Więc jaka jest różnica między systemem ERP a systemem EPM? Jakie problemy biznesowe rozwiązują? Dlaczego potrzebujesz obu? Jak one współpracują?
ERP – Optimized for Transaction Processing
Zacznijmy od systemów ERP. Chociaż nazwa sprawia, że brzmi to jak system, który jest zoptymalizowany do planowania, w rzeczywistości, system ERP jest zaprojektowany i zoptymalizowany do przetwarzania transakcji back-office i wsparcia procesów operacyjnych. Oto niektóre z kluczowych procesów obsługiwanych przez system ERP:
- Zakupy
- Konta płatnicze
- Przetwarzanie zamówień i fakturowanie
- Zarządzanie należnościami i kolekcjami
- Zarządzanie środkami trwałymi
- Treasury i zarządzanie gotówką
- Księga główna
.
Większość systemów ERP są zbudowane i wdrożone przy użyciu systemu zarządzania relacyjną bazą danych (RDBMS), który jest zoptymalizowany do przetwarzania transakcji o dużej objętości. Dane w systemie ERP jest zazwyczaj podsumowane w module księgi głównej.
Więc oprócz obsługi sprawozdawczości operacyjnej na danych transakcyjnych, systemy ERP obsługuje również niektóre podstawowe finansowe i sprawozdawczości zarządczej. Obejmuje to podstawowe sprawozdania finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Obejmuje również raporty zarządcze, takie jak rzeczywiste vs. budżet raporty wariancji według centrum kosztów i działu.
Większość systemów ERP, jednak brakuje w obsłudze następujących procesów EPM:
- Konsolidacja i raportowanie wyników finansowych z wielu systemów ERP/GL
- Iteracyjne zbieranie, kompilowanie i zarządzanie budżetami finansowymi i operacyjnymi
- Orchestracja i zarządzanie procesem prognozy kroczącej
- Modelowanie typu „co-jeśli” różnych scenariuszy finansowych lub operacyjnych (M&As, reorganizacje, nowy produkt lub wejście na rynek, planowanie długodystansowe, prognozowanie przepływów pieniężnych itp.)
- Wielowymiarowa analiza wyników finansowych i operacyjnych
Więc możesz się zastanawiać – jak organizacje radzą sobie z tego typu wymaganiami, jeśli ich systemy ERP nie mogą ich obsłużyć? Odpowiedź: Wiele organizacji rozszerza swoje systemy ERP o serię arkuszy kalkulacyjnych Excel lub korzysta z aplikacji EPM, aby wspierać te wymagania.
EPM – Optimized for Management Processes
Rozwiązania programowe EPM są uzupełnieniem systemów ERP i zazwyczaj zastępują arkusze kalkulacyjne wykorzystywane do wspierania określonych procesów zarządzania:
- Budżetowanie, planowanie i prognozowanie
- Konsolidacja i raportowanie finansowe
- Raportowanie zarządcze &analityka
- Modelowanie przedsiębiorstwa
Przyjrzyjrzyjmy się, jak system EPM obsługuje niektóre z tych procesów – zaczynając od budżetowania, planowania i prognozowania.
Moduł planowania w systemie EPM jest przeznaczony do obsługi zbierania i kompilacji budżetów i danych prognostycznych, z przepływem pracy i wsparciem procesu, który rozpoznaje iteracyjny charakter procesu. Szablony wprowadzania danych budżetowych mogą być tworzone i dostosowywane do potrzeb różnych działów, ale menedżerowie liniowi nie mogą zazwyczaj zastępować reguł biznesowych i obliczeń, które zostały zdefiniowane przez finanse.
A kiedy menedżerowie wprowadzają swoje dane budżetowe i naciskają enter, wyniki trafiają bezpośrednio do scentralizowanej bazy danych w celu kompilacji. Te możliwości pozwalają organizacjom przyspieszyć proces budżetowania przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności informacji. Budżet może być „posiane” z roku poprzedniego rzeczywistych wyników z systemu ERP, a gdy budżet jest zakończona, może być załadowany do systemu ERP, w razie potrzeby.
Jeśli chodzi o konsolidacji finansowej i raportowania, moduły konsolidacji większości systemów EPM są przeznaczone do zbierania i konsolidacji wyników finansowych z jednego lub wielu GL i innych źródeł danych. Systemy te zapewniają wbudowane wsparcie dla złożoności, takich jak przeliczanie walut, eliminacje między firmami i sprawozdawczości w ramach wielu wytycznych księgowych, takich jak US GAAP lub MSSF. Ponadto, systemy EPM zapewniają elastyczne narzędzia do raportowania, które pozwalają użytkownikom z działu finansowego łatwo tworzyć i produkować szeroką gamę raportów finansowych i zarządczych, bez wsparcia IT. Pozwala to organizacjom zautomatyzować i przyspieszyć proces zamykania i raportowania na koniec okresu, a także uwolnić więcej czasu finansów na analizy.
A jeśli chodzi o wspieranie analizy „co-jeśli”, moduły modelowania w większości systemów EPM są zaprojektowane do obsługi zintegrowanych, wielowymiarowych modeli, które pozwalają organizacjom zrozumieć wpływ finansowy decyzji operacyjnych, wyciągając dane z innych modułów EPM lub z ERP i innych systemów transakcyjnych.
EPM i ERP – Lepsza praca razem
Po zrozumieniu różnic między systemami ERP i EPM, pytanie może być, co wdrożyć pierwszy? To przypomina mi pytanie o kurczaka lub jajko – ale ten jest łatwiejszy do odpowiedzi. W większości organizacji, księgowość /ERP system przychodzi pierwszy. Chyba że planujesz płacić rachunki i prowadzenie ksiąg ręcznie, Twoja firma nie może działać bez pewnego rodzaju zautomatyzowanego systemu księgowego do prowadzenia listy płac, przetwarzania faktur, dokonywania płatności, rozliczania klientów, śledzenia kolekcji i produkcji okresowych sprawozdań finansowych.
Arkusze kalkulacyjne mogą wystarczyć, na wczesnym etapie, jako środek do tworzenia budżetów lub prognoz, i robi kilka podstawowych raportów i analiz. Ale jak firmy rosną w wielkości i złożoności, ręczne podejście do budżetowania, planowania, prognozowania i raportowania przy użyciu programu Excel i e-mail staje się uciążliwe. Potrzeba rozwiązania EPM pojawi.
Dobrą wiadomością jest to, że systemy EPM mogą często wykorzystywać Excel jako front-end, i są przeznaczone do integracji i zbierania danych z wielu źródeł – ERP, GL, HR, sprzedaży, marketingu, itp. W niektórych przypadkach, sprzedawca może nawet zapewnić certyfikowane łączniki, które zapewniają bezpośrednią integrację z określonymi systemami, co przyspiesza proces integracji i zmniejsza koszty integracji.
I miłą rzeczą w większości systemów EPM jest to, że ponieważ są one agnostyczne do podstawowych systemów transakcyjnych, można uaktualnić lub zastąpić bazowego systemu ERP / GL bez zakłócania procesów zarządzania – tj. planowania i raportowania – w okresie przejściowym. Więc organizacje, które chcą uaktualnić te systemy, a nie mają już system EPM w miejscu, może chcieć wdrożyć system EPM przed wykonaniem aktualizacji ERP w celu zmniejszenia zakłóceń. Tak więc w tym przypadku, kura nie przychodzi przed jajkiem!
Przykłady klientów
Planful pracował z ponad 600 firm, aby pomóc im zastąpić arkusze kalkulacyjne lub starszych aplikacji używanych do planowania, konsolidacji, raportowania, analizy i modelowania – z chmury EPM rozwiązanie, które działa bezproblemowo z ich systemów ERP. Niezależnie od tego, czy system ERP jest wdrożony w siedzibie firmy, czy w chmurze, Planful można wdrożyć szybko – zazwyczaj w ciągu kilku tygodni lub miesięcy.
Tacy klienci są w stanie:
- Skrócić cykle planowania i prognozowania nawet o 50%
- Skrócić dni do zamknięcia nawet o 75%
- Przyspieszyć raportowanie finansowe i zarządcze nawet o 80%
- Dostarczyć wglądy, które zmniejszają koszty i poprawiają koncentrację biznesową
- Zrobić wszystko powyższe przy niższym koszcie TCO niż w przypadku rozwiązań on-premises i innych dostawców w chmurze
Aby dowiedzieć się więcej, pobierz naszą bezpłatną białą księgę zatytułowaną „Najlepsze praktyki: ERP i Enterprise Performance Management.”