Šablona matice priorit

O šabloně matice priorit

Co je matice priorit?

Matice priorit je nástroj, který se používá ke kategorizaci práce a k rozhodování & při řízení času. Je to užitečný nástroj, protože jednoduchý rámec lze použít na všechny typy práce, ať už se jedná o obchodní procesy, projekty nebo provozní činnosti. Matice priorit začínají v jednoduchém formátu, ale lze je přizpůsobit podle vašich potřeb. Většina organizací stanovuje priority podle dopadu (nízký, střední, vysoký), úrovně úsilí a naléhavosti.

Kdy používat matici priorit

Matice priorit je nástroj řízení pro lidi, kteří potřebují něco víc než základní seznam úkolů, a může být cenná pro řízení projektů a stanovení priorit projektů. Matice 2×2 je navržena tak, aby vám pomohla určit, které úkoly jsou kritické, abyste se mohli nejprve zaměřit na nejnaléhavější potřeby.

Naléhavost nebo důležitost úkolu na vašem seznamu může ovlivnit řada faktorů. Například pokud musíte dokončit úkol, který přímo ovlivňuje spokojenost zákazníků, je tento úkol pravděpodobně vysoce naléhavý a má vysokou prioritu. Pokud však musíte dokončit úkol, který by mohl v budoucnu učinit vaše zákazníky spokojenějšími, je tento úkol pravděpodobně málo naléhavý, ale s vysokou prioritou.

Jak vytvořit matici priorit

Projděte si seznam úkolů a roztřiďte každý z nich do kvadrantu. Zde je návod, jak o jednotlivých kvadrantech přemýšlet:

• Kvadrant I je určen pro nejnaléhavější, nejdůležitější termíny.

• Kvadrant II je určen pro dlouhodobé strategické plánování a rozvoj, úkoly, které nejsou naléhavé, ale přesto jsou důležité.

• Kvadrant III je pro naléhavé, ale ne důležité úkoly, je pro rozptýlení pod časovým tlakem, které přesto musí být provedeno okamžitě.

• Kvadrant IV je pro takové úkoly, které přinášejí malou hodnotu, pokud vůbec nějakou.

Před vyhodnocením, kde je třeba provést změny, analyzujte své denní nebo týdenní činnosti a přiřaďte záležitosti do příslušného kvadrantu v matici kritérií.

Vytvořte si vlastní matici priorit

Nástroj na tabuli Miro je dokonalým plátnem pro vytvoření a sdílení matice priorit. Začněte tím, že si vyberete tuto šablonu matice priorit.

1. Použijte šablonu Miro

Otevřete tuto šablonu Miro a začněte! V tabulce uveďte úkoly, které má váš tým splnit.

2. Zamyslete se nad každým úkolem

U každého úkolu si položte následující otázku:

3. Stanovte priority úkolů

Na základě těchto informací zařaďte každou položku seznamu do kategorie „s vysokou prioritou“ nebo „s nízkou prioritou“.

4. Přiřaďte úkolům naléhavost

Nyní dále rozdělte úkoly v každé kategorii do dvou podkategorií: „vysoká naléhavost“ a „nízká naléhavost“. Nyní byste měli mít čtyři seznamy.

5. Vytvořte seznamy naléhavých úkolů. Přiřaďte hodnoty

Každé možnosti přiřaďte hodnoty od 1 do 4, přičemž nižší čísla znamenají vyšší prioritu úkolu.

6. Umístěte na matici

Seřaďte možnosti do matice. Po dokončení sdílejte své priority s potřebnými zúčastněnými stranami.