En tant que propriétaire d’une petite ou moyenne entreprise, vous êtes confronté à de nombreuses responsabilités, et la déclaration et le paiement de l’impôt sur le chômage – ou FUTA tax – en fait partie. Avec l’impôt FUTA, vous devez payer un taux de 6 % sur les premiers 7 000 dollars du salaire d’un employé. Les fonds générés par cette taxe servent à indemniser le chômage des personnes qui sont entre deux emplois.
Chaque année, vous devez déclarer et payer cette taxe à l’aide du formulaire 940.Pour remplir ce formulaire correctement, il est indispensable de tenir des registres précis tout au long de l’année, et l’utilisation d’un service de paie comme le nôtre permet de rationaliser le processus. Une fois que vous avez rassemblé toutes vos informations de paie, suivez ce tutoriel.
Etape 1 – Informations générales
Entrez votre numéro d’identification d’employeur (EIN), votre nom, votre nom commercial (si nécessaire) et l’adresse de votre entreprise. Si vous n’avez pas de NIE, vous pouvez en demander un en ligne.
Dans la section « Type de déclaration », cochez toutes les cases applicables. Si vous apportez des modifications à une déclaration antérieure, cochez la case a. Cochez la case b si vous êtes un employeur successeur et que vous déclarez des salaires versés avant l’acquisition d’une entreprise (voir les instructions du formulaire 940 pour plus de détails). Si vous n’avez payé aucun employé pendant l’année, cochez la case c, puis passez à la partie 7 pour signer et dater le formulaire. Si votre entreprise a fait faillite ou a cessé de verser des salaires, cochez la case d.
Étape 2 – Partie 1
Si tous vos employés sont situés exclusivement dans un État et que vous deviez payer l’impôt sur le chômage de cet État (SUTA), inscrivez l’abréviation de cet État à la ligne 1a.
Pour la ligne 1b, cochez la case et remplissez l’annexe A (formulaire 940) si vous avez des employés dans plusieurs États et que vous avez dû payer l’impôt d’État sur le chômage pour un ou plusieurs de ces États.
Vous devez également remplir l’annexe A (formulaire 940) et cocher la ligne 1c si vous avez versé des salaires dans un État de réduction de crédit. Il s’agit d’un État qui a emprunté de l’argent au gouvernement fédéral pour payer les prestations de chômage, mais qui n’a pas encore remboursé le prêt. Les employeurs paient généralement plus de FUTA tax s’ils ont payé des salaires dans des états de réduction de crédit.
Étape 3 – Partie 2
Pour la ligne 3, inscrivez le montant total des salaires que vous avez payés à tous vos employés pendant l’année.
Puis, inscrivez le montant des paiements exemptés de FUTA tax à la ligne 4. Ces paiements exonérés comprennent certains avantages sociaux, l’assurance-vie temporaire collective, les contributions aux régimes de retraite/pension et les soins aux personnes à charge. Consultez les instructions du formulaire 940 pour plus de détails sur ces paiements.
La ligne 5 demande de préciser le total des paiements effectués à chaque employé au-delà de 7 000 $ – la base salariale de l’impôt FUTA. Après avoir soustrait la ligne 4 de la ligne 3, soustrayez ce résultat de 7 000 $ et inscrivez la somme à la ligne 5.
Pour obtenir votre sous-total des salaires excédentaires non assujettis à l’impôt FUTA, additionnez les lignes 4 et 5 et inscrivez le résultat à la ligne 6.
Pour la ligne 7, soustrayez la ligne 6 de la ligne 3, ce qui déterminera votre salaire total imposable FUTA. Ensuite, multipliez la ligne 7 par 0,0006 (,6 %) et inscrivez la somme à la ligne 8. Il s’agit de votre obligation fiscale FUTA avant ajustements.
Étape 4 – Partie 3
Cette section vous demande de calculer tout ajustement pour les taxes de chômage de l’État. Pour la ligne 9, multipliez la ligne 7 par 0,054 (5,4 %) si tous vos salaires FUTA imposables que vous avez payés n’étaient pas soumis aux taxes de chômage de l’État.
Si certains de vos salaires FUTA imposables étaient exclus des taxes de chômage de l’État ou si vous avez payé toute taxe de chômage en retard, remplissez la feuille de calcul dans les instructions. Une fois que vous avez terminé, inscrivez le montant de la ligne 7 de la feuille de calcul à la ligne 10 du formulaire 940.
Si vous avez rempli l’annexe A parce que vous avez versé des salaires dans un état de réduction du crédit, reportez-vous à la réduction totale du crédit que vous avez calculée sur l’annexe A et inscrivez le montant à la ligne 11.
Laissez la partie 3 en blanc si aucun de ces ajustements ne vous concerne.
Étape 5 – Partie 4
Calculez votre impôt FUTA total après ajustements en additionnant les lignes 8 à 11 et inscrivez la somme à la ligne 12.
Si vous avez fait un paiement d’impôt estimé pour l’année ou désigné pour qu’un trop-perçu de l’année précédente soit appliqué à la déclaration de cette année, indiquez le montant à la ligne 13.
Pour calculer votre solde dû, soustrayez la ligne 13 de la ligne 12 et inscrivez le résultat à la ligne 14. Si le solde est supérieur à 500 $, vous devrez déposer ce montant via le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS). S’il est inférieur à 500 $, vous pouvez envoyer votre paiement avec votre formulaire 940.
Si la ligne 13 est supérieure à la ligne 12, cela signifie que vous avez payé vos impôts en trop. Inscrivez le montant excédentaire à la ligne 15 et précisez si vous voulez que votre argent vous soit remboursé ou appliqué à votre prochaine déclaration.
Étape 6 – Partie 5
Vous n’avez à remplir cette section que si votre montant annuel était supérieur à 500 $. Si c’est le cas, déclarez votre impôt à payer – et non le montant que vous avez déposé – pour chaque trimestre dans les cases correspondantes.
Étape 7 – Parties 6 et 7
Vous pouvez choisir un tiers – comme l’un de nos comptables dédiés – pour parler à l’IRS de votre déclaration en votre nom. Notez le nom, le numéro de téléphone et le code PIN à cinq chiffres de la personne désignée. Après cela, signez et datez le formulaire et envoyez-le à l’IRS avant le 31 janvier.
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