Vorlage für Prioritätsmatrizen

Über die Vorlage für Prioritätsmatrizen

Was ist eine Prioritätsmatrix?

Eine Prioritätsmatrix ist ein Instrument, das dazu dient, Arbeit kategorisch nach Prioritäten zu ordnen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen &Zeitmanagement. Es ist ein nützliches Werkzeug, weil der einfache Rahmen auf alle Arten von Arbeit angewendet werden kann, egal ob es sich um Geschäftsprozesse, projektbezogene oder betriebliche Arbeit handelt. Die Prioritätenmatrizen beginnen mit einem einfachen Format, können aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Unternehmen setzen Prioritäten nach Auswirkung (gering, mittel, hoch), Aufwand und Dringlichkeit.

Wann sollte eine Prioritätsmatrix verwendet werden

Eine Prioritätsmatrix ist ein Managementinstrument für Menschen, die etwas mehr als eine einfache Aufgabenliste benötigen, und sie kann für das Projektmanagement und die Priorisierung von Projekten nützlich sein. Die 2×2-Matrix soll Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Aufgaben wichtig sind, damit Sie sich zuerst auf die dringendsten Bedürfnisse konzentrieren können.

Eine Vielzahl von Faktoren kann die Dringlichkeit oder Wichtigkeit einer Aufgabe auf Ihrer Liste beeinflussen. Wenn Sie zum Beispiel eine Aufgabe erledigen müssen, die sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt, ist diese Aufgabe wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und hoher Priorität. Wenn Sie jedoch eine Aufgabe erledigen müssen, die Ihre Kunden in der Zukunft zufriedener machen könnte, ist diese Aufgabe wahrscheinlich von geringer Dringlichkeit, aber hoher Priorität.

Wie man eine Prioritätsmatrix erstellt

Gehen Sie Ihre Aufgabenliste durch und sortieren Sie jede Aufgabe in einen Quadranten. So denken Sie über jeden Quadranten nach:

• Quadrant I ist für die dringendsten, wichtigsten Termine.

• Quadrant II ist für langfristige Strategien und Entwicklungen, Aufgaben, die nicht dringend, aber dennoch wichtig sind.

• Quadrant III ist für dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, ist für unter Zeitdruck stehende Ablenkungen, die trotzdem sofort erledigt werden müssen.

• Quadrant IV ist für die Art von Aufgaben, die, wenn überhaupt, nur wenig Wert haben.

Analysieren Sie Ihre täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordnen Sie die Aufgaben dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor Sie beurteilen, wo Sie Änderungen vornehmen müssen.

Erstellen Sie Ihre eigene Prioritätsmatrix

Miros Whiteboard-Tool ist die perfekte Leinwand, um Ihre Prioritätsmatrix zu erstellen und zu teilen. Beginnen Sie, indem Sie diese Vorlage für die Prioritätenmatrix auswählen.

1. Verwenden Sie die Miro-Vorlage

Öffnen Sie diese Miro-Vorlage, um loszulegen! Listen Sie auf der Tafel die Aufgaben auf, die Ihr Team erledigen soll.

2. Denken Sie über jede Aufgabe nach

Bieten Sie sich für jede Aufgabe die folgende Frage an: Was sind die Konsequenzen, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird?

3. Priorisieren Sie die Aufgaben

Basierend auf diesen Informationen kategorisieren Sie jeden Listenpunkt als „hohe Priorität“ oder „niedrige Priorität“.

4. Weisen Sie den Aufgaben eine Dringlichkeit zu

Unterteilen Sie nun die Aufgaben in jeder Kategorie weiter in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Sie sollten nun vier Listen haben.

5. Vergeben Sie Werte

Vergeben Sie für jede Option Werte zwischen 1 und 4, wobei niedrigere Zahlen bedeuten, dass die Aufgabe höhere Priorität hat.

6. Platzieren Sie die Optionen in der Matrix

Sortieren Sie sie in Ihrer Matrix. Sobald Sie fertig sind, teilen Sie Ihre Prioritäten den notwendigen Beteiligten mit.