Dans l’ère numérique au rythme effréné d’aujourd’hui, il est presque nécessaire de travailler plus efficacement tout en utilisant la technologie pour résoudre des problèmes compliqués. Et aucun programme informatique ne fait un meilleur travail à cet égard que Microsoft Excel.
Instruit pour la première fois au milieu des années 1980, de nombreux experts en affaires considèrent Excel comme l’un des meilleurs logiciels jamais développés – en 2013, PCMag l’a qualifié de « premier et unique choix pour la manipulation de données numériques. » Et comme d’énormes pans de l’économie numérique moderne dépendent désormais du programme, la maîtrise de ses subtilités est un moyen sûr de stimuler la productivité, d’améliorer l’efficacité et d’impressionner les collègues et les employés.
Compte tenu de sa proéminence dans le monde des logiciels, il existe d’innombrables façons de turbocharger votre expérience de Microsoft Excel, dont certaines sont intégrées directement dans l’interface du programme et d’autres sont disponibles sous forme de compléments et de plug-ins. Et comme personne n’a jamais dit qu’Excel était facile, nous avons rassemblé nos stratégies préférées pour améliorer les performances.
- 1.) Naviguez dans Excel comme un pro.
- 2.) Appliquez un formatage similaire à plusieurs feuilles en même temps.
- 3.) Insérer des données Excel dans Microsoft Word ou PowerPoint.
- 4.) Sélectionnez simplement les colonnes et les lignes.
- 5.) Insérez des lignes et des colonnes avec facilité.
- 6.) Transformez les colonnes en lignes (ou vice versa).
- 7.) Utilisez des calculs simples pour gagner du temps et de l’énergie.
- 8.) Ajouter une ligne de résumé à un tableau.
- 9.) Utilisez AutoFill.
- 10.) Masquer les données dans les feuilles de calcul protégées.
Sure, une souris et un trackpad sont des installations standard sur la plupart des bureaux modernes. Mais si vous voulez vraiment supercharger votre utilisation de Microsoft Excel, apprenez les raccourcis clavier. Par exemple, si vous maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en appuyant sur les flèches haut, bas, gauche ou droite, vous pouvez sélectionner toutes les cellules jusqu’à la fin de la feuille. Passez d’une feuille de calcul à l’autre en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en appuyant sur la touche Page suivante ou Page précédente. Transformez une série de chiffres en devise, avec le signe dollar et deux décimales, en appuyant simultanément sur les touches Ctrl + Shift + $. Vous pouvez également transformer un nombre en une date (jour, mois et année) en appuyant sur Ctrl + Shift + #.
2.) Appliquez un formatage similaire à plusieurs feuilles en même temps.
Cette tâche essentielle est un jeu d’enfant avec la fonction de feuilles de travail groupées d’Excel. Cliquez sur les onglets des feuilles que vous voulez regrouper tout en appuyant sur Ctrl et ils deviendront tous blancs ; pendant que les feuilles sont regroupées, tout formatage entré sur une feuille apparaît également dans les autres. Après avoir formaté les feuilles groupées, veillez à cliquer sur les onglets pour les dégrouper avant de saisir ou de supprimer des données.
3.) Insérer des données Excel dans Microsoft Word ou PowerPoint.
Si vous avez déjà essayé cela, vous pourriez rire. Mais transférer des données d’une feuille de calcul vers un document texte est possible. Veillez simplement à cliquer sur le presse-papiers qui s’affiche après le collage pour décider si vous souhaitez conserver le formatage original d’Excel ou si les données collées doivent correspondre au format de votre document Word ou PowerPoint existant.
4.) Sélectionnez simplement les colonnes et les lignes.
Si vos données sont dans un tableau et que vous devez faire référence à une colonne entière dans une nouvelle formule, cliquez sur le nom de la colonne. (Conseil de pro : assurez-vous que votre curseur ressemble à une flèche vers le bas avant de cliquer sur le nom de la colonne). Parmi les autres raccourcis de sélection pratiques, citons Shift + barre d’espace, qui permet de sélectionner une ligne entière, et Ctrl + barre d’espace, qui permet de sélectionner une colonne entière.
5.) Insérez des lignes et des colonnes avec facilité.
Une bonne feuille de calcul Excel est toujours prête à se développer. L’ajout rapide de lignes et de colonnes peut se faire de différentes manières : cliquer sur Insérer >Les lignes ou les colonnes ; faire un clic droit sur les lignes ou les colonnes et choisir Insertion ; ou appuyer sur les touches Ctrl et + ou Ctrl + Maj et +
6.) Transformez les colonnes en lignes (ou vice versa).
Si vous avez des données organisées en colonnes qui doivent être converties en lignes (ou l’inverse), ne vous inquiétez pas. Copiez le bloc de cellules d’origine, puis faites un clic droit sur la cellule de destination et sélectionnez Collage spécial, puis Transposition.
7.) Utilisez des calculs simples pour gagner du temps et de l’énergie.
Les formules d’Excel peuvent être légendaires pour leur complexité, mais les calculs simples peuvent souvent vous donner le gain de productivité le plus immédiat. Pour ajouter, utilisez la touche + ; pour soustraire, utilisez la touche – ; pour multiplier, utilisez la touche * ; et pour diviser, utilisez la touche /
8.) Ajouter une ligne de résumé à un tableau.
Vous pouvez ajouter une ligne de résumé à un tableau dans le ruban Design (sous Windows) ou le ruban Tableau (sur un Mac) en cochant Total Row. Vous pouvez ensuite choisir parmi une variété de statistiques récapitulatives : pas seulement la somme totale, mais le nombre total, la moyenne, l’écart type, etc. Le fait de placer l’information dans une rangée totale ou récapitulative signifie qu’elle est attachée à votre tableau, mais qu’elle restera dans la rangée du bas, quelle que soit la façon dont vous choisirez ensuite de trier les données de votre tableau. Cela peut servir de gain de temps énorme si vous faites beaucoup d’exploration de données.
9.) Utilisez AutoFill.
Cela fonctionne très bien pour les tâches répétitives : remplir des dates, des heures ou d’autres valeurs qui suivent une séquence. Commencez par la première entrée, puis déplacez le curseur sur la section inférieure droite de la dernière cellule, ce qui fait apparaître une poignée de remplissage. Une fois qu’elle s’est transformée en signe plus (+), cliquez et sélectionnez toutes les cellules que vous devez remplir avec le motif de votre choix. Vous pouvez même remonter une colonne ou aller de gauche à droite sur une ligne.
10.) Masquer les données dans les feuilles de calcul protégées.
Si vous voulez partager certaines données avec d’autres utilisateurs mais pas toutes, pensez à les masquer. Le moyen le plus simple est de faire un clic droit et de sélectionner la fonction Masquer. Mais vous pouvez être encore plus sûr en utilisant la fonction Format des cellules en cliquant sur Accueil > Police > Ouvrir les cellules de format > Onglet numérique > Personnalisé > Type. De cette façon, vos données peuvent rester vraiment en sécurité.
Que vous soyez un pro d’Excel chevronné à la recherche de nouvelles astuces d’utilisation, ou un nouvel utilisateur qui s’efforce de s’y retrouver, ces conseils devraient renforcer votre expérience du programme. Vous voulez en savoir plus sur la suite de productivité Microsoft Office ? Vous vous demandez si votre bureau est prêt pour une mise à niveau qui rendra votre vie technologique plus productive et plus efficace ? Contactez CMIT Solutions dès aujourd’hui. Nous sommes là pour faire en sorte que le matériel et les logiciels travaillent pour votre entreprise, et non contre elle.