8 modalități rapide de a crește productivitatea angajaților la locul de muncă

Cel mai important element al unei companii sunt angajații săi – la urma urmei, angajații productivi sunt cei care fac ca o companie să aibă succes în primul rând. Dar, potrivit unui raport recent al Biroului Muncii din SUA, productivitatea angajaților a fost în scădere în ultimii ani.

Iată ce este cu adevărat productivitatea angajaților, de ce este importantă, cum o puteți măsura, calcula și, cel mai important, cum o puteți crește.

Cum creșteți productivitatea angajaților la locul de muncă

1. Îmbunătățiți condițiile de la locul de muncă
2. Optimizați e-mailingul
3. Optimizați întâlnirile
4. Permiteți programe flexibile
5. Aprovizionați o mai bună pregătire a angajaților
6. Încetați micromanagementul în delegarea sarcinilor
7. Îmbunătățiți comunicarea la birou
8. Încurajați auto-încurajareaîngrijire

Ce este productivitatea angajaților?

Productivitatea angajaților, cunoscută și sub numele de productivitatea la locul de muncă sau productivitatea la locul de muncă, este măsura producției unui angajat individual.

De exemplu, o companie care produce sticle artistice va dori să știe câte sticle artistice poate fabrica un angajat într-o anumită perioadă de timp – acest număr este producția angajatului individual.

Ca atare, productivitatea angajaților nu trebuie confundată cu productivitatea muncii (productivitatea forței de muncă), care este producția economică globală a unei țări sau companii pe oră de muncă.

Importanța productivității angajaților

Scopul oricărei companii este de a avea succes – și am stabilit deja că productivitatea angajaților poate face sau nu succesul unei companii. Doi factori determină dacă angajații au succes la locul de muncă:

1. Productivitatea – cantitatea de muncă finalizată
2. Eficacitatea – cantitatea de efort depus în acea muncă

Cei care petrec mult timp terminând o cantitate mică de muncă – acești oameni sunt mai mult eficace decât productivi.

Alți oameni pot termina o mulțime de muncă într-o cantitate mică de timp – acești oameni sunt mai degrabă productivi decât eficienți.

Ar trebui să profitați întotdeauna la maximum atât de productivitatea cât și de eficacitatea dumneavoastră – urmăriți să depuneți un efort maxim în munca dumneavoastră și să terminați cât mai multă muncă într-un timp cât mai scurt posibil.

Există mai multe beneficii ale unei productivități ridicate a angajaților care dovedesc importanța acesteia în cadrul companiei dumneavoastră – dacă angajații sunt productivi, afacerea:

• devine mai profitabilă
• se dezvoltă
• face față cererii consumatorilor
• se menține competitivă

În concluzie, o productivitate ridicată a angajaților asigură faptul că o companie rămâne relevantă pe piață.

Cum se măsoară productivitatea angajaților

Pentru a măsura productivitatea angajaților, va trebui mai întâi să discutați cu angajații dvs. și să definiți un standard față de care veți compara rezultatele individuale ale angajaților. Puteți măsura productivitatea angajaților prin:

Măsurarea numărului de vânzări

Evidența că aveți o productivitate ridicată: Număr mare de vânzări.

Cum o măsurați? Determinați numărul de vânzări pe lună pe care trebuie să le facă angajatul dvs. și apoi comparați rezultatele lor lunare cu acest număr.

De exemplu, decideți că fiecare angajat trebuie să facă 100 de apeluri pe lună, să realizeze 20 de contacte și 10 vânzări. Dacă un angajat face 120 de apeluri, dar numai 5 vânzări, el sau ea nu atinge standardul. Dacă un angajat face 80 de apeluri, dar 15 vânzări, el sau ea depășește standardul stabilit.

Măsurarea îndeplinirii obiectivelor

Evidența că aveți o productivitate ridicată: Număr mare de obiective îndeplinite.

Cum o măsurați? Determinați numărul de obiective pe lună pe care trebuie să le atingă angajații dvs. și apoi comparați rezultatele lor lunare cu acest număr.

Măsurarea profitului

Evidența că aveți o productivitate ridicată: Profit ridicat.

Cum îl măsurați? Definiți profitul anual ideal pentru compania dumneavoastră. Dacă îl atingeți sau îl depășiți, ați dovedit productivitatea angajaților dumneavoastră. Dacă nu reușiți, înseamnă că angajații dvs. nu își ating procentul de productivitate așteptat.

Măsurați cantitatea de muncă finalizată

Evidențiați că aveți o productivitate ridicată: Număr mare de sarcini finalizate.

Cum o măsurați? Determinați numărul de sarcini pe săptămână pe care trebuie să le îndeplinească angajații dvs. și apoi comparați rezultatele lor lunare cu acest număr.

Măsurarea calității muncii finalizate

Evidența că aveți o productivitate ridicată: Toate proiectele, indiferent de numărul lor, sunt finalizate în mod calitativ.

Cum o măsurați? Determinați parametrii care definesc un proiect finalizat ca fiind unul de calitate și de succes, iar apoi determinați câte dintre proiectele finalizate se ridică la acești parametri. De exemplu, atunci când dezvoltați o aplicație, proiectul este considerat de succes și de calitate dacă aplicația este funcțională, dacă îndeplinește toate cerințele clientului și dacă acesta este mulțumit.

Măsurarea timpului petrecut

Evidența că aveți o productivitate ridicată: Mai puțin timp petrecut lucrând la un proiect.

Cum îl măsori? Stabiliți estimări pentru timpul necesar angajaților pentru a termina toate sarcinile legate de proiect și oferiți clientului un termen limită al proiectului pe baza acestor estimări. Instruiți-le angajaților dvs. să urmărească timpul pe care îl alocă acestor sarcini. Dacă terminați înainte de termenul limită, echipa dvs. a fost productivă cu timpul (și programul) lor.

Cum se calculează productivitatea angajaților?

Pentru a înțelege cum puteți crește productivitatea angajaților, ar trebui să calculați mai întâi starea actuală a productivității angajaților.

Există diverse moduri de a face acest lucru, dar cea mai comună metodă implică, de obicei, compararea performanței angajatului cu costul relativ pe care acesta îl aduce companiei – scopul final este de a primi mai multă valoare de la angajat decât este plătit, dar, după cum am văzut în secțiunea anterioară a acestui articol, există mai mulți indicatori ai unei productivități ridicate a angajaților.

De asemenea, puteți calcula procentul de productivitate posibilă a angajaților din cadrul companiei dvs. dacă urmați acești 4 pași:

• Pasul 1: Definiți un standard

Vă veți măsura toate nivelurile de producție în raport cu acest standard.

• Etapa 2: Determinați cât timp aveți într-o săptămână de lucru

Dacă aveți o săptămână de lucru de cinci zile, cu o normă zilnică de 8 ore, aveți 40 de ore, sau 2400 de minute de timp în fiecare săptămână.

• Pasul 3: Scădeți tot timpul „neproductiv” din săptămâna de lucru

Aceasta include toate pauzele de masă, pauzele scurte, întâlnirile și alte activități similare. De exemplu, dacă în fiecare zi petreceți aproximativ 30 de minute în pauza de prânz, 30 de minute în pauzele scurte și 1 oră în ședințe, înseamnă 10 ore sau 500 de minute pe care ar trebui să le scădeți din timpul total al săptămânii de lucru. Rămân astfel 1.900 de minute de timp curat în care sunteți productiv.

• Pasul 4: Calculați procentul

Când vă calculați procentul de productivitate, amintiți-vă 2 lucruri importante:

• Nu puteți fi niciodată 100% productiv
• Procentul dvs. de productivitate este doar cifra ideală – angajații vor trebui să se concentreze și să evite distragerile pentru a atinge procentul maxim de productivitate al companiei de 79%

Cum să creșteți productivitatea angajaților la locul de muncă

Pentru a crește productivitatea angajaților la locul de muncă, trebuie să implementați următorii 8 pași:

Îmbunătățiți condițiile de la locul de muncă

Dacă doriți să vă faceți angajații productivi, va trebui să vă asigurați că aceștia lucrează în condiții optime.

• Asigurați-vă că există multă lumină naturală în birou. Angajații care lucrează într-un birou cu ferestre și suficientă lumină naturală dorm cu 46 de minute mai mult pe timp de noapte – sunt mai odihniți și mai predispuși să se concentreze atunci când vin la serviciu.

• Includeți viața vegetală în birou. Birourile verzi îi fac pe angajați să se simtă mai confortabili și, astfel, mai productivi cu munca lor.

• Nu lăsați culorile pereților în alb. Angajații fac mai multe greșeli atunci când lucrează în birouri cu pereți albi – în schimb, optați pentru roșu (ajută în cazul sarcinilor orientate spre detalii), verde (ajută la motivare), albastru (stimulează creativitatea).

Optimizați trimiterea de e-mailuri

Studiile susțin că petrecem 13 ore pe săptămână pe e-mailuri – înmulțiți această cifră cu numărul de angajați din compania dvs. și veți obține orele exacte din timpul dvs. care ar putea fi cheltuite mai productiv.

• Blocați timp doar pentru e-mailuri. Îndrumați-vă angajații să selecteze o fereastră de timp în fiecare zi în care vă veți ocupa de e-mailuri și respectați acest timp – efectuați toate comunicările prin e-mail în timpul orei de 1 oră după prânz sau 1 oră înainte de a pleca de la serviciu.

• Păstrați e-mailurile scurte și la obiect. Îndrumați-vă angajații să fie politicoși, precum și preciși cu întrebările și direcți cu răspunsurile lor atunci când scriu un e-mail.

• Abțineți-vă să trimiteți e-mailuri angajaților dvs. în toiul nopții. Astfel de e-mailuri la ore târzii din noapte îi pot stresa pe angajații dvs., le pot crește nivelul de anxietate și le pot scădea șansele de a avea performanțe bune la locul de muncă mâine dimineață.

Optimizați întâlnirile

Angajații petrec aproape 87 de ore pe lună în diverse întâlniri – ceea ce înseamnă 37 de miliarde de dolari pierdute pe an, deoarece multe întâlniri se transformă în discuții neproductive.

• Trimiteți în schimb e-mailuri. E-mailul este un mijloc de comunicare mai rapid și mai precis, așa că, în loc să organizați nenumărate întâlniri, trimiteți un e-mail de grup în timpul orei blocate dedicate e-mailurilor.

• Reduceți numărul de întâlniri pe zi/săptămână/lună. Organizați doar întâlnirile esențiale.

• Reduceți numărul de platforme de întâlnire. Unii angajați pot fi esențiali pentru întâlnirile dvs., dar alții care nu sunt, nu ar trebui să fie obligați să participe de fiecare dată. În schimb, soluția cea mai productivă este ca aceștia să își continue linia de lucru obișnuită.

• Reduceți timpul petrecut în fiecare ședință. 15-20 de minute pe ședință sunt suficiente pentru a acoperi cele mai importante puncte.

Permiteți programe flexibile

Diferite persoane au diferite ore de productivitate primordiale în timpul zilei – astfel, respectarea unui program strict de la 9 la 5 sau munca intensă de la primele ore ale dimineții s-ar putea să nu funcționeze pentru toată lumea.

• Faceți ca orele de lucru să fie flexibile – În loc să lucrați 8 ore continue pe zi, lăsați-i pe angajații dvs. să lucreze în două blocuri de timp mai mici care împreună sunt egale cu 8 ore. De exemplu, lăsați-i să cronometreze timpul de lucru de la 7 AM la 13 PM, să meargă la sala de sport/pranzul lung, iar apoi să își încheie ziua de lucru de la 15 PM la 17 PM. Se vor simți mai productivi și mai eficienți – vor avea un nou val de energie după pauza lungă și satisfăcătoare de 2 ore și vor evita temuta cădere de după-amiază pe care angajații tind să o resimtă înainte de ora de „închidere”.

• Permiteți munca la distanță – În ciuda unor provocări legate de munca la distanță, 65% dintre angajați consideră că sunt mai productivi atunci când lucrează în afara biroului, iar 47% și-ar dori ca firma lor să ofere acest beneficiu. Selectați posturile eligibile pentru a lucra de la distanță, definiți orele de disponibilitate pentru lucrătorii de la distanță, definiți un timp de răspuns specific și instruiți angajații să își înregistreze timpul pentru rapoartele de productivitate.

Asigurați o mai bună instruire a angajaților

Instruirea și dezvoltarea ajută la îmbunătățirea cunoștințelor angajaților și apoi, prin extensie, a performanțelor lor profesionale.

• Folosiți software specializat. Software-ul de gestionare a învățării, cum ar fi Lynda sau TalentLMS, oferă diverse cursuri utile care îi ajută pe angajați să își extindă vechile competențe și să învețe unele noi. Acestea oferă, de asemenea, analize și statistici, astfel încât să puteți urmări progresul angajaților.

• Oferiți instruire practică. Acest tip de instruire le permite angajaților să testeze eficacitatea anumitor sarcini de instruire, oferindu-le posibilitatea de a le încerca pe măsură ce învață despre ele.

• Permiteți angajaților să învețe în ritmul lor propriu. Trecerea în grabă prin subiecte complicate nu va permite noilor cunoștințe să se fixeze sau angajaților să își testeze noile abilități dobândite. Cel mai bine este să le lăsați angajaților timp pentru a procesa instruirea sau să învețe în ritmul lor propriu.

Fermați micromanagementul în delegarea sarcinilor

Delegarea sarcinilor este productivă în sine, dar managerii adesea nu pot renunța la sarcinile pe care le-au dat altora – așa că se ocupă de micromanagementul fiecărui detaliu, făcând ca delegarea sarcinilor să fie inutilă. Mai mult decât atât, până la 85% dintre angajați se simt demoralizați de micromanagement – supravegherea constantă îi face să își piardă încrederea în abilitățile lor și au performanțe sub așteptări.

• Gestionați în schimb așteptările și cerințele. Dacă urmăriți un rezultat specific, va trebui să le oferiți angajaților dvs. linii directoare. De asemenea, va trebui să le spuneți angajaților dvs. ce așteptări aveți de la ei – și nu toate cerințele bine intenționate privind sarcinile vor duce la așteptări corecte privind sarcinile, așa că, dacă angajații dvs. se concentrează mai mult pe obiectivul lor decât pe mijloacele de a ajunge acolo, veți avea mai puține motive de îngrijorare și de micromanagement.

• Odată ce ați delegat, părăsiți camera. Angajații se vor simți mai independenți, mai relaxați) și mai încrezători în abilitățile lor dacă nu există un supervizor care să planeze în mod constant deasupra capetelor lor.

Îmbunătățiți comunicarea la birou

În munca în echipă, o bună colaborare duce la productivitate și eficacitate optime, iar o bună colaborare decurge dintr-o bună comunicare și feedback.

• Construiți munca în echipă în mod intenționat. Munca în echipă bogată în productivitate nu apare din întâmplare – dvs. și echipa dvs. va trebui să faceți un efort pentru a deveni o echipă eficientă. Puteți începe prin a organiza întâlniri ocazionale din când în când – organizați o petrecere la birou, inițiați o excursie pentru angajați, organizați un meci de paintball pentru consolidarea echipei. Când sosesc noi angajați, asigurați-vă că se simt bineveniți la locul de muncă și că se simt la fel cu noii lor colegi.

• Găsiți mijlocul ideal de comunicare. Compania dvs. poate folosi un instrument de comunicare, e-mailul și telefoanele pentru comunicare, dar va trebui să aflați cum răspunde cel mai bine fiecare angajat. Unii pot răspunde cel mai rapid la mesajele Slack, alții la mesajele de e-mail, iar alții răspund prompt la telefon.

Încurajați îngrijirea de sine

Încurajarea angajaților de a avea grijă de ei înșiși contribuie în mare măsură la încurajarea angajaților de a se preocupa de sarcinile și proiectele lor.

• Încurajați utilizarea beneficiilor de asigurare de sănătate. Asigurați-vă că angajații sunt conștienți de toate beneficiile de sănătate pe care compania le oferă și apoi asigurați-vă că îi încurajați să beneficieze de examenele fizice complete disponibile, de vaccinări și de alte beneficii.

• Oferiți cursuri benefice de autoîngrijire. Vă puteți înscrie angajații la cursuri de ameliorare a stresului sau de gestionare a timpului, pentru a-i ajuta să învețe cum să atenueze stresul cotidian, să-și gestioneze mai bine timpul sau să învețe orice alte tehnici utile de autoîngrijire.

• Recunoașteți realizările angajaților. Pare practic să vă adresați angajaților doar atunci când trebuie să le semnalați greșeli în munca lor, dar aceasta nu este o practică productivă. Angajaților le place să știe că munca lor asiduă este apreciată – 79% dintre profesioniști își părăsesc locul de muncă din cauza lipsei de apreciere la locul de muncă. Un astfel de gest ajută la ridicarea încrederii lor – așadar, faceți-vă timp să evidențiați realizările și punctele forte ale oamenilor atunci când puteți.

Concluzie

După ce ați înțeles importanța productivității angajaților pentru succesul companiei dumneavoastră, va trebui să implementați pașii potriviți pentru a măsura, calcula și, cel mai important, crește această resursă valoroasă a afacerii.

Pentru a face acest lucru, va trebui să acordați o atenție egală la ceea ce este benefic pentru compania dvs. și la ceea ce este benefic pentru angajații dvs. – asigurați-vă că îmbunătățiți condițiile de la locul de muncă, optimizați trimiterea de e-mailuri și întâlnirile, permiteți programe flexibile pentru angajați, oferiți o pregătire optimă a angajaților, abțineți-vă de la a micromanageria totul, îmbunătățiți comunicarea la birou, precum și încurajați îngrijirea personală a angajaților.

.