Il n’y a pas de magie ou de mystère dans les négociations ou dans ce qui fait un maître négociateur. Il existe 5 étapes et pratiques qui fonctionnent systématiquement. Le modèle présenté ici identifie les cinq étapes de toute négociation dans un cadre simplifié qui vous aide à analyser, absorber et appliquer les meilleures pratiques de négociation (BNPS).
Ce modèle a été construit à partir de diverses expériences de clients dans des organisations du monde entier depuis 1993. Il est circulaire car il dépeint le mouvement fluide de toutes les négociations. Les négociations collaboratives sont un processus continu, qui permet d’établir la confiance et des relations solides.
Les 22 meilleures pratiques de négociation (BNP) relèvent principalement d’une étape de négociation – bien que certaines s’appliquent tout au long du cycle de négociation et que d’autres se croisent d’une étape à l’autre.
| Cinq étapes d’une négociation | |
|---|---|
| Etape 1 : Préparation |
Identifier la valeur potentielle |
|
Etape 2 : Échange d’informations et validation |
Découvrir et créer de la valeur |
| Étape 3 : Négocier |
Créer et distribuer la valeur |
| Étape 4 : Conclure |
Capturer la valeur |
| Étape 5 : Exécuter |
Augmenter la valeur |
Étape 1 – Préparer
Il n’y a pas de bon raccourci pour la préparation. C’est la première étape de toute négociation, bien que les gens ne lui accordent souvent pas le temps qu’elle mérite. Ils foncent souvent dans l’étape de l’échange d’informations, ou même directement dans la négociation.
La préparation commence par déterminer s’il s’agit d’une situation de collaboration potentielle afin de pouvoir choisir la meilleure stratégie. Ensuite, vous passez du temps à rechercher des informations, à analyser les données et les leviers, et à identifier les intérêts et les positions. Enfin, vous devez tenir compte de la relation que vous voulez établir.
Cinq éléments clés de la préparation à la négociation
- Points initiaux à considérer
Dois-je négocier ?
Ce que je dois savoir
Organiser l’information - La recherche couvre
Les acteurs et les parties prenantes
La base de faits
Les normes et les repères - L’analyse comprend
Réorganiser les données
Anticiper ce qui va se passer
Évaluer les forces et les risques - Identification de vos et de leurs
Intérêts
Positions : Objectifs, résultats les plus souhaités, et accords les moins acceptables
Meilleures alternatives à un accord négocié
Concessions - Connaître la relation que vous voulez établir
Planifier pour établir la confiance
Préparer pour les réactions émotionnelles
Développer des sondages pour découvrir les « Ne sait pas » et tester les hypothèses
Étape 2 – Échange d’informations
L’étape d’échange d’informations se produit lorsque vous commencez à engager l’autre partie, partager des informations et explorer des options qui répondent aux intérêts – ce dont vous avez tous besoin, par opposition aux positions – ce que vous demandez plus tard dans la phase de négociation. Nous discuterons en profondeur plus tard de la différence entre les intérêts et les positions et de leur importance pour la réussite des négociations, mais voici un bref exemple :
Position de l’employée : elle a demandé à être affectée au projet Beta.
Intérêt de l’employée : pour obtenir une promotion, elle doit réussir sur un projet à haute visibilité.
Il est essentiel ici de se concentrer sur l’établissement d’une relation et d’une confiance, sans lesquelles aucune des parties ne se sentira à l’aise pour partager ses intérêts. Une façon de construire la relation est de faire vos « devoirs sociaux » à ce stade en découvrant et en montrant de l’intérêt pour la culture d’entreprise de l’autre partie, sa personnalité, ses intérêts extérieurs et ses valeurs.
Quatre évaluations critiques sont faites au stade de l’échange :
- Dignité – Sont-ils honnêtes et fiables ?
- Compétence – Sont-ils crédibles et capables ?
- Sympathie – Pouvez-vous bien travailler ensemble ?
- Alignement des intérêts – Vos intérêts sont-ils alignés sur les leurs ?
L’outil du maître dans l’étape de l’échange est l’établissement de la confiance et la sonde du négociateur.
Une définition de Probe:
… une technique employée pour encourager le répondant à donner une réponse plus détaillée à une question et à développer sa réponse précédente. Exemple : « Rien d’autre ? » « Pourquoi pensez-vous que c’est juste ? » « Comment avez-vous trouvé cette solution ? »
Un temps de décision de type Go/No-Go dans l’échange
Si votre évaluation à ce stade du processus de négociation est négative, vous faites des ajustements ou mettez en œuvre votre meilleure alternative à un accord négocié (BATNA).
Si votre évaluation à ce stade du processus de négociation est positive, vous allez de l’avant. Avec la confiance développée, vous explorez pour des solutions créatives qui répondent aux intérêts et voient le potentiel de créer une valeur réelle.
Plongez dans la négociation maintenant?
Vous serez impatient à ce stade de plonger dans l’étape de négociation. Faites une pause pour créer un outil essentiel qui vous guidera et vous protégera pour les étapes qui suivent. Il s’agit de l’élaboration d’un programme commun.
Étape 3 – Négocier
La négociation est l’endroit où le « donner et prendre » se produit. Si vous pensez que le succès signifie tout prendre et rien donner, vous ne capturerez pas de valeur réelle. C’est en négociant que vous faites et gérez vos concessions. Lorsque vous donnez et prenez ce qui satisfait les intérêts des deux parties, vous construisez une relation durable et un résultat fructueux. Au cours de l’étape de négociation, vous continuez à créer de la valeur et, avec les échanges, vous finissez par capturer de la valeur.
- Pour qu’on vous fasse confiance, vous devez être généreux.
Il y a deux outils dont vous aurez besoin dans votre boîte à outils de négociateur au cours de l’étape de négociation, la sonde et la créativité.
La négociation est votre « temps de face » avec l’autre personne, même lorsque vous n’êtes pas face à face.
Comme toutes les relations interpersonnelles, les émotions peuvent aider ou entraver les progrès. Les outils spécifiques du négociateur et ses compétences comportementales comptent beaucoup ici. Des compétences de communication finement ajustées sont essentielles à ce stade, alors que vous explorez les options pour créer de la valeur et exécutez des transactions pour capturer de la valeur. Vous aurez le plus de succès lorsque les solutions satisfont les besoins de chacun.
Étape 4 – Conclure
L’étape 4 est le moment du processus où vous parvenez à un accord. Il est important de savoir si l’autre partie a la capacité de donner suite à ce qu’elle a dit qu’elle ferait. C’est le moment de mettre par écrit les intérêts communs et de produire un résumé complet de l’accord. Il est parfois nécessaire d’envisager ici des stratégies pour verrouiller un engagement. Veillez également à vous mettre d’accord sur les prochaines étapes. Et n’oubliez jamais de remercier l’autre partie pour sa volonté de négocier – même si aucun accord n’est conclu.
Etape 5 – Exécuter
L’étape 5 est la mise en œuvre de l’accord. Cette étape peut également être considérée comme une préparation à la prochaine opportunité de négociation. Vous devez vous assurer que vous donnez suite aux promesses faites afin de renforcer la relation et d’instaurer la confiance. Au cours de cette étape, vous en apprendrez davantage sur l’autre partie. Cela vous permettra de négocier plus facilement la prochaine fois. Et n’oubliez pas que pendant l’exécution, vous êtes susceptible d’appliquer le processus de négociation total et les meilleures pratiques de négociation (BNP) aux événements inattendus, aux échecs de performance et aux changements inévitables.