W dzisiejszej szybkiej erze cyfrowej prawie wymagane jest, abyśmy pracowali bardziej wydajnie, wykorzystując technologię do rozwiązywania skomplikowanych problemów. A żaden program komputerowy nie robi tego lepiej niż Microsoft Excel.
Po raz pierwszy wprowadzony w połowie lat 80-tych, wielu ekspertów biznesowych uważa Excela za jeden z najwspanialszych kawałków oprogramowania, jakie kiedykolwiek stworzono – w 2013 roku PCMag nazwał go „pierwszym i jedynym wyborem do manipulowania danymi numerycznymi”. I z ogromnymi kawałkami nowoczesnej gospodarki cyfrowej teraz zależne od programu, opanowanie jego zawiłości jest pewny sposób, aby zwiększyć produktywność, zwiększyć wydajność i zaimponować współpracowników i pracowników.
Given jego rangi w świecie oprogramowania, istnieją niezliczone sposoby, aby turbodoładować swoje doświadczenie Microsoft Excel, z których niektóre są pieczone bezpośrednio w interfejsie programu, a niektóre z nich są dostępne jako dodatki i wtyczki. A ponieważ nikt nigdy nie powiedział, że Excel jest łatwy, zebraliśmy nasze ulubione strategie poprawy wydajności.
- 1.) Poruszaj się po programie Excel jak profesjonalista.
- 2). Zastosuj podobne formatowanie do wielu arkuszy w tym samym czasie.
- 3) Wstawianie danych Excela do programu Microsoft Word lub PowerPoint.
- 4). Po prostu wybierz kolumny i wiersze.
- 5). Wstawianie wierszy i kolumn z łatwością.
- 6.) Przekształcanie kolumn w wiersze (lub odwrotnie).
- 7). Użyj prostych obliczeń, aby zaoszczędzić czas i energię.
- 8). Dodawanie wiersza podsumowującego do tabeli.
- 9). Użyj funkcji Autouzupełniania.
- 10). Ukryj dane w chronionych arkuszach.
1.) Poruszaj się po programie Excel jak profesjonalista.
Na pewno mysz i gładzik są standardowym wyposażeniem większości nowoczesnych biurek. Ale jeśli chcesz naprawdę doładować swój sposób korzystania z programu Microsoft Excel, naucz się skrótów klawiaturowych. Na przykład przytrzymanie klawisza Ctrl podczas stukania strzałek w górę, w dół, w lewo lub w prawo spowoduje zaznaczenie każdej komórki aż do końca arkusza. Przerzucaj arkusze, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl i naciskając jednocześnie klawisz Page Down lub Page Up. Naciskając jednocześnie kombinację klawiszy Ctrl + Shift + $, można zamienić zakres liczb w walutę, ze znakiem dolara i dwoma miejscami po przecinku. Możesz również zamienić liczbę w datę (dzień, miesiąc i rok), naciskając Ctrl + Shift + #.
2). Zastosuj podobne formatowanie do wielu arkuszy w tym samym czasie.
To krytyczne zadanie jest łatwe dzięki funkcji grupowania arkuszy w programie Excel. Kliknij karty arkuszy, które chcesz zgrupować, naciskając jednocześnie klawisz Ctrl, a wszystkie zmienią kolor na biały; gdy arkusze są zgrupowane, formatowanie wprowadzone w jednym arkuszu pojawia się również w pozostałych. Po sformatowaniu zgrupowanych arkuszy upewnij się, że przed wprowadzeniem lub usunięciem danych klikniesz na zakładki, aby je odgrupować.
3) Wstawianie danych Excela do programu Microsoft Word lub PowerPoint.
Jeśli kiedykolwiek próbowałeś tego wcześniej, możesz się śmiać. Ale przenoszenie danych z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu tekstowego jest możliwe. Należy tylko uważać, aby kliknąć schowek, który pojawi się po wklejeniu, aby zdecydować, czy chcesz zachować oryginalne formatowanie Excela, czy też sprawić, aby wklejone dane pasowały do formatu istniejącego dokumentu Worda lub PowerPointa.
4). Po prostu wybierz kolumny i wiersze.
Jeśli Twoje dane znajdują się w tabeli i musisz odwołać się do całej kolumny w nowej formule, kliknij nazwę kolumny. (Pro tip: upewnij się, że kursor wygląda jak strzałka w dół, zanim klikniesz nazwę kolumny). Inne przydatne skróty wyboru to Shift + Spacja, który zaznacza cały wiersz, oraz Ctrl + Spacja, który zaznacza całą kolumnę.
5). Wstawianie wierszy i kolumn z łatwością.
Dobry arkusz kalkulacyjny programu Excel jest zawsze gotowy do rozbudowy. Szybkie dodawanie wierszy i kolumn można wykonać na wiele sposobów: klikając przycisk Wstaw > Wiersze lub kolumny; klikając prawym przyciskiem myszy wiersze lub kolumny i wybierając polecenie Wstaw; lub naciskając klawisze Ctrl i + lub Ctrl + Shift i +
6.) Przekształcanie kolumn w wiersze (lub odwrotnie).
Jeśli masz dane zorganizowane w kolumny, które trzeba przekształcić w wiersze (lub na odwrót), nie martw się. Skopiuj oryginalny blok komórek, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę docelową i wybierz polecenie Paste Special,a następnie Transpose.
7). Użyj prostych obliczeń, aby zaoszczędzić czas i energię.
Formuły Excela mogą być legendarne ze względu na swoją złożoność, ale proste obliczenia często dają najbardziej natychmiastowy wzrost wydajności. Aby dodać, użyj klawisza +; aby odjąć, użyj klawisza -; aby pomnożyć, użyj klawisza *; a aby podzielić, użyj klawisza /
8). Dodawanie wiersza podsumowującego do tabeli.
Możesz dodać wiersz podsumowujący do tabeli na wstążce Projektowanie (w systemie Windows) lub wstążce Tabela (w systemie Mac), zaznaczając opcję Wiersz podsumowujący. Możesz wtedy wybrać spośród wielu różnych statystyk podsumowujących: nie tylko sumę całkowitą, ale także liczbę całkowitą, średnią, odchylenie standardowe i inne. Umieszczenie informacji w wierszu sumy lub podsumowania oznacza, że są one dołączone do tabeli, ale pozostaną w dolnym wierszu, niezależnie od tego, jak zdecydujesz się posortować dane w tabeli. Może to być ogromna oszczędność czasu, jeśli przeprowadzasz wiele eksploracji danych.
9). Użyj funkcji Autouzupełniania.
To działa świetnie w przypadku powtarzających się zadań: wypełniania dat, godzin lub innych wartości, które następują po sobie. Zacznij od pierwszego wpisu, a następnie przesuń kursor nad prawą dolną część ostatniej komórki, co spowoduje wyświetlenie uchwytu wypełnienia. Gdy zmieni się on na znak plusa (+), kliknij i zaznacz wszystkie komórki, które chcesz wypełnić wybranym wzorem. Możesz nawet przejść w górę kolumny lub w lewo i w prawo w wierszu.
10). Ukryj dane w chronionych arkuszach.
Jeśli chcesz podzielić się niektórymi danymi z innymi użytkownikami, ale nie wszystkimi, rozważ ich ukrycie. Prostym sposobem jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie funkcji Ukryj. Ale możesz być jeszcze bezpieczniejszy, używając funkcji Formatuj komórki, klikając Strona główna > Czcionka > Otwórz Formatuj komórki > Karta Numer > Własne > Typ. W ten sposób Twoje dane pozostaną naprawdę bezpieczne.
Czy jesteś doświadczonym profesjonalistą programu Excel polującym na świeże sztuczki użytkowe, czy też nowym użytkownikiem starającym się zrozumieć to wszystko, te wskazówki powinny poprawić Twoje doświadczenie z programem. Chcesz dowiedzieć się więcej o pakiecie produktywności Microsoft Office? Jesteś ciekaw, czy Twoje biuro jest gotowe na aktualizację, która uczyni Twoje życie technologiczne bardziej produktywnym i wydajnym? Skontaktuj się z CMIT Solutions już dziś. Jesteśmy tu po to, aby sprzęt i oprogramowanie pracowały dla Twojej firmy, a nie przeciwko niej.