Les planificateurs d’événements spéciaux – en particulier ceux du monde sans but lucratif – savent que l’organisation d’un événement de collecte de fonds en plein air est une excellente idée. Ces types d’événements, comme d’autres idées de collecte de fonds communautaires, exigent que la planification de l’événement de l’année suivante commence immédiatement après la fin de l’événement de collecte de fonds de cette année. Il est important de faire un compte rendu de l’événement et de discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré pendant que l’événement est encore frais dans l’esprit de l’équipe. En discutant des succès et des améliorations, on s’assure que ces éléments pourront être inclus ou améliorés pour l’événement de l’année prochaine. Une telle planification proactive ajoute également de la valeur pour les sponsors. Et, inévitablement, toutes les marches communautaires réussies espèrent se développer et s’étendre d’année en année.
Il est important de rester concentré sur l’objectif premier de la tenue de tels événements : la collecte de fonds. Pour les organisateurs d’événements qui ont déjà organisé une marche communautaire, l’un des moments les plus importants pour la planification se produit en fait après la fin de la marche. Afin d’en savoir plus sur les nombreux aspects de la planification et de l’exécution d’une marche de collecte de fonds communautaire, nous allons jeter un coup d’œil dans les coulisses de l’événement de la fête des mères organisé par l’organisation de lutte contre le cancer du sein Y-ME de Chicago.
La marche de collecte de fonds pour le cancer du sein de la fête des mères Y-ME
Y-ME a été fondée par deux survivantes du cancer du sein en 1979. L’organisme à but non lucratif était surtout connu pour son programme multilingue National Breast Cancer Hotline destiné aux patientes atteintes du cancer du sein. Le programme a acquis une certaine notoriété en tant que seule ligne d’assistance téléphonique gratuite 24 heures sur 24 du pays, dont le personnel est entièrement composé de survivantes du cancer du sein qui sont des conseillères formées par leurs pairs. Mais l’organisation organise également une marche annuelle de collecte de fonds à l’occasion de la fête des mères, qui permet de soutenir ses programmes et services. En 2007, Y-ME a récolté plus de 7 millions de dollars avec près de 43 000 marcheurs venus de 12 villes. En 2008, 15 villes ont participé. Malheureusement, Y-ME a fermé ses portes en 2012, mais l’héritage de sa collecte de fonds annuelle reste une excellente étude de cas pour les planificateurs d’événements à but non lucratif.
Une grande partie du succès de la collecte de fonds de Y-ME peut être attribuée à une approche organisée de la planification et garder un œil sur les objectifs les plus importants en premier. Liz Klug, l’ancienne directrice des événements spéciaux de l’organisation avait ceci à dire après leur année record en 2007 : « Nous avons un plan pour différents moments du processus de planification. Nous prenons donc des mesures pour promouvoir les moments les plus critiques afin de garantir notre succès. Par exemple, dans une ville où nous organisons un événement pour la première fois, nous devons nous assurer que nous avons un lieu et un emplacement exceptionnels où les gens voudront revenir. Plus tard, nous pourrons nous concentrer sur les cafés dans lesquels nous déposerons des brochures. » Voyons comment Klug et l’équipe de planification des événements de Y-ME ont organisé un événement aussi réussi.
Analyse des chiffres
L’organisation d’une marche communautaire ou d’un événement similaire nécessite de réunir plusieurs objectifs constitutifs différents, mais en fin de compte, l’association ou l’organisme de bienfaisance qui organise l’événement le fait pour collecter des fonds pour sa cause. Par conséquent, la première étape de la planification du prochain événement a lieu lorsque l’événement actuel se termine, et la plupart de ce travail entoure les « chiffres ».
« Nous avons examiné de près les chiffres après la conclusion de l’événement », explique Klug, « Nous avons comparé comment nous avons fait cette année par rapport à la précédente . Nous avons examiné l’expérience des participants. Nous avons évalué nos catégories de parrainage. Nous avons répondu à tous les courriels immédiats concernant les événements. » Les planificateurs d’événements prendront également des mesures immédiates pour assurer que tous ceux qui ont participé à l’événement de cette année continueront l’année prochaine.
Klug a également creusé dans les détails. Dans ses évaluations, elle a tout regardé, du nombre de bénévoles qui ont participé au volume de t-shirts distribués. Elle se demandait ensuite si elle avait besoin de plus ou de moins pour l’année suivante.
Échéancier de planification
Pour ceux qui organisent une marche de collecte de fonds communautaire, il est important de savoir quelles étapes doivent être traitées à différents moments. La plupart des organismes à but non lucratif n’ont pas le luxe de disposer de nombreux membres du personnel et de comités bénévoles pour assurer le succès de l’événement. Mais les planificateurs reconnaissent qu’ils doivent s’assurer de travailler en étroite collaboration avec le bureau du maire d’une ville et le service des travaux publics pour inscrire l’événement au calendrier public.
Klug suggère que la première étape après l’analyse des chiffres de l’année dernière soit de se concentrer sur le recrutement des entreprises. Si l’événement n’est pas un nouveau programme, il est important de gagner le soutien des entreprises pour l’événement de l’année prochaine immédiatement après la fin de l’événement de cette année. « Nous nous sommes concentrés sur le renouvellement des parrainages lorsque nous avons remis le rapport de synthèse de l’événement », explique Mme Klug. Elle propose également les points saillants suivants aux planificateurs intéressés par l’organisation d’une marche communautaire en tant qu’événement de collecte de fonds :
- Identifier les entreprises commanditaires
- Développer les programmes des équipes de marcheurs
- Déterminer les activités de l’événement
- Commencer le recrutement des marcheurs
- Finaliser la logistique de l’événement
- Réaliser l’événement
- Réaliser un événement de « remerciement »
- Evaluer et commencer l’événement suivant
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Y-.ME engagerait également une société de logistique externe pour gérer un grand nombre de ses exigences logistiques. Mais l’une des plus utiles a été la mise en œuvre d’un système d’inscription en ligne.
Succès du système d’inscription en ligne
Y-ME a rapidement appris l’importance d’utiliser le web pour l’inscription en ligne et a depuis fortement plaidé pour l’utilisation de la technologie pour l’inscription et la collecte de fonds en ligne.
Ils ont investi dans un système de gestion des relations avec les électeurs en ligne pour servir de site web de la course 2003. Ce type de système sert de site web personnel aux bénévoles pour faire des appels personnalisés aux dons et à toute autre implication. Il saisit les informations dans une base de données unique et sert d’outil aux capitaines des équipes de marche pour encourager leurs membres.
Les participants en ligne sont passés de 4 000 à 11 594. Les dons en ligne sont passés de 5 000 à 19 650. L’équipe de Y-ME estime avoir contribué à l’atteinte d’un objectif de 2,35 millions de dollars et, en prime, la technologie a permis de réduire les coûts administratifs d’environ 20 000 $.
Un tel système peut également servir d’outil de communication important qui permet à une organisation de faire un suivi et de continuer à impliquer les électeurs au-delà du jour de la course lui-même.
La chronologie du jour de la course
Les marches communautaires sont le plus souvent prévues le matin. Selon la complexité de la signalisation et de l’emplacement, la mise en place de l’événement peut généralement commencer dès une semaine avant l’événement, la plupart des activités ayant lieu quelques jours avant la marche.
Lorsque Y-ME planifiait son événement annuel de collecte de fonds, l’équipe essayait généralement de limiter la zone où elle organisait la marche afin qu’elle ne nécessite pas une quantité importante de temps de ressources pour exécuter certaines tâches opérationnelles comme la fermeture des rues. Leur marche était généralement non compétitive, de sorte qu’il est également utile qu’ils n’aient pas eu à prendre en compte les exigences nécessaires pour un environnement de course plus compétitif.
Le calendrier du jour de la course lui-même se déroulait généralement comme suit :
- L’équipe de planification de l’événement arrive (2.5 heures avant la marche)
- Enregistrement des bénévoles (2 heures avant la marche)
- Enregistrement et installation des commanditaires (2 heures avant la marche)
- Les inscriptions commencent (1.5 heures avant la marche)
- Installation de la ligne de départ (30 minutes avant la marche)
- Cérémonies d’ouverture (10 minutes avant la marche)
- Début de la course
- Début du divertissement sur la scène principale (1 heure après le début de la marche)
- Marques officielles sur la scène principale (après la fin de la marche ; à 1.5 heures)
- Le programme se termine officiellement (3 heures après le début de la marche)
- La décomposition de l’événement commence (après la fin officielle de l’événement)
Conseils pour la planification d’une marche ou d’une course communautaire
Pour les organisations intéressées à organiser une marche ou une course communautaire pour la première fois, Klug offre plusieurs suggestions qui aideront à assurer le succès de l’événement.
- Démarrez avec des pistes chaudes, notamment des bénévoles bien connectés, des sponsors ou une grande équipe. Définissez des résultats mesurables.
- Évaluez les événements concurrents dans votre ville/emplacement pour identifier leurs meilleures pratiques et les domaines à améliorer.
- Travaillez avec la mairie de la ville et les districts de parc pour discuter des permis requis et de la logistique de votre événement : heure, lieu, nombre de participants. Assurez-vous d’être préparé pour ces réunions.
- Comprenez votre budget et assurez-vous de limiter vos dépenses de fonctionnement à 25-30% pour un nouvel événement. Certains organismes de bienfaisance s’efforceront d’atteindre 15 à 20 % des dépenses totales.
- S’assurer des sponsors pour absorber 100 % des dépenses de fonctionnement de votre événement.
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