Jak efektywnie zarządzać zasobami IT

Widoczność, przejrzystość, świadomość, jasność i przewidywanie. Są to kluczowe cechy administratorów IT, którzy z powodzeniem zarządzają swoimi zasobami IT, stosując dyscyplinę zarządzania zasobami IT (ITAM).

Jeszcze kilka lat temu proces zarządzania zasobami był w zasadzie zadaniem pobocznym dla większości działów IT. Obecnie jednak, stał się on istotną częścią zarządzania usługami informatycznymi. W rzeczywistości, ITAM został uznany za piąty najczęściej przyjmowany aspekt ITSM.

Co więcej, zarządzanie aktywami IT ma bezpośredni wpływ na cztery najważniejsze procesy ITSM: incydenty, wiedzę, zmiany i problemy.

W niniejszym artykule omówione zostaną liczne praktyki i wskazówki dotyczące poprawy zarządzania aktywami IT, takie jak:

• ITAM we współczesnym środowisku biznesowym

• Czego szukać w narzędziach do zarządzania aktywami IT

• Co z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych do ITAM?

• Najlepsze praktyki zarządzania aktywami sprzętowymi

• Jak dodać istniejące dane rejestru aktywów IT do bazy danych narzędzia

• Ustawianie procesu śledzenia aktywów IT dla nowych pozycji

• Jak zoptymalizować aktywa IT przy użyciu Hardware Asset Management

• Najlepsze praktyki zarządzania aktywami oprogramowania

• Najlepsze praktyki zarządzania aktywami IT

• Jak zoptymalizować aktywa IT przy użyciu Hardware Asset Management? Praktyki zarządzania aktywami oprogramowania

ITAM we współczesnym środowisku biznesowym

IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) opisuje IT Asset Management jako zestaw praktyk biznesowych, które włączają aktywa IT do wszystkich jednostek biznesowych w organizacji. Jego celem jest połączenie odpowiedzialności finansowej, inwentaryzacyjnej, kontraktowej i zarządzania ryzykiem, aby zarządzać całym cyklem życia aktywów.

Praktyki organizacyjne i trendy branżowe z ostatniej dekady zwiększyły potrzebę lepszego zarządzania aktywami. Obejmują one:

• Powstanie Shadow IT, gdzie osoby niebędące kierownikami IT przyjmują nowe rozwiązania bez przechodzenia przez formalny proces
• Ciągłą potrzebę transformacji platform IT, migracji chmur, i wirtualizacji
• Pewność dotycząca kosztów licencji oprogramowania spowodowana wirtualizacją i migracją do chmury
• Coraz większa presja na redukcję kosztów przy jednoczesnym utrzymaniu wydajności
• Wzrost liczby audytów oprogramowania

Jeszcze w 2011 roku klienci, którzy z powodzeniem wdrożyli ITAM jako dyscyplinę, zazwyczaj osiągali 30-procentowe oszczędności kosztów w pierwszym roku. Jak również pięć procent w ciągu kolejnych pięciu lat.

Z drugiej strony, organizacje, które nie przyjęły ITAM lub przyjęły go słabo, wydają 20 procent swoich całkowitych kosztów na licencjonowanie oprogramowania i utrzymanie sprzętu dla aktywów, które nie są już używane.

Zarządzanie aktywami IT zazwyczaj rozróżnia zarządzanie aktywami oprogramowania (SAM) i zarządzanie aktywami sprzętu (HAM). SAM i HAM to dwie strony tej samej monety. Muszą być zarządzane w nieco inny sposób, ponieważ każdy z nich ma specyficzne wymagania, ale mimo to są ze sobą powiązane.

W początkowym okresie, HAM był na pierwszym miejscu, a SAM na drugim, ponieważ musiała istnieć fizyczna infrastruktura dla oprogramowania.

Jednakże Hardware Asset Management jest kosztowny i trudny do utrzymania, co sprawia, że duże inwestycje w fizyczną infrastrukturę IT dla mniejszych firm są trudne do zrealizowania.

W dzisiejszych czasach duże przedsiębiorstwa, takie jak SAP, IBM i Microsoft, ponoszą koszty inwestycji w infrastrukturę sprzętową i koszty operacyjne. Oferując moc obliczeniową i pamięć masową swoim klientom jako usługi.

Rozwój bezserwerowy idzie o krok dalej, umożliwiając jednemu komputerowi z połączeniem internetowym bezproblemowe uruchamianie złożonych funkcji.

Jako takie, zaczynamy widzieć inny podział między sprzętem i oprogramowaniem od organizacji do organizacji. Mniejsze firmy potrzebują mniej inwestycji w sprzęt, podczas gdy duże organizacje, które zapewniają infrastrukturę jako usługę, muszą rozmieścić więcej zasobów, aby sprostać zapotrzebowaniu.

Tutaj musimy pamiętać, że większość firm już dokonała inwestycji w infrastrukturę IT i tylko rozszerza swoje możliwości IT poprzez przyjęcie rozwiązania w chmurze. To właśnie tutaj złożoność staje się problemem, a zarządzanie aktywami staje się kluczowe.

Prawie 70 procent firm, które zwirtualizowały swoje aktywa programowe, nie przeszło audytów dostawców i skończyło się obciążeniem dużymi rachunkami. Audyty oprogramowania są dużym obciążeniem dla zasobów IT, a zespoły ITAM muszą poświęcać od 50 do 70 procent swojego czasu na zajmowanie się audytami.

Obniżenie kosztów jest głównym motorem i najbardziej oczywistym powodem przyjęcia ITAM. Ale poza redukcją kosztów istnieje jeszcze wiele innych korzyści:

• Większa efektywność zamówień
• Poprawa zgodności
• Większe bezpieczeństwo aktywów i własności intelektualnej
• Redukcja ryzyka finansowego, kontraktowego, i ryzyka utraty reputacji
• Lepsza pozycja do negocjowania nowych kontraktów

Czego szukać w narzędziach do zarządzania aktywami IT

Na szczęście, wraz z coraz bardziej złożonymi systemami informatycznymi i sieciowymi, opracowaliśmy również narzędzia, które mogą pomóc nam zoptymalizować i ulepszyć zbiór aktywów organizacji.

Podstawowe możliwości narzędzia do zarządzania aktywami IT to:

• Możliwości łatwego importu danych
• Repozytorium do zarządzania aktywami oprogramowania i sprzętu
• Jasno zdefiniowane relacje między aktywami IT, użytkownikami i informacjami o użytkowaniu
• Integracja z sąsiednimi systemami IT i biznesowymi

Następujące funkcje narzędzi do zarządzania aktywami IT mogą być również bardzo przydatne:

• Audit Management
• Compliance Tracking
• Configuration Management
• Contract/License Management
• Cost Tracking
• Inventory Management

.

• Maintenance Management
• Procurement Management
• Requisition Management
• Supplier Management

Co z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych dla ITAM?

Mimo, że arkusze kalkulacyjne mogą wydawać się prymitywne i otrzymują mniejszy budżet marketingowy w porównaniu z dedykowanymi narzędziami ITAM, posiadają one wiele funkcjonalności. To czyni je odpowiednimi dla małych i średnich zasobów IT.

Aby w pełni wykorzystać oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego, rozważ użycie następujących funkcjonalności:

• Formatowanie warunkowe

  Można je wykorzystać do wyróżnienia aktywów, które tracą wsparcie, aktualizacji i tym podobnych.

• Raportowanie

  Używanie wykresów programu Microsoft Excel lub tabel przestawnych umożliwia tworzenie złożonych raportów.

• Makra

  Automatyzacja przetwarzania danych i łączenie się z zewnętrznymi źródłami.

• Eksportowanie i importowanie danych

  Łączenie się z bazami danych SQL w celu podawania lub wyciągania informacji.

Dodatkowo większość oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych jest bezpłatna, a większość systemów informatycznych ma już wersję programu Microsoft Excel. Nie ma więc potrzeby dodatkowych inwestycji.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania aktywami sprzętowymi

Hardware to termin zbiorczy, który obejmuje większość przedmiotów, które można znaleźć w środowisku IT. Przykłady obejmują komputery stacjonarne, laptopy, monitory, routery, przełączniki, koncentratory i telefony.

Informacje przechowywane w odniesieniu do każdego składnika aktywów sprzętowych muszą co najmniej zapewniać możliwość jednoznacznej identyfikacji składnika aktywów.

W celu optymalizacji aktywów sprzętowych administratorzy IT muszą przechowywać dodatkowe informacje w odniesieniu do gwarancji, umów wsparcia, konserwacji i innych zmiennych. Zarządzanie aktywami sprzętowymi musi również obejmować dane wspierające SAM.

Tutaj znajdują się podstawowe informacje dotyczące sprzętu:

• Nazwa zasobu w celu utworzenia unikalnego identyfikatora przy użyciu informacji takich jak marka, model, lokalizacja
• Dostawca zasobu
• Typy urządzeń, takie jak laptop, router lub telefon komórkowy
• Numer seryjny
• Statusy zasobu, takie jak Deployed, In Storage, Retired i Disposed
• Role zasobu, takie jak Production, Standby, i Test
• Podmiot organizacyjny, który jest właścicielem każdego składnika aktywów
• Lokalizacja urządzenia
• Informacje o konfiguracji
• Oprogramowanie zainstalowane na składniku aktywów
• Data zakupu
• Data uruchomienia
• Data wygaśnięcia gwarancji/wsparcia kontraktowego

Podczas wypełniania bazy danych narzędzia ITAM lub arkusza kalkulacyjnego, administratorzy IT muszą również dodać informacje o bieżących aktywach IT. Jak również skonfigurować proces dodawania nowych aktywów, gdy zostaną one nabyte w przyszłości.

Jak dodać istniejące dane rejestru aktywów IT do bazy danych narzędzia

Poniżej opisano trzy sposoby, w jakie administratorzy IT mogą wypełnić bazę danych narzędzia informacjami o bieżących systemach IT.

1. Import wszelkich istniejących trackerów do narzędzia

   Jeśli rozwinąłeś swoją firmę i prosty arkusz kalkulacyjny wystarczył do śledzenia sprzętu, możesz użyć swojego arkusza kalkulacyjnego do wprowadzenia wszystkich informacji do narzędzia HAM.

2. Odkryj swoją sieć pod kątem podłączonych urządzeń

   Istnieje wiele narzędzi do odkrywania, które są w stanie przeskanować całą sieć i zwrócić wiele informacji o twoich zasobach sprzętowych.

3. Użyj informacji o zamówieniach dostawców

   Dane o zamówieniach wydane przez dostawców dadzą Ci informacje o wszystkich aktywach w Twoim majątku.

Ustaw proces śledzenia aktywów IT dla nowych pozycji

Po dodaniu nowych aktywów IT w swoim majątku, organizacje przechodzą przez określony cykl życia sprzętu. Cykl życia określa etapy, przez które urządzenie przechodzi w trakcie swojego życia.

Typowo, cykl życia sprzętu obejmuje następujące czynności:

• Architektura i projektowanie sieci
• Zapotrzebowanie na składnik aktywów
• Zatwierdzenie i zakup
• Wdrożenie
• Użytkowanie, konserwacja i aktualizacje
• Wycofanie z eksploatacji

W cyklu życia takim jak opisany powyżej, proces śledzenia aktywów rozpoczyna się już w kroku numer jeden. Po przeprowadzeniu analizy i przedstawieniu zamówienia zakupu lub uzasadnienia biznesowego dla zakupu większej ilości aktywów, dział IT powinien już mieć jasny obraz tego, które urządzenie trafi gdzie i jakie oprogramowanie będzie musiało być uruchomione.

W kroku numer cztery proces zarządzania aktywami może zostać skonsolidowany, gdy wszystkie dane są dostępne.

Jak zoptymalizować aktywa IT za pomocą Hardware Asset Management

Korzyści z używania narzędzia do zarządzania aktywami sprzętowymi wykraczają poza zwykłe przechowywanie informacji o urządzeniach. Nowoczesne narzędzia pozwalają skonfigurować pulpit nawigacyjny i uzyskać dostęp do cennych informacji, takich jak:

• Generuj raporty

  Zobacz dostępność, wykorzystanie, elementy, które nie są aktualnie zainstalowane, urządzenia do wycofania z eksploatacji.

• Użyj IT Network Monitoring, aby podnosić alarmy

  Zgłaszaj problemy, gdy oprogramowanie wychodzi z gwarancji lub zbliża się do końca okresu eksploatacji.

• Automatyzuj przepływy pracy związane z wdrażaniem

  Twórz szablony konfiguracji dla urządzeń w zależności od ich funkcji.

• Zarządzaj aktualizacjami oprogramowania i zabezpieczeń

  Zaplanuj dedykowane przedziały czasowe na aktualizacje, aby zminimalizować przestoje.

Najlepsze praktyki zarządzania aktywami oprogramowania

Zarządzanie aktywami oprogramowania stało się koniecznością po powszechnym wdrożeniu chmury obliczeniowej i cichym włączeniu Shadow IT.

Zarządzanie aktywami oprogramowania zapewnia trzy korzyści:

1. Zarządzanie

   Zapewnienie, że tylko zatwierdzone aplikacje są wprowadzane do lokalnego środowiska obliczeniowego, a licencje na oprogramowanie są w pełni i odpowiednio wykorzystywane.

2. Zarządzanie

   SAM zapewnia wiele funkcji planowania aktualizacji, prognozowania kosztów, dodawania nowych aktywów i wycofywania starych.

3. Wydajność przedsiębiorstwa

   Dostępność informacji radykalnie przyspiesza proces zmian w dużych organizacjach.

Licencjonowanie jest prawdopodobnie najważniejszym wymiarem w odniesieniu do zarządzania aktywami oprogramowania, ponieważ zła obsługa licencji może kosztować organizacje miliony.

Istnieje wiele rodzajów licencji, z których każda ma inne umowy i wymagania. Niektóre z nich to:

• Identity-locked

  Licencja jest przypisana do konkretnego użytkownika i jest niezbywalna (np. Microsoft Windows).

• Node-locked

  Licencja, która może być używana tylko przez jednego użytkownika w danym momencie, ale wielu użytkowników może z niej korzystać w kolejnych momentach.

• Floating

  Licencja, która jest dostępna dla dużej liczby użytkowników. Po zalogowaniu się, system licencjonowania przypisuje żądającemu użytkownikowi licencję, która jest zwracana na końcu sesji.

• Licencja stanowiskowa

  Nieograniczone użytkowanie w miejscu instalacji licencji.

• Open Source

  Nieograniczone użytkowanie w ramach umowy licencyjnej.

• Timed

  Licencja dostępna tylko przez określony czas.

• Physically Restricted

  Licencje dołączone do sprzętu.

Wybór narzędzia SAM

Narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania są zaprojektowane tak, aby zapewnić pracownikom IT jak największą kontrolę i widoczność nad ich zasobami IT. Chociaż każde narzędzie jest inne, większość z nich zawiera funkcjonalności takie jak:

• Zarządzanie licencjami na oprogramowanie
• Konfiguracja oprogramowania
• Zarządzanie zapasami
• Użytkowanie oprogramowania
• Kontrakty i zakupy
• Zgodność z przepisami (ang. ad governance
• Zarządzanie cyklem życia oprogramowania
• Wdrażanie oprogramowania
• Raportowanie

Podczas oceny krytycznych możliwości narzędzi do zarządzania zasobami oprogramowania, zalecamy poszukiwanie cech, które pozwalają pogodzić dane o uprawnieniach i zużyciu oprogramowania w celu zmniejszenia ryzyka braku zgodności, optymalizacji kosztów i poprawy wydajności biznesowej. Zalecamy, aby liderzy infrastruktury i operacji szukali następujących cech:

• Ręczne wprowadzanie uprawnień do oprogramowania
• Automatyzacja uprawnień do oprogramowania
• Konsumpcja oprogramowania punktów końcowych
• Konsumpcja oprogramowania centrum danych
• Konsumpcja oprogramowania chmury

.

• Speciality Software Consumption
• Reconcile External Information
• Optimize Entitlements/Consumption
• Share Information

Jak zarządzać aktywami oprogramowania, gdy pracownicy dołączają, odchodzą lub zmieniają miejsce pobytu w firmie

W przypadku każdej zmiany organizacyjnej dany pracownik będzie musiał posiadać zaktualizowany zestaw aktywów informatycznych.

Należy ustanowić przepływ pracy, który powinien obejmować następujące czynności: przypisywanie istniejących aktywów, nabywanie nowych aktywów, odzyskiwanie aktywów po opuszczeniu firmy, a także ustanowienie procesu dla utraconych lub skradzionych aktywów.

Ten przepływ pracy IT musiałby ściśle współpracować z systemem HR, komunikując informacje o użytkowniku i poziomach uprawnień.

Jak zarządzać aktywami oprogramowania, aby zapobiec audytom

Audyty dostawcy to procesy badania zgodności organizacji w zakresie korzystania z oprogramowania w ramach warunków umowy.

Niedostateczna widoczność i zarządzanie dostępnymi licencjami może doprowadzić do tego, że organizacja będzie niezgodna z przepisami, stając się łatwym celem dla dostawców, którzy będą sprzedawać swoje produkty i naliczać im duże rachunki.

Duzi dostawcy oprogramowania, tacy jak Microsoft, Adobe, IBM, SAP i Oracle, zyskali reputację agresywnych audytów oprogramowania, które zakłócają operacje IT organizacji.

Przyjmując narzędzie do zarządzania zasobami oprogramowania, ryzyko stania się niezgodnym z przepisami jest drastycznie zmniejszone, ponieważ administratorzy IT mają ogólny widok wszystkich dostępnych licencji, jak są one dystrybuowane, kto ich używa i kiedy mają wygasnąć.

Utrzymywanie na szczycie odnawiania licencji, nabywanie dodatkowych aktywów, gdy wzrasta zapotrzebowanie i usuwanie licencji w przypadkach, w których nie są one używane, pomoże organizacjom nie tylko chronić się przed audytem, ale także zoptymalizować ich zasoby IT w celu wytworzenia największej wartości.

Zarządzanie aktywami oprogramowania podczas migracji do chmury

Migracja do chmury jest złożonym i długim projektem, który może pozostawić wiele dziur w systemach IT, jeśli zostanie wykonany nieprawidłowo. Zarządzanie zasobami oprogramowania odgrywa ogromną rolę w zapewnieniu, że wszyscy użytkownicy mają dostęp do tych samych usług co wcześniej i nie ma rozbieżności między systemem przed i po migracji.

Każdy z dostawców ma nieco inne systemy, więc istnieje różnica między SAP Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud, a nawet Adobe Experience Cloud.

Microsoft zaleca liderom IT, aby rozważyli rozwiązania SAM, które pomagają w następujących kwestiach:

• Pomagają określić, czy najlepszą strukturą dla biznesu jest struktura on-premises, cloud, czy hybrydowa.
• Zmniejszanie ryzyka związanego z przenoszeniem aktywów centrum danych na potrzeby projektów konsolidacji, chmury i wirtualizacji.
• Dostarczanie długoterminowej mapy drogowej migracji do chmury, która pomaga zdefiniować cele migracji.
• Ocena, czy migracja do chmury ułatwi zarządzanie aktywami oprogramowania.
• Posiadanie dogłębnego zrozumienia licencjonowania oprogramowania zarówno w przypadku wdrożeń w chmurze, jak i w siedzibie firmy.

.