Prioriteettimatriisimalli

Prioriteettimatriisimallista

Mikä on prioriteettimatriisi?

Prioriteettimatriisi on työkalu, jota käytetään töiden priorisoimiseen kategorisesti ja päätöksenteon tukena & ajanhallinnassa. Se on hyödyllinen työkalu, koska yksinkertaista kehystä voidaan soveltaa kaikentyyppisiin töihin, olivatpa ne sitten liiketoimintaprosesseja, projektipohjaisia tai operatiivisia. Prioriteettimatriisit alkavat yksinkertaisessa muodossa, mutta niitä voidaan mukauttaa tarpeiden mukaan. Useimmissa organisaatioissa priorisoidaan vaikutuksen (pieni, keskisuuri, suuri), työmäärän ja kiireellisyyden mukaan.

Milloin prioriteettimatriisia kannattaa käyttää

Prioriteettimatriisi on johtamisen työkalu ihmisille, jotka tarvitsevat hieman enemmän kuin perus tehtäväluettelon, ja se voi olla arvokas projektinhallinnassa ja projektien priorisoinnissa. 2×2-matriisi on suunniteltu auttamaan sinua määrittämään, mitkä tehtävät ovat kriittisiä, jotta voit keskittyä ensin kiireellisimpiin tarpeisiin.

Listallasi olevan tehtävän kiireellisyyteen tai tärkeyteen voivat vaikuttaa monet eri tekijät. Jos sinun on esimerkiksi saatettava loppuun tehtävä, joka vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen, kyseinen tehtävä on todennäköisesti erittäin kiireellinen ja tärkeä. Jos sinun on kuitenkin saatettava loppuun tehtävä, joka voi tehdä asiakkaistasi tyytyväisempiä tulevaisuudessa, kyseinen tehtävä on luultavasti vähän kiireellinen, mutta korkealla prioriteetilla.

How to make a priority matrix

Käy läpi tehtäväluettelosi ja lajittele kukin tehtävä kvadranttiin. Näin voit ajatella kutakin kvadranttia:

• Kvadrantti I on kaikkein kiireellisimpiä ja tärkeimpiä määräaikoja varten.

• Kvadrantti II on pitkän aikavälin strategiointia ja kehittämistä varten, tehtäviä, jotka eivät ole kiireellisiä, mutta silti tärkeitä.

• Quadrantti III on kiireellisille, mutta ei tärkeille tehtäville, on aikapainotteisia häiriötekijöitä, jotka on kuitenkin tehtävä heti.

• Kvadrantti IV on sellaisia tehtäviä varten, jotka tuottavat vain vähän arvoa, jos ollenkaan.

Analysoi päivittäisiä tai viikoittaisia toimintojasi ja sijoita asiat kriteerimatriisin sopivaan kvadranttiin, ennen kuin arvioit, missä asioissa sinun on tehtävä muutoksia.

Luo oma prioriteettimatriisisi

Miron valkotaulutyökalu on täydellinen kankaasi prioriteettimatriisin luomiseen ja jakamiseen. Aloita valitsemalla tämä priorisointimatriisimalli.

1. Käytä Miro-mallia

Avaa tämä Miro-malli aloittaaksesi! Luettele taulukkoon tehtävät, jotka haluat tiimisi suorittavan.

2. Mieti jokaista tehtävää

Kysy itseltäsi seuraavaa kysymystä jokaisen tehtävän kohdalla:

3. Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen

Luokittele näiden tietojen perusteella kukin luettelon kohta ”korkean prioriteetin” tai ”matalan prioriteetin” tehtäviin.

4. Määritä tehtäville kiireellisyys

Jaa nyt edelleen kunkin luokan tehtävät kahteen alaluokkaan: ”korkea kiireellisyys” ja ”matala kiireellisyys”. Sinulla pitäisi nyt olla neljä luetteloa.

5. Määritä arvot

Määritä kullekin vaihtoehdolle arvot väliltä 1 ja 4, jolloin pienemmät numerot tarkoittavat, että tehtävä on korkeamman prioriteetin tehtävä.

6. Aseta matriisiin

Lajittele vaihtoehdot matriisiin. Kun olet valmis, jaa prioriteettisi tarvittavien sidosryhmien kanssa.