Une transaction comptable est une activité ou un événement commercial qui entraîne un changement mesurable dans l’équation comptable. Un échange d’espèces contre des marchandises est une transaction. Le simple fait de passer une commande de marchandises n’est pas une transaction enregistrable car aucun échange n’a eu lieu. Dans les prochaines sections, vous en apprendrez davantage sur les différents types d’états financiers que les comptables produisent pour les entreprises.
Dans la section précédente, nous avons décrit les types de comptes spécifiques dans lesquels s’inscrivent les activités des entreprises, à savoir :
- Actif (ce qu’elle possède)
- Passif (ce qu’elle doit aux autres)
- Capital (la différence entre l’actif et le passif ou ce qu’elle doit aux propriétaires)
Ce sont les éléments constitutifs de l’équation comptable de base. L’équation comptable est :
ACTIF = PASSIF + CAPITAUX PROPRES
Par exemple :
Une entreprise individuelle doit 12 000 $ et vous, le propriétaire, avez personnellement investi 100 000 $ de votre propre argent dans l’entreprise. L’actif appartenant à l’entreprise sera alors calculé comme suit :
12 000 $ (ce qu’elle doit) + 100 000 $ (ce que vous avez investi) = 112 000 $ (ce que l’entreprise possède en actifs)
| Actifs | = | Passifs | + Capitaux propres |
| 112,000 | = | 12 000 | 100 000 |
Dans une entreprise individuelle, les capitaux propres sont en fait les capitaux propres du propriétaire. Si l’entreprise en question est une société, les capitaux propres seront détenus par les actionnaires, qui utilisent les capitaux propres des actionnaires, mais l’équation de base est la même :
ACTIF = PASSIF + CAPITAUX PROPRES
Par exemple :
Une entreprise doit 35 000 $ et les actionnaires (investisseurs) ont investi 115 000 $ en achetant des actions de la société. L’actif détenu par l’entreprise sera alors calculé comme suit :
35 000 $ (ce qu’elle doit) + 115 000 $ (ce que les actionnaires ont investi) = 150,000 $ (ce que l’entreprise a comme actifs)
| Actifs | = | Passifs | + Capitaux propres |
| 150,000 | = | 35,000 | 115,000 |
Puisque chaque transaction affectant une entité commerciale doit être enregistrée dans les registres comptables sur la base d’un compte détaillé (rappelez-vous, les classeurs et le plan comptable de la section précédente), l’analyse d’une transaction avant son enregistrement effectif est une partie importante de la comptabilité financière. Une erreur dans l’analyse des transactions pourrait entraîner des états financiers incorrects.
Pour illustrer davantage l’analyse des transactions et leurs effets sur l’équation comptable de base, nous allons analyser les activités de Courrier Métro, Inc, une société fictive. Reportez-vous au plan comptable illustré dans la section précédente.
1. Les propriétaires ont investi des liquidités
Metro Courier, Inc. a été constituée en société le 1er janvier La société a émis des actions (10 000 actions à 3 $ chacune) d’actions ordinaires pour 30 000 $ en espèces à Ron Chaney, sa femme et leur fils. Les 30 000 $ en espèces ont été déposés dans le compte de la nouvelle entreprise.
Analyse de la transaction :
- La nouvelle entreprise a reçu 30 000 $ en espèces en échange de la propriété d’actions ordinaires (10 000 actions à 3 $ chacune).
- Nous voulons augmenter l’actif Espèces et augmenter l’équité Actions ordinaires.
| Actif | Capital | |
| Transaction | En espèces | Action ordinaire |
| 1. Le propriétaire a investi des liquidités | + 30 000 | + 30 000 |
Vérifions l’équation comptable : Actif 30 000 $ = Passif 0 $ + Capitaux propres 30 000 $
2. Achat d’équipement au comptant
Metro a payé 5 500 $ au comptant pour de l’équipement (deux ordinateurs).
Analyse de la transaction:
- La nouvelle société a acheté un nouvel actif (équipement) pour 5 500 $ et a payé au comptant.
- Nous voulons augmenter l’actif Équipement et diminuer l’actif Espèces puisque nous avons payé en espèces.
| Actif | Action | ||
| Transaction | Cash | Equipement | Action ordinaire |
| 1. Le propriétaire a investi en espèces | + 30 000 | +30 000 | |
| 2. Matériel acheté au comptant | – 5 500 | +5 500 | |
| Solde: | 24 500 | 5 500 | 30 000 |
Vérifions l’équation comptable : Actif 30 000 $ (Encaisse 24 500 $ + Équipement 5 500 $) = Passif 0 $ + Capitaux propres 30 000 $
3. Achat d’un camion au comptant
Metro a payé 8 500 $ au comptant pour un camion.
Analyse de la transaction:
- La nouvelle société a acheté un nouvel actif (camion) pour 8 500 $ et a payé au comptant.
- Nous voulons augmenter l’actif camion et diminuer l’actif espèces pour 8 500 $.
| Actif | Capital | |||
| Transaction | Cash | Equipement | Truck | Action commune |
| 1. Le propriétaire a investi des liquidités | +30,000 | +30,000 | ||
| 2. Achat d’équipement en espèces | – 5,500 | +5,500 | ||
| 3. Achat du camion au comptant | -8 500 | + 8 500 | ||
| Solde : | 16,000 | 5,500 | 8,500 | 30,000 |
Vérifions l’équation comptable : Actif 30 000 $ (Liquidités 16 000 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $) = Passif 0 $ + Capitaux propres 30 000 $
4. Achat de fournitures sur compte.
Metro a acheté des fournitures sur compte chez Office Lux pour 500 $.
Analyse de la transaction:
- La nouvelle société a acheté un nouvel actif (fournitures) pour 500 $ mais les paiera plus tard.
- Nous voulons augmenter l’actif Fournitures et augmenter ce que nous devons avec le passif Comptes fournisseurs.
| Actif = | Passif + | Capital | |||||
| Transaction | Caisse | Fournitures | Equipement | Camion | Comptes à payer | Action ordinaire | |
| 1. Le propriétaire a investi des liquidités | +30 000 | +30 000 | |||||
| 2. Achat de matériel au comptant | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. Achat d’un camion au comptant | -8 500 | + 8 500 | |||||
| 4. Achats de fournitures sur compte. | + 500 | +500 | |||||
| Solde : | 16,000 | 500 | 5,500 | 8,500 | 500 | 30,000 | |
Vérifions l’équation comptable : Actif 30 500 $ (Encaisse 16 000 $+ Fournitures 500 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $) = Passif 500 $ + Avoir 30 000 $
5. Effectuer un paiement à un créancier.
Metro a émis un chèque à Office Lux pour 300 $ de fournitures achetées précédemment sur le compte.
Analyse de la transaction:
- La société a payé 300 $ en espèces et a réduit ce qu’elle doit à Office Lux.
- Nous voulons diminuer le passif comptes créditeurs et diminuer l’actif espèces puisque nous n’achetons pas de nouvelles fournitures mais payons pour un achat précédent.
| Actif = | Passif + | Capital | |||||
| Transaction | Cash | Fournitures | Equipement | Camion | Comptes à payer | Action ordinaire | |
| 1. Le propriétaire a investi des liquidités | +30 000 | +30 000 | |||||
| 2. Achat de matériel au comptant | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. A acheté un camion au comptant | -8 500 | +8 500 | |||||
| 4. Achat de fournitures sur compte. | +500 | +500 | |||||
| 5. Effectuer un paiement au créancier. | -300 | -300 | |||||
| Solde : | 15,700 | 500 | 5,500 | 8,500 | 200 | 30,000 | |
Vérifions l’équation comptable : Actif 30 200 $ (Encaisse 15 700 $ + Fournitures 500 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $) = Passif 200 $ + Capitaux propres 30 000 $
6. Faire un paiement à l’avance.
Metro a émis un chèque de 1 800 $ à Rent Commerce, Inc. pour payer à l’avance le loyer du bureau pour les mois de février et mars.
Analyse des transactions (pour économiser de l’espace, nous examinerons les effets de chacune des transactions restantes seulement):
- La société a payé d’avance le loyer pour les deux prochains mois en faisant un paiement anticipé de 1 800 $ en espèces.
- Nous allons augmenter un compte d’actif appelé loyer prépayé (puisque nous payons à l’avance l’utilisation du loyer) et diminuer l’actif espèces.
| Actif | ||
| Transaction | Caisse | Loyer payé d’avance |
| Solde précédent | $ 15,700 | |
| 6. Effectuer un paiement à l’avance. | -1,800 | + 1,800 |
| Solde: | 13,900 | 1,800 |
Les seuls soldes de comptes qui ont changé depuis la transaction 5 sont l’encaisse et le loyer payé d’avance. Tous les autres soldes de comptes restent inchangés. La nouvelle équation comptable serait la suivante : Actif 30 200 $ (Encaisse 13 900 $ + Fournitures 500 $ + Loyer payé d’avance 1 800 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $) = Passif 200 $ + Capitaux propres 30 000 $
7. Vendre des services pour de l’argent comptant.
Pendant le mois de février, la Corporation Metro a gagné un total de 50 000 $ en revenus de clients qui ont payé comptant.
Analyse de la transaction:
- La société a reçu 50 000 $ en espèces pour les services fournis aux clients.
- Nous voulons augmenter l’actif Encaisse et augmenter le compte de revenu Revenu de service.
| Actif | Revenu | |
| Transaction | Cash | Revenu de service |
| Solde précédent | $ 13,900 | |
| 7. Vente de services en espèces . | + 50 000 | + 50 000 |
| Solde : | $ 63,900 | $ 50,000 |
Attendez une minute…l’équation comptable est ACTIF = PASSIF + CAPITAUX PROPRES et elle n’a pas de revenus ou de dépenses…où se situent-ils ? Les recettes – les dépenses égalent le revenu net. Le revenu net est ajouté aux capitaux propres à la fin de la période. Actif 80 200 $ (liquidités 63 900 $ + fournitures 500 $ + loyer payé d’avance 1 800 $ + équipement 5 500 $ + camion 8 500 $) = passif 200 $) + capitaux propres 80 000 $ (actions ordinaires 30 000 $ + revenu net 50 000 $). Note : Cela ne signifie pas que les revenus et les dépenses sont des comptes de capitaux propres !
8. Vendre des services à crédit.
Metro Corporation a gagné un total de 10 000 $ en revenus de services provenant de clients qui paieront dans 30 jours.
Analyse de la transaction:
- Metro a effectué un travail et recevra l’argent dans le futur.
- Nous enregistrons ceci comme une augmentation du compte d’actif Comptes clients et une augmentation des revenus de service.
| Actifs | Revenus | |
| Transaction | Créances | Revenus des services |
| Solde précédent | $ 50,000 | |
| 8. Vente de services à crédit. | + 10, 000 | + 10, 000 |
| Solde: | $ 10, 000 | $ 60, 000 |
Rappellez-vous que tous les autres soldes de comptes restent les mêmes. Les seuls changements sont l’ajout des comptes clients et l’augmentation des revenus. Actif 90 200 $ (Encaisse 63 900 $ + Comptes débiteurs 10 000 $ + Fournitures 500 $ + Loyer payé d’avance 1 800 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $)= Passif 200 $ + Capitaux propres 90 000 $ (Action ordinaire 30 000 $ + Revenu net 60 000 $).
9. Recouvrer les comptes débiteurs.
Metro Corporation a perçu un total de 5 000 $ d’acomptes de clients qui possédaient de l’argent pour des services déjà facturés.
Analyse de la transaction:
- Metro a reçu 5 000 $ de clients pour des travaux que nous avons déjà facturés (pas de nouveaux travaux).
- Nous voulons augmenter l’actif Encaisse et diminuer (ce que nous recevrons plus tard des clients) l’actif Comptes clients.
| Actif | ||
| Transaction | Caisse | Comptes clients |
| Solde précédent | 63 $,900 | $ 10,000 |
| 9. Recouvrement des comptes débiteurs. | + 5, 000 | – 5, 000 |
| Solde : | $ 68 900 | $ 5 000 |
Actif 90 200 $ (Encaisse 68 900 $ + Comptes clients 5 000 $ + Fournitures 500 $ + Loyer payé d’avance 1 800 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $)= Passif 200 $ + Capitaux propres 90 000 $ (Actions ordinaires 30 000 $ + Revenu net 60 000 $).
10. Payer les salaires des employés de bureau.
La société Metro a payé un total de 900 $ pour les salaires des employés de bureau.
Analyse de la transaction:
- La société a payé 900 $ à ses employés.
- Nous allons augmenter le compte de dépenses Salaires et diminuer le compte d’actif Encaisse.
| Actif | Dépenses | |
| Transaction | Caisse | Dépenses salariales |
| Solde précédent | $ 68,900 | |
| 10. Paiement des salaires du bureau. | – 900 | + 900 |
| Solde : | $ 68,000 | $ 900 |
Rappellez-vous que le revenu net est calculé comme étant le revenu – les dépenses et est ajouté aux capitaux propres. La nouvelle équation comptable montrerait : Actif 89 300 $ (Encaisse 68 000 $ + Comptes débiteurs 5 000 $ + Fournitures 500 $ + Loyer payé d’avance 1 800 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $)= Passif 200 $ + Capitaux propres 89 100 $ (Action ordinaire 30 000 $ + Revenu net 59 100 $ provenant du revenu de 60 000 $ – dépenses 900 $).
11. Paiement de la facture de services publics.
Metro Corporation a payé un total de 1 200 $ pour la facture de services publics.
Analyse de la transaction:
- La société a payé 1 200 $ en espèces pour les services publics.
- Nous augmenterons le compte de charges Charges de services publics et diminuerons l’actif Liquidités.
| Actif | Dépenses | |
| Transaction | Cash | Dépenses de services publics |
| Solde précédent | $ 68,000 | |
| 11. Paiement de la facture de services publics | – 1,200 | + 1,200 |
| Solde: | $ 66,800 | $ 1,200 |
Cliquez sur Analyse des transactions pour voir le tableau complet avec toutes les transactions. L’équation comptable finale serait : Actif 88 100 $ (Encaisse 66 800 $ + Comptes débiteurs 5 000 $ + Fournitures 500 $ + Loyer payé d’avance 1 800 $ + Équipement 5 500 $ + Camion 8 500 $) = Passif 200 $ + Capitaux propres 87, 900 $ (Actions ordinaires 30 000 $ + Bénéfice net 57 900 $ provenant des revenus de 60 000 $ – dépenses salariales 900 $ – dépenses de services publics 1 200 $).