8 snelle manieren om de productiviteit van werknemers op de werkplek te verhogen

Het belangrijkste element van een bedrijf zijn de werknemers – per slot van rekening zijn productieve werknemers wat een bedrijf in de eerste plaats succesvol maakt. Maar volgens een recent arbeidsrapport van het US Bureau is de productiviteit van werknemers de afgelopen jaren afgenomen.

Hier is wat productiviteit van werknemers echt is, waarom het belangrijk is, hoe u het kunt meten, berekenen, en, het belangrijkste, hoe u het kunt verhogen.

Hoe u de productiviteit van werknemers op de werkplek kunt verhogen

1. Verbeter de werkomstandigheden
2. Optimaliseer e-mailen
3. Optimaliseer vergaderingen
4. Maak flexibele roosters
5. Betere werknemersopleidingen
6. Stop micromanagement bij het delegeren van taken
7. Verbeter de communicatie op kantoor
8. Stimuleer zelfzorg
9. Stimuleer zelfzorg
10. Stimuleer zelfzorg
11. .zorg

Wat is werknemersproductiviteit?

De productiviteit van een werknemer, ook productiviteit op de werkplek of productiviteit op de werkplek genoemd, is de maatstaf voor de output van een individuele werknemer.

Een bedrijf dat artistieke flessen produceert, wil bijvoorbeeld weten hoeveel artistieke flessen een werknemer in een bepaalde periode kan maken – dit getal is de output van de individuele werknemer.

Als zodanig moet de productiviteit van werknemers niet worden verward met arbeidsproductiviteit (arbeidsproductiviteit), die de totale economische output van een land of bedrijf per arbeidsuur is.

Het belang van de productiviteit van werknemers

Het doel van elk bedrijf is om succesvol te zijn – en we hebben al vastgesteld dat de productiviteit van werknemers het succes van een bedrijf kan maken of breken. Twee factoren bepalen of werknemers succesvol zijn in hun werk:

1. Productiviteit – de hoeveelheid werk die wordt voltooid
2. Effectiviteit – de hoeveelheid inspanning die in dat werk wordt gestoken

Sommige mensen kunnen veel tijd besteden aan het voltooien van een kleine hoeveelheid werk – deze mensen zijn meer effectief dan productief.

Andere mensen kunnen veel werk in weinig tijd afmaken – deze mensen zijn meer productief dan effectief.

Je moet altijd het maximale halen uit zowel je productiviteit als je effectiviteit – streef naar maximale inspanning in je werk, en maak zo veel mogelijk werk af in een zo kort mogelijke hoeveelheid tijd.

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan een hoge productiviteit van werknemers die het belang ervan voor uw bedrijf aantonen – als werknemers productief zijn, wordt het bedrijf:

• winstgevender
• groeit
• voldoet aan de vraag van de consument
• blijft concurrerend

In essentie zorgt een hoge productiviteit van werknemers ervoor dat een bedrijf relevant blijft op de markt.

Hoe meet u de productiviteit van werknemers

Om de productiviteit van werknemers te meten, moet u eerst met uw werknemers praten en een norm vaststellen waarmee u de resultaten van individuele werknemers vergelijkt. U kunt de productiviteit van werknemers meten door:

Het aantal verkopen te meten

Het bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Hoog aantal verkopen.

Hoe meet u het? U bepaalt het aantal verkopen per maand dat uw werknemer moet doen, en vervolgens vergelijkt u hun maandelijkse resultaten met dit aantal.

U besluit bijvoorbeeld dat elke werknemer 100 oproepen per maand moet doen, 20 contacten moet leggen, en 10 verkopen moet doen. Als een werknemer 120 gesprekken voert, maar slechts 5 verkoopt, haalt hij of zij de norm niet. Als een werknemer 80 gesprekken voert, maar 15 verkoopt, haalt hij of zij de gestelde norm.

Doelstellingen halen

Het bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Hoog aantal behaalde doelen.

Hoe meet je het? U bepaalt het aantal doelen per maand dat uw medewerkers moeten halen, en vervolgens vergelijkt u hun maandelijkse resultaten met dit aantal.

Winst meten

Het bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Hoge winst.

Hoe meet je het? U bepaalt de ideale jaarwinst voor uw bedrijf. Als u die haalt of overtreft, hebt u uw werknemersproductiviteit bewezen. Als u tekortschiet, halen uw werknemers hun verwachte productiviteitspercentage niet.

Hoeveelheid voltooid werk meten

Het bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Hoog aantal voltooide taken.

Hoe meet je dat? U bepaalt het aantal taken per week dat uw werknemers moeten voltooien, en vervolgens vergelijkt u hun maandelijkse resultaten met dit aantal.

Meting van de kwaliteit van het voltooide werk

Bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Alle projecten, ongeacht hun aantal, worden op een kwalitatieve manier afgerond.

Hoe meet u dat? U bepaalt de parameters die een voltooid project definiëren als een kwalitatief goed en succesvol project, en vervolgens bepaalt u hoeveel van uw voltooide projecten aan deze parameters voldoen. Als u bijvoorbeeld een app ontwikkelt, wordt het project als succesvol en van goede kwaliteit beschouwd als de app functioneel is, aan alle eisen van de klant voldoet en de klant tevreden is.

Het meten van de bestede tijd

Het bewijs dat u een hoge productiviteit hebt: Minder tijd besteed aan het werken aan een project.

Hoe meet u het? Stel schattingen op voor de tijd die de medewerkers nodig hebben om al uw projectgerelateerde taken af te ronden, en geef de klant een projectdeadline op basis van die schattingen. Instrueer uw medewerkers om de tijd bij te houden die zij aan deze taken besteden. Als u voor de deadline klaar bent, was uw team productief met hun tijd (en planning).

Hoe berekent u de productiviteit van werknemers?

Om te begrijpen hoe u de productiviteit van werknemers kunt verhogen, moet u eerst de huidige staat van de productiviteit van werknemers berekenen.

Er zijn verschillende manieren om dit te doen, maar de meest gebruikelijke methode houdt meestal in dat de prestaties van de werknemer worden vergeleken met de relatieve kosten die hij of zij voor het bedrijf meebrengt – het uiteindelijke doel is om meer waarde van de werknemer te ontvangen dan hij of zij wordt betaald, maar, zoals we in het vorige gedeelte van deze post hebben gezien, zijn er meer indicatoren voor een hoge werknemersproductiviteit.

U kunt ook het percentage van mogelijke werknemersproductiviteit binnen uw bedrijf berekenen als u deze 4 stappen volgt:

• Stap 1: Definieer een norm

U meet al uw productieniveaus af aan deze norm.

• Stap 2: Bepaal hoeveel tijd u in een werkweek hebt

Als u een vijfdaagse werkweek hebt, met een dagelijkse norm van 8 uur, hebt u elke week 40 uur, oftewel 2400 minuten tijd.

• Stap 3: Trek alle “onproductieve” tijd van uw werkweek af

Dit omvat al uw lunchpauzes, korte pauzes, vergaderingen en soortgelijke activiteiten. Als u bijvoorbeeld elke dag ongeveer 30 minuten besteedt aan uw lunchpauze, 30 minuten aan korte pauzes en 1 uur aan vergaderingen, is dat 10 uur of 500 minuten die u van uw totale werkweektijd moet aftrekken. Dan blijft er een schone 1.900 minuten over van de tijd dat je productief bent.

• Stap 4: Bereken het percentage

Wanneer u uw productiviteitspercentage berekent, moet u twee belangrijke dingen onthouden:

• U kunt nooit 100% productief zijn
• Uw productiviteitspercentage is slechts het ideale cijfer – de werknemers zullen zich moeten concentreren en afleidingen moeten vermijden om het maximale productiviteitspercentage van het bedrijf van 79% te bereiken

Hoe de productiviteit van werknemers op de werkplek te verhogen

Om de productiviteit van werknemers op de werkplek te verhogen, moet u de volgende 8 stappen implementeren:

Verbeter de omstandigheden op de werkplek

Als u uw werknemers productief wilt maken, zult u ervoor moeten zorgen dat ze in optimale omstandigheden werken.

• Zorg voor voldoende natuurlijk licht in het kantoor. Werknemers die in een kantoor met ramen en voldoende daglicht werken, slapen ’s nachts 46 minuten langer – ze zijn beter uitgerust en kunnen zich beter concentreren als ze aan het werk gaan.

• Zorg voor planten in het kantoor. Groene kantoren maken werknemers comfortabeler, en dus productiever met hun werk.

• Laat uw muurkleuren niet wit. Werknemers maken meer fouten als ze in kantoren met witte muren werken. Kies in plaats daarvan voor rood (helpt bij detailgerichte taken), groen (motiveert) en blauw (stimuleert creativiteit).

Optimaliseer e-mailen

Uit onderzoek blijkt dat we 13 uur per week aan e-mails besteden – vermenigvuldig dat met het aantal werknemers in uw bedrijf, en u krijgt het exacte aantal uren dat u productiever zou kunnen besteden.

• Blokkeer tijd alleen voor e-mails. Instrueer uw medewerkers om elke dag een tijdstip te kiezen waarop u e-mails zult behandelen, en houd u aan dit tijdstip – voer alle e-mailcommunicatie uit tijdens het uur na de lunch, of 1 uur voordat u het werk verlaat.

• Houd e-mails kort en bondig. Instrueer uw werknemers om beleefd te zijn, maar ook precies met hun vragen en recht voor z’n raap met hun antwoorden wanneer ze een e-mail schrijven.

• Verstuur geen e-mails aan uw werknemers in het midden van de nacht. Dergelijke nachtelijke e-mails kunnen uw werknemers stress bezorgen, hun angstniveau verhogen en hun kansen om morgenochtend goed te presteren op het werk verkleinen.

Optimaliseer vergaderingen

Werknemers besteden bijna 87 uur per maand aan verschillende vergaderingen – wat neerkomt op een verlies van 37 miljard dollar per jaar, aangezien veel vergaderingen uitgroeien tot onproductieve discussies.

• E-mail in plaats daarvan. E-mail is een sneller en nauwkeuriger communicatiemiddel, dus in plaats van talloze vergaderingen te houden, kunt u een groep e-mailen tijdens het uur dat u hebt gereserveerd voor e-mails.

• Verminder het aantal vergaderingen per dag/week/maand. Houd alleen de essentiële vergaderingen.

• Verminder het aantal vergaderplatforms. Sommige werknemers kunnen van vitaal belang zijn voor uw vergaderingen, maar anderen die dat niet zijn, moeten niet worden verplicht om elke keer aanwezig te zijn. De meest productieve oplossing is om hen gewoon door te laten gaan met hun normale werkzaamheden.

• Beperk de tijd die aan elke vergadering wordt besteed. 15-20 minuten per vergadering is genoeg om de belangrijkste punten te bespreken.

Flexibele roosters toestaan

Verschillende mensen hebben verschillende productiviteitsstimuli gedurende de dag – dus het vasthouden aan een strikt 9-tot-5-rooster of hard werken vanaf de vroege ochtenduren werkt misschien niet voor iedereen.

• Maak de werktijden flexibel – In plaats van 8 uur aaneengesloten per dag te werken, kunt u uw werknemers in twee kleinere tijdsblokken laten werken die samen gelijk zijn aan 8 uur. Laat ze bijvoorbeeld hun werktijd inklokken van 7 uur ’s ochtends tot 1 uur ’s middags, ga dan naar de sportschool/lang lunchen en sluit hun werkdag af van 3 uur ’s middags tot 5 uur ’s middags. Ze zullen zich productiever en efficiënter voelen – ze krijgen een nieuwe energiestoot na de lange, bevredigende pauze van 2 uur en vermijden de gevreesde middagdip die werknemers vaak voelen voordat het tijd is om af te sluiten.

• Sta werken op afstand toe – Ondanks enkele problemen met werken op afstand, is 65% van de werknemers van mening dat ze productiever zijn als ze buiten kantoor werken, en 47% zou willen dat hun bedrijf dit voordeel zou bieden. Selecteer functies die in aanmerking komen om op afstand te werken, definieer beschikbaarheidstijden voor telewerkers, bepaal een specifieke responstijd en instrueer werknemers om hun tijd te registreren voor productiviteitsrapporten.

Bied werknemers betere training

Training en ontwikkeling helpen de kennis van werknemers te verbeteren, en in het verlengde daarvan hun werkprestaties.

• Gebruik gespecialiseerde software. Learning Management Software, zoals Lynda of TalentLMS, biedt diverse nuttige cursussen die werknemers helpen hun oude vaardigheden uit te breiden en nieuwe vaardigheden te leren. Ze bieden ook analyses en statistieken, zodat u de vooruitgang van uw werknemers kunt volgen.

• Bied praktijkgerichte training. Bij deze vorm van training kunnen werknemers de doeltreffendheid van bepaalde trainingstaken testen door ze de kans te geven deze uit te proberen terwijl ze erover leren.

• Laat werknemers in hun eigen tempo leren. Als u gecompliceerde onderwerpen snel doorneemt, beklijft de nieuwe kennis niet en kunnen werknemers hun nieuwe vaardigheden niet uitproberen. Het is beter werknemers de tijd te geven om hun training te verwerken of in hun eigen tempo te leren.

Stop micromanagement bij het delegeren van taken

Het delegeren van taken is op zich productief, maar managers kunnen taken die ze aan anderen hebben gegeven vaak niet loslaten – dus gaan ze elk detail micromanagen, waardoor het delegeren van taken zinloos wordt. Bovendien voelt 85% van de werknemers zich gedemotiveerd door micromanagement – door voortdurend toezicht verliezen ze het vertrouwen in hun capaciteiten en presteren ze ondermaats.

• Beheer in plaats daarvan verwachtingen en vereisten. Als u op zoek bent naar een specifiek resultaat, moet u uw werknemers richtlijnen geven. U moet uw werknemers ook laten weten wat u van hen verwacht – en niet alle goedbedoelde taakeisen leiden tot de juiste taakverwachtingen, dus als uw werknemers meer gefocust zijn op hun doel dan op de middelen om daar te komen, hoeft u zich minder zorgen te maken en te micromanagen.

• Zodra u delegeert, verlaat u de kamer. De werknemers zullen zich onafhankelijker voelen, meer ontspannen), en meer vertrouwen hebben in hun vaardigheden als er niet constant een supervisor boven hun hoofd opdoemt.

Verbeter de communicatie op kantoor

In teamverband leidt goede samenwerking tot optimale productiviteit en effectiviteit, en goede samenwerking komt voort uit goede communicatie en feedback.

• Bouw teamwerk doelgericht op. Productief teamwerk ontstaat niet per ongeluk – u en uw team zullen een inspanning moeten leveren om een effectief team te worden. U kunt beginnen door van tijd tot tijd informele bijeenkomsten te organiseren – organiseer een bedrijfsfeest, een personeelsuitje of een teambuilding paintballwedstrijd. Zorg ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom voelen op de werkplek en zich gelijkwaardig voelen met hun nieuwe collega’s.

• Zoek het ideale communicatiemiddel. Uw bedrijf gebruikt misschien een communicatiemiddel, e-mail en telefoons voor communicatie, maar u moet leren hoe elke werknemer het beste antwoordt. Sommigen reageren het snelst op Slack-berichten, anderen op e-mailberichten en weer anderen beantwoorden hun telefoon het snelst.

Stimuleer zelfzorg

Aanmoediging van werknemers om voor zichzelf te zorgen, draagt er in hoge mate toe bij dat werknemers zich meer om hun taken en projecten bekommeren.

• Moedig werknemers aan om gebruik te maken van de ziektekostenverzekering. Zorg ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van alle gezondheidsvoordelen die het bedrijf biedt, en moedig hen vervolgens aan om gebruik te maken van de beschikbare volledige lichamelijke onderzoeken, vaccinaties en andere voordelen.

• Bied nuttige zelfzorgcursussen aan. U kunt uw werknemers opgeven voor cursussen om stress te verminderen of tijd te beheren, zodat ze leren hoe ze de dagelijkse stress kunnen verlichten, hun tijd beter kunnen beheren of andere nuttige zelfzorgtechnieken kunnen leren.

• Erken de prestaties van werknemers. Het lijkt praktisch om je werknemers alleen aan te spreken als je ze op fouten in hun werk moet wijzen, maar dit is geen productieve praktijk. Werknemers willen graag weten dat hun harde werk wordt gewaardeerd – 79% van de professionals neemt ontslag vanwege een gebrek aan waardering op de werkplek. Een dergelijk gebaar helpt hun zelfvertrouwen op te vijzelen – neem dus de tijd om de prestaties en sterke punten van mensen te benadrukken wanneer u dat kunt.

Conclusie

Nadat u het belang van de productiviteit van werknemers voor het succes van uw bedrijf hebt begrepen, moet u de juiste stappen implementeren om deze waardevolle bedrijfsbron te meten, te berekenen en, het allerbelangrijkste, te verhogen.

Om dit te doen, moet u evenveel aandacht besteden aan wat gunstig is voor uw bedrijf als wat gunstig is voor uw werknemers – zorg ervoor dat u de omstandigheden op de werkplek verbetert, e-mail en vergaderingen optimaliseert, flexibele roosters voor werknemers toestaat, optimale personeelstraining biedt, afziet van micromanagement alles, de communicatie op kantoor verbetert, evenals zelfzorg voor werknemers aanmoedigt.