Matrice de priorități

Despre modelul Matricei de priorități

Ce este o matrice de priorități?

O matrice de priorități este un instrument folosit pentru a prioritiza munca în mod categoric și pentru a informa procesul decizional & de gestionare a timpului. Este un instrument util deoarece cadrul simplu poate fi aplicat la toate tipurile de muncă, fie că este vorba de procese de afaceri, de proiecte sau operaționale. Matricile de priorități încep într-un format simplu, dar pot fi personalizate în funcție de nevoile dumneavoastră. Cele mai multe organizații stabilesc prioritățile în funcție de impact (scăzut, mediu, ridicat), de nivelul de efort și de urgență.

Când să folosiți o matrice de priorități

O matrice de priorități este un instrument de management pentru persoanele care au nevoie de ceva mai mult decât o listă de bază de lucruri de făcut, și poate fi valoroasă pentru managementul și prioritizarea proiectelor. Matricea 2×2 este concepută pentru a vă ajuta să determinați ce sarcini sunt critice, astfel încât să vă puteți concentra mai întâi asupra celor mai urgente nevoi.

O varietate de factori ar putea influența urgența sau importanța unei sarcini de pe lista dumneavoastră. De exemplu, dacă trebuie să finalizați o sarcină care afectează în mod direct satisfacția clienților, acea sarcină este probabil de mare urgență și de mare prioritate. Cu toate acestea, dacă trebuie să finalizați o sarcină care ar putea să vă facă clienții mai mulțumiți în viitor, acea sarcină este probabil de urgență scăzută, dar de prioritate ridicată.

Cum să realizați o matrice de priorități

Parcurgeți lista dvs. de sarcini și sortați-le pe fiecare într-un cadran. Iată cum să vă gândiți la fiecare cadran:

• Cadranul I este pentru cele mai urgente și importante termene limită.

• Cadranul II este pentru strategiile și dezvoltarea pe termen lung, sarcini care nu sunt urgente, dar care sunt totuși importante.

• Cadranul III este pentru sarcinile urgente, dar nu importante, este pentru distracțiile presate de timp care totuși trebuie făcute imediat.

• Cadranul IV este pentru genul de sarcini care produc puțină valoare, dacă produc vreo valoare.

Analizați-vă activitățile zilnice sau săptămânale și atribuiți problemele la cadranul corespunzător din matricea de criterii înainte de a evalua unde trebuie să faceți schimbări.

Creați-vă propria matrice de priorități

Strument de tablă albă a lui Miro este pânza perfectă pentru a vă crea și împărtăși matricea de priorități. Începeți prin a selecta acest model de matrice de prioritizare.

1. Utilizați șablonul Miro

Deschideți acest șablon Miro pentru a începe! În tablă, enumerați sarcinile pe care doriți ca echipa dvs. să le îndeplinească.

2. Gândiți-vă la fiecare sarcină

Puneți-vă următoarea întrebare pentru fiecare sarcină: Care sunt consecințele neîndeplinirii acestei sarcini?

3. Prioritizați sarcinile

Bazându-vă pe aceste informații, clasificați fiecare element din listă ca fiind „prioritate mare” sau „prioritate mică”.

4. Atribuiți o urgență sarcinilor

În continuare, împărțiți sarcinile din fiecare categorie în două subcategorii: „urgență mare” și „urgență mică”. Ar trebui să aveți acum patru liste.

5. Atribuiți valori

Asemnați valori între 1 și 4 pentru fiecare opțiune, unde numerele mai mici înseamnă că sarcina are o prioritate mai mare.

6. Așezați pe matrice

Sortați opțiunile în matricea dumneavoastră. După ce ați finalizat, împărtășiți prioritățile dvs. cu părțile interesate necesare.