Rozwiązanie
Z powodu frustracji związanych z miejscem na pocztę elektroniczną i kalendarze, a także ograniczonymi możliwościami współpracy, CIO poprosił zespół o przyjrzenie się hostowanym opcjom dla studentów, w tym Google Workspace, Microsoft Live i Zimbra. Przeanalizowano koszty i korzyści, a następnie utworzono grupy fokusowe studentów, aby zawęzić wybór opcji. Po pilotażowych testach różnych narzędzi, a także osobistych demonstracjach i opiniach studentów, uniwersytet zdecydował się na Google. Możliwość integracji z różnymi rodzajami oprogramowania i sprzętu odegrała znaczącą rolę w podjęciu decyzji przez NC State. „W tamtym czasie rozwiązanie Microsoftu działało tylko z Internet Explorerem” – mówi Sarah Noell, szefowa Zespołu Usług Google i asystentka dyrektora w Biurze Technologii Informacyjnych. „Na kampusie mamy coraz więcej komputerów Mac.
Dla studentów, z których wielu już korzystało z Google, to był naprawdę strzał w dziesiątkę.” W międzyczasie CIO poprosił inną grupę badawczą na kampusie o ocenę Google Workspace dla wydziałów i pracowników. Ich głównym kryterium było rozwiązanie, które wymagałoby niewielkich zmian w procesach. Przejście z rozwiązania lokalnego na chmurowe wymaga pewnych zmian, ale postrzeganie zmian było większe niż rzeczywistość. Większość członków wydziału z zadowoleniem przyjęła przejście na Google, widząc, jak z powodzeniem korzystają z niego studenci. Niektórzy pracownicy byli początkowo niechętni, ale ich skargi zniknęły, odkąd zaczęli korzystać z Google Workspace” – wspomina Noell. Obecnie zespół Noella zarządza 180 000 kont Google, z których około 75 000 jest aktywnych. Absolwenci NC State mogą zachować swoje konta na czas nieokreślony, a wielu z nich ma konta nieaktywne.