioriteit”.

4. Wijs een urgentie toe aan de taken

Verdel de taken in elke categorie nu verder in twee subcategorieën: “hoge urgentie” en “lage urgentie”. U zou nu vier lijsten moeten hebben.

5. Ken waarden toe

Ken aan elke optie waarden toe tussen 1 en 4, waarbij lagere cijfers betekenen dat de taak een hogere prioriteit heeft.

6. Plaats op de matrix

Sorteer de opties in uw matrix. Zodra u klaar bent, deelt u uw prioriteiten met de nodige belanghebbenden.