Alors quelle est la différence entre un système ERP et un système EPM ? Quels sont les problèmes commerciaux qu’ils résolvent ? Pourquoi avez-vous besoin des deux ? Comment fonctionnent-ils ensemble ?
ERP – Optimisé pour le traitement des transactions
Commençons par les systèmes ERP. Bien que son nom fasse penser à un système optimisé pour la planification, en réalité, un système ERP est conçu et optimisé pour le traitement des transactions de back-office et le support des processus opérationnels. Voici quelques-uns des principaux processus pris en charge par un système ERP :
- Achats
- Comptes fournisseurs
- Traitement des commandes et facturation
- Comptes clients et gestion des recouvrements
- Gestion des immobilisations
- Trésorerie et gestion de la trésorerie
- Comptabilité générale
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La plupart des systèmes ERP sont construits et déployés en utilisant un système de gestion de base de données relationnelle (SGBDR), qui est optimisé pour le traitement de gros volumes de transactions. Les données d’un système ERP sont généralement résumées dans le module du grand livre.
Donc, en plus de traiter les rapports opérationnels sur les données transactionnelles, les systèmes ERP prennent également en charge certains rapports financiers et de gestion de base. Cela comprend les états financiers de base, tels que le bilan, le compte de résultat et l’état des flux de trésorerie. Il comprend également des rapports de gestion, tels que les rapports sur les écarts réels par rapport au budget, par centre de coûts et par département.
La plupart des systèmes ERP, cependant, ne prennent pas en charge les processus EPM suivants :
- Consolidation et communication des résultats financiers provenant de plusieurs systèmes ERP/GL
- Collecte, compilation et gestion itératives des budgets financiers et opérationnels
- Orchestration et gestion d’un processus de prévisions glissantes
- Modélisation par simulation de différents scénarios financiers ou opérationnels (M&As, réorganisations, entrée de nouveaux produits ou marchés, planification à long terme, prévisions de trésorerie, etc.)
- Analyse multidimensionnelle des résultats financiers et opérationnels
Donc, vous vous demandez peut-être : comment les organisations gèrent-elles ce type d’exigences si leurs systèmes ERP ne peuvent pas les gérer ? La réponse : De nombreuses organisations complètent leurs systèmes ERP avec une série de feuilles de calcul Excel ou utilisent des applications EPM pour prendre en charge ces exigences.
EPM – Optimisé pour les processus de gestion
Les solutions logicielles EPM sont complémentaires aux systèmes ERP et remplacent généralement les feuilles de calcul utilisées pour soutenir des processus de gestion spécifiques :
- Budgétisation, planification et prévisions
- Consolidation et rapports financiers
- Rapports de gestion &analyse
- Modélisation d’entreprise
Regardons comment un système EPM gère certains de ces processus – en commençant par la budgétisation, la planification et les prévisions.
Le module de planification d’un système EPM est conçu pour gérer la collecte et la compilation des budgets et des données prévisionnelles, avec un support de workflow et de processus qui reconnaît la nature itérative du processus. Des modèles de saisie des données budgétaires peuvent être créés et adaptés aux besoins des différents services, mais les responsables hiérarchiques ne peuvent généralement pas remplacer les règles de gestion et les calculs qui ont été définis par le service financier.
Et lorsque les responsables saisissent leurs données budgétaires et appuient sur la touche Entrée, les résultats vont directement dans une base de données centralisée pour la compilation. Ces capacités permettent aux organisations d’accélérer le processus de budgétisation tout en améliorant la précision des informations. Le budget peut être « ensemencé » avec les résultats réels de l’année précédente à partir du système ERP, et lorsque le budget est finalisé, il peut être chargé dans le système ERP, si nécessaire.
Quand il s’agit de consolidation financière et de reporting, les modules de consolidation de la plupart des systèmes EPM sont conçus pour collecter et consolider les résultats financiers à partir d’un ou plusieurs GL, et d’autres sources de données. Ces systèmes offrent une prise en charge intégrée des complexités telles que la conversion des devises, les éliminations interentreprises et la production de rapports selon plusieurs normes comptables, telles que les normes US GAAP ou IFRS. De plus, les systèmes EPM fournissent des outils de reporting flexibles qui permettent aux utilisateurs du département financier de créer et de produire facilement une grande variété de rapports financiers et de gestion, sans aucune assistance informatique. Cela permet aux organisations d’automatiser et d’accélérer la clôture de fin de période et le processus de reporting, et de libérer plus de temps pour les Finances pour l’analyse.
Et quand il s’agit de soutenir l’analyse « what-if », les modules de modélisation dans la plupart des systèmes EPM sont conçus pour prendre en charge des modèles intégrés et multidimensionnels qui permettent aux organisations de comprendre l’impact financier des décisions opérationnelles, en tirant des données d’autres modules EPM, ou de l’ERP et d’autres systèmes transactionnels.
EPM et ERP – Mieux travailler ensemble
Une fois que vous avez compris les différences entre les systèmes ERP et EPM, la question pourrait être de savoir lequel déployer en premier ? Cela me rappelle la question de la poule ou de l’œuf – mais celle-ci est plus facile à répondre. Dans la plupart des organisations, le système comptable/ERP vient en premier. À moins que vous ne prévoyiez de payer des factures et de tenir les comptes manuellement, votre entreprise ne peut pas fonctionner sans un certain type de système comptable automatisé pour exécuter la paie, traiter les factures, effectuer les paiements, facturer les clients, suivre les recouvrements et produire des états financiers périodiques.
Les feuilles de calcul peuvent suffire, au début, comme moyen de créer des budgets ou des prévisions, et de faire quelques rapports et analyses de base. Mais à mesure que les entreprises grandissent en taille et en complexité, l’approche manuelle de la budgétisation, de la planification, des prévisions et de l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et du courrier électronique devient encombrante. Le besoin d’une solution EPM émergera.
La bonne nouvelle ici est que les systèmes EPM peuvent souvent exploiter Excel comme front-end, et sont conçus pour s’intégrer et collecter des données provenant de sources multiples – ERP, GL, RH, ventes, marketing, etc. Dans certains cas, le fournisseur peut même fournir des connecteurs certifiés qui permettent une intégration directe avec des systèmes spécifiques, ce qui accélère le processus d’intégration et réduit le coût de l’intégration.
Et ce qui est bien avec la plupart des systèmes EPM, c’est que, puisqu’ils sont agnostiques aux systèmes transactionnels sous-jacents, vous pouvez mettre à niveau ou remplacer votre système ERP/GL sous-jacent sans perturber vos processus de gestion – c’est-à-dire la planification et le reporting – pendant la période de transition. Ainsi, les entreprises qui envisagent de mettre à niveau ces systèmes et qui n’ont pas encore de système EPM en place peuvent souhaiter mettre en œuvre un système EPM avant de procéder à la mise à niveau de l’ERP afin de réduire les perturbations. Donc, dans ce cas, la poule précède l’œuf !
Exemples de clients
Planful a travaillé avec plus de 600 entreprises pour les aider à remplacer les feuilles de calcul ou les applications héritées utilisées pour la planification, la consolidation, le reporting, l’analyse et la modélisation – par une solution EPM basée sur le cloud qui fonctionne de manière transparente avec leurs systèmes ERP. Et que le système ERP soit déployé sur site ou dans le cloud, Planful peut être déployé rapidement – généralement en quelques semaines ou mois.
Ces clients sont en mesure de :
- Réduire les cycles de planification et de prévision jusqu’à 50 %
- Réduire les jours de clôture jusqu’à 75 %
- Accélérer le reporting financier et de gestion jusqu’à 80 %
- Donner des informations qui réduisent les coûts et améliorent l’orientation de l’entreprise
- Faire tout cela à un coût total de possession inférieur à celui des entreprises sur site et des autres fournisseurs de cloud
Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc gratuit intitulé « Meilleures pratiques : ERP et gestion des performances de l’entreprise »
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