Nie ma żadnej magii ani tajemnicy w negocjacjach ani w tym, co czyni mistrza negocjacji. Istnieje 5 kroków i praktyk, które konsekwentnie działają. Przedstawiony tu model identyfikuje pięć etapów wszelkich negocjacji w uproszczonych ramach, które pomogą Ci przeanalizować, przyswoić i zastosować Najlepsze Praktyki Negocjacyjne (BNPS).
Model ten został zbudowany na podstawie różnorodnych doświadczeń klientów w organizacjach na całym świecie od 1993 roku. Jest on kolisty, ponieważ obrazuje płynny ruch wszystkich negocjacji. Negocjacje oparte na współpracy są ciągłym procesem, który buduje pewność siebie, zaufanie i silne relacje.
22 Najlepsze Praktyki Negocjacyjne (BNP) zasadniczo dzielą się na etapy negocjacji – chociaż niektóre z nich mają zastosowanie w całym cyklu negocjacyjnym, a inne przechodzą z jednego etapu do drugiego.
| Pięć etapów negocjacji | |
|---|---|
| Faza 1: Przygotowanie |
Identyfikacja potencjalnej wartości |
|
Faza 2: Information Exchange and Validation |
Discovering and creating value |
| Stage 3: Bargain |
Create and distribute value |
| Stage 4: Conclude |
Capture value |
| Stage 5: Wykonaj |
Powiększ wartość |
Etap 1 – Przygotowanie
Nie ma dobrego skrótu do Przygotowania. Jest to pierwszy etap każdych negocjacji, choć ludzie często nie poświęcają mu tyle czasu, na ile zasługuje. Często przechodzą do etapu Wymiany Informacji, a nawet bezpośrednio do Targowania.
Przygotowanie zaczyna się od ustalenia, czy jest to potencjalna sytuacja do współpracy, abyś mógł wybrać lepszą strategię. Następnie należy poświęcić czas na poszukiwanie informacji, analizę danych i dźwigni oraz identyfikację interesów i stanowisk. Wreszcie, musisz rozważyć relację, którą chcesz zbudować.
Pięć kluczowych elementów przygotowania do negocjacji
- Pierwsze punkty do rozważenia
Czy powinienem negocjować?
Co muszę wiedzieć
Organizacja informacji - Badania obejmują
Partnerów i interesariuszy
Bazę faktów
Standardy i punkty odniesienia - Analiza obejmuje
Reorganizację danych
Przewidywanie tego, co się wydarzy
Ocenę mocnych stron i ryzyka - Identyfikację twoich i ich
Interesów
Pozycje: Cele, Najbardziej Pożądane Rezultaty, i najmniej akceptowalne porozumienia
Najlepsze alternatywy dla wynegocjowanego porozumienia
Ustępstwa - Poznaj relację, którą chcesz zbudować
Planuj budowanie zaufania
Przygotuj się na reakcje emocjonalne
Opracuj sondy, aby odkryć „nie wiem” i sprawdzić założenia
Etap 2 – Wymiana informacji
Etap wymiany informacji ma miejsce, gdy zaczynasz angażować drugą stronę, wymieniać się informacjami i badać opcje, które odnoszą się do interesów – tego, czego każda ze stron potrzebuje, w przeciwieństwie do stanowisk – tego, o co każda ze stron prosi w późniejszym etapie Negocjacji. Różnicę między interesami a stanowiskami oraz ich znaczenie dla udanych negocjacji omówimy szczegółowo później, ale poniżej podajemy krótki przykład:
Stanowisko pracownika: poprosiła o przydzielenie jej do projektu Beta.
Zainteresowanie pracownika: aby awansować, musi odnieść sukces w projekcie o dużej widoczności.
Najważniejsze jest tutaj skupienie się na budowaniu relacji i zaufania, bez których żadna ze stron nie będzie czuła się komfortowo dzieląc się interesami. Jednym ze sposobów budowania relacji jest odrobienie „społecznej pracy domowej” na tym etapie poprzez poznanie i okazanie zainteresowania kulturą biznesową drugiej strony, jej osobowością, zainteresowaniami zewnętrznymi i wartościami.
Cztery krytyczne oceny są dokonywane na etapie wymiany:
- Wiarygodność – Czy są uczciwi i godni zaufania?
- Kompetencja – Czy są wiarygodni i zdolni?
- Sympatia – Czy możecie dobrze współpracować?
- Zgodność interesów – Czy twoje interesy są zgodne z ich interesami?
Narzędziem mistrza na etapie wymiany jest budowanie zaufania i Sonda Negocjatora.
Jedna z definicji Sondy:
… technika stosowana w celu zachęcenia respondenta do udzielenia bardziej szczegółowej odpowiedzi na pytanie i rozwinięcia jego poprzedniej odpowiedzi. Przykład: „Coś jeszcze?” „Dlaczego uważa Pan, że to jest sprawiedliwe?” „Jak wpadłeś na to rozwiązanie?”
Czas na decyzję Go/No-Go w wymianie
Jeśli twoja ocena na tym etapie procesu negocjacji jest negatywna, wprowadzasz poprawki lub wdrażasz swoją Najlepszą Alternatywę dla Wynegocjowanego Porozumienia (BATNA).
Jeśli twoja ocena na tym etapie procesu negocjacji jest pozytywna, idziesz do przodu. Mając wypracowane zaufanie, poszukujecie kreatywnych rozwiązań, które dotyczą interesów i widzicie potencjał do stworzenia prawdziwej wartości.
Dive into Bargaining Now?
W tym momencie będziecie chętni, aby przejść do Etapu Negocjacji. Zatrzymaj się, aby stworzyć jedno krytyczne narzędzie, które będzie cię prowadzić i chronić na kolejnych etapach. Jest nim opracowanie wspólnej agendy.
Etap 3 – Targowanie się
Targowanie się to miejsce, w którym następuje „dawanie i branie”. Jeśli myślisz, że sukces oznacza wszystko brać i nic nie dawać, nie uda ci się uchwycić prawdziwej wartości. Podczas targowania robisz i zarządzasz swoimi ustępstwami. Kiedy dajesz i bierzesz to, co zaspokaja interesy obu stron, zbudujesz trwałą relację i owocny wynik. Podczas Etapu Negocjacji, kontynuujesz tworzenie wartości, a dzięki transakcjom, w końcu przechwytujesz wartość.
- Aby być godnym zaufania, musisz być hojny.
Są dwa narzędzia, których będziesz potrzebował ze swojego przybornika negocjatora w Etapie Negocjacji, Sonda i Kreatywność.
Negocjacje to twój „czas twarzy” z drugą osobą, nawet kiedy nie jesteście twarzą w twarz.
Jak we wszystkich relacjach interpersonalnych, emocje mogą pomóc lub przeszkodzić w postępie. Konkretne narzędzia negocjacyjne i umiejętności behawioralne negocjatora mają tu ogromne znaczenie. Precyzyjnie dostrojone umiejętności komunikacyjne są krytyczne w tym momencie, gdy badasz opcje tworzenia wartości i przeprowadzasz transakcje w celu przechwycenia wartości. Odniesiesz największy sukces, gdy rozwiązania zaspokoją potrzeby wszystkich.
Faza 4 – Zakończ
Faza 4 to punkt w procesie, w którym osiągasz porozumienie. Ważne jest, aby dowiedzieć się, czy druga strona ma zdolność do wykonania tego, co powiedziała, że zrobi. Jest to czas na spisanie wspólnych interesów i sporządzenie wyczerpującego podsumowania porozumienia. Czasami trzeba rozważyć strategie w tym miejscu, aby zablokować zobowiązanie. Pamiętaj, aby uzgodnić również kolejne kroki. I nigdy nie zapomnij podziękować drugiej stronie za jej chęć do negocjacji – nawet jeśli nie osiągnięto porozumienia.
Faza 5 – Wykonanie
Faza 5 to wdrożenie porozumienia. Etap ten może być również postrzegany jako przygotowanie do następnej okazji negocjacyjnej. Musisz upewnić się, że dotrzymujesz złożonych obietnic, aby wzmocnić relację i zbudować zaufanie. Na tym etapie dowiesz się więcej o drugiej stronie. Dzięki temu następnym razem negocjacje będą łatwiejsze. Pamiętaj też, że w trakcie realizacji będziesz prawdopodobnie stosował cały proces negocjacyjny i Najlepsze Praktyki Negocjacyjne (BNP) wobec nieoczekiwanych zdarzeń, niepowodzeń w działaniu i nieuniknionych zmian.