8 gyors módszer az alkalmazottak termelékenységének növelésére a munkahelyen

A vállalat legfontosabb elemei az alkalmazottak – elvégre a produktív alkalmazottak teszik a vállalatot elsősorban sikeressé. Az Egyesült Államok Munkaügyi Hivatalának nemrégiben kiadott jelentése szerint azonban az alkalmazottak termelékenysége az utóbbi években egyre csökken.

Íme, mi is valójában az alkalmazottak termelékenysége, miért fontos, hogyan lehet mérni, kiszámítani, és ami a legfontosabb, hogyan lehet növelni.

Hogyan növelheti a munkatársai termelékenységét a munkahelyén

1. A munkahelyi körülmények javítása
2. Az e-mailezés optimalizálása
3. A megbeszélések optimalizálása
4. Az értekezletek optimalizálása
5. Szabadon engedi rugalmas időbeosztást
6. jobb munkavállalói képzés biztosítása
7. A mikromenedzselés megszüntetése a feladatok delegálásában
8. Az irodai kommunikáció javítása
9. Az öntevékenység ösztönzésegondoskodásra

Mi a munkavállalói termelékenység?

A munkavállalói termelékenység, más néven munkahelyi termelékenység vagy munkahelyi termelékenység, az egyes munkavállalók teljesítményének mérése.

Egy művészi palackokat gyártó vállalat például tudni szeretné, hogy egy munkavállaló hány művészi palackot képes egy adott idő alatt legyártani – ez a szám az egyes munkavállaló teljesítménye.

A munkavállalók termelékenységét nem szabad összetéveszteni a munkatermelékenységgel (munkatermelékenység), amely egy ország vagy vállalat egy munkaórára jutó teljes gazdasági teljesítménye.

A munkavállalók termelékenységének fontossága

Minden vállalat célja, hogy sikeres legyen – és már megállapítottuk, hogy a munkavállalók termelékenysége meghatározhatja vagy megtörheti egy vállalat sikerét. Két tényező határozza meg, hogy az alkalmazottak sikeresek-e a munkájukban:

1. Termelékenység – az elvégzett munka mennyisége
2. Hatékonyság – az adott munkára fordított erőfeszítés mennyisége

Egyes emberek sok időt töltenek kis mennyiségű munka befejezésével – ezek az emberek inkább hatékonyak, mint produktívak.

Más emberek kevés idő alatt sok munkát végezhetnek el – ezek az emberek produktívabbak, mint hatékonyak.

Mindig a legtöbbet kell kihoznod mind a produktivitásodból, mind a hatékonyságodból – törekedj arra, hogy a lehető legtöbb erőfeszítést fektesd a munkádba, és a lehető legtöbb munkát fejezd be a lehető legrövidebb idő alatt.

A magas munkatermelékenységnek számos előnye van, amelyek bizonyítják annak fontosságát a vállalatnál – ha a dolgozók produktívak, a vállalkozás:

• nyereségesebbé válik
• növekszik
• megfelel a fogyasztói igényeknek
• versenyképes marad

Egyszóval a magas munkatermelékenység biztosítja, hogy a vállalat releváns maradjon a piacon.

Hogyan mérjük az alkalmazottak termelékenységét

Az alkalmazottak termelékenységének méréséhez először is beszélnie kell az alkalmazottaival, és meg kell határoznia egy mércét, amelyhez az egyes alkalmazottak eredményeit viszonyítja. Az alkalmazottak termelékenységét a következőkkel mérheti:

Az eladások számának mérése

A magas termelékenység bizonyítéka: Az eladások magas száma.

Hogyan méri? Meghatározza, hogy az alkalmazottjának havonta hány eladást kell lebonyolítania, majd összehasonlítja a havi eredményeit ezzel a számmal.

Elhatározza például, hogy minden alkalmazottnak havonta 100 hívást kell lebonyolítania, 20 kapcsolatfelvételt és 10 eladást. Ha egy alkalmazott 120 hívást bonyolít le, de csak 5 eladást, akkor nem éri el a szabványt. Ha egy alkalmazott 80 hívást bonyolít, de 15 értékesítést, akkor túlteljesíti a kitűzött normát.

A célok teljesülésének mérése

Bizonyítja, hogy magas a termelékenysége: A teljesített célok magas száma.

Hogyan méri ezt? Meghatározza, hogy havonta hány célt kell elérniük az alkalmazottainak, majd összehasonlítja a havi eredményeiket ezzel a számmal.

A nyereség mérése

Bizonyíték arra, hogy magas termelékenységgel rendelkezik: Magas profit.

Hogyan méri ezt? Meghatározod a vállalatod ideális éves nyereségét. Ha eléri vagy meghaladja azt, akkor bizonyította alkalmazottai termelékenységét. Ha alatta marad, akkor alkalmazottai nem érik el az elvárt termelékenységi százalékot.

A végzett munka mennyiségének mérése

A magas termelékenység bizonyítéka: Az elvégzett feladatok magas száma.

Hogyan méri ezt? Meghatározza, hogy hetente hány feladatot kell elvégezniük az alkalmazottainak, majd összehasonlítja a havi eredményeiket ezzel a számmal.

Az elvégzett munka minőségének mérése

Bizonyíték arra, hogy magas termelékenységgel rendelkezik: Minden projektet, függetlenül a számuktól, minőségi módon fejez be.

Hogyan méri ezt? Meghatározza azokat a paramétereket, amelyek egy befejezett projektet minőségi és sikeres projektként határoznak meg, majd meghatározza, hogy hány befejezett projektje felel meg ezeknek a paramétereknek. Például egy alkalmazás fejlesztése során a projekt akkor tekinthető sikeresnek és minőségi projektnek, ha az alkalmazás működőképes, ha teljesíti az ügyfél összes követelményét, és ha az ügyfél elégedett.

A ráfordított idő mérése

Bizonyítja, hogy magas termelékenységgel rendelkezik: Kevesebb időt tölt egy projekten való munkával.

Hogyan lehet ezt mérni? Állítson fel becsléseket arra vonatkozóan, hogy mennyi idő alatt végeznek a munkatársak a projekttel kapcsolatos összes feladatával, és ezen becslések alapján adjon meg az ügyfélnek egy projekthatáridőt. Utasítsa az alkalmazottait, hogy kövessék nyomon az ezekre a feladatokra fordított időt. Ha a határidő előtt végeznek, akkor a csapata produktívan gazdálkodott az idejével (és az időbeosztásával).

Hogyan számolja ki az alkalmazottak termelékenységét?

Hogy megértse, hogyan növelheti az alkalmazottak termelékenységét, először ki kell számolnia az alkalmazottak termelékenységének jelenlegi állapotát.

Ezt többféleképpen is megtehetjük, de a legelterjedtebb módszer általában az alkalmazott teljesítményének és az általa a vállalatnak okozott relatív költségnek az összevetése – a végső cél az, hogy több értéket kapjunk az alkalmazottól, mint amennyit fizetnek neki, de mint a bejegyzés előző részében láttuk, a magas munkatermelékenységnek több mutatója is van.

Az Ön vállalatán belül is kiszámíthatja a lehetséges munkatermelékenység százalékos arányát, ha követi az alábbi 4 lépést:

• 1. lépés: Határozzon meg egy standardot

Ezzel a standarddal fogja mérni az összes termelési szintet.

• 2. lépés: Határozza meg, mennyi ideje van egy munkahéten

Ha ötnapos munkahete van, napi 8 órás normával, akkor minden héten 40 órája, azaz 2400 perce van.

• 3. lépés: Vonja le az összes “nem produktív” időt a munkahétből

Ez magában foglalja az összes ebédszünetet, rövid szünetet, megbeszélést és hasonló tevékenységet. Ha például minden nap körülbelül 30 percet tölt ebédszünettel, 30 percet rövid szünetekkel és 1 órát értekezletekkel, akkor ez 10 óra vagy 500 perc, amit le kell vonnia a teljes munkaheti idejéből. Így tiszta 1900 perc marad abból az időből, amit produktívan töltesz.

• 4. lépés: Számítsd ki a százalékot

A termelékenységi százalék kiszámításakor 2 fontos dolgot ne feledj:

• Soha nem lehetsz 100%-os termelékenységű
• A termelékenységi százalékod csak az ideális szám – az alkalmazottaknak koncentrálniuk kell és kerülniük kell a zavaró tényezőket ahhoz, hogy elérjék a vállalat maximális, 79%-os termelékenységi százalékát

Hogyan növelheted az alkalmazottak termelékenységét a munkahelyen

Az alkalmazottak termelékenységének növelése érdekében a munkahelyen a következő 8 lépést kell végrehajtanod:

A munkahelyi körülmények javítása

Ha azt szeretné, hogy alkalmazottai produktívak legyenek, gondoskodnia kell arról, hogy optimális körülmények között dolgozzanak.

• Gondoskodjon arról, hogy az irodában sok természetes fény legyen. Azok az alkalmazottak, akik ablakokkal és elegendő természetes fénnyel rendelkező irodában dolgoznak, 46 perccel többet alszanak éjszaka – kipihentebbek és jobban tudnak koncentrálni, amikor munkába mennek.

• Vigyen be növényvilágot az irodába. A zöld irodák kényelmesebbé teszik a dolgozókat, és ezáltal produktívabbá teszik a munkájukat.

• Ne hagyd fehéren a falak színét. Az alkalmazottak több hibát követnek el, ha fehér falú irodákban dolgoznak – helyette válasszon inkább pirosat (segít a részletorientált feladatoknál), zöldet (segít motiválni), kéket (fokozza a kreativitást).

Optimalizálja az e-mailezést

Tanulmányok szerint hetente 13 órát töltünk e-mailezéssel – szorozza ezt meg a cégében dolgozók számával, és pontosan megkapja, hogy hány órát tölthetne el produktívabban.

• Blokkolja az időt csak az e-mailekre. Utasítsa a munkatársait, hogy minden nap válasszanak ki egy időablakot, amikor az e-mailekkel foglalkoznak, és tartsák be ezt az időt – az ebéd utáni 1 órában vagy a munkából való távozás előtti 1 órában végezzen minden e-mailes kommunikációt.

• Az e-mailek legyenek rövidek és lényegre törőek. Utasítsa alkalmazottait, hogy legyenek udvariasak, valamint pontosak a kérdéseikkel és egyenesek a válaszaikkal, amikor e-mailt írnak.

• Kerülje az e-mailezést az éjszaka közepén. Az ilyen késő esti e-mailek stresszelhetik az alkalmazottait, növelhetik a szorongásszintjüket, és csökkenthetik az esélyüket arra, hogy holnap reggel jól teljesítsenek a munkahelyükön.

Optimalizálja a megbeszéléseket

A munkavállalók havonta közel 87 órát töltenek különböző megbeszélésekkel – ez évente 37 milliárd dollár veszteséget jelent, mivel sok megbeszélés terméketlen vitává fajul.

• Írjon inkább e-mailt. Az e-mail gyorsabb és pontosabb kommunikációs eszköz, ezért számtalan megbeszélés tartása helyett lőjön ki egy csoportos e-mailt az e-mailekre szánt, blokkolt idő alatt.

• Csökkentse a napi/heti/havi megbeszélések számát. Csak a lényeges megbeszéléseket tartsa meg.

• Csökkentse a megbeszélési platformok számát. Lehet, hogy egyes alkalmazottak létfontosságúak a megbeszéléseken, de másoknak, akik nem azok, nem kellene minden alkalommal kötelezően részt venniük. Ehelyett az a legproduktívabb megoldás, ha a szokásos munkájukkal foglalkoznak tovább.

• Csökkentse az egyes megbeszéléseken eltöltött időt. Megbeszélésenként 15-20 perc elegendő ahhoz, hogy a legfontosabb pontokat átbeszélje.

Tűrje a rugalmas időbeosztást

A különböző emberek különböző produktivitási csúcsidővel rendelkeznek a nap folyamán – így a szigorú, 9-től 5-ig tartó munkarendhez való ragaszkodás vagy a reggeli órákban való kemény munka nem biztos, hogy mindenkinek megfelel.

• Rugalmasítsa a munkaidőt – a napi 8 folyamatos munkaóra helyett hagyja, hogy az alkalmazottak két kisebb időblokkban dolgozzanak, amelyek együttesen 8 órát tesznek ki. Például hagyja, hogy reggel 7 órától délután 1 óráig dolgozzanak, menjenek el edzőterembe/hosszú ebédre, majd délután 15 órától 17 óráig fejezzék be a munkanapot. Termékenyebbnek és hatékonyabbnak fogják érezni magukat – a hosszú, tartalmas 2 órás szünet után friss energiával töltődnek fel, és elkerülhetik a rettegett délutáni pangást, amelyet a munkavállalók általában a “záróra” előtt éreznek.

• Engedélyezze a távmunkát – A távmunkával kapcsolatos kihívások ellenére a munkavállalók 65%-a úgy véli, hogy produktívabb, ha az irodán kívül dolgozik, és 47%-uk szeretné, ha a vállalatuk biztosítaná ezt a juttatást. Jelölje ki a távmunkára alkalmas pozíciókat, határozza meg a távmunkások elérhetőségi idejét, határozzon meg konkrét válaszidőt, és utasítsa az alkalmazottakat, hogy a termelékenységi jelentésekhez naplózzák az idejüket.

Tartsa jobban az alkalmazottak képzését

A képzés és a fejlesztés segít javítani az alkalmazottak tudását, majd ennek következtében a munkateljesítményüket.

• Használjon speciális szoftvereket. Az olyan tanulásmenedzsment szoftverek, mint a Lynda vagy a TalentLMS, különböző hasznos tanfolyamokat kínálnak, amelyek segítségével az alkalmazottak bővíthetik régi ismereteiket, és tanulhatnak újakat. Ezek analitikát és statisztikákat is kínálnak, így nyomon követheti az alkalmazottak fejlődését.

• Biztosítson gyakorlati képzést. Ez a fajta képzés lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak kipróbálják bizonyos képzési feladatok hatékonyságát, lehetőséget adva nekik, hogy kipróbálják azokat, miközben megismerkednek velük.

• Engedje meg az alkalmazottaknak, hogy a saját tempójukban tanuljanak. A bonyolult témák átrohantatása nem teszi lehetővé, hogy az új ismeretek megragadjanak, vagy hogy az alkalmazottak kipróbálhassák újonnan szerzett képességeiket. A legjobb, ha időt hagyunk az alkalmazottaknak, hogy feldolgozzák a képzést, vagy a saját tempójukban tanuljanak.”

Hagyja abba a mikromenedzsmentet a feladatok delegálásakor

A feladatok delegálása önmagában is produktív, de a vezetők gyakran nem tudják elengedni a másoknak adott feladatokat – ezért minden részletet mikromenedzselnek, így a feladatok delegálása értelmetlenné válik. Ráadásul az alkalmazottak akár 85%-a is demoralizáltnak érzi magát a mikromenedzsment miatt – az állandó felügyelet miatt elveszítik a képességeikbe vetett hitüket, és alulteljesítik őket.

• Ehelyett inkább az elvárásokat és a követelményeket kezeljük. Ha konkrét eredményre törekszel, akkor iránymutatásokat kell adnod az alkalmazottaidnak. Azt is tudatni kell az alkalmazottaival, hogy mit vár el tőlük – és nem minden jó szándékú feladatkövetelmény vezet a megfelelő feladatelvárásokhoz, így ha az alkalmazottai inkább a céljukra koncentrálnak, mint az odavezető eszközökre, kevesebbet kell aggódnia és mikromenedzselnie.

• Ha már egyszer delegált, hagyja el a szobát. Az alkalmazottak önállóbbnak, nyugodtabbnak) és magabiztosabbnak érzik majd magukat a képességeikben, ha nincs állandóan egy felettes a fejük felett.

Az irodai kommunikáció javítása

A csapatmunkában a jó együttműködés optimális termelékenységhez és hatékonysághoz vezet, a jó együttműködés pedig a jó kommunikációból és visszajelzésből ered.

• A csapatmunkát célzottan építse ki. A termelékenységben gazdag csapatmunka nem történik véletlenül – Önnek és csapatának erőfeszítéseket kell tennie, hogy hatékony csapattá váljon. Kezdheti azzal, hogy időről időre alkalmi összejöveteleket szervez – rendezzen irodai partit, kezdeményezzen dolgozói kirándulást, szervezzen csapatépítő paintball-meccset. Amikor új alkalmazottak érkeznek, győződjön meg róla, hogy szívesen látják őket a munkahelyen, és egyenrangúak az új kollégákkal.

• Találja meg az ideális kommunikációs eszközöket. Vállalata használhat kommunikációs eszközt, e-mailt és telefont a kommunikációra, de meg kell tanulnia, hogy az egyes alkalmazottak hogyan válaszolnak a legjobban. Van, aki a Slack-üzenetekre válaszol a leggyorsabban, van, aki az e-mail üzenetekre, és van, aki azonnal veszi fel a telefont.

Ösztönözze az öngondoskodásra

Az alkalmazottak ösztönzése arra, hogy vigyázzanak magukra, nagyban hozzájárul ahhoz, hogy az alkalmazottak törődjenek feladataikkal és projektjeikkel.

• Ösztönözze az egészségbiztosítási juttatások igénybevételét. Győződjön meg róla, hogy a munkavállalók tisztában vannak a vállalat által kínált összes egészségügyi juttatással, majd bátorítsa őket arra, hogy vegyék igénybe a rendelkezésre álló teljes körű orvosi vizsgálatokat, védőoltásokat és egyéb juttatásokat.

• Ajánljon hasznos öngondoskodási tanfolyamokat. Beírathatja alkalmazottait stresszoldó vagy időgazdálkodási tanfolyamokra, hogy megtanulják, hogyan enyhíthetik a mindennapi stresszt, hogyan gazdálkodhatnak jobban az idejükkel, vagy hogyan sajátíthatnak el egyéb hasznos öngondoskodási technikákat.

• Ismerje el az alkalmazottak teljesítményeit. Praktikusnak tűnik, ha csak akkor szólítod meg az alkalmazottaidat, amikor hibákra kell rámutatnod a munkájukban, de ez nem produktív gyakorlat. Az alkalmazottak szeretik tudni, hogy értékelik a kemény munkájukat – a szakemberek 79%-a azért mond fel a munkahelyén a megbecsülés hiánya miatt. Egy ilyen gesztus segít növelni az önbizalmukat – ezért, amikor csak teheti, szánjon időt arra, hogy kiemelje az emberek eredményeit és erősségeit.

Következtetés

Mihelyt megértette, milyen fontos a munkatársai termelékenysége a vállalat sikere szempontjából, végre kell hajtania a megfelelő lépéseket, hogy mérje, kiszámítsa, és ami a legfontosabb, növelje ezt az értékes üzleti erőforrást.

Ezért ugyanolyan figyelmet kell fordítania arra, hogy mi előnyös a vállalatának és mi előnyös az alkalmazottai számára – győződjön meg róla, hogy javítja a munkahelyi körülményeket, optimalizálja az e-mailezést és a megbeszéléseket, lehetővé teszi a rugalmas munkavállalói időbeosztást, optimális munkavállalói képzést biztosít, tartózkodik attól, hogy mindent mikromenedzseljen, javítja az irodai kommunikációt, valamint ösztönzi az alkalmazottak öngondoskodását.