Każdy słyszał wyrażenie „Brak planu to planowanie porażki”. Nigdzie to stwierdzenie nie jest prawdziwsze niż w PR Consulting. Dobry plan public relations będzie stanowił różnicę między skuteczną kampanią a porażką. Poniżej znajduje się przykład bardzo podstawowego, ale skutecznego planu.
Public Relations Plan for Center City Mission Center
Problem do rozwiązania
Potrzebne są fundusze na niezbędne dostawy, naprawy budynku, spłatę kredytu hipotecznego na budynku i pensję dla dyrektora. Więcej wolontariuszy jest również potrzebnych do rozszerzenia zasięgu programu.
Obecna sytuacja
Misja Center City jest opartym na wierze, niedochodowym, nie finansowanym przez rząd centrum, które dociera do mieszkańców wschodniej części Bostonu. Centrum zapewnia pomoc w obszarach szkolenia umiejętności życiowych, takich jak umiejętności zawodowe, poszukiwanie pracy i rozmowy kwalifikacyjne, budżetowanie osobiste oraz korepetycje dla dzieci. Center City pomogło około 130 rodzinom od momentu powstania w 2000 roku, ale bez zwiększonej bazy wolontariuszy i dodatkowego finansowania Centrum jest ograniczone w swoich możliwościach dotarcia.
Opis docelowych odbiorców
1. Fundacje
2. Kościoły i stowarzyszenia
3. Darczyńcy indywidualni
4. Dostawcy usług medycznych
Cel
1. Zwiększenie finansowania o
a. $40,000/rok – dyrektor
b. $10,000/rok – spłata kredytu hipotecznego w wysokości $75,000
c. $15,000 – remonty budynków
d. $10,000 – komputery i inne materiały
2. Darowizny z banku żywności
3. 25 dodatkowych wolontariuszy
4. Rekrutacja pracowników służby zdrowia dla podstawowej, darmowej opieki medycznej
Cel dla każdego społeczeństwa
1. Fundacje
a. Uzyskać dotacje
2. Kościoły i stowarzyszenia handlowe
a. Regularne miesięczne darowizny finansowe
b. Jednorazowe darowizny finansowe
c. Regularne darowizny żywności i artykułów pierwszej potrzeby
d. Miesięczne darowizny żywnościowe
3. Darczyńcy indywidualni
a. Regularne miesięczne darowizny finansowe
b. Jednorazowe darowizny finansowe
c. Rekrutacja wolontariuszy
4. Opiekunowie medyczni
a. Rekrutacja wolontariuszy do comiesięcznej podstawowej opieki medycznej
Plan działania dla każdego społeczeństwa
1. Fundacje
a. Złożenie wniosków o dotacje do 25 fundacji w 2009 roku
2. Kościoły i stowarzyszenia zawodowe
a. Stworzenie zespołu mówców, którzy będą przemawiać do co najmniej dwóch kościołów w Bostonie i jednego stowarzyszenia miesięcznie
i. Zabiegać o regularne miesięczne darowizny, jak również o darowizny jednorazowe
ii. Pozyskiwanie regularnych miesięcznych darowizn na żywność oraz darowizn jednorazowych
iii. Pozyskać wolontariuszy
b. Wysyłanie regularnych newsletterów podkreślających skuteczność działania Centrum
3. Darczyńcy indywidualni
a. Organizowanie corocznych imprez fundraisingowych
b. Zorganizowanie corocznej kolacji wdzięczności dla darczyńców i wolontariuszy
c. Wyślij regularny biuletyn z podziękowaniami od rodzin, którym udzielono pomocy
4. Dostawcy usług medycznych
a. Organizowanie regularnych spotkań śniadaniowych dla dostawców usług zdrowotnych w celu zaprezentowania Center City i rekrutacji wolontariuszy do comiesięcznej bezpłatnej kliniki zdrowia
Plan Komunikacji Społeczności
1. Fundacje
2. Kościoły i stowarzyszenia
3. Darczyńcy indywidualni
4. Dostawcy usług zdrowotnych
Strategie komunikacyjne
1. Fundacje
a. Złożenie 25 wniosków o dotacje
2. Kościoły i organizacje
a. Zadzwoń do pastorów/dyrektorów, aby wyjaśnić działanie Center City i zaproponować mówców
3. Darczyńcy indywidualni
a. Zwróć się do kościołów i stowarzyszeń
b. Organizuj coroczne imprezy fundraisingowe
c. Wysyłaj biuletyny opisujące wyniki wysiłków Center City
4. Dostawcy usług medycznych
a. Porozmawiaj z lokalnym AMA w celu uzyskania wskazówek, jak zwrócić się do dostawców usług zdrowotnych
Strategie medialne
1. Kontakt z lokalnymi reporterami w celu opublikowania artykułów w lokalnych gazetach
2. Informacje prasowe o zbiórkach pieniędzy
3. Rozważenie możliwości bycia gościem w lokalnych radiowych talk show.
Budżet
Wszystko w tym Planie Public Relations zostanie osiągnięte dzięki darowiznom i wysiłkom wolontariuszy.
Ocena Planu
1. Fundusze zebrane do kwietnia 2010
2. Roczne fundusze zaangażowane do października 2009
3. Liczba zaangażowanych wolontariuszy do kwietnia 2010
4. Liczba pracowników służby zdrowia zaangażowanych w wolontariat
5. Zwiększenie liczby banków żywności. To jest trudne do określenia ilościowego.
Plan Wdrożenia
1. Skompletowanie wniosków o dotacje
2. Skompletowanie listy kościołów w Bostonie
3. Skompletowanie listy stowarzyszeń w Bostonie
4. Przygotowanie wysyłek do kościołów i stowarzyszeń
5. Przygotuj prezentację grupową
7. Zaprojektuj broszury i zleć ich druk
8. Skontaktuj się z bostońskim oddziałem American Medical Association
Wskazówki i dostosowanie planu
1. Monitoruj prezentacje
a. Uzyskaj informacje zwrotne od mówców
b. Uzyskaj informacje zwrotne od pastorów/dyrektorów
2. Dokonaj poprawek, jeśli to konieczne
Aktywny plan public relations
Jak widzisz, plan public relations jest bardzo prosty i podstawowy. Jest to jednak tylko początek, mapa do osiągnięcia celu. Na podstawie tego planu opracujesz oś czasu i szczegóły każdego działania. Następnie można wykorzystać plan do śledzenia działań i oceny ich wyników. To da Ci świetny początek planu sukcesu.
Strategiczne Public Relations