Généralement, vous pouvez demander à un employé un billet de médecin lorsqu’il s’absente pour cause de maladie. Outre la politique de votre entreprise en matière de congés de maladie, trois lois fédérales régissent les notes de médecin et les absences liées au travail : la règle de confidentialité de la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA), la loi sur les Américains handicapés (ADA) et la loi fédérale sur les congés médicaux (FMLA). Il est important de savoir ce qui est autorisé par chaque loi.
HIPPA
En vertu de la règle de confidentialité de l’HIPAA, un employeur peut demander une note de médecin et d’autres informations de santé aux employés si ces informations sont nécessaires pour déterminer les congés de maladie, l’indemnisation des travailleurs, les programmes de bien-être ou l’assurance maladie.
Cependant, si vous demandez directement des informations au prestataire de soins de santé de votre employé, il ne peut pas vous donner ces informations sans le consentement de l’employé – à moins qu’une autre loi ne l’y oblige.
ADA
Selon l’Equal Employment Opportunity Commission – qui applique l’ADA – les employeurs peuvent avoir une politique exigeant que tous les employés fournissent des notes de médecin pour justifier un handicap, demander des aménagements raisonnables ou prouver la nécessité d’un congé.
En 2017, un tribunal fédéral a confirmé un cas lié à l’ADA dans lequel l’employé a été licencié pour avoir refusé de fournir une note de médecin. Dans l’affaire, Gogos v. AMS Mechanical System Inc, l’employé (Gogos) a poursuivi AMS Mechanical System Inc, arguant qu’il avait été licencié en raison d’un handicap – ce qui, si cela était vrai, violerait l’ADA. Le tribunal a affirmé qu’il y avait des preuves « non contredites » que l’employé avait été licencié pour avoir refusé ce que le tribunal a perçu comme une demande raisonnable et légale de note de médecin.
FMLA
Le FMLA permet aux employeurs de demander une note de médecin ou un certificat médical lorsqu’un employé demande pour la première fois un congé en vertu du FMLA. Si l’employé est en congé prolongé, une note du médecin peut être demandée tous les 30 jours.
Pour un employé en congé FMLA intermittent, une note du médecin ne peut pas être exigée chaque fois qu’il s’absente du travail. La note initiale du médecin que l’employé a soumise, indiquant la nécessité d’un congé FMLA intermittent, devrait suffire. Les employeurs peuvent toutefois demander si l’absence est directement liée à la raison du congé FMLA intermittent.
Politique de congé de maladie
Vous pouvez faire en sorte que les notes des médecins fassent partie de la politique de congé de maladie de votre entreprise, tant que vous appliquez la pratique de manière cohérente à tous les employés. Pour éviter de violer l’ADA, vous pouvez envisager de vérifier uniquement qu’un employé a été vu par un prestataire de soins de santé et de confirmer toute restriction liée au travail. Ne cherchez pas à obtenir un diagnostic de la maladie de l’employé, sauf si la loi l’autorise.
Veillez à vérifier les lois étatiques et locales sur les congés de maladie payés, qui peuvent vous interdire de demander un certificat médical à moins que votre employé ne se soit absenté pendant une période spécifique.
Savoir quand demander un certificat médical à un employé malade peut être délicat. Demandez l’avis d’un conseiller juridique avant d’établir la politique de votre entreprise en matière de congé de maladie et pour vérifier la conformité avec les lois fédérales.