8 maneiras rápidas de aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho

O elemento mais importante de uma empresa são seus funcionários – afinal, funcionários produtivos são o que torna uma empresa bem-sucedida em primeiro lugar. Mas, de acordo com um recente relatório do US Bureau labor, a produtividade dos funcionários tem diminuído nos últimos anos.

Aqui está o que a produtividade dos funcionários realmente é, porque é importante, como você pode medi-la, calculá-la e, o mais importante, como você pode aumentá-la.

Como aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho

1. Implementar as condições do local de trabalho
2. Optimizar os e-mails
3. Optimizar as reuniões
4. Passar horários flexíveis

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5. Prover melhor formação dos funcionários
6. Parar a microgestão na delegação de tarefas

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7. Melhorar a comunicação no escritório

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8. Encorajar a autocuidados

O que é produtividade dos empregados?

Produtividade do funcionário, também conhecida como produtividade no local de trabalho ou produtividade no trabalho, é a medida da produção de um funcionário individual.

Por exemplo, uma empresa que produz garrafas artísticas vai querer saber quantas garrafas artísticas um funcionário pode fabricar num período de tempo específico – este número é a produção do funcionário individual.

Assim, a produtividade do funcionário não deve ser confundida com a produtividade laboral (produtividade da força de trabalho), que é a produção económica global de um país ou empresa por hora de trabalho.

A importância da produtividade do funcionário

O objectivo de qualquer empresa é ser bem sucedida – e já estabelecemos que a produtividade do funcionário pode fazer ou quebrar o sucesso de uma empresa. Dois fatores determinam se os funcionários são bem-sucedidos em seu trabalho:

1. Produtividade – a quantidade de trabalho completado
2. Eficácia – a quantidade de esforço colocado nesse trabalho

Algumas pessoas podem gastar muito tempo terminando uma pequena quantidade de trabalho – essas pessoas são mais eficazes do que produtivas.

Outras pessoas podem acabar muito trabalho numa pequena quantidade de tempo – estas pessoas são mais produtivas do que eficazes.

Você deve sempre tirar o máximo proveito tanto da sua produtividade como da sua eficácia – procure colocar o máximo de esforço no seu trabalho, e terminar o máximo de trabalho possível numa quantidade de tempo tão curta quanto possível.

Existem vários benefícios à alta produtividade dos funcionários que comprovam a sua importância na sua empresa – se os funcionários são produtivos, o negócio:

• é mais lucrativo
• crescimento
• consumidor
• presença competitiva

Na essência, a alta produtividade dos funcionários garante que a empresa permaneça relevante no mercado.

Como medir a produtividade dos funcionários

Para medir a produtividade dos funcionários, você primeiro precisa conversar com seus funcionários e definir um padrão contra o qual você irá comparar os resultados individuais dos funcionários. Você pode medir a produtividade dos funcionários por:

Medir o número de vendas

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Eficácia que você tem alta produtividade: Alto número de vendas.

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Como você mede isso? Você determina o número de vendas por mês que seu funcionário precisa fazer, e depois compara seus resultados mensais com este número.

Por exemplo, você decide que cada funcionário deve fazer 100 chamadas por mês, fazer 20 contatos e 10 vendas. Se um funcionário está fazendo 120 chamadas, mas apenas 5 vendas, ele não está alcançando o padrão. Se um funcionário está fazendo 80 chamadas, mas 15 vendas, ele está batendo o padrão definido.

Realizar metas de medição

Evidência você tem alta produtividade: Alto número de metas atingidas.

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Como você mede? Você determina o número de metas por mês que seus funcionários precisam atingir, e depois compara seus resultados mensais com este número.

Medida de lucro

Evidência você tem alta produtividade: Alto lucro.

Como você mede isso? Você define o lucro anual ideal para a sua empresa. Se você alcançar ou superar, você já provou a produtividade de seus funcionários. Se você ficar aquém, seus funcionários não estão alcançando a porcentagem de produtividade esperada.

Medir a quantidade de trabalho completado

Evidência que você tem alta produtividade: Alto número de tarefas completadas.

Como você mede isso? Você determina o número de tarefas por semana que seus funcionários precisam completar e depois compara seus resultados mensais com este número.

Medindo a qualidade do trabalho completado

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Evidência você tem alta produtividade: Todos os projectos, independentemente do seu número, são concluídos de forma qualitativa.

Como medir? Você determina os parâmetros que definem um projeto concluído como de qualidade e sucesso, e então você determina quantos dos seus projetos concluídos estão de acordo com esses parâmetros. Por exemplo, quando você está desenvolvendo um aplicativo, o projeto é considerado bem sucedido e de qualidade se o aplicativo for funcional, se cumprir todos os requisitos do cliente e se o cliente estiver satisfeito.

Medindo o tempo gasto

Eficácia você tem alta produtividade: Menos tempo gasto trabalhando em um projeto.

Como você mede isso? Defina estimativas para o tempo que os funcionários levarão para terminar todas as tarefas relacionadas ao seu projeto, e forneça ao cliente um prazo para o projeto baseado nessas estimativas. Instrua seus funcionários a rastrear o tempo que eles demoram nessas tarefas. Se você terminar antes do prazo, sua equipe foi produtiva com seu tempo (e cronograma).

Como você calcula a produtividade dos funcionários?

Para entender como você pode aumentar a produtividade dos funcionários, você deve calcular primeiro o estado atual da produtividade dos funcionários.

Há várias maneiras de fazer isso, mas o método mais comum geralmente envolve comparar o desempenho do funcionário contra o custo relativo que ele traz para a empresa – o objetivo final é receber mais valor do funcionário do que ele é pago, mas, como vimos na seção anterior deste post, há mais indicadores de alta produtividade dos funcionários.

Você também pode calcular a porcentagem de produtividade possível dos funcionários dentro da sua empresa se seguir estes 4 passos:

• Passo 1: Defina um padrão

Você vai medir todos os seus níveis de produção em relação a este padrão.

• Passo 2: Determine quanto tempo você tem em uma semana de trabalho

Se você tem uma semana de trabalho de cinco dias, com uma norma diária de 8 horas, você tem 40 horas, ou 2400 minutos de tempo a cada semana.

• Passo 3: Subtraia todo o tempo “improdutivo” da sua semana de trabalho

Inclua todos os seus intervalos para almoço, pequenos intervalos, reuniões e actividades similares. Por exemplo, se você gastar cerca de 30 minutos no intervalo para almoço, 30 minutos em pequenos intervalos e 1 hora em reuniões todos os dias, são 10 horas ou 500 minutos que você deve subtrair do seu tempo total da semana de trabalho. Isso deixa um tempo limpo de 1.900 minutos que você é produtivo.

• Passo 4: Calcule a percentagem

Ao calcular a sua percentagem de produtividade, lembre-se de 2 coisas importantes:

• Você nunca poderá ser 100% produtivo
• Sua porcentagem de produtividade é apenas o valor ideal – os funcionários precisarão se concentrar e evitar distrações para atingir a porcentagem máxima de produtividade da empresa de 79%

Como aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho

Para aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho, você deve implementar os 8 passos seguintes:

Aumentar as condições do local de trabalho

Se quiser tornar os seus empregados produtivos, terá de se certificar de que estão a trabalhar em condições óptimas.

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• Certifique-se de que há muita luz natural no escritório. Os funcionários que trabalham num escritório com janelas e luz natural suficiente dormem mais 46 minutos à noite – eles estão mais descansados e mais propensos a concentrarem-se quando vêm trabalhar.

• Incluir a vida vegetal no escritório. Escritórios verdes tornam os funcionários mais confortáveis e, portanto, mais produtivos com seu trabalho.

• Não deixe suas cores de parede brancas. Os funcionários cometem mais erros quando trabalham em escritórios com paredes brancas – em vez disso, opte pelo vermelho (ajuda nas tarefas orientadas aos detalhes), verde (ajuda a motivar), azul (estimula a criatividade).

Optimizar os e-mails

Os estudos afirmam que gastamos 13 horas por semana em e-mails – multiplique isso com o número de funcionários da sua empresa, e você receberá as horas exatas do seu tempo poderia estar gastando mais produtivamente.

• Bloqueie o tempo apenas para e-mails. Instrua seus funcionários a selecionar uma janela de tempo a cada dia quando você vai lidar com e-mails, e mantenha esse tempo – realize toda a comunicação por e-mail durante 1 hora após o almoço, ou 1 hora antes de sair do trabalho.

• Mantenha os e-mails curtos e pontuais. Instrua seus funcionários a serem educados, assim como precisos com suas perguntas, e diretos com suas respostas ao escrever um e-mail.

• Abstenha-se de enviar e-mails aos seus funcionários no meio da noite. Esses e-mails tardios à noite podem stressar seus funcionários, aumentar seus níveis de ansiedade e diminuir suas chances de desempenho no trabalho amanhã de manhã.

Optimizar reuniões

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Os funcionários passam quase 87 horas por mês em várias reuniões – o que equivale a 37 bilhões de dólares perdidos por ano, já que muitas reuniões crescem em discussões improdutivas.

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• Email em vez disso. O e-mail é um meio de comunicação mais rápido e preciso, portanto, em vez de realizar inúmeras reuniões, exploda um e-mail em grupo durante o seu tempo bloqueado horas dedicadas a e-mails.

• Reduza o número de reuniões por dia/semana/mês. Realize apenas as reuniões essenciais.

• Reduza o número de plataformas de reuniões. Alguns funcionários podem ser vitais para suas reuniões, mas outros que não são obrigados a comparecer todas as vezes. Em vez disso, a solução mais produtiva é que eles continuem com sua linha habitual de trabalho.

• Reduza o tempo gasto em cada reunião. 15-20 minutos por reunião é suficiente para você cobrir os pontos mais importantes.

Deixe os horários flexíveis

Diferentes pessoas têm diferentes horários nobres de produtividade durante o dia – assim, manter um horário rigoroso de 9 a 5, ou trabalhar duro desde as primeiras horas da manhã pode não funcionar para todos.

• Torne as horas de trabalho flexíveis – Ao invés de trabalhar 8 horas contínuas por dia, deixe seus funcionários trabalharem em dois blocos de tempo menores que juntos equivalem a 8 horas. Por exemplo, deixe-os cronometrar no horário de trabalho das 7h às 13h, vá ao ginásio/almoço longo e depois termine o seu dia de trabalho das 15h às 17h. Eles se sentirão mais produtivos e eficientes – eles receberão uma nova onda de energia após o longo intervalo de 2 horas, e evitarão a temida quebra da tarde que os funcionários tendem a sentir antes da hora de “fechar”.

• Permitir o trabalho remoto – Apesar de alguns desafios do trabalho remoto, 65% dos funcionários acreditam que são mais produtivos quando trabalham fora do escritório, e 47% desejam que sua empresa proporcione esse benefício. Selecionar posições elegíveis para trabalhar remotamente, definir horas de disponibilidade para trabalhadores remotos, definir tempo de resposta específico e instruir os funcionários a registrar seu tempo para relatórios de produtividade.

Prover melhor treinamento de funcionários

Treinamento e desenvolvimento ajudam a melhorar o conhecimento dos funcionários e, em seguida, seu desempenho no trabalho, por extensão.

• Utilizar software especializado. O Software de Gestão da Aprendizagem, como o Lynda ou o TalentLMS, oferece vários cursos úteis que ajudam os funcionários a expandir suas antigas habilidades e aprender algumas novas. Eles também oferecem análises e estatísticas, para que você possa acompanhar o progresso de seus funcionários.

• Fornecer treinamento prático. Este tipo de treinamento permite aos funcionários testar a eficácia de certas tarefas de treinamento, dando-lhes a oportunidade de experimentá-las enquanto aprendem sobre elas.

• Permitir que os funcionários aprendam em seu próprio ritmo. Apressar tópicos complicados não vai permitir que novos conhecimentos se mantenham, ou que os funcionários testem suas novas habilidades. É melhor deixar aos funcionários tempo para processar seu treinamento ou aprender em seu próprio ritmo.

Parar a microgestão na delegação de tarefas

A delegação de tarefas é produtiva por si só, mas os gerentes muitas vezes não podem largar as tarefas que deram aos outros – assim eles microgerem cada detalhe, tornando a delegação de tarefas inútil. Além disso, até 85% dos funcionários se sentem desmoralizados pela microgestão – a supervisão constante os faz perder a fé em suas habilidades, e eles executam subpar.

• Gerir expectativas e requisitos em vez disso. Se você está procurando um resultado específico, você terá que fornecer orientações aos seus funcionários. Você também precisará deixar seus funcionários saberem o que você espera deles – e nem todos os requisitos de tarefas bem intencionados levarão às expectativas de tarefas certas, então se seus funcionários estiverem mais concentrados em seus objetivos do que nos meios de chegar lá, você terá menos a se preocupar e microgerenciar sobre.

• Uma vez que você delegar, deixe a sala. Os funcionários se sentirão mais independentes, mais relaxados), e mais confiantes em suas habilidades se não houver um supervisor constantemente a pairar sobre suas cabeças.

Melhorar a comunicação no escritório

No trabalho em equipe, uma boa colaboração leva a uma ótima produtividade e eficácia, e uma boa colaboração decorre de uma boa comunicação e feedback.

• Construir trabalho em equipe propositadamente. O trabalho em equipe rico em produtividade não acontece por acidente – você e sua equipe terão que fazer um esforço para se tornarem uma equipe eficaz. Você pode começar hospedando reuniões casuais de vez em quando – faça uma festa no escritório, inicie um passeio de funcionários, organize um jogo de paintball de construção de equipe. Quando novos funcionários chegarem, certifique-se de que se sentem bem-vindos no local de trabalho, e igual aos seus novos colegas.

• Encontre o meio de comunicação ideal. Sua empresa pode usar uma ferramenta de comunicação, e-mail e telefones para a comunicação, mas você precisará aprender como cada funcionário responde melhor. Alguns podem responder mais rapidamente às mensagens de Slack, outros às mensagens de e-mail e alguns são rápidos a responder aos seus telefones.

Encorajar o autocuidado

Encorajar os empregados a cuidarem de si próprios é um longo caminho para encorajar os empregados a cuidarem das suas tarefas e projectos.

• Incentivar o uso dos benefícios do seguro de saúde. Certifique-se de que os funcionários estejam cientes de todos os benefícios de saúde que a empresa oferece, e depois certifique-se de encorajá-los a fazer os exames físicos completos disponíveis, vacinas e outros benefícios.

• Oferecer cursos benéficos de autocuidado. Você pode inscrever seus funcionários em cursos de alívio do estresse ou de gerenciamento de tempo, para ajudá-los a aprender como aliviar o estresse diário, gerenciar melhor seu tempo ou aprender qualquer outra técnica útil de autocuidado.

• Reconhecer as realizações dos funcionários. Parece prático abordar seus funcionários apenas quando você precisa apontar erros em seu trabalho, mas esta não é uma prática produtiva. Os colaboradores gostam de saber que o seu trabalho árduo é apreciado – 79% dos profissionais abandonam os seus empregos devido à falta de valorização no local de trabalho. Tal gesto ajuda a elevar a sua confiança – por isso, reserve algum tempo para destacar as realizações e pontos fortes das pessoas quando puder.

Conclusão

Após ter compreendido a importância da produtividade dos funcionários para o sucesso de sua empresa, você precisará implementar os passos certos para medir, calcular e, o mais importante, aumentar este valioso recurso comercial.

Para o fazer, terá de prestar a mesma atenção ao que é benéfico para a sua empresa e ao que é benéfico para os seus funcionários – certifique-se de que melhora as condições do local de trabalho, optimiza o e-mail e as reuniões, permite horários flexíveis para os funcionários, proporciona uma formação óptima para os funcionários, abstém-se de microgerir tudo, melhora a comunicação no escritório, assim como encoraja o autocuidado dos funcionários.