Conformité à l’HIPAA et la famille et les amis d’un patient

Comment les cliniciens tiennent-ils les proches informés tout en respectant les directives de l’HIPAA ?

Bien que l’HIPAA concerne la confidentialité, comment cela est-il pratique lorsque la famille est là, ou au téléphone ? Pouvez-vous dire quoi que ce soit ? Combien de choses pouvez-vous dire ? Qu’en est-il des situations d’urgence ? Qu’en est-il des mineurs ?

La règle directrice en matière de partage des informations de santé protégées (PHI) est que c’est la décision du patient. Il est parfois facile de savoir ce que veut le patient, mais pas toujours. Le cas le plus facile est celui du patient qui a nommé une personne à l’avance sur son formulaire de « consentement au traitement » (ou d’admission, ou autre document initial). Cela s’appelle une « autorisation ». S’il n’a pas nommé la personne, la règle de confidentialité de l’HIPAA exige que le patient ait  » la possibilité d’accepter ou de s’opposer  » au partage des informations.

De nombreuses situations ne sont pas aussi évidentes, et dans l’urgence des soins aux patients, que faire ?

Dilemmes courants pour l’HIPAA et la communication avec les proches

Question : Je suis en train de parler avec un patient et sa femme entre. Puis-je poursuivre notre conversation ?

Réponse : Si vous n’êtes pas sûr que le patient ait nommé quelqu’un à l’avance – il peut s’agir d’un membre de la famille ou d’un ami, demandez au patient. Vous n’avez PAS besoin d’obtenir une autorisation écrite. Il peut donner son accord verbalement. Les bonnes pratiques vous obligent à documenter cet accord dans leur dossier patient par la suite.

Question : Je traite un patient qui est inconscient et incapable de me parler – puis-je parler avec sa famille ?

Réponse : Si le patient est incapable de vous le dire, utilisez votre expérience et votre jugement professionnel pour décider s’il est dans le meilleur intérêt du patient de lui parler. Veillez à respecter la règle du « minimum nécessaire » – ne discutez que des informations pertinentes pour l’implication de cette personne dans les soins du patient. Plus tard, vous devrez documenter cela dans le dossier du patient.

Question : J’ai une patiente de 19 ans et sa mère aimerait me parler des maux de tête et des migraines de sa fille. Sa mère qui vit hors de l’état m’a appelé mais je n’ai rien de signé lui donnant la permission d’avoir cette information.

Réponse : Vous pouvez parler à la mère si elle est impliquée dans les soins de votre patient, à condition que vous donniez d’abord à votre patient, la fille, la possibilité d’accepter ou de s’opposer. Vous n’avez pas besoin de son autorisation écrite mais vous pouvez l’appeler et obtenir son accord verbal. Vous devez documenter le fait que vous avez obtenu sa permission et le conserver avec ses dossiers.

Question : Je m’occupe d’un patient âgé et son fils m’a appelé pour me demander quels étaient ses médicaments. Puis-je lui en parler ?

Réponse : Cette question est similaire à la question précédente. Si votre patient vous a dit qu’il était d’accord, c’est suffisant. Vous n’avez pas besoin de sa permission écrite, mais vous devez documenter dans vos notes cliniques que le patient vous a dit que c’était ok de lui parler.

En revanche, si le patient est incapable de vous le dire (il est atteint de démence, inconscient ou autrement incapable), utilisez votre expérience et votre jugement professionnel, suivez la règle du minimum nécessaire et documentez-le.

Question : Nous sommes une agence de SMU et nous venons de transporter un patient à l’hôpital. Si nous recevons un appel téléphonique demandant la destination, pouvons-nous leur dire ?

Réponse : Cela dépend. L’HIPAA vous permet de partager les informations « minimum nécessaires » avec la famille et les amis impliqués dans les soins de la personne. Donc…

Si vous pouvez vérifier avec un degré raisonnable de certitude que la personne qui appelle est impliquée dans ses soins, que ce soit dans la famille, ou même un voisin qui est un soignant, vous pouvez lui dire la destination de l’hôpital. Consignez dans le dossier que vous leur avez parlé. L’HIPAA autorise cette pratique car il est dans l’intérêt du patient que les amis et la famille impliqués dans ses soins soient informés. Mais un voisin fouineur, une personne au hasard, ou les médias… NON.

Question : L’ex-mari de ma patiente a appelé notre cabinet pour demander des informations car elle est couverte par son assurance maladie. Est-ce que je peux répondre aux questions de l’ex-mari ?

Réponse : Non, sauf si vous avez une autorisation valide de votre patiente nommant son ex-mari – sinon, dites « non » et dites-lui d’appeler son fournisseur d’assurance maladie.

Question : Le parent d’une étudiante d’âge collégial (18+) veut savoir quand sa fille est venue me voir pour la dernière fois ? Puis-je le lui dire ?

Réponse : Probablement pas. L’HIPAA s’en remet ici à la loi de l’État, et dans la plupart des États, un « mineur » devient un « adulte » à 18 ans. Donc, sans l’accord de votre patient, vous ne devez pas répondre à sa question. Mais si un enfant adulte a donné son accord – et il peut le faire verbalement – vous pouvez continuer à partager des informations avec le parent.

NOTE : La façon dont les mineurs (moins de 18 ans dans la plupart des États) sont traités est compliquée, surtout lorsqu’ils deviennent des adolescents. La règle générale est que les parents et les tuteurs sont considérés comme le « représentant personnel » d’un enfant mineur – ils sont les « suppléants » de l’enfant et peuvent prendre des décisions concernant les soins de santé de l’enfant, et recevoir et demander des informations sur la santé – mais il existe quelques exceptions.

Exceptions – Santé mentale, traitement de la toxicomanie/de l’alcoolisme, services de santé sexuelle

Il existe des situations particulières où un parent n’est pas traité comme le « représentant personnel » d’un enfant mineur. Par exemple, une loi d’État pourrait permettre aux adolescents d’obtenir des services de santé sexuelle ou un traitement de santé mentale sans le consentement des parents. Dans ces situations, la règle de confidentialité de l’HIPAA s’en remet à la loi de l’État. Et avec la crise des opioïdes, il existe des lois fédérales sur la protection de la vie privée qui sont plus strictes que l’HIPAA et qui peuvent ne pas permettre la participation des parents.

Exception de la famille et des amis de l’HIPAA – Sécurité

Un parent peut également ne pas être un représentant personnel s’il y a des problèmes de sécurité. Si vous pensez que le mineur est victime d’abus ou de négligence de la part du parent ou qu’il peut être mis en danger si vous traitez le parent comme le représentant personnel, alors vous n’avez pas besoin de le traiter comme tel. Que faire ? Vous pouvez le signaler – voir ci-dessous.

Question : Je soupçonne fortement un patient d’être victime d’abus domestiques, bien que le patient ne se soit pas confié à moi. La violence semble s’intensifier, à en juger par les blessures que j’ai vues. Puis-je faire quelque chose ?

Réponse : Oui. Si vous pensez que le patient est victime d’abus, vous devez alerter une agence gouvernementale autorisée par la loi à recevoir un tel rapport. Vous pouvez obtenir l’accord d’un patient adulte mais n’êtes pas obligé de le faire dans certaines circonstances. Vous devez informer le patient de votre rapport, sauf si vous pensez que le fait d’informer le patient augmenterait le risque de nouveaux abus.

Question : Je suis thérapeute pour une personne qui, selon moi, représente une menace de danger pour elle-même ou pour les autres – ai-je une marge de manœuvre pour parler aux forces de l’ordre ou à la famille sans la permission du patient ?

Réponse : Oui. La règle de confidentialité de l’HIPAA vous permet de fournir les informations nécessaires sur un patient aux forces de l’ordre, aux membres de la famille, aux administrateurs de l’école ou à d’autres personnes si vous pensez que le patient présente une menace sérieuse et imminente pour lui-même ou pour les autres, et qu’un avertissement pourrait aider à prévenir ou à atténuer la menace. Une lettre adressée aux fournisseurs de soins de santé de la nation en 2013 à la suite de fusillades massives dans les écoles a décrit la portée de cette permission en vertu de l’HIPAA.*

Question : Le patient dont nous nous occupions est maintenant décédé. Puis-je fournir des informations à sa famille ?

Réponse : Oui, tant que cela ne va pas à l’encontre d’une préférence exprimée par le patient de son vivant. La règle du « minimum nécessaire » s’applique – ne divulguez que les informations de santé qui sont pertinentes pour la participation de la personne aux soins du patient décédé ou au paiement des soins.

La volonté du patient est au cœur de vos décisions concernant la communication avec la famille et les amis :

• Le patient a-t-il donné son accord ?
• Pouvez-vous donner au patient une « opportunité d’accepter ou de s’opposer » ?
• Si ce n’est pas le cas, utilisez votre jugement professionnel.
• Suivez la règle du « minimum nécessaire ».
• Portez une note dans le dossier.
• Une exception majeure est lorsque le patient représente une « menace grave et imminente » pour lui-même ou pour les autres. Alertez alors les autorités.

*La lettre décrivant la portée de la permission d’alerter les forces de l’ordre ou la famille de la menace de danger d’un patient peut être trouvée ici

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