Ce chapitre se concentre sur la proposition – le type de document qui vous permet, à vous ou à votre organisation, d’être approuvé ou engagé pour réaliser un projet.
Dans un cours de rédaction technique, le devoir de proposition est une occasion pour vous de présenter à un public spécifique et nommé une idée que vous avez pour améliorer un certain aspect de cette société, organisation, centre ou autre entreprise. Quel que soit le sujet que vous choisissez, vous devez être capable de mener des recherches savantes approfondies que vous intégrerez dans votre rapport final.
Pour commencer à planifier une proposition, rappelez-vous la définition de base : une proposition est une offre ou une soumission pour réaliser un projet pour quelqu’un. Les propositions peuvent contenir d’autres éléments – contexte technique, recommandations, résultats d’enquêtes, informations sur la faisabilité, etc. Mais ce qui fait d’une proposition une proposition, c’est qu’elle demande au public d’approuver, de financer ou d’accorder la permission de réaliser le projet proposé.
Une proposition doit contenir des informations qui permettraient au public de cette proposition de décider d’approuver le projet, de vous approuver ou de vous embaucher pour faire le travail, ou les deux. Pour rédiger une proposition réussie, mettez-vous à la place de votre public – le destinataire de la proposition – et réfléchissez aux types d’informations dont cette personne aurait besoin pour se sentir en confiance en vous confiant la réalisation du projet.
Il est facile de s’embrouiller avec les propositions, ou du moins le type de proposition que vous allez rédiger pour ce cours. Imaginez que vous ayez une idée formidable pour installer une nouvelle technologie là où vous travaillez, et que vous rédigiez un document expliquant son fonctionnement, montrant les avantages, puis exhortant la direction à l’installer. S’agit-il d’une proposition ? En soi, ce ne serait pas une proposition complète. Il s’agirait plutôt d’un rapport de faisabilité, qui étudie les mérites d’un projet et recommande ensuite de l’adopter ou de le rejeter. Cependant, pour que ce document devienne une proposition, il suffirait d’ajouter des éléments demandant à la direction l’autorisation de poursuivre le projet. De plus, pour cette classe, l’un de ces éléments est la recherche scientifique. Certes, certains rédacteurs de propositions doivent vendre les projets qu’ils proposent, mais dans tous les cas, les propositions doivent vendre le rédacteur (ou l’organisation du rédacteur) comme étant celui qui réalise le projet.
Types de propositions
Considérez les situations dans lesquelles les propositions se produisent. Une entreprise peut envoyer une annonce publique demandant des propositions pour un projet spécifique. Cette annonce publique, appelée demande de propositions (DP), peut être diffusée sur des sites Web, des courriels, des médias sociaux, des journaux ou des revues spécialisées. Les entreprises ou les particuliers intéressés par le projet rédigeraient alors des propositions dans lesquelles ils résumeraient leurs qualifications, les calendriers et les coûts du projet, et discuteraient de leur approche du projet. Le destinataire de toutes ces propositions les évaluerait ensuite, sélectionnerait le meilleur candidat, puis élaborerait un contrat.
Mais les propositions se font aussi de manière beaucoup moins formelle. Imaginez que vous souhaitiez réaliser un projet au travail (par exemple, étudier les mérites de l’introduction d’une nouvelle technologie pour augmenter la productivité). Imaginez que vous rencontriez votre supérieur hiérarchique et que vous essayiez de l’en convaincre. Elle pourrait vous répondre : « Rédigez-moi une proposition et je la présenterai à la direction ». Cela ressemble davantage au type de proposition que vous rédigerez dans le cadre d’un cours de rédaction technique.
La plupart des propositions peuvent être divisées en plusieurs catégories :
- Interne, externe : Une proposition destinée à quelqu’un au sein de votre organisation (une entreprise, une agence gouvernementale, etc.) est une proposition interne. Avec les propositions internes, vous pouvez ne pas avoir à inclure certaines sections (comme les qualifications) ou autant d’informations dans celles-ci. Une proposition externe est une proposition écrite par une organisation ou une personne distincte et indépendante à une autre entité de ce type. L’exemple typique est celui du consultant indépendant qui propose de réaliser un projet pour une autre entreprise. Il y a de fortes chances que vous écriviez l’un de ces deux types de propositions pour ce cours, et il peut être sollicité ou non sollicité, comme expliqué ci-dessous.
- Sollicitée, non sollicitée : Une proposition sollicitée est une proposition dans laquelle le destinataire a demandé la proposition. Généralement, une entreprise envoie des demandes de propositions (RFP) par courrier ou les publie dans une source d’information. Mais les propositions peuvent être sollicitées à un niveau très local : par exemple, vous pouvez expliquer à votre patron que l’installation d’une nouvelle technologie au bureau serait une excellente chose ; votre patron peut être intéressé et vous demander de rédiger une proposition qui propose de faire une étude formelle de l’idée. Les propositions non sollicitées sont celles pour lesquelles le destinataire n’a pas demandé de propositions. Dans le cas des propositions non sollicitées, vous devez parfois convaincre le destinataire de l’existence d’un problème ou d’un besoin avant de pouvoir commencer la partie principale de la proposition. La plupart des projets de rédaction technique que nous avons vus dans cette classe étaient des propositions non sollicitées.
Scénarios typiques pour la proposition
Beaucoup d’entre vous n’ont peut-être jamais réfléchi à la production d’un rapport technique basé sur une proposition viable. Plusieurs exemples de sujets sont inclus sur la feuille de devoir ; voici quelques idées supplémentaires:
- Imaginez qu’une entreprise a un problème ou veut apporter une sorte d’amélioration. L’entreprise envoie un appel d’offres ; vous en recevez un et répondez par une proposition. Vous proposez de venir, d’enquêter, d’interviewer, de faire des recommandations – et de présenter le tout sous la forme d’un rapport.
- Une organisation souhaite organiser un séminaire dans votre domaine d’expertise. Vous rédigez une proposition pour donner le séminaire – le forfait comprend un guide ou un manuel que les personnes qui participent au séminaire recevront.
- Une agence vient de commencer à utiliser un nouveau système de données en ligne, mais le manuel de l’utilisateur est techniquement complexe et difficile à lire. Vous recevez une demande de propositions de cette agence pour rédiger un guide simplifié ou un guide de démarrage.
- Imaginez qu’une organisation à but non lucratif axée sur une question particulière souhaite qu’un consultant rédige un manuel ou un guide pour ses membres. Ce document présentera des informations sur la question d’une manière que les membres peuvent comprendre.
Tous les sujets de recherche ne sont pas appropriés pour la rédaction technique. Les sujets qui sont basés sur des valeurs et des croyances n’entrent pas dans la catégorie des techniques. Les sujets historiques et littéraires ne sont pas admissibles. Vérifiez toujours avec votre instructeur les idées de sujets que vous avez avant de commencer votre projet.
En outre, gardez à l’esprit que vous devez intégrer des recherches savantes dans votre rapport final, choisissez un sujet pour lequel vous pouvez facilement trouver un tel matériel. Bien que les entretiens et autres sources de première main soient souvent précieux pour un rapport, celui qui s’appuie fortement sur ces sources ne répondra pas aux résultats de ce cours.
Sections courantes dans les propositions
Ce qui suit constitue un examen des sections que vous trouverez couramment dans les propositions, soumises dans cette classe sous forme de mémo. Ne supposez pas que chacune d’entre elles doit figurer dans la proposition réelle que vous rédigez, ni qu’elles doivent être dans l’ordre où elles sont présentées ici. Référez-vous à la feuille de devoir et considérez d’autres types d’informations uniques à votre sujet qui devraient être incluses dans votre proposition particulière.
Alors que vous lisez ce chapitre sur les propositions, consultez l’exemple de mémo de proposition partagé dans notre dossier d’unité de la semaine en cours. Encore une fois, gardez à l’esprit que toutes les sections discutées ici n’apparaîtront pas dans les exemples, mais la plupart le feront.
Introduction. Planifiez soigneusement l’introduction de votre proposition. Assurez-vous qu’elle fait toutes les choses suivantes (mais pas nécessairement dans cet ordre) qui s’appliquent à votre proposition particulière :
- Indiquer que le contenu du mémo est une proposition pour un projet spécifique.
- Développez au moins un bref énoncé de motivation qui encouragera le destinataire à poursuivre la lecture et à envisager d’approuver le projet (surtout s’il s’agit d’une proposition non sollicitée ou concurrentielle).
- Donnez un aperçu du contenu de la proposition.
Contexte du problème, de l’opportunité ou de la situation. Se situant souvent juste après l’introduction, la section sur le contexte discute de ce qui a entraîné la nécessité du projet – quel problème, quelle opportunité existe pour améliorer les choses, quelle est la situation de base. Par exemple, la direction d’une chaîne de garderies peut avoir besoin de s’assurer que tous les employés connaissent la RCP en raison des nouveaux mandats de l’État qui l’exigent, ou un propriétaire de terres à bois de pin dans l’est de l’Oregon peut vouloir que la terre produise du bois vendable sans détruire l’environnement.
Bien que le public visé par la proposition puisse connaître très bien le problème, la rédaction de la section sur le contexte est utile pour démontrer votre vision particulière du problème. De plus, si la proposition n’est pas sollicitée, une section sur le contexte est presque une exigence – vous devrez probablement convaincre le public que le problème ou l’opportunité existe et qu’il devrait être abordé.
Avantages et faisabilité du projet proposé. La plupart des propositions abordent brièvement les avantages ou les bénéfices de la réalisation du projet proposé. Cela agit comme une sorte d’argument en faveur de l’approbation du projet. Certaines propositions traitent également de la probabilité de réussite du projet. Dans une proposition non sollicitée, cette section est particulièrement importante – vous essayez de « vendre » le projet au public.
Description du travail proposé (résultats du projet). La plupart des propositions doivent décrire le produit fini du projet proposé. Dans un cours d’écriture technique, cela signifie décrire le document écrit que vous vous proposez de rédiger, son public et son objectif ; fournir un plan ; et discuter de choses telles que sa longueur, ses graphiques, sa reliure, etc. Dans le scénario que vous définissez, il peut y avoir d’autres tâches telles que l’organisation de séminaires de formation ou la fourniture d’un service continu. À ce stade précoce, vous ne savez peut-être pas tout ce qu’il faudra pour mener à bien votre projet, mais vous devriez au moins avoir une idée de certaines des étapes requises.
Méthode, procédure, théorie. Dans certaines propositions, vous devrez expliquer comment vous allez vous y prendre pour mener à bien le travail proposé. Cela agit comme un élément persuasif supplémentaire ; cela montre au public que vous avez une approche solide et réfléchie du projet. En outre, il sert à démontrer que vous avez la connaissance du domaine pour mener à bien le projet.
Calendrier. La plupart des propositions contiennent une section qui montre non seulement la date d’achèvement prévue, mais aussi les principales étapes du projet. Si vous réalisez un grand projet s’étalant sur de nombreux mois, le calendrier indique également les dates auxquelles vous remettez des rapports d’étape. Si vous ne pouvez pas citer de dates précises, citez des quantités de temps pour chaque phase du projet.
Coûts, ressources nécessaires. La plupart des propositions contiennent également une section détaillant les coûts du projet, qu’il soit interne ou externe. Dans le cas des projets externes, vous devrez peut-être énumérer vos taux horaires, les heures prévues, les coûts de l’équipement et des fournitures, et ainsi de suite, puis calculer le coût total du projet complet. Les projets internes, bien sûr, ne sont pas gratuits, donc vous devriez quand même énumérer les coûts du projet : les heures dont vous aurez besoin pour réaliser le projet, l’équipement et les fournitures que vous utiliserez, l’aide d’autres personnes dans l’organisation, et ainsi de suite.
Conclusions. Le dernier paragraphe ou la dernière section de la proposition doit ramener les lecteurs à se concentrer sur les aspects positifs du projet. Dans la section finale, vous pouvez les inciter à vous contacter pour régler les détails du projet, leur rappeler les avantages de la réalisation du projet, et peut-être présenter un dernier argument en faveur de vous ou de votre organisation comme étant le bon choix pour le projet.
Sections spécifiques au projet. N’oubliez pas que les sections précédentes sont typiques ou courantes dans les propositions écrites, et non des exigences absolues. Demandez-vous toujours de quoi d’autre pourrait avoir besoin votre public pour comprendre le projet, sa nécessité, les avantages qui en découlent, votre rôle dans ce projet et vos qualifications pour le réaliser. Qu’ont-ils besoin de voir d’autre pour approuver le projet et vous approuver pour le faire ?
Exigences de missions spéciales
Selon la situation de rédaction, votre proposition peut devoir inclure d’autres éléments spécialisés également. Certains de ces éléments sont décrits ci-dessous. Remarque : certains de ces éléments seront en fait requis dans votre note d’avancement pour ce cours ; cependant, dans une situation réelle de rédaction technique, votre superviseur pourrait vous demander d’inclure dans votre proposition l’un des éléments suivants :
Audience : Décrivez le public du rapport final (qui peut être différent du public de la proposition). Vous devrez peut-être discuter des personnes pour lesquelles le rapport est conçu, de leurs titres et de leurs emplois, de leur contexte technique et de leur capacité à comprendre le rapport.
Sources d’information : Énumérez les sources d’information ; assurez-vous de savoir qu’il existe des informations adéquates pour votre sujet ; énumérez les citations de livres spécifiques, d’articles, d’ouvrages de référence, d’autres types de sources qui, selon vous, contribueront à votre rapport.
Graphiques : Listez les graphiques dont vous pensez que votre rapport aura besoin en fonction de leur type et de leur contenu. (Si vous ne pouvez pas penser à ceux dont votre rapport aurait besoin, vous n’avez peut-être pas un bon sujet – faites un brainstorming avec votre instructeur). Pour ce cours, vous devrez créer et inclure des graphiques dans votre rapport final.
Outline : Incluez un plan des sujets et des sous-thèmes que vous pensez couvrir dans votre rapport.
Propositions et public
Rappellez-vous que, dans un cours de rédaction technique, le devoir de proposition sert plusieurs objectifs : (1) il vous permet d’acquérir une certaine expérience dans la rédaction d’une proposition ; (2) il vous permet de commencer à planifier votre rapport trimestriel ; (3) il donne à votre instructeur l’occasion de travailler avec vous sur votre projet, pour s’assurer que vous avez un sujet viable. Pour les deuxième et troisième raisons, vous devez inclure des éléments spécifiques dans votre proposition (comme indiqué dans votre feuille de devoir) dont certains peuvent ne pas sembler appropriés dans une proposition du monde réel.
Dans ce cours de rédaction technique, la proposition est le début d’un processus de recherche et de rédaction de plusieurs semaines qui passe par de nombreuses étapes jusqu’au point final : le rapport technique. Vous ne soumettez la proposition qu’une seule fois au cours de ce processus. Ensuite, vous rédigerez et soumettrez différents types de documents : un rapport d’étape, un plan, une bibliographie annotée, une ébauche graphique, une ébauche de rapport et un rapport final. Veillez à n’utiliser le terme « proposition » que si vous faites spécifiquement référence à l’étape initiale de votre projet.
Un autre point à garder à l’esprit concerne le public des propositions par rapport au public des rapports qui viennent plus tard dans le processus de rédaction. Le public auquel s’adresse votre proposition est la personne qui peut approuver, soutenir et éventuellement financer votre recherche et votre rédaction. Le rapport final que vous produisez peut s’adresser à un public différent. Prenons l’exemple d’une proposition écrite à l’intention d’un superviseur d’une entreprise d’énergie solaire, suggérant la création d’un manuel de directives pour les installateurs de panneaux solaires résidentiels. Le public visé par la proposition peut être un cadre supérieur, dont les connaissances techniques peuvent être très étendues. En revanche, le rapport final s’adresse aux techniciens, qui peuvent avoir des connaissances plus spécialisées que le cadre. Le contenu et le langage utilisés pour ces deux publics différents devront être adaptés à la situation de rédaction. (Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le chapitre sur l’analyse du public.)
Liste de contrôle pour la révision des propositions
Lorsque vous examinez et révisez votre proposition, gardez les éléments suivants à l’esprit :
- Utilisez le bon format. Rappelez-vous que, pour ce cours, vous rédigez cette proposition en format mémo.
- Rédigez un résumé clair (ou une introduction) du sujet de votre proposition.
- Identifiez exactement ce que vous proposez de faire.
- Assurez-vous qu’un rapport – un document écrit – est en quelque sorte impliqué dans le projet que vous proposez de faire. N’oubliez pas que dans ce cours de rédaction technique, nous nous exerçons à la fois à rédiger une proposition comme celles qui sont faites dans le monde réel et à réaliser un projet de recherche de niveau universitaire.
- Assurez-vous que les sections de votre proposition sont dans un ordre logique et naturel et que vous utilisez correctement les sous-titres et les puces (et tout autre style de mise en forme).
- Adressez la proposition à votre public désigné – et non à votre instructeur.
Information sur l’attribution des chapitres
.