Ogólnie rzecz biorąc, możesz poprosić pracownika o zaświadczenie lekarskie, gdy bierze on wolne z powodu choroby. Oprócz polityki Twojej firmy dotyczącej zwolnień lekarskich, istnieją trzy federalne prawa regulujące notatki lekarskie i nieobecności związane z pracą: Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA); Americans with Disabilities Act (ADA); oraz Federal Medical Leave Act (FMLA). Ważne jest, aby wiedzieć, co jest dozwolone na mocy każdego prawa.
HIPPA
Podług HIPAA’s Privacy Rule, pracodawca może zażądać zaświadczenia lekarskiego i innych informacji zdrowotnych od pracowników, jeśli informacje są potrzebne do określenia zwolnienia lekarskiego, odszkodowania dla pracowników, programów wellness lub ubezpieczenia zdrowotnego.
Jednakże, jeśli bezpośrednio poprosisz pracownika o informacje od lekarza, nie może on udzielić ci tych informacji bez zgody pracownika – chyba że inny statut zmusza go do tego.
ADA
Zgodnie z Equal Employment Opportunity Commission – która egzekwuje ADA – pracodawcy mogą mieć politykę wymagającą od wszystkich pracowników dostarczenia notatek lekarskich, aby uzasadnić niepełnosprawność, poprosić o rozsądne zakwaterowanie lub udowodnić potrzebę urlopu.
W 2017 roku sąd federalny podtrzymał sprawę związaną z ADA, w której pracownik został rozwiązany za odmowę dostarczenia notatki lekarskiej. W sprawie, Gogos v. AMS Mechanical System Inc, pracownik (Gogos) pozwał AMS Mechanical System Inc, twierdząc, że został zwolniony z powodu niepełnosprawności – co, jeśli jest prawdą, naruszałoby ADA. Sąd potwierdził, że istniały „niepodważalne” dowody na to, że pracownik został zwolniony za odmowę tego, co sąd uznał za rozsądną i zgodną z prawem prośbę o zaświadczenie lekarskie.
FMLA
FMLA zezwala pracodawcom na zażądanie zaświadczenia lekarskiego lub certyfikatu medycznego, kiedy pracownik po raz pierwszy wnioskuje o urlop w ramach FMLA. Jeśli pracownik jest na przedłużonym urlopie, zaświadczenie lekarskie może być wymagane co 30 dni.
Dla pracownika na przerywanym urlopie FMLA, zaświadczenie lekarskie nie może być wymagane za każdym razem, gdy pracownik opuszcza pracę. Początkowe zaświadczenie lekarskie, które pracownik przedłożył, wskazujące na potrzebę przerywanego urlopu FMLA, powinno wystarczyć. Pracodawcy mogą jednak zapytać, czy nieobecność jest bezpośrednio związana z powodem przerywanego urlopu FMLA.
Polityka zwolnień lekarskich
Możesz sprawić, że zwolnienia lekarskie staną się częścią polityki zwolnień lekarskich w twojej firmie, pod warunkiem, że zastosujesz tę praktykę konsekwentnie do wszystkich pracowników. Aby uniknąć naruszenia przepisów ADA, można rozważyć jedynie sprawdzenie, czy pracownik był widziany przez lekarza i potwierdzenie wszelkich ograniczeń związanych z pracą. Nie szukaj diagnozy choroby pracownika, chyba że jest to dozwolone przez prawo.
Pamiętaj, aby sprawdzić stanowe i lokalne przepisy dotyczące płatnych zwolnień lekarskich, które mogą zabraniać żądania zaświadczenia lekarskiego, chyba że pracownik był nieobecny przez określony czas.
Wiedza, kiedy należy poprosić o zwolnienie lekarskie od chorego pracownika może być skomplikowana. Przed ustaleniem polityki firmy w zakresie zwolnień lekarskich oraz w celu sprawdzenia zgodności z przepisami federalnymi należy zasięgnąć porady prawnej.