Transakcja księgowa to czynność lub zdarzenie gospodarcze, które powoduje wymierną zmianę w równaniu rachunkowym. Wymiana środków pieniężnych na towary jest transakcją. Samo złożenie zamówienia na towary nie jest transakcją podlegającą ewidencji, ponieważ nie doszło do wymiany. W kolejnych rozdziałach dowiesz się więcej o różnych rodzajach sprawozdań finansowych, które księgowi generują dla firm.
W poprzednim rozdziale opisaliśmy konkretne rodzaje kont, do których zalicza się działalność gospodarcza, a mianowicie:
- Aktywa (to, co posiada)
- Zobowiązania (to, co jest winna innym)
- Kapitał własny (różnica między aktywami a zobowiązaniami lub to, co jest winna właścicielom)
Są to elementy składowe podstawowego równania rachunkowego. Równanie rachunkowości jest:
ASSETS = LIABILITIES + EQUITY
Na przykład:
Jednorodzinna firma jest winna $12,000 i ty, właściciel osobiście zainwestował $100,000 własnej gotówki do firmy. Aktywa posiadane przez firmę będą wtedy obliczane jako:
$12,000 (co jest winna) + $100,000 (co zainwestowałeś) = $112,000 (co firma ma w aktywach)
| Aktywa | = | Pasywa | + Kapitał własny |
| 112,000 | = | 12,000 | 100,000 |
W jednoosobowej działalności gospodarczej kapitał własny jest w istocie kapitałem własnym (Owner’s Equity). Jeśli dana firma jest korporacją, kapitał własny będzie w posiadaniu udziałowców, którzy używają kapitału własnego udziałowców, ale podstawowe równanie jest takie samo:
Aktywa = PASYWA + KAPITAŁ własny
Dla przykładu:
Firma jest winna $35,000, a udziałowcy (inwestorzy) zainwestowali $115,000 kupując akcje w firmie. Aktywa posiadane przez przedsiębiorstwo będą wówczas obliczane jako:
$35, 000 (co jest winna) + $115 000 (co zainwestowali akcjonariusze) = $150,000 (co firma ma w aktywach)
| Aktywa | = | Pasywa | + Kapitał własny |
| 150,000 | = | 35,000 | 115,000 |
Ponieważ każda transakcja dotycząca podmiotu gospodarczego musi zostać ujęta w ewidencji księgowej na podstawie konta szczegółowego (pamiętajmy o teczkach i planie kont z poprzedniego rozdziału), analiza transakcji przed jej faktycznym zaksięgowaniem jest ważnym elementem rachunkowości finansowej. Błąd w analizie transakcji może skutkować niepoprawnym sprawozdaniem finansowym.
Aby dokładniej zilustrować analizę transakcji i ich wpływ na podstawowe równanie księgowe, przeanalizujemy działalność Metro Courier, Inc, fikcyjnej korporacji. Odwołaj się do planu kont zilustrowanego w poprzedniej części.
1. Właściciele zainwestowali gotówkę
Metro Courier, Inc. została zorganizowana jako korporacja w dniu 1 stycznia Spółka wyemitowała akcje (10 000 akcji po 3 USD każda) akcji zwykłych za 30 000 USD w gotówce dla Rona Chaneya, jego żony i ich syna. Gotówka w kwocie 30 000 USD została zdeponowana na rachunku nowej firmy.
Analiza transakcji:
- Nowa korporacja otrzymała 30 000 USD w gotówce w zamian za własność akcji zwykłych (10 000 akcji po 3 USD każda).
- Chcemy zwiększyć aktywa Gotówka i zwiększyć kapitał własny Akcje zwykłe.
| Aktywa | Kapitał własny | |
| Transakcja | Gotówka | Akcje zwykłe |
| 1. Właściciel zainwestował gotówkę | + 30 000 | + 30 000 |
Sprawdźmy równanie rachunkowe: Aktywa 30 000$ = Pasywa 0$ + Kapitał własny 30 000$
2. Zakup sprzętu za gotówkę
Metro zapłaciło 5 500$ gotówką za sprzęt (dwa komputery).
Analiza transakcji:
- Nowa korporacja zakupiła nowy składnik majątku (sprzęt) za 5 500$ i zapłaciła gotówką.
- Chcemy zwiększyć aktywa Sprzęt i zmniejszyć aktywa Gotówka, ponieważ zapłaciliśmy gotówką.
| Aktywa | Akcje | ||
| Transakcja | Kasa | Wyposażenie | Akcje |
| 1. Właściciel zainwestował gotówkę | + 30,000 | +30,000 | |
| 2. Zakupione wyposażenie za gotówkę | – 5 500 | +5 500 | |
| Balans: | 24 500 | 5 500 | 30 000 |
Sprawdźmy równanie księgowe: Aktywa $30,000 (Gotówka $24,500 + Wyposażenie $5,500) = Pasywa $0 + Kapitał własny $30,000
3. Zakup ciężarówki za gotówkę
Metro zapłaciło 8,500$ gotówką za ciężarówkę.
Analiza transakcji:
- Nowa korporacja zakupiła nowy składnik aktywów (ciężarówkę) za 8,500$ i zapłaciła gotówką.
- Chcemy zwiększyć aktywa Ciężarówka i zmniejszyć aktywa gotówka na $ 8,500.
| Aktywa | Kapitał własny | |||
| Transakcja | Kasa | Wyposażenie | Ciężarówka | Akcje własne |
| 1. Owner invested cash | +30,000 | +30,000 | ||
| 2. Purchased equipment for cash | – 5,500 | +5,500 | ||
| 3. Zakupił samochód ciężarowy za gotówkę | -8,500 | + 8,500 | ||
| Saldo: | 16.000 | 5.500 | 8.500 | 30.000 |
Sprawdźmy równanie księgowe: Aktywa $30,000 (Gotówka $16,000 + Sprzęt $5,500 + Ciężarówka $8,500) = Pasywa $0 + Kapitał własny $30,000
4. Zakup materiałów eksploatacyjnych na rachunek.
Metro zakupiło materiały eksploatacyjne na rachunek od Office Lux za $500.
Analiza transakcji:
- Nowa korporacja zakupiła nowy składnik aktywów (materiały eksploatacyjne) za $500, ale zapłaci za nie później.
- Chcemy zwiększyć aktywa Dostawy i zwiększyć to, co jesteśmy winni z zobowiązania Zobowiązania.
| Aktywa = | Zobowiązania + | Kapitał własny | ||||
| Transakcja | Kasa | Dostawy | Wyposażenie | Ciężarówka | Zobowiązania | Akcje własne |
| 1. Właściciel zainwestował gotówkę | +30,000 | +30,000 | ||||
| 2. Zakupiony sprzęt za gotówkę | -5,500 | +5,500 | ||||
| 3. Zakup samochodu ciężarowego za gotówkę | -8,500 | + 8,500 | ||||
| 4. Zakupione materiały eksploatacyjne na rachunek. | + 500 | +500 | ||||
| Balans: | 16,000 | 500 | 5,500 | 8,500 | 500 | 30,000 |
Sprawdźmy równanie księgowe: Aktywa $30 500 (Gotówka $16 000+ Zaopatrzenie $500 + Sprzęt $5 500 + Ciężarówka $8 500) = Pasywa $500 + Kapitał własny $30 000
5. Dokonanie płatności na rzecz wierzyciela.
Metro wystawiło czek dla Office Lux na 300$ wcześniej zakupionych materiałów eksploatacyjnych na rachunek.
Analiza transakcji:
- Korporacja zapłaciła 300$ w gotówce i zmniejszyła to, co jest winna Office Lux.
- Chcemy zmniejszyć zobowiązanie Accounts Payable i zmniejszyć aktywa gotówkowe, ponieważ nie kupujemy nowych materiałów eksploatacyjnych, ale płacimy za poprzedni zakup.
| Aktywa = | Zobowiązania + | Kapitał własny | ||||
| Transakcje | Kasa | Dostawy | Wyposażenie | Ciężarówka | Zobowiązania | Akcje własne |
| 1. Właściciel zainwestował gotówkę | +30,000 | +30,000 | ||||
| 2. Zakupiony sprzęt za gotówkę | -5,500 | +5,500 | ||||
| 3. Zakupił samochód ciężarowy za gotówkę | -8,500 | +8,500 | ||||
| 4. Zakup materiałów eksploatacyjnych na rachunek. | +500 | +500 | ||||
| 5. Dokonanie płatności na rzecz wierzyciela. | -300 | -300 | ||||
| Balans: | 15,700 | 500 | 5,500 | 8,500 | 200 | 30,000 |
Sprawdźmy równanie księgowe: Aktywa $30 200 (Gotówka $15 700 + Dostawy $500 + Sprzęt $5 500 + Samochód ciężarowy $8 500) = Pasywa $200 + Kapitał własny $30 000
6. Dokonywanie płatności z góry.
Metro wystawiło czek firmie Rent Commerce, Inc. na kwotę $1 800, aby zapłacić z góry za wynajem biura za miesiące luty i marzec.
Analiza transakcji (aby zaoszczędzić miejsce, przyjrzymy się skutkom tylko każdej z pozostałych transakcji):
- Korporacja zapłaciła z góry czynsz za kolejne dwa miesiące, dokonując zaliczkowej płatności w gotówce w wysokości 1 800 USD.
- Zwiększymy konto aktywów o nazwie Przedpłacony czynsz (ponieważ płacimy z góry za korzystanie z czynszu) i zmniejszymy aktywa gotówkowe.
| Aktywa | ||
| Transakcja | Kasa | Przedpłacony czynsz |
| Poprzednie saldo | $ 15,700 | |
| 6. Dokonanie płatności z góry. | -1,800 | + 1,800 |
| Balans: | 13,900 | 1,800 |
Jedynymi saldami kont, które zmieniły się od transakcji 5, są gotówka i czynsz opłacony z góry. Wszystkie pozostałe salda kont pozostają bez zmian. Nowe równanie księgowe brzmiałoby: Aktywa $30,200 (Gotówka $13,900 + Zapasy $500 + Przedpłacony czynsz $1,800 + Sprzęt $5,500 + Samochód ciężarowy $8,500) = Pasywa $200 + Kapitał własny $30,000
7. Sprzedaż usług za gotówkę.
W miesiącu lutym firma Metro Corporation uzyskała łącznie $50,000 przychodów od klientów, którzy płacili gotówką.
Analiza transakcji:
- Korporacja otrzymała 50 000 USD w gotówce za usługi świadczone klientom.
- Chcemy zwiększyć składnik aktywów Środki pieniężne i zwiększyć konto przychodów Przychody z usług.
| Aktywa | Dochody | |
| Transakcje | Kasa | Przychody z usług |
| Poprzednie saldo | $ 13,900 | |
| 7. Sprzedaż usług za gotówkę . | + 50.000 | + 50.000 |
| Balans: | $ 63,900 | $ 50,000 |
Wait a minute…równanie księgowe brzmi ASSETS = LIABILITIES + EQUITY i nie ma w nim przychodów ani kosztów…gdzie one pasują? Przychody – Koszty równają się dochodowi netto. Dochód netto jest dodawany do kapitału własnego na koniec okresu. Aktywa $80,200 (gotówka $63,900 + zapasy $500 + przedpłacony czynsz $1,800 + sprzęt $5,500 + ciężarówka $8,500)= pasywa $200)+ kapitał własny $80,000 (akcje zwykłe $30,000 + zysk netto $50,000). Uwaga: Nie oznacza to, że przychody i koszty są kontami kapitałowymi!
8. Sprzedaż usług na kredyt.
Metro Corporation uzyskała łącznie 10 000 USD przychodów z usług od klientów, którzy zapłacą w ciągu 30 dni.
Analiza transakcji:
- Metro wykonało pracę i otrzyma pieniądze w przyszłości.
- Rejestrujemy to jako zwiększenie konta aktywów Należności oraz zwiększenie przychodów z tytułu usług.
| Aktywa | Przychody | |
| Transakcje | Należności | Przychody z usług |
| Poprzednie saldo | $ 50,000 | |
| 8. Sprzedaż usług na kredyt. | + 10 000 | + 10 000 |
| Balans: | $ 10 000 | $ 60 000 |
Pamiętaj, że wszystkie inne salda kont pozostają bez zmian. Jedyne zmiany to dodanie pozycji Należności i zwiększenie Przychodów. Aktywa $90,200 (Gotówka $63,900 + Należności $10,000 + Dostawy $500 + Przedpłacony czynsz $1,800 + Sprzęt $5,500 + Ciężarówka $8,500)= Pasywa $200 + Kapitał własny $90,000 (Akcje zwykłe $30,000 + Zysk netto $60,000).
9. Ściąganie należności.
Metro Corporation zebrała łącznie 5 000 $ na konto od klientów, którzy posiadali pieniądze za usługi wcześniej rozliczone.
Analiza transakcji:
- Metro otrzymało 5 000 $ od klientów za pracę, za którą już wystawiliśmy rachunki (nie żadną nową pracę).
- Chcemy zwiększyć aktywa Środki pieniężne i zmniejszyć (co otrzymamy później od klientów) aktywa Należności.
| Aktywa | ||
| Transakcja | Kasa | Konto Należności |
| Poprzednie saldo | $ 63,900 | $ 10,000 |
| 9. Ściąganie należności. | + 5,000 | – 5,000 |
| Balans: | $ 68,900 | $ 5,000 |
Aktywa $90,200 (Gotówka $68,900 + Należności $5,000 + Dostawy $500 + Przedpłacony czynsz $1,800 + Sprzęt $5,500 + Ciężarówka $8,500)= Pasywa $200 + Kapitał własny $90,000 (Akcje zwykłe $30,000 + Zysk netto $60,000).
10. Wypłacanie wynagrodzeń biurowych.
Korporacja Metro zapłaciła łącznie 900$ za wynagrodzenia biurowe.
Analiza transakcji:
- Korporacja wypłaciła swoim pracownikom 900$.
- Zwiększymy konto wydatków Wydatki na wynagrodzenia i zmniejszymy konto aktywów Środki pieniężne.
| Aktywa | Wydatki | |
| Transakcja | Kasa | Wydatki na wynagrodzenia |
| Poprzednie saldo | $ 68,900 | |
| 10. Wypłata wynagrodzeń biurowych. | – 900 | + 900 |
| Balans: | $ 68,000 | $ 900 |
Pamiętaj, że dochód netto jest obliczany jako Przychody – Koszty i jest dodawany do Kapitału własnego. Nowe równanie księgowe pokazałoby: Aktywa $89,300 (gotówka $68,000 + należności $5,000 + zapasy $500 + przedpłacony czynsz $1,800 + sprzęt $5,500 + ciężarówka $8,500)= Pasywa $200 + Kapitał własny $89,100 (akcje zwykłe $30,000 + zysk netto $59,100 z przychodów $60,000 – koszty $900).
11. Zapłacenie rachunku za media.
Metro Corporation zapłaciła łącznie 1200$ za media.
Analiza transakcji:
- Korporacja zapłaciła 1200$ w gotówce za media.
- Zwiększymy rachunek kosztów Utility Expense i zmniejszymy składnik aktywów Cash.
| Aktywa | Koszty | |
| Transakcja | Kasa | Koszty mediów |
| Poprzednie saldo | $ 68,000 | |
| 11. Opłacenie rachunku za media | – 1 200 | + 1 200 |
| Balans: | $ 66 800 | $ 1 200 |
Kliknij Analiza transakcji, aby zobaczyć pełny wykres ze wszystkimi transakcjami. Ostateczne równanie księgowe będzie wyglądać następująco: Aktywa $88,100 (Gotówka $66,800 + Należności $5,000 + Dostawy $500 + Przedpłacony czynsz $1,800 + Sprzęt $5,500 + Ciężarówka $8,500) = Pasywa $200 + Kapitał własny $87, 900 (Akcje zwykłe $30,000 + Zysk netto $57,900 z przychodów $60,000 – koszty wynagrodzeń $900 – koszty mediów $1,200).
.