Sobre o modelo de Matriz de Prioridade
O que é uma matriz de prioridades?
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta usada para priorizar categoricamente o trabalho e informar a tomada de decisão &Gestão do tempo. É uma ferramenta útil porque o framework simples pode ser aplicado a todos os tipos de trabalho, seja ele de processos de negócio, baseado em projetos ou operacional. As matrizes prioritárias começam num formato simples, mas podem ser personalizadas de acordo com as suas necessidades. A maioria das organizações prioriza por impacto (baixo, médio, alto), nível de esforço e urgência.
Quando usar uma matriz de prioridades
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento para pessoas que precisam de um pouco mais do que uma lista básica de tarefas, e pode ser valiosa para o gerenciamento de projetos e priorização de projetos. A matriz 2×2 é projetada para ajudá-lo a determinar quais tarefas são críticas para que você possa primeiro focar nas necessidades mais urgentes.
Uma variedade de fatores pode influenciar a urgência ou a importância de uma tarefa na sua lista. Por exemplo, se você precisa completar uma tarefa que afeta diretamente a satisfação do cliente, essa tarefa provavelmente é de alta urgência e alta prioridade. Entretanto, se você tiver que completar uma tarefa que possa fazer seus clientes mais felizes no futuro, essa tarefa provavelmente é de baixa urgência mas de alta prioridade.
Como fazer uma matriz de prioridade
Vá através da sua lista de tarefas e classifique cada uma delas em um quadrante. Aqui está como pensar sobre cada quadrante:
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Quadrante I é para os prazos mais urgentes e importantes.
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Quadrante II é para a estratégia e desenvolvimento a longo prazo, tarefas que não são urgentes, mas que ainda assim são importantes.
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Quadrante III é para tarefas urgentes, mas não importantes, é para distracções com pressão de tempo que ainda devem ser feitas imediatamente.
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Quadrante IV é para o tipo de tarefas que produzem pouco valor, se houver.
Analize suas atividades diárias ou semanais e atribua questões ao quadrante apropriado na matriz de critérios antes de avaliar onde você precisa fazer mudanças.
Crie sua própria matriz de prioridades
A ferramenta de quadro branco do Miro é a tela perfeita para criar e compartilhar sua matriz de prioridades. Comece selecionando este modelo de Matriz de Priorização.
1. Use o Modelo Miro
Abra este modelo Miro para começar! No quadro, liste as tarefas que você quer que sua equipe realize.
2. Pense em cada tarefa
Faça você mesmo a seguinte pergunta para cada tarefa: Quais são as consequências de não realizar esta tarefa?
3. Priorizar tarefas
Baseado nessa informação, categorize cada item da lista como “alta prioridade” ou “baixa prioridade”.
Dividir agora ainda mais as tarefas de cada categoria em duas subcategorias: “alta urgência” e “baixa urgência”. Agora você deve ter quatro listas.
5. Atribua valores
Atribua valores entre 1 e 4 a cada opção, onde números mais baixos significam que a tarefa é de maior prioridade.
6. Coloque na matriz
Selecione as opções em sua matriz. Uma vez concluídas, partilhe as suas prioridades com os interessados necessários.