Planujący wydarzenia specjalne – zwłaszcza ci ze świata nonprofit – wiedzą, że organizowanie imprez fundraisingowych na świeżym powietrzu to świetny pomysł. Tego typu imprezy, podobnie jak inne pomysły związane z fundraisingiem społecznym, wymagają, by planowanie przyszłorocznej imprezy rozpoczęło się natychmiast po zakończeniu tegorocznej. Ważne jest, aby podsumować imprezę i przedyskutować, co poszło dobrze, a co można poprawić, kiedy wydarzenie jest jeszcze świeże w umysłach członków zespołu. Omówienie sukcesów i usprawnień gwarantuje, że te elementy będą mogły zostać uwzględnione lub udoskonalone w przyszłorocznej imprezie. Takie proaktywne planowanie stanowi również wartość dodaną dla sponsorów. I, co nieuniknione, wszystkie udane spacery wspólnotowe mają nadzieję rozwijać się i poszerzać z roku na rok.
Ważne jest, by pozostać skupionym na głównym celu organizowania takich wydarzeń: zbieraniu funduszy. Dla tych organizatorów, którzy już wcześniej organizowali spacery, jeden z najważniejszych momentów na planowanie ma miejsce po ich zakończeniu. Aby dowiedzieć się o wielu aspektach planowania i przeprowadzania marszu fundraisingowego, przyjrzymy się kulisom imprezy z okazji Dnia Matki zorganizowanej przez chicagowską organizację Y-ME Breast Cancer Organization.
The Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME została założona przez dwie osoby, które przeżyły raka piersi w 1979 roku. Organizacja non-profit była najbardziej znana ze swojego wielojęzycznego programu National Breast Cancer Hotline dla pacjentów z rakiem piersi. Program ten zyskał sławę jako jedyna w kraju 24-godzinna bezpłatna infolinia obsługiwana w całości przez osoby, które przeżyły raka piersi i są przeszkolonymi doradcami. Ale organizacja zorganizowała również coroczną zbiórkę pieniędzy w Dniu Matki, która wsparła ich programy i usługi. W 2007 roku Y-ME zebrało ponad 7 milionów dolarów, a w marszu wzięło udział prawie 43 000 osób z 12 miast. W 2008 roku w akcji wzięło udział już 15 miast. Niestety, Y-ME zamknęło swoje podwoje w 2012 roku, ale spuścizna jego corocznej zbiórki pieniędzy pozostaje świetnym studium przypadku dla planistów imprez non-profit.
Wielką część sukcesu fundraisingowego Y-ME można przypisać zorganizowanemu podejściu do planowania i zwracaniu uwagi na najważniejsze cele w pierwszej kolejności. Liz Klug, była dyrektor ds. wydarzeń specjalnych w organizacji, miała to do powiedzenia po ich rekordowym roku 2007: „Mamy plan na różne punkty w czasie podczas procesu planowania. Podejmiemy więc kroki w celu promowania tych najbardziej krytycznych punktów w czasie, aby upewnić się, że odniesiemy sukces. Na przykład, w mieście, w którym organizujemy imprezę po raz pierwszy, musimy skupić się na zapewnieniu świetnego miejsca i lokalizacji, gdzie ludzie będą chcieli wracać. W dalszej kolejności możemy skupić się na tym, do których kawiarni będziemy podrzucać broszury”. Przyjrzyjmy się, jak Klug i zespół planowania imprez Y-ME zorganizowali tak udane wydarzenie.
Analizowanie liczb
Gospodarowanie spacerem społeczności lub podobnym wydarzeniem wymaga zgromadzenia kilku różnych celów składowych, ale ostatecznie stowarzyszenie lub organizacja charytatywna organizująca wydarzenie robi to, aby zebrać pieniądze na swoją sprawę. Dlatego pierwszy krok w planowaniu następnej imprezy ma miejsce po zakończeniu bieżącej, a większość tej pracy dotyczy „liczb”.”
„Przyjrzeliśmy się dokładnie liczbom po zakończeniu imprezy,” wyjaśnia Klug, „Porównaliśmy jak nam poszło w tym roku w porównaniu z poprzednim. Przyjrzeliśmy się wrażeniom uczestników. Oceniliśmy nasze kategorie sponsoringu. Odpowiedzieliśmy na wszystkie natychmiastowe e-maile dotyczące wydarzeń”. Planiści imprez podejmą również natychmiastowe kroki w celu zapewnienia, że wszyscy zaangażowani w tegoroczną imprezę będą ją kontynuować w przyszłym roku.
Klug również dokopała się do szczegółów. W swoich ocenach, patrzyła na wszystko, od liczby wolontariuszy, którzy uczestniczyli w imprezie, po ilość rozdanych koszulek. Następnie pytała, czy potrzebuje więcej czy mniej na następny rok.
Oś czasu planowania
Dla osób organizujących marsz po fundusze społecznościowe ważne jest, by wiedzieć, jakie kroki należy podjąć w różnych momentach. Większość organizacji non-profit nie ma luksusu posiadania wielu pracowników i członków komitetów wolontariuszy, którzy mogliby przyczynić się do sukcesu imprezy. Ale planiści zdają sobie sprawę, że muszą upewnić się, że ściśle współpracują z biurem burmistrza miasta i wydziałem robót publicznych, aby wydarzenie znalazło się w publicznym kalendarzu.
Klug sugeruje, że pierwszym krokiem po przeanalizowaniu zeszłorocznych liczb jest skupienie się na rekrutacji korporacyjnej. Jeśli impreza nie jest nowym programem, ważne jest, aby uzyskać wsparcie korporacyjne dla przyszłorocznej imprezy natychmiast po zakończeniu tegorocznej. „Skupiliśmy się na odnowieniu sponsorów, gdy przedstawiliśmy raport podsumowujący imprezę” – mówi Klug. Dla planistów zainteresowanych zorganizowaniem marszu społecznościowego jako imprezy fundraisingowej, Klug proponuje następujące wskazówki:
- Identyfikacja sponsorów korporacyjnych
- Opracowanie programów drużyn spacerowych
- Określenie działań związanych z wydarzeniem
- Rozpoczęcie rekrutacji spacerowiczów
- Sfinalizowanie logistyki wydarzenia
- Odbycie wydarzenia
- Organizacja wydarzenia „dziękuję”
- Ewaluacja i rozpoczęcie kolejnego wydarzenia
.
Y-.ME zatrudniło również zewnętrzną firmę logistyczną, która zajęła się wieloma wymogami logistycznymi. Ale jednym z najbardziej pomocnych było wdrożenie systemu rejestracji online.
Sukces systemu rejestracji online
Y-ME szybko dowiedziało się o znaczeniu wykorzystania sieci do rejestracji online i od tego czasu zdecydowanie opowiada się za wykorzystaniem tej technologii do rejestracji online i zbierania funduszy.
Zainwestowało w system zarządzania relacjami z wyborcami online, który miał służyć jako strona internetowa wyścigu w 2003 roku. Tego typu system służy jako osobista strona internetowa dla wolontariuszy, na której mogą oni składać spersonalizowane apele o datki i inne zaangażowania. Przechwytuje informacje do pojedynczej bazy danych i służy jako narzędzie dla kapitanów drużyn pieszych do zachęcania swoich członków.
Uczestnicy online wzrosli z 4,000 do 11,594. Darowizny online wzrosły z 5,000 do 19,650. Zespół Y-ME wierzył, że przyczynił się do osiągnięcia celu 2,35 miliona dolarów, a jako bonus, technologia zmniejszyła koszty administracyjne o około 20 000 dolarów.
Taki system może również służyć jako ważne narzędzie komunikacyjne, które pozwala organizacji na śledzenie i dalsze angażowanie wyborców poza samym dniem wyścigu.
Ramy czasowe dnia wyścigu
Spacery społecznościowe są najczęściej zaplanowane w godzinach porannych. W zależności od złożoności oznakowania i lokalizacji, przygotowania do wydarzenia mogą zazwyczaj rozpocząć się już na tydzień przed wydarzeniem, a większość działań odbywa się na kilka dni przed spacerem.
Gdy Y-ME planowało swoją coroczną imprezę fundraisingową, zespół zazwyczaj starał się ograniczyć obszar, na którym odbywał się spacer, tak aby nie wymagało to znacznej ilości czasu na wykonanie pewnych zadań operacyjnych, takich jak zamykanie ulic. Ich spacer był ogólnie niekonkurencyjny, więc to również pomaga, że nie musieli brać pod uwagę wymagań potrzebnych do bardziej konkurencyjnego środowiska wyścigu.
Harmonogram samego dnia wyścigu zazwyczaj przebiegał w następujący sposób:
- Event Planning Team Arrives (2.5 godzin przed spacerem)
- Volunteer Check-In (2 godziny przed spacerem)
- Sponsor Check-In and Setup (2 godziny przed spacerem)
- Registration Begins (1.5 godzin przed marszem)
- Ustawienie linii startowej (30 minut przed marszem)
- Opening Ceremonies (10 minut przed marszem)
- Race Begins
- Main Stage Entertainment Begins (1 godzina po rozpoczęciu marszu)
- Official Main Stage Remarks (po zakończeniu marszu; na 1.5-hour mark)
- Program Officially Ends (3 godziny po rozpoczęciu spaceru)
- Event Breakdown Begins (po oficjalnym zakończeniu wydarzenia)
Tips for Planning a Community Walk or Run
Dla tych organizacji zainteresowanych organizacją spaceru lub biegu po raz pierwszy, Klug oferuje kilka sugestii, które pomogą zapewnić udane wydarzenie.
- Zacznij od ciepłych wskazówek, w tym dobrze powiązanych wolontariuszy, sponsorów lub dużego zespołu. Zdefiniuj mierzalne wyniki.
- Oceń konkurencyjne imprezy w twoim mieście/lokalizacji, aby zidentyfikować ich najlepsze praktyki i obszary do poprawy.
- Współpracuj z biurem burmistrza miasta i dzielnicami parków, aby omówić wymagane pozwolenia i logistykę imprezy: czas, lokalizację, liczbę uczestników. Upewnij się, że jesteś przygotowany do tych spotkań.
- Zrozum swój budżet i upewnij się, że utrzymujesz swoje koszty operacyjne na poziomie 25-30% dla nowego wydarzenia. Niektóre organizacje charytatywne dążą do uzyskania 15-20% całkowitych wydatków.
- Zabezpiecz sponsorów, którzy pochłoną 100% kosztów operacyjnych Twojego wydarzenia.
.